A sua empresa adota algum tipo de política de dispositivos para regulamentar o uso de equipamentos dos colaboradores? Isso é importante para evitar o gasto muito elevado em telecomunicações, bem como diminuir as possibilidades de os equipamentos serem invadidos por hackers ou contaminados por vírus.

As políticas para o uso de dispositivos móveis podem variar de acordo com a necessidade de cada empresa. Os bancos, por exemplo, precisam proporcionar segurança máxima para transações de dados dos clientes, enquanto um e-commerce deve prezar para que não façam dados de cartões de crédito de seus clientes.

Nesse cenário, observa-se que não há regras padronizadas para a criação de uma política de dispositivos — é preciso conhecer a realidade da sua empresa para desenvolver a melhor solução. Apesar disso, existem boas práticas para adotar esse tipo de política. Continue a leitura e saiba quais são as principais delas.

1. Defina um limite de gastos

Os gastos com uso de sistemas de telecomunicações, como quando os colaboradores têm celulares empresariais, podem ser exorbitantes se não forem controlados. Isso porque os funcionários podem usar os telefones para fazer ligações pessoais, o que onera muitos custos para a empresa.

Por esse motivo, é preciso definir uma política que estabeleça um limite de gastos para situações como essa. Além disso, é interessante verificar também se os equipamentos de uso corporativo não estão sendo usados para questões particulares dos colaboradores.

É necessário criar uma cultura organizacional em que os funcionários administrem os gastos como se fossem um orçamento pessoal deles.

2. Proporcione medidas de segurança

É responsabilidade da empresa oferecer as medidas de segurança para os computadores e outros dispositivos de comunicação e informática utilizados. As equipes de TI devem desenvolver ou contratar softwares de antivírus de qualidade. Além disso, deve haver um controle de uso dos programas usados pela empresa.

Deve ser proibido que os funcionários acessem, nos computadores e outros dispositivos da empresa, sites duvidosos ou que não tenham fins profissionais. Esses equipamentos precisam ser totalmente restritos para objetivos organizacionais.

3. Crie um termo de responsabilidade

Quando a empresa fornece equipamentos para os colaboradores realizarem o seu trabalho, é preciso que se crie um termo de responsabilidade de uso. Trata-se de um documento em que o colaborador assume que é responsável pelo cuidado desses equipamentos.

Esse termo, que pode ser desenvolvido pelo setor jurídico da empresa em parceria com a área de TI, deve conter cláusulas que descrevam de forma clara as responsabilidades que cada um tem com os equipamentos da empresa.

4. Faça um inventário de dispositivos

É fundamental que a empresa tenha um controle completo de todos os equipamentos de informática que possui. Por isso, é recomendado que se faça um inventário completo e catalogado com a identificação de cada item.

A equipe de TI também precisa desenvolver um meio para que todos os itens sejam localizados facilmente, como o uso de códigos de barras ou uma linha digitável.

5. Realize treinamentos adequados

Não basta criar uma boa política de uso de dispositivos da empresa, é preciso que os colaboradores tenham consciência do que precisa ser feito, bem como as responsabilidades que eles têm com os equipamentos.

Para que isso aconteça, o mais indicado é que sejam feitos eventos internos, como treinamentos empresariais. Nesses encontros, um porta-voz da empresa ou gerente de TI deve explicar sobre a necessidade do uso das políticas e como isso é importante para o bom funcionamento das atividades da organização.

6. Considere as limitações de dispositivos particulares

Atualmente, existem muitas empresas que adotam o modelo BYOD — sigla em inglês para “Bring Your Own Device”, algo que pode ser traduzido como “traga o seu próprio dispositivo”. Trata-se, portanto, de uma metodologia de trabalho em que os funcionários podem usar os seus próprios dispositivos (como notebooks, tablets e smartphones) para atividades de trabalho.

A popularização dos celulares, por exemplo, tornou desnecessário que a empresa forneça esse equipamento aos seus colaboradores e isso gera economia. Por outro lado, alguns riscos também podem ser assumidos ao se adotar essa postura.

Quando isso acontece, os riscos de a empresa ter a rede contaminada com vírus, por exemplo, é mais fácil de ocorrer. Isso porque os colaboradores podem acessar sites e baixar programas para seu uso pessoal, fugindo um pouco do controle da empresa.

O ideal é que, mesmo nos casos em que se pratica o BYOD, sejam dadas orientações aos seus colaboradores para que eles tomem certos cuidados, como sempre ter um bom antivírus instalado no equipamento.

7. Divulgue as normas e regras em relação ao uso de dispositivos móveis

Além dos treinamentos realizados na empresa, também é importante que as regras e normas da política de dispositivos sejam corretamente divulgadas para os colaboradores.

Para isso, é preciso que a equipe de TI que elaborou a política se comunique com o departamento de comunicação interna ou recursos humanos para que sejam emitidos comunicados nos canais de informação para os colaboradores, como newsletter, jornais, revistas da empresa, murais etc.

8. Escolha o tipo de política que pode ser implantada

Existem quatro tipos básicos de política de dispositivos que podem ser colocados em prática nas empresas. É preciso que você escolha um deles de acordo com as necessidades do seu negócio.

No primeiro modelo, a companhia compra um dispositivo para o colaborador, que passa a cuidar do equipamento como sua propriedade. Em outro modelo, os funcionários utilizam os equipamentos da empresa.

Outra possibilidade é o BYOD, anteriormente citado, em que os colaboradores utilizam os seus próprios equipamentos para realizar os seus trabalhos na organização.

Por último, existe um modelo de política chamado de transferência legal. A transferência legal ocorre quando a empresa compra um dispositivo para o funcionário e, no momento em que ele for desligado da organização, pode ser solicitada a devolução ou a compra do equipamento por parte da empresa.

Compreender quais são as principais boas práticas para se estabelecer uma política de dispositivos é muito importe para as organizações. Isso se justifica pelo fato de que tal questão envolve a segurança, o controle de gastos e a qualidade dos serviços oferecidos aos clientes.

Agora que você já sabe um pouco mais sobre o assunto, leia nosso outro post sobre gestão de mobilidade e saiba como garantir a eficiência e segurança de dispositivos dedicados em pontos de venda. Temos certeza de que será útil para você!