Mobilidade Corporativa: O que é, e como implementá-la?

O conceito de mobilidade corporativa diz respeito a um novo modelo de trabalho. Além da redução de custos oferecida para as empresas, o aumento da produtividade e melhoria na qualidade de vida dos colaboradores são impactos positivos da tendência.

Acessar o e-mail corporativo através de um smartphone ou tablet é muito comum. Isso ocorre porque estes dispositivos são parte de nossas vidas, sendo natural que passem a ser também essenciais para os nossos trabalhos.

Embora não seja uma grande novidade, é importante lembrar: no mundo, cerca de 1,2 bilhão de pessoas acessam a internet de seus dispositivos móveis.

No Brasil, temos ainda uma peculiaridade: de acordo com o estudo TIC Domicílios 2016, divulgado em 2017, 46 milhões de brasileiros só acessam a internet pelo celular, correspondente a 43% dos usuários, até 2014 eram apenas 20%.

Portanto, se os consumidores estão cada vez mais online, é preciso que as empresas também estejam. Além da presença digital, incorporar o mobile em seu DNA e modelo de trabalho faz parte de uma inovação estratégica.

O que é a mobilidade corporativa?

O cenário corporativo é um espaço que sofre rápidas e constantes mudanças. A evolução da tecnologia exerce constantes influências no funcionamento das organizações, realização de seus processos e atividades.

A demanda pela criação de serviços portáteis tem revolucionado as relações de trabalho, fomentando o espaço de trabalho móvel através de celulares, notebooks e tablets.

Este é o conceito de mobilidade corporativa que, associada à computação baseada em nuvem, se torna uma ferramenta para que os negócios possam atender a um mercado cada vez mais exigente e imediatista.

A evolução da mobilidade corporativa e sua história

A tendência crescente das empresas em oferecer opções de trabalho remoto, permitir o uso de laptops e dispositivos móveis pessoais para fins comerciais nasceu com a mudança no modelo de negócios tradicional baseado no escritório central.

Com isso, a mobilidade corporativa reconheceu a necessidade de maior agilidade provocada por esta mudança. Após a popularização dos notebooks, o uso da tecnologia em nuvem para acesso a dados passou a se desenvolver de forma cada vez mais dinâmica.

Em seguida, a ascensão de tablets e smartphones e o aumento da área de cobertura de internet 3G/4G foram cruciais para o estopim da mobilidade corporativa.

Com a possibilidade de aumentar a agilidade e assertividade na tomada de decisões, engajar as equipes e enriquecer as entregas, os smartphones e tablets conquistaram seu espaço nas estratégias empresariais.

A cultura do trabalho remoto, facilitada pela adoção da mobilidade, também representa uma diminuição significativa nos custos de uma empresa.

Existe uma diminuição considerável de gastos com manutenção e facilities, materiais de escritório, auxílio alimentação e auxílio transporte quando parte do time atua de forma remota.

Contudo, em um mercado dinâmico que propõe mudanças cada vez mais aceleradas, é importante falar a respeito da mobilidade corporativa com um olho no futuro. A inovação tecnológica promete inúmeras previsões. Algumas tendências globais devem impactar empresas e profissionais em todo o mundo nos próximos anos.

75% das empresas já contam com dispositivos móveis para apoiar equipes externas e 66% dos médicos abandonaram o papel e utilizam smartphones ou tablets nos consultórios.

A pandemia de Coronavírus foi uma das cartadas finais ao demonstrar que empresas que não aderiram à mobilidade e à digitalização estão a mercê e podem ser desestabilizadas a qualquer momento.

Negócios que aderiam rapidamente ao trabalho remoto “compulsório”, através das ferramentas que tinham em mãos, demonstraram que a mobilidade pode salvar uma organização.

Quais são os impactos da mobilidade corporativa?

Com a introdução deste conceito e sua ampla adoção por empresas, muitos impactos podem ser notados.

O surgimento de dispositivos móveis cada vez mais funcionais e robustos colabora para que a produtividade e o trabalho não estejam necessariamente atrelados às paredes do escritório.

Mais do que uma tendência, a mobilidade corporativa é uma realidade no mercado e chegou para ficar. Os impactos da mobilidade são estrondosos. Com o espaço de trabalho na palma das mãos, novas formas de enxergá-lo resultaram na existência dos espaços de coworking, a difusão do home office e o nomadismo digital, por exemplo.

