Muitas empresas utilizam como critério para rateio das despesas com telefonia o percentual, número de funcionários, metros quadrados ou qualquer outro critério subjetivo. Essas empresas classificam as despesas apenas como despesas, pouco importando qual área de fato utilizam os serviços. Isso acontece porque o volume de informações de uma fatura pode ser muito grande. Quando isso acontece, a empresa não sabe efetivamente a evolução dos gastos de cada área.
O controle individualizado permite identificar os motivos que levaram ao gasto a mais e a menos com as despesas de telefonia; planejar os investimentos ou reduções no contrato com Telecom.
Quando não há uma alocação adequada, um centro de custo acaba subsidiando o outro, gerando reclamações entre os gestores e impossibilitando à empresa uma gestão mais adequada de Telecom.
O propósito da alocação de custos é eliminar a subjetividade e obter uma gestão mais adequada dos custos com telecom.
Para ter a real percepção de todos os custos envolvidos no projeto é preciso considerar as despesas diretas e indiretas alocadas em seus devidos projetos/centro de custos.
São considerados custos diretos: que ficam alocados diretamente a uma linha com usuário e centro de custo definidos. (Ex. pacote de dados, pacote de voz e custos variáveis de ligações).
São considerados custos indiretos: que não estão alocados a uma linha com usuário e centro de custo definidos. O serviço e o valor total são simplesmente apontados sem indicação a qual linhas pertencem. Para este, precisamos entender como alocar esse custo para as linhas envolvidas na fatura e somar com os demais custos de cada linha. (Ex. multa e juros, créditos de contestações, pacotes de minutos compartilhas, entre outros).
Vamos ilustrar abaixo dois cenários que costumam ser praticados no mercado. O primeiro é o que mais encontramos e, o segundo, é a prática que a Navita trabalha com seus clientes e acredita ser a ideal
CENÁRIO 1 – RATEIO DE CUSTOS POR PERCENTUAL
– Custos diretos – é feito um rateio subjetivo, considerando o número de funcionários de cada centro de custo ou a área de atuação, exemplo: o setor de vendas é responsável por 80% das despesas com telefonia.
– Custo da franquia, juros e multas – será dividido proporcionalmente para todos os usuários/Linhas envolvidos naquela fatura.
– Créditos de Contestação – será creditado para todos os Usuários/Linhas daquela fatura.
Esta regra é uma forma mais simples, entretanto impacta diretamente os centros de custos gerando muitos questionamentos dos gestores e usuários.
Por exemplo:
– Juros e Multas – Se pensarmos, nem todos os usuários e gestores são envolvidos ou responsáveis por pagar na data correta o custo daquela fatura e, acabam recebendo e sendo onerados com o custo de juros e multas. Por que penalizar áreas não envolvidas com o custo pago com atraso? É importante analisar os motivos desse atraso e o que gerou os juros e multas cobradas.
– Créditos de Contestação – Seguindo a regra acima todos os usuários se beneficiaram do crédito, porém, nem todas as linhas/usuários foram impactados ou tiveram erros. Ou seja, como a operadora não devolve o crédito indicando de qual linha pertence aquele crédito, muitas linhas/usuários quando tiver a visão por centro de custos serão impactados negativamente e outros beneficiados incorretamente.
Por isso, se faz necessário avaliar e estabelecer uma regra/política de alocação com um especialista para que os impactos na operação não prejudique nenhum centro de custos ou linhas/usuário.
CENÁRIO 2 – ALOCAÇÃO DE CUSTO POR UTILIZAÇÃO
– Custos diretos – utiliza-se do inventário para alocar os custos de cada linha telefônica, ramal ou link de dados (se esse for dedicado a algum projeto específico). No inventário deverá conter, no mínimo, as informações básicas de: linha – usuário – gestor – centro de custo. Cada centro de custo irá pagar exatamente o que consumiu.
– Custo da franquia – será alocado proporcional ao custo de cada linha referente ao total da fatura para todos os usuários/linhas envolvidos naquela fatura.
– Custo de Juros e Multas – será feito um estudo para determinar quem foi o causador daquele custo adicional e a despesa será alocada somente para o centro de custo responsável por pagamentos ou processamento das faturas com remessa de pagamento.
– Créditos de Contestação – será avaliada a realidade da empresa e os créditos alocados de forma combinada com a gestão da empresa.
– Erros da operadora que serão contestados – também será avaliado o motivo que levou à contestação e a restituição será destinada ao centro de custo específico.
Utilizando este formato, os custos estarão alocados de acordo com a utilização. Cada centro de custo será responsável pelo seu orçamento, controle e ações para redução. Certamente as orientações para economia e otimização dos recursos de telefonia virão da área que cuida da gestão completa de telefonia na corporação, mas dar visibilidade às áreas e dividir as responsabilidades.
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