Mobilidade corporativa: a importância de aliar segurança e produtividade

Segundo dados da Anatel de maio de 2021, o Brasil tem 241 milhões de aparelhos celulares. O número é maior do que a população brasileira, que é de 211 milhões de pessoas. 

Uma pesquisa do IDC sobre mobilidade corporativa mostra que os smartphones foram os dispositivos mais usados para se conectar ao trabalho em 2020, totalizando 50%. E a estimativa é que esse uso chegue a 61% em 2021.

De que maneira a sua organização encara a mobilidade corporativa, principalmente quando a produtividade corporativa está em jogo? E quando se leva em conta também a segurança? Descubra as respostas ao ler este post.

Os 2 cenários da mobilidade corporativa

Quando se fala em mobilidade corporativa é possível desenhar dois cenários conforme a maneira que cada dispositivo é visto e utilizado dentro da empresa. Conheça, abaixo, quais são eles.

Força de campo 

Os dispositivos utilizados por quem está em campo apresentam algumas características comuns quanto à sua utilização:

  • Mobilidade: a utilização é externa, os usuários geralmente não ficam no mesmo local, precisam se deslocar constantemente.
  • Aplicativos: essas pessoas têm a necessidade de utilizar aplicativos específicos que podem ajudar no desenvolvimento das tarefas.
  • Atividades: a utilização é voltada para um único fim ou para algumas atividades específicas. Por exemplo, a atividade de entregador: um smartphone pode ser usado para registrar a entrega e disponibilizar o roteiro diário das atividades.
  • Disponibilidade: Estes dispositivos garantem a disponibilidade durante o horário de trabalho. É uma preocupação comum das empresas que os usuários não tenham acesso às informações depois do horário de trabalho para evitar problemas com a justiça e horas extras.     

Corporativo  

Já o perfil corporativo tem utilização e abordagem diferentes da mobilidade corporativa utilizada pela força de campo: 

  • Segurança: A segurança da informação passa a ser uma condição importante. Essas pessoas trabalham com informações da empresa que, caso sejam compartilhadas ou vazem, podem acarretar em prejuízos.
  • Utilizações diversas: O dispositivo não é usado apenas para uma atividade específica, mas sim como apoio a várias outras. Muitas vezes um analista, gerente ou diretor utiliza o smartphone para ter mais informações sobre um cliente.
  • Resolução de problemas: O usuário precisa ter o dispositivo em mãos porque é uma forma de apoiar nas suas atividades, garantindo a disponibilidade para resolver problemas.
  • Tomada de decisão: Não é necessário ter o dispositivo ao lado 24h, mas quando se precisa resolver algo, o smartphone geralmente é a primeira opção para entrar em contato com a equipe, pedir suporte e tomar uma decisão. 

Diferente da equipe de campo, na qual a preocupação com o horário que a pessoa trabalha é constante, no perfil corporativo é necessário que o dispositivo esteja funcionando fora do horário de trabalho para que os problemas sejam resolvidos e as tomadas de decisão ocorram. 

Dessa maneira, é extremamente importante diferenciar os dois perfis de usuários da mobilidade corporativa. Um perfil trabalha mais com a mobilização de processos e uso de aplicações, enquanto o outro trabalha com o gerenciamento da informação. 

Os desafios da mobilidade corporativa

O número de smartphones hoje é tão grande que é comum enfrentar alguns desafios quanto à produtividade corporativa. Conheça os dois principais abaixo.

1- Manter-se focado

Uma pesquisa da Nottingham Trent University concluiu que um usuário médio passa um terço do seu tempo acordado com o celular na mão. Os brasileiros checam o smartphone em média 78 vezes por dia, segundo pesquisa da Deloitte – Global Media Consumer Survey

Temos em mãos uma ferramenta poderosa, mas capaz de acabar com a produtividade corporativa. Para se ter uma ideia, pessoas de 18 a 24 anos checam o smartphone cerca de 101 vezes por dia, segundo a Deloitte. 

O desafio é manter as pessoas focadas na atividade, não na navegação nas redes sociais e mensagens, tendo o tempo consumido por atividades que não são importantes para o negócio. 

