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Gerenciamento de TI: você sabe como fazer o controle orçamentário?

Quando falamos em gerenciamento de TI, as pessoas logo o associam ao profissional responsável pela execução prática das atividades que envolvem a tecnologia da informação nas empresas. De fato, essa é a principal atribuição do profissional de TI, mas outras ações também precisam ser feitas pelo gestor da área.

É de responsabilidade do gerente de TI, por exemplo, desenvolver o controle orçamentário do setor. Sendo assim, ter conhecimentos em finanças é essencial para a rotina desse profissional, afinal, otimizar os recursos para as atividades da área pode ser um grande desafio.

Para ajudar você a entender um pouco mais sobre o assunto, preparamos este artigo. Aqui, você verá o que é um controle orçamentário e qual é a sua relevância não apenas para a TI, mas para a empresa como um todo.

Ao longo do texto, vamos apresentar também uma série de dicas práticas para que você possa fazer um bom controle financeiro no gerenciamento de TI da sua empresa. Acompanhe!

O que é o controle orçamentário?

O controle orçamentário é feito pelas empresas para mapear custos e, posteriormente, utilizar os recursos da melhor forma possível, destinando uma quantidade ideal de verba para cada atividade do negócio.

Em muitas organizações, cada setor ou área deve ter um orçamento próprio, e é de responsabilidade do gestor de cada departamento fazer esse controle orçamentário. É isso que geralmente acontece na área de TI, pois, como os diretores das organizações costumam não ter conhecimento técnico, repassam essa atividade para o responsável direto pelo setor.

O que é necessário para fazer um controle orçamentário na área de TI?

Uma pesquisa realizada pela Universidade de Oxford revelou que metade dos maiores orçamentos de TI ultrapassam muito o valor do budget. Isso quer dizer que os recursos não estão sendo bem aplicados e planejados.

Para manter um controle orçamentário na área de TI, a primeira coisa que deve ser feita é a previsão de gastos para o período. Se o orçamento for de um ano, por exemplo, devem ser previstos os valores que serão necessários nesses doze meses.

Tendo a previsão dos gastos, basta distribuí-los da forma correta. Se você ainda tem dúvidas sobre como fazer isso, continue a leitura e confira nossas dicas.

Quais são as melhores práticas para o controle de orçamentos no gerenciamento de TI?

O controle orçamentário na área de TI só é conquistado com sucesso se algumas boas práticas forem colocadas em prática. A seguir, elencamos as mais importantes para você conquistar ótimos resultados. Acompanhe!

Realize um planejamento detalhado

É preciso ter um planejamento detalhado para compreender em quais atividades do setor de TI serão aplicadas as verbas. O gerente do setor deve prever no seu orçamento o salário dos colaboradores, os gastos com a manutenção dos equipamentos, as licenças para uso de hardwares e softwares, os recursos para a aquisição de novas tecnologias, além de um capital reserva para gastos imprevistos.

Toda essa distribuição deve ser feita com cautela e apresentada com frequência à direção da empresa, que acompanhará todo o processo. De modo geral, o setor de TI não pode gastar mais do que arrecada — e isso é avaliado pelos diretores das organizações.

Faça uma projeção de cenários

Para realizar o controle orçamentário da área de TI, também é importante que o gestor faça uma projeção de cenários, afinal, somente assim os recursos poderão ser aplicados corretamente e sem achismos.

Qual é a realidade da empresa? Como tem se comportado a economia do nosso país? Todos esses fatores devem ser analisados pelo gerente de TI para que o orçamento proposto à direção da empresa esteja adequado ao atual cenário corporativo.

Use as ferramentas adequadas

Para otimizar o trabalho de controle orçamentário, o gestor de TI deve usar as ferramentas certas. Uma simples planilha no Excel, por exemplo, pode não ser a solução ideal para desenvolver esse trabalho, que exige um conhecimento mais aprofundado.

Atualmente, já existem programas e softwares voltados exclusivamente para a mobilidade corporativa e de gastos de TI para as empresas. Esses programas são muito completos e considerados por muitos a melhor opção para as empresas.

Faça o controle por avaliação de desempenho

O controle orçamentário do setor de TI só obterá êxito se todo o planejamento desenvolvido for seguido à risca. Por isso, é preciso fazer avaliações de desempenho periódicas.

Por meio de relatórios e ferramentas que auxiliam nos processos de gestão, é possível fazer esse acompanhamento e garantir que o orçamento está sendo gasto conforme o previsto.

Corte os gastos desnecessários

Como você estará sempre monitorando os gastos de TI da sua empresa, será mais fácil reconhecer quais são os gastos desnecessários no setor e investir naquilo que será mais estratégico para a área.

As licenças de softwares, por exemplo, podem não ser tão necessárias quanto se imagina em um primeiro momento. É preciso fazer um acompanhamento para compreender quais das licenças são realmente úteis e quais são supérfluas para o trabalho realizado na empresa.

Faça a manutenção das redes com frequência

As falhas nas redes geram muito retrabalho e perda de tempo para os profissionais de TI, o que acarreta em gastos e afeta o orçamento da área. Por isso, atuar de forma preventiva é algo que deve ser feito diariamente, evitando os investimentos desnecessários.

Fazer a manutenção das redes com frequência é a melhor maneira de garantir a diminuição e até mesmo a extinção da perda de tempo com a correção de falhas. De tal modo, cabe ao gestor de TI programar backups frequentes para arquivar os dados corporativos com segurança e diminuir os recursos investidos nesses gaps.

Conseguiu compreender um pouco mais sobre a relação entre gerenciamento de TI e controle orçamentário? Então, agora é só colocar tudo isso em prática para obter muito mais sucesso no setor que você gerencia.

Assim como este artigo foi útil para você, ele também pode ser interessante para outros gerentes da área e até mesmo para seus colegas de trabalho. Agora, o que acha de compartilhar este artigo nas redes sociais? É uma boa ideia, não?