Nestes quase 10 anos gerenciando gastos de telefonia para nossos clientes, encontramos junto com eles outras formas de reduzir custos e otimizar recursos de tecnologia. Uma grande oportunidade de redução identificada está no controle sobre as impressões! Geralmente existe um grande descontrole sobre isso nas empresas: quem imprime, quanto custa e especialmente, como alocar corretamente os custos de impressão.

Por isso, queremos compartilhar com você algumas dicas importantes para ter uma melhor gestão sobre seus recursos de impressão:

• Selecione os fornecedores adequados

Busque contratar fornecedores de impressão que possuam um software de billing (sistema que fornece informação de consumo) assim será possível “ler” estas informações e integrar com uma plataforma de gestão de custos.

• Coloque uma chave de identificação para casa usuário

É necessário saber quem imprimiu por meio de uma chave de identificação, seja matrícula, CPF, código de usuário no AD (Active Directory) ou a forma que for mais conveniente para a empresa. Será a partir desta informação que a gestão começará.

• Tenha um cadastro de todos os funcionários e departamentos

No cadastro é necessário ter informações hierárquicas, a chave de identificação, o centro de custo a que pertence cada usuário.  Na Navita  utilizamos a mesma planilha de inventário para gestão de telefonia, centralizando todas as informações em apenas uma ferramenta.

• Aproprie custos corretamente

Tendo acesso ao que foi impresso, quanto foi impresso e por quem, você poderá fazer um rateio dos custos de impressão por área/departamento da empresa, controlar quem mais imprime.

• Comece a economizar!

Implementado os pontos citados acima, facilmente consegue-se ter visibilidade dos gastos, auditar as informações e cobranças e certamente reduzir suas despesas com impressão.

Quando implementamos gestão e controle, invariavelmente reduz-se o consumo, pois os usuários acabam imprimindo menos e as impressões particulares praticamente deixam de existir. Além disso, possíveis cobranças indevidas podem ser contestadas, o rateio de custo passa a ser feito corretamente e a empresa possui maior visibilidade de todo processo.

Mãos à obra!

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