ENTENDA A IMPORTÂNCIA DE FAZER A ALOCAÇÃO CORRETA DE SEUS CUSTOS COM TELEFONIA - Navita

Select Sidearea

Populate the sidearea with useful widgets. It’s simple to add images, categories, latest post, social media icon links, tag clouds, and more.
hello@youremail.com
+1234567890
 

Blog

0308_Blog_Alocação_980x448 (1)

ENTENDA A IMPORTÂNCIA DE FAZER A ALOCAÇÃO CORRETA DE SEUS CUSTOS COM TELEFONIA

Muitas empresas utilizam como critério para rateio das despesas com telefonia o percentual, número de funcionários, metros quadrados ou qualquer outro critério subjetivo. Essas empresas classificam as despesas apenas como despesas, pouco importando qual área de fato utilizam os serviços. Isso acontece porque o volume de informações de uma fatura pode ser muito grande. Quando isso acontece, a empresa não sabe efetivamente a evolução dos gastos de cada área.

O controle individualizado permite identificar os motivos que levaram ao gasto a mais e a menos com as despesas de telefonia; planejar os investimentos ou reduções no contrato com Telecom.

Quando não há uma alocação adequada, um centro de custo acaba subsidiando o outro, gerando reclamações entre os gestores e impossibilitando à empresa uma gestão mais adequada de Telecom.

O propósito da alocação de custos é eliminar a subjetividade e obter uma gestão mais adequada dos custos com telecom.

 Para ter a real percepção de todos os custos envolvidos no projeto é preciso considerar as despesas diretas e indiretas alocadas em seus devidos projetos/centro de custos.

São considerados custos diretos: que ficam alocados diretamente a uma linha com usuário e centro de custo definidos. (Ex. pacote de dados, pacote de voz e custos variáveis de ligações).

São considerados custos indiretos: que não estão alocados a uma linha com usuário e centro de custo definidos. O serviço e o valor total são simplesmente apontados sem indicação a qual linhas pertencem. Para este, precisamos entender como alocar esse custo para as linhas envolvidas na fatura e somar com os demais custos de cada linha. (Ex. multa e juros, créditos de contestações, pacotes de minutos compartilhas, entre outros).

Vamos ilustrar abaixo dois cenários que costumam ser praticados no mercado. O primeiro é o que mais encontramos e, o segundo,  é a prática que a Navita trabalha com seus clientes e acredita ser a ideal

  CENÁRIO 1 – RATEIO DE CUSTOS POR PERCENTUAL

 – Custos diretos – é feito um rateio subjetivo, considerando o número de funcionários de cada centro de custo ou a área de atuação, exemplo: o setor de vendas é responsável por 80% das despesas com telefonia.

– Custo da franquia, juros e multasserá dividido proporcionalmente para todos os usuários/Linhas envolvidos naquela fatura.

– Créditos de Contestação será creditado para todos os Usuários/Linhas daquela fatura.

Esta regra é uma forma mais simples, entretanto impacta diretamente os centros de custos gerando muitos questionamentos dos gestores e usuários.

 Por exemplo:

– Juros e Multas Se pensarmos, nem todos os usuários e gestores são envolvidos ou responsáveis por pagar na data correta o custo daquela fatura e, acabam recebendo e sendo onerados com o custo de juros e multas. Por que penalizar áreas não envolvidas com o custo pago com atraso? É importante analisar os motivos desse atraso e o que gerou os juros e multas cobradas.

– Créditos de Contestação Seguindo a regra acima todos os usuários se beneficiaram do crédito, porém, nem todas as linhas/usuários foram impactados ou tiveram erros. Ou seja, como a operadora não devolve o crédito indicando de qual linha pertence aquele crédito, muitas linhas/usuários quando tiver a visão por centro de custos serão impactados negativamente e outros beneficiados incorretamente.

Por isso, se faz necessário avaliar e estabelecer uma regra/política de alocação com um especialista para que os impactos na operação não prejudique nenhum centro de custos ou linhas/usuário.

CENÁRIO 2 – ALOCAÇÃO DE CUSTO POR UTILIZAÇÃO

 – Custos diretos – utiliza-se do inventário para alocar os custos de cada linha telefônica, ramal ou link de dados (se esse for dedicado a algum projeto específico). No inventário deverá conter, no mínimo, as informações básicas de: linha – usuário – gestor – centro de custo. Cada centro de custo irá pagar exatamente o que consumiu.

 – Custo da franquia será alocado proporcional ao custo de cada linha referente ao total da fatura para todos os usuários/linhas envolvidos naquela fatura.

– Custo de Juros e Multas será feito um estudo para determinar quem foi o causador daquele custo adicional e a despesa será alocada somente para o centro de custo responsável por pagamentos ou processamento das faturas com remessa de pagamento.

– Créditos de Contestação será avaliada a realidade da empresa e os créditos alocados de forma combinada com a gestão da empresa.

Erros da operadora que serão contestados também será avaliado o motivo que levou à contestação e a restituição será destinada ao centro de custo específico.

Utilizando este formato, os custos estarão alocados de acordo com a utilização. Cada centro de custo será responsável pelo seu orçamento, controle e ações para redução. Certamente as orientações para economia e otimização dos recursos de telefonia virão da área que cuida da gestão completa de telefonia na corporação, mas dar visibilidade às áreas e dividir as responsabilidades.

Leia também:
Gestão de Telefonia Eficiente – 12 recomendações para reduzir custos

 

Receba Nossos Conteúdos