O uso da tecnologia no setor de logística e de comunicação tem crescido a passos largos dentro das empresas, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte. Entre esses aparatos, os dispositivos móveis — como o telefone corporativo — ganham relativo destaque, uma vez que exercem inúmeras funções cruciais da rotina da empresa para além das simples ligações telefônicas.

Entretanto, com esse uso intenso, novos problemas têm aparecido para gestores em telecom e TI. Como estabelecer rotinas de manutenção de telefone corporativo para evitar danos, perdas e aumento de custos para o negócio? E, ainda, como avaliar e garantir a produtividade da equipe por meio do monitoramento do uso de aplicativos em dispositivos da empresa ou em turnos de trabalho?

Identificar os momentos certos para reparo e substituição desses equipamentos exige um planejamento de manutenção preventiva. Por conta disso, criamos este post com informações sobre esse assunto. Para saber mais, continue a leitura e confira!

Quais problemas podem surgir com o uso desses dispositivos?

São vários os problemas, danos e falhas que os dispositivos móveis podem apresentar. Entre eles, estão os citados abaixo. Veja quais são eles!

Softwares e sistema operacional desatualizados

As atualizações do sistema operacional e de outros softwares são liberadas com certa periodicidade. Por algum motivo, essas alterações podem não ser feitas, prejudicando o desempenho e deixando o dispositivo lento e incapaz de realizar determinados comandos.

Falhas de segurança

Equipamentos que não são baseados na identificação biométrica muitas vezes são protegidos com senhas fracas e genéricas. Em casos de perda ou furto, os dados são facilmente acessados. Quando não se instala um bom software de proteção e antivírus o aparelho e os dados também ficam mais vulneráveis.

Problemas com a conexão

É por via de conexões inseguras que muitas vezes são inseridos no sistema do dispositivo malwares que comprometem o funcionamento do equipamento e colocam a segurança dos dados em risco. Isso acontece por configurações de dispositivo e de redes indevidas.

Durabilidade

Os equipamentos têm um prazo de vida útil, o que significa que em algum momento eles podem se tornar obsoletos para as funções que precisam ser realizadas.

Qual a importância da manutenção?

A manutenção preventiva é, como indica o próprio nome, uma forma estratégica de antecipar e prever os problemas técnicos e operacionais que apresentamos. Essa manutenção é importante principalmente em quatro aspectos de TI e Telecom nas empresas: segurança, economia, produtividade e modernização.

Isso significa que a manutenção é uma forma de deixar o telefone corporativo menos suscetível a problemas de invasão de vírus, malwares e roubo de informações, que podem gerar um grande transtorno para a empresa. Ao manter os equipamentos atualizados e seguros, você também reduz custos com consertos inesperados e substituições.

Com o equipamento em bom funcionamento e atualizado com as tendências e soluções mais recentes, a rotina de trabalho encontra menos empecilhos, principalmente no que diz respeito a redução de imprevistos e pausas que prejudicam a execução das atividades. A produtividade da equipe, portanto, tende a aumentar.

Como fazer a manutenção preventiva para telefone corporativo?

Agora que você conhece os principais problemas da telefonia corporativa e por que uma manutenção pode resolvê-los, descubra como de fato estabelecer um planejamento de prevenção de danos e prejuízos. Confira!

Faça um levantamento de dados

É preciso contar com um inventário de telefonia corporativa para que se estabeleça a dimensão e a periodicidade da manutenção. Reúna as informações de quantos telefones existem e são utilizados na empresa, qual a data de aquisição de cada um deles e qual setor ou colaborador é responsável pelo equipamento.

Quanto mais informações, mais eficiente é a manutenção. Você pode, por exemplo, identificar as modalidades de usos desses equipamentos para compreender como eles estão sendo utilizados e consequentemente onde se deve investir.

O monitoramento do uso dos aplicativos pelos funcionários é uma forma de angariar essas informações. Existem apps que permitem mostram quais aplicações e por quanto tempo elas são utilizadas. Por meio dessa gestão de tempo em aplicativos, é possível melhorar a produtividade da equipe e compreender o perfil dos usuários para implementar a manutenção.

Indicar quem os utiliza, identificando, por exemplo, pessoas de cargos de confiança que lidam com informações sigilosas também ajuda na orientação da manutenção e no reforço da segurança.

Tenha indicadores

Assim como os dados que caracterizam os equipamentos, contar com informações sobre o desempenho dos dispositivos e suas falhas também é importante.

Faça um levantamento das queixas, reclamações, tipos de problemas ocorridos, aparelhos danificados e ocorrências que envolvem o sistema de telefonia corporativa. Com esse mapeamento vai ser possível perceber quais são os principais problemas com telefonia na empresa e, a partir daí, planejar estrategicamente como solucioná-los.

Elabore uma checklist

Faça uma checklist como todos os procedimentos que devem ser feitos com cada um dos equipamentos. Dessa forma, fica mais fácil estabelecer um padrão de prevenção e correção.

Nessa lista você pode incluir:

• atualização do sistema operacional;
• troca de senhas para desbloqueio do aparelho e de softwares;
• limpeza de dados inutilizados;
• realização de backup;
• update de softwares e aplicativos.

Essas são instruções de uma manutenção básica para todos os aparelhos. Você deve adequar esses procedimentos com a realidade e a necessidade do seu empreendimento. Ao final de cada revisão, prepare um relatório, ainda que seja bem breve, sobre as condições do equipamento e quais alterações foram feitas.

Prepare um cronograma

Para que a manutenção se estabeleça enquanto prática da instituição, é essencial que se crie uma periodicidade para essas atividades. Isso inclui um cronograma, que vai orientar tanto o trabalho do gestor quanto sinalizar para os demais colaboradores quando os aparelhos estarão em revisão.

O ritmo do controle também deve ser definido de acordo com o perfil da empresa. Contudo, recomenda-se que o telefone corporativo passe pela manutenção anualmente.

Organize os custos

Uma realidade das empresas atualmente é o não provisionamento de custos em manutenção. Isso significa a falta ou a inexistência de um bom planejamento de distribuição de recursos para que seja estabelecida uma cultura de manutenção em Telecom.

A consequência disso é o aumento dos gastos, com danos inesperados e a falta de contabilização de valores no orçamento geral da empresa, que pode impactar nas receitas, no balanço financeiro e na contabilidade.

Dessa forma, existem dois momentos em que é preciso organizar financeiramente a manutenção preventiva: um primeiro orçamento e um segundo, com o levantamento dos custos efetivos da manutenção.

Leve em consideração os gastos com aquisição de novos softwares, atualizações de peças e outros custos na hora de montar um orçamento. Após as manutenções realizadas, catalogue os gastos e compare com os valores projetados no orçamento para acompanhar a economia do processo.

A manutenção preventiva da telefonia corporativa deve ser uma prática orgânica dentro da empresa. A partir do momento que se torna rotina, a manutenção ajuda na redução de tempo e dinheiro com imprevistos na rotina de trabalho causados por problemas e falhas dos dispositivos móveis.

Com a manutenção do telefone corporativo, é possível aumentar a vida útil dos equipamentos, antecipar possíveis problemas e garantir ao mesmo tempo eficiência e segurança para o setor de comunicação.

Se você tem alguma dúvida ou quer compartilhar suas experiências com manutenção preventiva para dispositivos móveis empresariais, não deixe de fazer um comentário!