Faça mais com menos! - Navita

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Faça mais com menos!

Todo mundo que trabalha com TI já ouviu está tão famigerada frase!

Os projetos mudam, os equipamentos ficam obsoletos, novas funções são assumidas e muitas vezes o gestor se vê sem recursos para investir em um sistema, novos equipamentos ou infraestrutura. Mas assim como na nossa vida particular, cuidar das despesas de uma área e sobrar algum dinheiro no caixa é trabalhoso, mas não é impossível.

A primeira coisa que devemos fazer é pensar como se o dinheiro fosse nosso!

Quando queremos fazer uma viagem, comprar um imóvel, casar ou realizar qualquer outro sonho que envolva dinheiro, nos organizamos, identificamos os gastos e cortamos aquilo que não é importante, certo?

Pois nas empresas devemos fazer a mesma coisa. Se pensarmos desta maneira, podemos alcançar ótimos resultados. E um dos custos que podemos racionalizar logo de cara são os custos de telecom, envolvam eles telefonia móvel, fixa ou dados.

Muitas vezes funcionários de empresas possuem planos de voz e dados para uso em seus smartphones, um ramal em sua mesa (mesmo quando são funcionários externos) e um link de dados. Uma análise simples pode indicar sobreposição de valores.

Exemplo: um funcionário tem uma função que o possibilita trabalhar remotamente, visitar clientes e também trabalhar do escritório. Ele tem uma linha móvel da empresa com 400 minutos, 3 GB de dados, um telefone fixo com ramal no escritório, o qual conta com Wi-FI corporativo em toda sua extensão.

Analisando sua conta podemos ver que seu gasto médio é de 60 minutos de conversação e 5GB de internet – suas comunicações são feitas majoritariamente por aplicativos de texto e chamadas de voz usando dados (WhatsApp, Skype, etc).

Seu ramal é usado praticamente para receber ligações!

Além disso se percebe que a empresa não tem planos padronizados para os funcionários, sendo possível encontrar pessoas na mesma função com planos diferentes.

Uma boa forma de economizar dinheiro seria renegociar o contrato de telefonia, unificando e obtendo uma tarifa única, priorizar o pacote de dados e cancelar o ramal, transferindo todas as ligações para os telefones móveis. Desta forma se reduziria manutenção, ativos e tarifas excedentes, podendo investir está economia em algum projeto, por exemplo.

Outra análise que podemos fazer e que com certeza traz resultados rápidos é o controle de licenças.

Em nossa casa, quando vamos ao supermercado, acabamos comprando produtos que já temos na dispensa simplesmente por que esquecemos que já os temos: o mesmo acontece com licenças.

As licenças podem estar atribuídas a funcionários que não as usam, a pessoas que mudaram de cargo ou área e não precisam mais, podem ter sido atribuídas por engano ou mesmo duas vezes em versões que sobrescrevem a anterior gerando duplicidade de cobrança.

Quem nunca se deparou com um funcionário com um computador muito superior a aquele que exige sua função com um pacote incrível de aplicativos sem nenhuma explicação lógica?

Pois bem, esta é a faxina que devemos fazer!

Ao identificar quais licenças temos, com quem estão e se são ou não utilizadas, podemos negociar uma adequação ou até mesmo cancelar alguns produtos, resultando em mais dinheiro em caixa.

Por último, mas não menos importante, podemos economizar em hardware!

Há mais de uma década o smartphone está presente em nossas vidas e não é exagero dizer que nos últimos tempos ele se tornou onipresente e que praticamente todas as pessoas possuem um, muitas delas já iniciando no mercado de trabalho com ele.

Desta forma, pode não fazer mais sentido a empresa fornecer um equipamento para seus funcionários, salvo motivos muito específicos.

Este pode ser um gasto desnecessário e pouco eficiente, pois muitas vezes o dispositivo pessoal do colaborador é superior ao fornecido pela empresa e ele ou se vê obrigado a andar com dois aparelhos ou simplesmente tira o SIM card do equipamento corporativo e o utiliza em seu smartphone pessoal.

Uma conta simples pode mostras o tamanho da economia: se a empresa opta por um dispositivo médio que custe R$1.000,00 e o disponibiliza para 500 funcionários, ela terá que gastar, a cada 2 anos, R$500.000,00. Isto excluindo despesas de manutenção, perda, roubo e troca de dispositivos e não considerando contrato de fidelidade, depreciação e custo de ativos.

Por que não investir em uma plataforma que possa garantir a segurança e integridade do conteúdo corporativo e permitir que o usuário utilize seu dispositivo pessoal para o trabalho?

Um sistema de gestão de dispositivos móveis pode custar até 7 vezes menos ao ano do que a aquisição de hardware e essa economia pode ser direcionada para outras demandas, tornando o uso da tecnologia mais eficiente.

Como visto, fazer mais com menos é possível tomando algumas decisões e trabalhando com organização, cuidado e constante análise.

A gestão de custos de telecom e licenças, além da possibilidade de uso de dispositivos pessoais para trabalho podem ser poderosos aliados.

Mudar a forma de administrar estes recursos com certeza possibilitará a economia necessária para investir em melhores equipamentos, projetos ou quem sabe até mesmo garantir aquele bônus no final do ano.