A flexibilidade e a eficiência possíveis através da mobilidade corporativa podem oferecer benefícios como aumento da produtividade e diminuição de despesas.

Para ter sucesso, no entanto, as empresas precisam de uma política clara de uso aceitável e um plano de gerenciamento para garantir altos padrões de segurança e governança.

Todas estas mudanças transformaram as relações de trabalho e possibilitaram modelos de inovação aberta. Isto é, o surgimento das ideias e suas aplicações no mercado são mais fluidos graças a mobilidade.

A produtividade também é impulsionada pela evolução da mobilidade. Graças a ela, líderes e gestores conseguem acompanhar suas equipes e se comunicar com clientes mesmo à distância.

Em decorrência disto, os smartphones, notebooks e tablets popularizaram-se no meio corporativo. Uma pesquisa do IDC Research estima que a população de trabalhadores móveis, ou seja, aqueles que possuem acesso corporativo a dispositivos como smartphones ou tablets, atingiu a marca de 1,3 bilhões em 2015.

O ambiente de trabalho moderno é composto por trabalhadores que atuam de forma parcial ou totalmente remota. Algumas equipes são formadas por colaboradores locais que utilizam do trabalho remoto esporadicamente. Outras, contudo, são formadas por colaboradores remotos que podem ser até de outra cidade ou país!

Muitas empresas também optaram por adotar políticas de ‘traga seu próprio dispositivo’ ou BYOD, nas quais suas equipes estão usando seus dispositivos pessoais para desempenhar sua função.

Estes dois elementos incrementam a mobilidade de um negócio, impactando positivamente em diversos aspectos. Com maior liberdade, a equipe tende a ganhar em produtividade para se adaptar à cultura de confiabilidade e colaboração aprimorada.

No entanto, com estes benefícios, surgem desafios de tecnologia da informação, como gerenciamento de riscos e proteção de dados.

Mobilidade corporativa e segurança

Costuma-se pensar que a mobilidade e a segurança não podem ser conceitos complementares. Isto porque, de fato, ao aderir à mobilidade, é preciso mudar a perspectiva através da qual enxerga-se a segurança nas empresas.

As áreas de negócios e TI preocupam-se com o fato de o acesso remoto e iniciativas de BYOD apresentarem maior vulnerabilidade a ataques cibernéticos.

É verdade que, em grande parte das empresas, smartphones e tablets não possuem o mesmo rigor em segurança como no caso dos desktops. A desatenção aos recursos móveis pode, de fato, representar uma porta de entrada para os criminosos cibernéticos.

No entanto, é preciso ser adepto à inovação, as empresas precisam repensar sua perspectiva a respeito da segurança de dados.

Uma vez que existe uma infinidade de dispositivos que podem ser usados para acessar os dados através de uma nuvem (incrementando a eficiência e produtividade do colaborador, e do negócio), não somente os dispositivos precisam ser seguros: mas também os dados.

A mobilidade corporativa, portanto, deve invariavelmente estar relacionada à segurança da informação.

Tendo em vista a vulnerabilidade dos dispositivos móveis, é preciso adotar mais do que uma abordagem de segurança. Especialistas discutem se estas medidas devem ser aplicadas no próprio dispositivo, no app ou nos dados.

Contudo, como não há consenso, uma abordagem prudente e aconselhável é aplicar uma combinação de técnicas em todos os três níveis para zelar pela segurança da informação.

Confira abaixo alguns procedimentos para manter os dados móveis corporativos seguros.

#1 Autenticação multifator

A combinação de nome de usuário e senha, por mais que haja políticas relacionadas e nível de complexidade aplicado a esta senha, é considerada uma autenticação de um único fator e não é suficientemente segura.

A autenticação de múltiplos fatores, ou autenticação multifator, envolve três fatores comuns: algo que você sabe (senha, nome de usuário), algo que você tem (código através de notificação push em dispositivo, certificado digital) e algo que você é (impressão digital, reconhecimento facial).

#2 Direitos de usuário baseados em tempo ou localização

Seja com base em dias da semana, ou na hora através de horários de trabalho: quanto mais específicas forem as autorizações de segurança, menor será a probabilidade de invasão. Além disso, caso ocorra uma invasão mesmo com esta política de segurança aplicada, os danos serão menores.

A autorização do usuário deve variar de acordo onde os dados aparecem. Um vendedor, por exemplo, pode ter permissão para editar a descrição de um produto e uma fatura para seu cliente, adquirindo produtividade com maior autonomia.