2- Manter-se seguro

É uma realidade, somos dependentes da tecnologia, trabalhamos com ela durante todo o dia e temos uma questão muito importante que é o desafio de nos manter seguros. Como garantir que a informação da empresa não é exposta?

A Check Point apontou, no Relatório de Segurança Móvel 2021, que 97% das empresas enfrentaram ao menos um ataque de malware móvel em 2020. É um número gigantesco que precisa mobilizar novas estratégias de mobilidade corporativa. 

A mesma pesquisa apurou que 46% das organizações sofreram uma ameaça contra sua rede e seus dados devido a pelo menos um download de aplicativo móvel malicioso feito por um colaborador em 2020. 

Os riscos e impactos da mobilidade corporativa

Quem nunca, navegando em um site em um dispositivo móvel, se deparou com um pop-up pedindo para clicar para se cadastrar e acessar uma notícia? Ou, ao fazer o uso de algum aplicativo, teve na tela exibido ‘instale essa aplicação para continuar’. Essa é uma realidade muito importante, temos uma situação onde é preciso encontrar o melhor caminho para controlar o comportamento dos usuários.

Riscos

  • Redes não seguras: o comportamento do usuário conta muito. Em um local público o usuário se conecta a uma rede pública, o antivírus notifica, mas ele prefere prosseguir, já que é mais importante o acesso do que a segurança.
  • Aplicativos não confiáveis: Download de aplicativos que não estão nas lojas oficiais do sistema operacional abrem uma brecha grande de segurança.
  • Compartilhamento de informação sigilosa: Os impactos da segurança são sentidos quando o problema já causou grandes estragos. É muito importante se precaver para não enfrentar consequências irreversíveis.
  • Aplicativos e sistemas operacionais defasados: muitas vezes o usuário faz questão de ter um sistema operacional não homologado ou não atualiza uma versão antiga. 

Impactos            

  • Continuidade do negócio: geralmente estão envolvidos com aplicativos ou sistemas operacionais defasados. Uma empresa investe muito para que se tenha um aplicativo que ajude a força de vendas. Se essas pessoas não conseguem registrar as suas visitas pois a aplicação está desatualizada, algo está errado.
  • Produtividade corporativa: Muitas vezes estão ligados a uma conduta inapropriada. O compartilhamento de pornografia e/ou acesso a sites indesejados acabam derrubando a produtividade corporativa. A empresa começa a sentir os efeitos financeiros ao monitorar a produtividade e a rede.

Não existe menor ou maior impacto, todos são danosos. Uma operação parada causa tanto ou mais impacto que uma informação vazada, que pode causar tanto ou mais prejuízo quanto uma série de funcionários improdutivos. É importante ter esses impactos e riscos bem claros.     

Como então garantir que se tenha uma operação sem interrupção, produtiva e segura? Como melhorar o cenário e diminuir riscos?

A importância da adoção de configurações remotas

Uma forma de responder as perguntas acima é automatizar a operação. E a melhor maneira de fazer isso é com configurações remotas. Sua adoção garante maior segurança e melhoria da produtividade corporativa. São muitos os desafios de gestão e essas configurações remotas ajudam com: 

  • Criptografia: a criptografia hoje é fundamental, tanto do armazenamento do dispositivo quanto do dispositivo removível (cartão de memória), como também de mensagens de e-mail e instantâneas.
  • Monitoração: também é importante, mas não necessário monitorar tudo o que o usuário faz, mas há alguns pontos críticos que precisam de atenção. O inventário de aplicativos é um deles, assim como o sistema operacional e suas versões para evitar vulnerabilidades, entre outros.
  • Bloqueios: os bloqueios antecipam potenciais riscos e ajudam a ter uma rede mais segura e colaboradores mais produtivos. Há ferramentas que permitem criar blacklists e whitelists de aplicativos e sites. 
  • Atualizações: Quando se fala de atualizações, é preciso se preocupar com aplicativos e sistemas operacionais. Com configurações remotas é possível garantir atualizações e monitorar quem não está de acordo com elas. 

