A tecnologia móvel vem revolucionando o uso da comunicação, principalmente, por meio de soluções que quebram barreiras e reduzem o tempo de troca de dados ou informações. Exemplo disso são os comunicadores instantâneos. O uso desta ferramenta tem crescido muito nos últimos anos e se propagado para dentro de grandes empresas, gerando consideráveis benefícios no âmbito da comunicação. Mas é preciso que as empresas saibam controlar, gerenciar e aplicar políticas de segurança para os dados corporativos.
Algumas empresas utilizam apenas as ferramentas móveis já tradicionais na comunicação corporativa como e-mail, SMS, MMS ou outros itens em seus dispositivos. Mas ainda há outras alternativas que o mercado apresenta com grande eficiência para a comunicação, tais como as aplicações de mensagens instantâneas.
OCS Communicator (Office Communicator Server – Microsoft), Gtalk, Whatsapp e até mesmo o Messenger do Facebook – um dos serviços de mensagem instantânea mais usado na web – são ferramentas que enviam gratuitamente mensagens de texto e, em alguns casos, enviam e recebem áudio, vídeos e fotos, por meio de conexões 3G ou Wi-Fi. O único custo é o do tráfego de dados caso seja usada a conexão 3G, que ainda assim, é baixo se comparado a outros acessos, como download de vídeos e imagens. Os comunicadores permitem ainda enviar e receber mensagens apenas se aos contatos também tiverem o aplicativo de cada ferramenta instalada. Os contatos podem ser organizados em grupos, o que facilita o envio de mensagens coletivas ou uma sessão de bate-papo simultânea com diversos contatos.
As empresas e o uso de comunicadores corporativos
É importante ressaltar que a diferença entre comunicadores populares e corporativos está, principalmente, no controle. As aplicações de mensagens instantâneas auxiliam equipes a se comunicar em tempo real, de forma mais rápida e produtiva, simplificando tarefas diárias, aumentando o senso de coletividade e relação interpessoal com os demais colegas. Os usuários ficam livres para se comunicar quando for mais conveniente, principalmente se estiverem fora da empresa ou até mesmo em viagens ou alocados em qualquer parte do mundo. Há situações em que é mais fácil enviar uma mensagem ou documento via chat do que ir até a mesa ou até mesmo ligar para a outra unidade. São atitudes inteligentes que agilizam os processos e a tomada de decisões.
Por outro lado, os comunicadores instantâneos podem gerar problemas no ambiente de trabalho com a má utilização da ferramenta, principalmente quanto a sua utilização para conversas de caráter pessoal. É fundamental que o colaborador tenha discernimento do uso da ferramenta somente para fins corporativos.
Em alguns casos o usuário não possui autorização para adicionar contatos externos e toda a conversa pode ser salva para possível análise posterior. Outro ponto importante é a segurança das informações corporativas transitadas. Garantir que estes serviços visem sempre à segurança e confidencialidade dos dados, é primordial para o bom funcionamento e efetividade do sistema.
Os administradores podem escolher políticas de gerenciamento, criadas para manter as informações de sua empresa em segurança. Com este serviço, as empresas possibilitam os usuários compartilharem – em tempo real – dados entre si com eficácia, agilidade e maior segurança, reduzindo os custos de telefonia. Além de agregar valor na empresa e potencializar o seu negócio.
Adaptação das empresas à Geração Y
Atualmente, um dos principais desafios das empresas é adaptar suas políticas ao perfil da Geração Y. Composto por “nativos digitais” ou por quem cresceu na era da internet, os membros da Geração Y se caracterizam pela volatilidade na profissão, a comunicação sem barreiras e pelo imediatismo, por isso, a utilização de aparelhos e serviços de alta tecnologia são de grande importância para eles.
Os smartphones, por exemplo, servem para muitas outras finalidades além de apenas fazer e receber ligações como é característico das gerações anteriores. Neste caso, o uso dos comunicadores corporativos vai de encontro com a realidade dessa geração, visto que uma das suas características é a atuação em multitarefas. Habituados a viver em redes de relacionamento, a utilização de ferramentas pode aumentar significativamente a produtividade desses profissionais e, consequentemente, auxiliar na entrega rápida e eficaz dos projetos por eles executados.
(*)Taianne Reis possui expertise de 07 anos em gestão de equipes com foco em suporte técnico no gerenciamento e manutenção do ambiente móvel. Especialista pela Research in Motion na administração e suporte técnico do BES (BlackBerry Enterprise Server) e pela Apple em estratégia e aplicação de produtos no meio corporativo.
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