No entanto, se este mesmo vendedor tiver acesso a um catálogo de produtos online utilizado por todos os funcionários, sua permissão de acesso está além do que o necessário para a execução ágil da função. Isto pode implicar em uma maior vulnerabilidade.

#3 Criação de um repositório de apps

Os repositórios de aplicativos criam um espaço de trabalho dentro do dispositivo móvel, independente do mesmo ser de propriedade da empresa ou do colaborador. Eles aprimoram significativamente a segurança para todas as plataformas móveis.

Os usuários autorizados têm acesso aos dados e aplicativos corporativos com segurança empresarial. Existe integração com o gerenciamento de direitos de usuário, incluindo as tecnologias de autenticação incorporadas.

#4 Criptografia para dados

Os aplicativos off-line, geralmente armazenam os dados necessários no dispositivo, deixando informações em stand-by expostas a invasores.

Criptografar esses dados pode minimizar o risco. Potenciais invasores podem interceptar e monitorar dados expostos através da Internet. Ao proteger a transmissão online de dados, recomenda-se usar mais de um tipo de algoritmo de criptografia.

A criptografia simétrica é rápida, fácil de usar, utilizando pouco poder de processamento, enquanto a criptografia assimétrica é computacionalmente muito mais complexa e cara, portanto, mais lenta.

Ao combinar o uso de criptografia assimétrica para criptografar a chave e enviá-la ao longo das extremidades e, então, descriptografar o resto dos dados usando a eficiência de chaves simétricas rápidas e fáceis, os níveis de alta segurança são alcançados.

#5 Implementação do gerenciamento de dispositivos móveis (MDM)

Uma plataforma de MDM protege a entrega e o acesso ao conteúdo corporativo; define e reforça a política de TI; aplica limites geográficos virtuais para dispositivos; e aproveita poderosos recursos de autenticação, gerenciamento de certificados e criptografia de dados.

Os recursos de monitoramento de uma solução MDM geralmente incluem monitoramento remoto, relatórios de uso e recursos que permitem rastrear e relatar qualquer parâmetro do dispositivo em tempo real e obter informações analíticas úteis sobre o uso de dispositivos móveis em toda a empresa.

Todos estes recursos são funcionalidades do Navita EMM que podem impactar positivamente sua estratégia de mobilidade corporativa, oferecendo segurança e rastreabilidade de parâmetros importantes.

#6 Proteção contra vírus e ameaças

Em julho de 2014, o então chefe de segurança do Google relatou que a maioria dos usuários não deveria se preocupar com os efeitos do malware do Android.

Em agosto de 2015 foi noticiada a vulnerabilidade que permite a propagação de malware através de MMS (multimedia messaging service) não abertos no Android.

Isso levou o chefe de segurança do Google a anunciar que a empresa estava providenciando a maior atualização de software coordenada da história para solucionar esses problemas de segurança.

Mesmo que o Google alegue que o malware do Android não seja eficaz, os gestores de segurança ainda tomarão medidas para proteger sua rede.

As soluções MDM devem instalar proteção contra malware no dispositivo que verifica e monitora o sistema de arquivos e os aplicativos instalados para detectar vírus conhecidos.

Se encontrado, o software precisa colocar em quarentena os aplicativos e arquivos infectados ou mal-intencionados no dispositivo.

Os recursos básicos devem incluir a capacidade de agendar a verificação de antivírus, fazer download de atualizações de definições de vírus, configurar “listas brancas”, ou Whitelists, de antivírus e executar o gerenciamento de quarentena.

Os dispositivos móveis e o acesso aos sistemas empresariais apresentam novas ameaças e vulnerabilidades que devem ser avaliadas adequadamente para proteger ativos valiosos da empresa.

Ao combinar esses procedimentos de segurança com um plano detalhado e procedimentos padrões, as empresas podem proteger a mobilidade empresarial e cumprir as normas de segurança.

Comunicação, tempo e produtividade: como a mobilidade corporativa pode ajudar?

Um relatório feito em 2016 pelo IDC indicou que o mercado latino-americano de Cloud Computing crescerá a taxas superiores ao resto do mundo.

Impulsionadas pelas vantagens da mobilidade corporativa, 80% das empresas da região já utilizam recursos em nuvem e apenas 8% não tem interesse no assunto. Uma das razões do sucesso é a correção dos gaps de comunicação que a mobilidade pode promover.

