Quando a gestão de telefonia emperra pela falta de processos •

Jogue a primeira pedra aquele que nunca pecou em processo! Apesar de ser a espinha dorsal de qualquer projeto, as empresas nem sempre dão a devida importância a ele. E o resultado pode vir acompanhado de metas não alcançadas, falta de visibilidade e gastos desnecessários.

Quer um exemplo? Uma grande empresa multinacional quando iniciou a gestão de telefonia apresentava uma falha importante. Os processos até existiam na teoria, mas na prática não eram realizados.

Após a primeira auditoria das contas telefônicas, foram identificadas 250 linhas ativas guardadas literalmente na gaveta. Ao fazer a troca de aparelhos, o responsável não checava se o profissional já possuía uma linha ativa e chips extras eram comprados. Os antigos eram deixados em qualquer lugar, consumindo um valor mensal da linha de forma desnecessária.

A atualização do inventário é uns principais problemas enfrentados quando há falha de processo e com ele toda a gestão fica comprometida: realocação de custos, bloqueio de linhas, quantidade de aparelhos em backup.

Muito comum ainda são as multas por atrasos ou falta de pagamento de faturas também decorrentes de uma operação sem processos bem definidos.

Outro desafio comum partilhado por muitos gestores é a criação de processos relacionados à logística dos aparelhos, especialmente quando envolve variáveis como: manutenção ou entrega em diferentes cidades, atualizações de aplicativos recorrentes, centros de custos distintos para alocação dos custos etc.

Vale fazer o bom e velho desenho de fluxos e apresentar para todos os envolvidos, certamente as falhas de processos serão minimizadas.

Você quer evitar estes e outros erros? Dá uma olhada no material que preparamos com os 10 principais erros que as empresas cometem em gestão de telefonia e não sabem.