6 melhores práticas de mobilidade corporativa

1- Educação dos colaboradores para uso consciente

Muitas empresas fazem campanhas para trabalhar diferente, como manter a mesa limpa ou tratar o colega com cortesia. Mas poucas vezes se viu campanhas com o objetivo de trazer o uso consciente da tecnologia. Por exemplo, não compartilhar informações com colegas de trabalho, não utilizar smartphones para atividades que não sejam de trabalho. Uma campanha para educar os usuários nesse ambiente é muito raro e é necessário trabalhar com isso, já que o comportamento do usuário é uma das principais falhas dentro da questão de produtividade e segurança.

2- Configurações orientadas para cada atividade

Um dos principais erros quando se busca a segurança é encher de bloqueios os dispositivos, sem necessidade. Os usuários começarão a se recusar a utilizar os aplicativos corporativos, passando a usar soluções paralelas. 

Existem empresas que possuem programas estruturados de BYOD e esse ponto se torna muito mais crítico, pois é impossível ter controle sobre os recursos pessoais do dispositivo. O importante é evitar controles desnecessários e configurações pesadas. Focar no que precisa ser feito e de uma maneira fácil. 

3- Definição do escopo da utilização 

É muito importante que fique claro para todos o objetivo da mobilização de cada recurso. Por que o que antes era feito no computador pode ser feito no smartphone e para quem é melhor? 

Um exemplo muito claro: uma pessoa mora em um condomínio e pode reservar o salão de festas pelo smartphone, porém o dispositivo precisa ser levado pela empresa. Se antes para pedir a liberação de uma visita ou sala de reunião precisava falar com alguém, hoje é possível fazer no smartphone via aplicativo ou intranet. Se o escopo de utilização é claro, a adoção da solução é maior. 

4- Monitoração e controle 

É preciso sim monitorar, mas não o que usuário faz e as informações trafegadas, mas quais aplicativos baixa, quanto tempo interage com redes sociais. Se o aplicativo da empresa é usado, em quantos dispositivos está instalado e as versões utilizadas. 

Esse controle evita que o usuário possa vazar dados, criando políticas que consigam evitar que se copie e cole do aplicativo de email corporativo, aplicando essas configurações no contexto do usuário. 

Ele pode fazer a cópia e colagem no email pessoal, mas não no email corporativo ou no aplicativo interno da empresa. O segredo é monitorar a utilização dos recursos e controlar que os conteúdos corporativos e pessoais se misturem. 

5- Sistemas e aplicativos seguros

Também é importante garantir apenas a utilização de sistemas e aplicativos que sejam seguros e homologados, desenvolvidos para fins específicos e que estejam de acordo com as regras da empresa. Não se pode correr o risco de baixar de fontes alternativas e que a rede seja desprotegida e o dispositivo danificado. 

6- Dispositivos em modo quiosque

Para garantir que um dispositivo seja utilizado para um único fim existe o modo quiosque, também chamado de modo de aplicativo único. O aparelho fica ‘travado’ em apenas uma única aplicação. 

Esse tipo de recurso é ideal para forças de campo que utilizam o dispositivo para apenas um fim. Um pesquisador que vai recolher dados na rua e tem 6 horas para fazer isso. Ou o trabalho de entregas, o smartphone ajuda a encontrar os locais e consegue registrar as entregas, tanto feitas como recusadas. 

Outra utilização são os tablets que mostram campanhas e registram as respostas a pesquisas de opinião. O modo quiosque proíbe alterar as configurações do aparelho.  

Dessa forma, você não corre o risco que o funcionário se distraia com outras atividades e acabe não completando as tarefas, prejudicando a produtividade corporativa. Além disso, ainda garante acesso apenas aos recursos necessários para a atividade e é compatível com dispositivos Android e iOS. 

Ao refletir sobre todas essas recomendações é preciso entender que é necessário mudar o comportamento do usuário com campanhas, utilizar sistemas para ter configurações remotas e diminuir riscos e impactos. Todos devem estar conscientes da utilização. 

As empresas possuem muitos desafios e a Navita se coloca à disposição para ajudar a melhorar processos que levem a uma melhor gestão da produtividade e mobilidade corporativa. Conheça nossas soluções!

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