A disponibilização dos dados em tempo integral a uma relação de colaboradores autorizados, a partir de qualquer dispositivo móvel, permite o trabalho de forma ativa fora dos limites do escritório.

Além disso, é possível ter o fenômeno da homogeneização das informações compartilhadas na empresa, uma vez que todas estão centralizadas em uma única fonte.

Um exemplo prático é que, antes da mobilidade, era comum que o departamento contábil aprovasse uma compra que havia sido cancelada pelo vendedor ou que uma venda fosse feita, equivocadamente, a compradores em restrição nos órgãos de proteção ao crédito, pela simples falta de informação no momento da venda.

Para as equipes, a implementação da mobilidade corporativa significa conectividade e sinergia no trabalho de qualquer lugar do mundo. Os ambientes online promovem a colaboração mútua e em tempo real, trazendo mais transparência e engajamento.

A qualidade das informações e da comunicação promovem, consequentemente, um ambiente mais colaborativo e produtivo.

Dentro das empresas, os setores que mais se beneficiam com a mobilidade são os de atendimento ao consumidor, gestão de relacionamento com o cliente, operações internas, vendas, RH, finanças e TI.

Além disso, mais da metade das empresas está colocando em prática medidas para a proteção de dados via dispositivos móveis, mas o maior desafio para os próximos anos é criar estratégias para fornecer mais suporte móvel para os clientes.

Um levantamento feito pela Confederação Nacional da Indústria revelou que 70% dos brasileiros desejam ter horários mais flexíveis e 73% gostariam de trabalhar em casa ou em locais alternativos. O levantamento ainda explica que o motivo pelo qual os colaboradores anseiam tanto pela flexibilidade é otimização do tempo.

Aprimorar os processos com base na otimização do tempo, ganho de produtividade e melhora na qualidade de vida dos colaboradores é trabalhar de acordo com as demandas do mercado atual.

Continuar enxergando o escritório como um “quartel” de operações, contudo, demonstra estagnação frente a um mercado dinâmico. Esta atitude pode colocar um negócio em séria desvantagem.

A tecnologia móvel oferece um oceano de possibilidades de inovação que representam o ganho de vantagem competitiva; muitas inovações têm na mobilidade corporativa sua semente mais fértil.

Indústrias já utilizam, por exemplo, a microlocalização como forma de informar com precisão a uma chave de torque qual parafuso está preso a uma máquina. Essa inteligência operacional torna possível programar ajustes, eliminando erros humanos.

A base desta iniciativa é a mobilidade, notadamente a alocação de dados em nuvem associada à Internet das Coisas (IoT).

Note que a mobilidade corporativa ultrapassa os limites do simples Home Office. Trata-se de uma nova forma de criar produtos/serviços, organizar processos e administrar pessoas.

Como utilizar a mobilidade corporativa para incrementar a qualidade dos resultados?

O gerenciamento de equipes externas à distância a qualquer momento do dia, estímulo da adoção do trabalho remoto em troca do aumento da produtividade e a implementação de tecnologias como os chamados “assistentes pessoais virtuais” (VPAs) geram mais qualidade nas tarefas rotineiras.

Os assistentes pessoais virtuais automatizam e simplificam diversas tarefas do dia a dia. Atividades contábeis, por exemplo, podem ser agilizadas ao substituir o preenchimento de formulários fiscais e financeiros por um simples comando de voz.

Uma pesquisa realizada em 2014 pela Unisys entrevistou 460 executivos de 13 países e mostrou que 87% dos entrevistados citou aumento de produtividade e melhora na qualidade dos processos como benefício direto da mobilidade empresarial.

A mesma pesquisa ainda revela que, para 57% dos entrevistados no Brasil, o percentual da receita nas companhias aumentou entre 5% e 10% em 2013 por conta das iniciativas de mobilidade.

Estes resultados demonstram que o sucesso da mobilidade se baseia em um bom planejamento, estratégias inteligentes e execução consistente. Através de uma abordagem disciplinada para a mobilidade, as organizações podem aumentar a produtividade, receita, impulsionar a inovação e, principalmente, encontrar novas formas de atender seus clientes.

Como implementar uma estratégia de mobilidade corporativa

Como mencionado no último tópico, o sucesso da implementação da estratégia de mobilidade corporativa está relacionado a uma série de fatores relacionados ao planejamento.

Vantagens como ganho de produtividade e aumento da qualidade das entregas associado à diminuição de custos operacionais, podem fazer brilhar os olhos de muitos gestores.

