A tecnologia fez com que as empresas passassem por uma verdadeira revolução e novidades surgem quase que diariamente, com novas formas de se comunicar com clientes, fornecedores e, até mesmo, com os colegas de trabalho.

O problema é que isso tem feito com que os gastos com linhas de telefone, planos de Internet, gerenciamento de dispositivos, entre outros serviços que envolvem a área de TI aumentem muito. É por esse motivo que convém compreender como o TEM simplifica as comunicações.

Este post, dentro desse contexto, pretende explicar o que é TEM, quais são as suas vantagens, e como ele simplifica as ações, diminuindo, assim, os gastos com telefonia e informática. Siga a leitura e informe-se!

O que é Telecom Expense Management?

O Telecom Expense Management, ou simplesmente TEM, é um termo utilizado na área de TI e que significa “gestão de despesas em telecom”. Trata-se de uma metodologia que foi desenvolvida ainda na década de 1980 e que reúne um conjunto de ferramentas e processos, cujo objetivo é otimizar recursos e, assim, diminuir os custos que as empresas têm com a telecom.

O TEM pode ser aplicado por meio de softwares de gestão e outras ferramentas, que permitam o acompanhamento das atividades de telecomunicação. Esses programas possibilitam que sejam identificados gargalos e que possam ser tomadas decisões estratégicas para diminuir os custos nas organizações.

De maneira geral, o TEM é embasado em três princípios básicos:

• economizar dinheiro e recursos;
• economizar tempo;
• gerenciar com precisão um inventário de telecom das empresas.

Existem empresas que você pode contratar para que prestem consultoria para a sua organização nesse sentido. Dessa forma, são implementados programas e técnicas que garantem a correta execução do TEM, possibilitando os melhores resultados em telecom.

Quais são as vantagens e como o TEM simplifica as comunicações?

A prática do TEM possibilita que os processos de telecom sejam simplificados nas organizações. Tal afirmativa encontra justificativa nas diversas vantagens que são possibilitadas a quem desenvolve esse método de trabalho. Veja, a seguir, as principais delas.

Centralização

O TEM possibilita a centralização de todas as atividades de telecom em um mesmo local. Desse modo, fica mais fácil acompanhar os valores pagos para faturas telefônicas, contas de Internet, valores investidos em novos equipamentos e reparos etc.

Essa centralização é importante para que tudo possa ser analisado de forma ampla, o que possibilita maior facilidade para identificar o que está gerando mais gastos para a empresa.

Monitoramento correto

Praticar o TEM também possibilita um melhor monitoramento das atividades de telecom da organização. É possível, além de ter visibilidade e controle sobre os gastos, desenvolver políticas de uso de dispositivos, ter um controle orçamentário, desenvolver um planejamento estratégico com base em dados concretos etc.

Esse monitoramento deve ser constante e é de responsabilidade do gestor de TI da empresa, que deve orientar os CEOs ou diretores para que tomem as melhores medidas para a organização no que se refere ao seu setor.

Updates automáticos

A aplicação do TEM pode apontar a necessidade de a empresa utilizar um gerenciador de dispositivos móveis, por exemplo. Com esse tipo de programa, o gestor de TI terá mais facilidade para controlar os equipamentos de telecom utilizados pela organização.

Os celulares corporativos que necessitam ter um aplicativo padrão, desse modo, podem ter os updates automatizados, de forma que todos os colaboradores utilizem a mesma versão do programa, evitando problemas de compatibilidade.

Desenvolvimento de inventário

Fazer um inventário de TI é algo sempre muito recomendado, pois você pode identificar determinadas questões, como linhas fixas e móveis que estão inutilizadas, licenças de softwares que estão sendo pagas e não utilizadas, usuários inativos em programas de gestão etc.

As técnicas de TEM, desse modo, permitem um maior controle de todos os itens e equipamentos de telecom que uma empresa mantém. O desenvolvimento do inventário é uma etapa importante desse processo e que deve ser considerada pelas organizações.

Análise dos serviços contratados com as operadoras de telefonia

Outro ponto que faz parte do TEM e que efetiva uma vantagem desse conjunto de atividades é a análise dos serviços contratados com as operadoras de telefonia. A ideia é que seja verificado se tudo o que é pago está em utilização.

Se você identificar que a empresa tem contrato com a companhia de telefone para fazer uma quantidade X de horas de chamadas, mas que utiliza apenas Y, poderá renegociar e, assim, abaixar os custos.

Contestação de faturas indevidas

Ao identificar que alguma fatura dos serviços de telecom que a sua empresa tem contratado está sendo cobrada de forma indevida, pode solicitar a contestação desses documentos.

Assim, após fazer essa constatação por meio das atividades de TEM, você deve entrar em contato com as operadoras e questionar os valores que estão sendo cobrados. Isso otimiza os gastos e evita que o dinheiro da empresa, que poderia ser investido em outras áreas, perca-se com valores indevidos.

Por que é importante investir em boas práticas na gestão de telefonia?

A gestão inteligente e eficiente em telefonia é quesito obrigatório para todas as empresas que querem manter a sua lucratividade, cortando gastos, sem que isso afete a qualidade dos serviços prestados aos seus clientes.

É com base nesse trabalho que se descobre os perfis de consumo da organização, que se desenvolve as coletas de informações, que se faz a gestão de tarifas e que se tem um controle de contratos. Tudo isso justifica o investimento em boas práticas na gestão de telefonia.

De maneira geral, entender como o TEM simplifica as comunicações nas empresas digitais, dentro dessa realidade, facilita a tomada de medidas de maneira mais adequada possível. Isso otimiza a gestão de telecom, que apresentará resultados mais positivos para a organização.

Gostou do nosso artigo e quer continuar aprendendo sobre o assunto? Que tal, então, baixar o nosso guia de boas práticas para gestão de telefonia”? Ele apresenta uma série de dicas para que os gestores coloquem em prática e consigam, efetivamente, reduzir custos nessa área. Não deixe de fazer essa leitura!