ITIL é uma sigla em inglês para “Information Technology Infrastructure Library”, que nada mais significa do que um conjunto de boas práticas de cunho operacional que podem ser aplicadas na gestão de TI, com o objetivo de otimizar as suas rotinas.

Desse modo, o ITIL envolve situações que atingem a infraestrutura, as operações e os serviços de manutenção de toda a área de TI de uma empresa, o que inclui todos os seus serviços digitais.

Apenas por curiosidade, o ITIL foi criado ainda na década de 1980, pela Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) e, atualmente, está sob os cuidados do Office for Government Commerce (OGC), que tem sede na Inglaterra.

No entanto, quais são os benefícios do ITIL para as empresas? Como ele impacta, de fato, a gestão de custos em TI de uma organização? Discutiremos tudo isso nos tópicos a seguir, não deixe de acompanhar.

1. Maior alinhamento entre a TI e o negócio

Embora muitas vezes não seja enxergada dessa forma, a área de TI precisa ser vista como parceria dos setores de negócios, como o marketing e as equipes de vendas. Afinal, se o setor de tecnologia recebe os investimentos necessários, todos os demais departamentos terão um melhoramento significativo.

A entrega mais rápida dos produtos ou serviços oferecidos pela organização, as tomadas de decisão de maneira mais estratégica, o planejamento e a qualidade no gerenciamento, entre outras ações da empresa, poderão ganhar em qualidade, caso se invista em ITIL, pois a TI e os negócios precisam estar alinhados para que resultados positivos possam ser colhidos.

2. Redução de custos

Os investimentos feitos no setor de TI geralmente são de alto custo, gerando gastos, muitas vezes, significativos para as organizações. Por isso, é relevante que haja mais critério para que esses valores sejam reduzidos, por meio de ações estratégicas.

Ao aplicar o ITIL nas empresas, os gastos serão mais controlados, uma vez que serão adotadas boas práticas, como um maior controle das atividades realizadas e um planejamento das ações a serem tomadas no setor de TI.

Com base em relatórios e controle das atividades executadas, o gestor de TI terá mais consciência sobre como direcionar as suas verbas e, assim, verificar quais são os gastos desnecessários. Em épocas de contenção de gastos, isso é muito importante para que os serviços de TI não sejam afetados, por exemplo.

3. Maior visibilidade dos custos de TI

Muitas vezes, os CEOs ou diretores das empresas têm dificuldades de identificar a relevância do setor de TI, que pode ser visto, erroneamente, como um departamento meramente operacional e com pouca atuação estratégica.

Ao aplicar as técnicas de ITIL, o setor de TI, conforme já destacamos, terá um maior alinhamento com a área de negócios. Tudo isso também fará com que o departamento seja visto com mais relevância pelos gestores das organizações.

Quando a direção da empresa começar a ver resultados positivos financeiramente, oriundos do setor de TI, a área terá mais visibilidade e, possivelmente, receberá mais investimentos.

4. Geração de um ambiente de serviço mais estável

O ambiente de trabalho de uma empresa será mais estável ao se investir em ITIL. Isso se justifica porque os colaboradores terão uma infraestrutura mais adequada para o desenvolvimento do seu trabalho.

Assim, com mais infraestrutura e com o fluxo de trabalho devidamente organizado, os funcionários poderão exercer as suas funções com mais motivação, o que, certamente, gerará mais resultados para a empresa, como o aumento da produtividade.

Funcionários mais satisfeitos, como todo gestor sabe, produzem mais. Logo, as práticas de ITIL podem contribuir, até mesmo, para uma realocação da equipe, evitando a necessidade de contratar mais pessoas para executar as mesmas funções.

5. Possibilidade de fazer um gerenciamento de riscos

Cometer erros é extremamente normal em qualquer situação e área da empresa e, no departamento de TI, isso não é diferente. Desse modo, é preciso desenvolver metodologias para que eles sejam evitados e isso também é possível com o ITIL.

As técnicas de ITIL também possibilitam que os colaboradores do setor de TI das empresas se previnam e possam traçar estratégias para as ações que precisam ser realizadas. O gestor também pode desenvolver um mapa com todas as funções desempenhadas.

Com um organograma bem organizado, cada colaborador saberá exatamente qual é a sua função na empresa e, assim, serão evitados retrabalhos ou erros cometidos por esquecimento, como não inserir os códigos necessários em um programa que está sendo desenvolvido. É importante lembrar que todo risco evitado se converte em custos que deixam de ser gerados pela empresa.

6. Facilidade de implementação

A ITIL nada mais é do que um conjunto de boas práticas que devem ser aplicadas no setor de TI das empresas, conforme destacamos. Dentro desse contexto, não há uma grande dificuldade em implantá-las no departamento.

A implantação deve ter início com os gestores e profissionais que têm um cargo de maior responsabilidade. Assim, poderão ser feitos estudos para verificar as mudanças que devem ser estabelecidas na infraestrutura, como equipamentos, compra de softwares e licenças etc.

Já no que se refere às boas práticas de trabalho na área, a ideia é que seja desenvolvida uma espécie de biblioteca com as atividades que os colaboradores necessitam executar. Por meio de eventos internos, orientações, entre outras práticas de comunicação, isso pode ser, aos poucos, incorporado à cultura organizacional.

Para implantar o ITIL nas empresas, é preciso seguir recomendações que estão presentes em cinco conceitos. Os conceitos de ITIL, portanto, são os seguintes:

• estratégia de serviço;
• design de serviço;
• transição de serviço;
• operação de serviço;
• melhoria de serviço continuada.

Como podemos perceber, os benefícios do ITIL são muitos para as empresas e impactam diretamente na gestão de custos de TI. Afinal, com um setor mais organizado, a TI poderá otimizar os valores gastos, entregando um serviço ainda mais completo e que supra os resultados esperados pela organização.

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