Entretanto, mesmo que a mobilidade tenha se tornado indispensável no atual contexto da transformação digital das organizações, a implementação de uma nova estratégia exige um nível consultivo de adequações e direções.

A adoção da mobilidade corporativa precisa englobar-se ao core business do negócio. Em outras palavras, a adoção da estratégia não é efetiva quando ela é colocada de forma a tentar modificar forçadamente os processos e a forma de trabalhar.

É essencial traçar um plano de ação que conte com todas as áreas da organização, para garantir que os colaboradores estejam a bordo desta mudança, e preparados para a inovação. A adoção da estratégia de mobilidade pode ir por água abaixo se não contar com a receptividade do time.

Por isso, é importante salientar que a digitalização e mobilidade de uma empresa tem a ver, sim, com negócios. Mas é, sobretudo uma questão, cultural.

Entenda como é possível elaborar, com eficácia, uma estratégia de mobilidade corporativa no passo a passo abaixo:

#1 Trace o perfil da organização

Antes de tudo, é preciso identificar quais demandas da empresa estão relacionadas à necessidade da mobilidade corporativa. Qual é a necessidade de deslocamento dos colaboradores?

Em alguns casos, a presença física dos profissionais é necessária. Em outros, o trabalho remoto pode ser realizado sem prejuízos. Existe também os casos nos quais o trabalho remoto é preferível.

Determinados segmentos necessitam que o funcionário faça o seu trabalho externamente, enquanto outros precisam dele no escritório. Há os que viajam de forma recorrente, aqueles que cumprem visitas técnicas ou comerciais e os que estão sempre em eventos de negócios.

Cada negócio tem um perfil específico. Por isso, é muito importante identificar as dores e necessidades da sua realidade para que o restante do plano possa ser implementado de acordo com estas definições.

#2 Defina as necessidades da empresa

Qual problema você deseja resolver? De que maneira você deseja que a mobilidade corporativa transforme a realidade do seu negócio?

Pode ser que a ideia seja desburocratizar processos para ganhar o tempo como um aliado, resolver questões relacionadas ao cumprimento de horário, fazer uma gestão de gastos mais eficiente, aumentar a segurança de dados ou melhorar o resultado das campanhas.

Ter clareza na lista de desafios a serem superados representa um plano de ação assertivo e, consequentemente, uma implementação mais inteligente.

#3 Identifique quais são suas alternativas

É importante observar o mercado para entender quais são as soluções disponíveis e compatíveis com as necessidades levantadas. Quais são as ferramentas existentes para que sua empresa supere os desafios e resolva os problemas atuais?

Dentre estas ferramentas, qual possui maior compatibilidade com o perfil da organização?

Lembre-se que a tecnologia está diretamente relacionada a estas ações. Com isso, cabe considerar o uso de aplicativos, plataformas especializadas e outros recursos inovadores.

Ao encontrar a solução mais adequada, certifique-se de que todos os colaboradores façam parte da transformação. Incluí-los no processo, oferecer treinamentos, apresentar vantagens e justificar a decisão são passos importantes para a absorção da nova cultura.

#4 Selecione parceiros estratégicos

Busque ajuda especializada. Estabeleça laços estratégicos com quem realmente consegue fazer diferença na organização.

Pesquise, pergunte, compare, faça testes, tire todas as suas dúvidas.

O sucesso da implementação da mobilidade corporativa depende diretamente de qual parceiro você escolhe para caminhar ao seu lado neste desafio.

É preciso ter em mente que o plano não envolve somente uma nova forma de trabalho, mas representa uma mudança de mindset; uma transformação cultural.

É preciso ter certeza de que o parceiro selecionado está comprando seu desafio e pronto para se tornar um verdadeiro aliado do seu negócio.

#5 Desenhe o processo

Agora, que o planejamento estratégico já foi realizado, é preciso “botar a mão na massa”. Essa é a hora de definir um passo a passo, que deve ser seguido até que a implementação seja finalizada.

Quais estágios esta execução envolve? A visibilidade etapa por etapa é uma importante aliada no gerenciamento de um projeto deste porte.

É indispensável entender o que será feito, por quem, dentro de quais prazos, envolvendo quais ferramentas e entregando quais resultados. Este será seu mapa.

A execução cuidadosa de cada item deste passo a passo será a única forma de garantir insumos para obtenção de métricas no futuro. É preciso saber exatamente o ponto de partida do seu negócio, para entender o quão longe é possível chegar com a iniciativa.

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