Analisar e gerenciar uma fatura telefônica corporativa parece ser apenas papel do setor financeiro de uma empresa, mas passa pela gestão de um bom profissional de TI. Mesmo que o setor tecnológico não seja responsável pelo consumo, é ele que vai analisar e segmentar os gastos de comunicação.

Então, como melhorar esse entendimento e contribuir com economia e eficiência na sua empresa? Preparamos este post para conversar mais sobre o assunto. Vamos começar?

Qual é a importância de gerenciar as faturas telefônicas

O trabalho de análise de gastos com telefonia é minucioso, mas pode ser introduzido com naturalidade e praticidade na rotina de gestores de TI — principalmente quando a empresa investe em tecnologia e sistemas capazes de automatizar o gerenciamento desses dados.

Essa é uma gestão voltada à solução de duas questões recorrentes em qualquer empresa: custos e eficiência. Por um lado, busca-se adequar os gastos com o serviço para que não haja desperdício nem insuficiência. Por outro, a implementação dos pacotes contratados com foco em potencializar seu uso no dia a dia.

Ou seja, o papel da TI é transformar a telefonia corporativa em um verdadeiro investimento, com o maior retorno possível no ganho em produtividade, atendimento e relacionamento. Uma gestão correta dessa fatura mês a mês pode apontar as respostas necessárias para alcançar esse objetivo.

Quais são os principais pontos de atenção na fatura

A análise de fatura (que é enviada à empresa em um formato eletrônico editável) deve ser feita utilizando sistemas ou softwares capazes de realizar uma comparação entre gastos e uso.

Sua função é, principalmente, buscar inconsistências entre o que foi lançado e os serviços contratados na operadora. Além disso, é preciso também verificar como esses pacotes estão sendo utilizados na prática dentro da empresa e identificar formas de otimizar essa oferta.

Existe um órgão regulamentador global que tem mais de 1600 pontos de verificação em uma fatura. Cada caso e cada contrato exige atenção em pontos diferentes, mas alguns deles são comuns a todas as análises corporativas:

• utilização de pacote: verifique se todos os pacotes contratados são realmente utilizados pela empresa;
• aquisição de pacotes avulsos: quando o usuário faz uma troca de chip do celular corporativo com o pessoal, por exemplo, e ativa um pacote de dados para usar a internet;
• compra de aparelhos;
• cobilling;
• ligação a cobrar;
• interatividade — aproximadamente 2% do consumo nacional de telefonia corporativa ocorre por SMS (há uma fatia grande de uso com interatividade, como votação de programas de TV, baixar ringtones, entre outros);
• ligações internacionais;
• linhas canceladas;
• encargos e multas;
• dimensionamento e perfil de consumo;
• crédito de contestação;
• juros e multas.

Ou seja, uma boa gestão de fatura telefônica corporativa é uma junção entre adequação de contratos, uma política de uso ajustada e o gerenciamento de inventário — quantas linhas a empresa utiliza, quantas contas recebe, qual é o vencimento de cada uma etc.

Como reduzir gastos na fatura telefônica corporativa

É hora de resolver, então, como integrar a análise de tantos pontos relacionados ao uso eficiente de telefonia dentro da empresa e conseguir, a partir daí, reduzir custos. Existem algumas dicas que gestores de TI podem colocar em prática para trazer economia à empresa.

Transforme a análise da fatura em mudanças práticas

A análise objetiva da fatura trará informações importantes sobre a relação entre empresa e telefonia, como seu perfil de consumo, a utilização de ativos e o retorno real de cada um dos pacotes contratados.

Essa é a fonte perfeita para que um profissional de TI trabalhe na melhoria de processos internos e gestão de sistemas que aliviem o gasto telefônico e tragam novas possibilidades de comunicação dentro da empresa.

Controle melhor o gasto com telefonia por departamento

Alguns setores dentro de uma empresa dependem mais da telefonia do que outros para serem produtivos. Quando a análise de uma fatura é muito superficial, cria cenários em que quem precisa não tem o suficiente e quem não precisa tem muito.

Controlar com mais inteligência o gasto por departamento permite à TI redirecionar esses recursos e otimizar sua utilização — podendo até renegociar contratos e diminuir a oferta sem perder em produtividade.

Invista em treinamento e comunicação

O bom uso de pacotes de telefonia corporativa também depende de quem os utiliza. Um exemplo comum em empresas é o cobilling, quando os colaboradores utilizam o código de outra operadora não contratada e acabam aumentando o preço da fatura sem necessidade.

Treinamentos constantes e uma boa comunicação interna são investimentos baixos que podem ajudar a empresa a economizar muito na hora de pagar a fatura.

Cuide dos seus ativos

Como profissional da área de TI, você já se acostumou a gerenciar ativos tecnológicos — servidores, terminais, periféricos, cabeamento etc. Sua equipe tem o mesmo cuidado com o inventário de telefonia?

O mau uso desses aparelhos pode ser um custo silencioso, com manutenções mais constantes e caras, além da diminuição da vida útil — o que exige um investimento em atualização mais frequente do que o ideal.

Utilize um sistema especializado

Durante todo este post, falamos sobre uma gestão inteligente, acertada e automatizada das faturas corporativas. Como você já deve estar imaginando, existem sim formas de incluir a tecnologia nesse processo.

Sistemas especializados são capazes de automatizar a segmentação das informações presentes nas faturas enviadas pela operadora. Assim, é possível avaliar linha por linha e comparar com a tarifa cobrada para ver se tem o valor correto.

O resultado é um dashboard compreensível, comparativo e com todos os dados disponíveis para que TI e financeiro tomem decisões juntos sobre cortes, realocações e novos investimentos.

Essa é uma excelente alternativa, já que a gestão inteligente e otimizada de uma fatura telefônica corporativa significa diretamente redução de custos, otimização de processos e aumento da produtividade.

Então, o que você está esperando para investir em um sistema para gerenciamento de telefonia e mobilidade corporativa? Entre agora em contato conosco e conheça as nossas soluções! Com certeza nós podemos ajudar você a controlar melhor os gastos e transformar sua gestão em sucesso para a empresa.