A gestão de TI, embora muitas vezes vista apenas como um desdobramento das atividades de informática, envolve muito mais do que isso. Questões como a telefonia, gestão de contratos, uso e controle de dispositivos móveis, cloud computing, sistemas de PABX virtual, serviços de impressão e SLM também estão englobados no grande guarda-chuva da TI.

É por esse motivo que reduzir custos em TI é algo que precisa ser considerado pelas empresas. Afinal, são muitos os serviços envoltos nessa área e que, se não forem controlados por medidas redutivas, podem comprometer o orçamento das organizações.

Desenvolvemos este post para fazer com que você entenda mais sobre a redução de custos na gestão de TI. Nos tópicos a seguir, verá motivos para adotar políticas redutivas na área de tecnologia e receberá uma série de dicas sobre como, de fato, reduzir custos. Acompanhe!

Entenda o porquê de as empresas precisarem reduzir custos

Reduzir custos não é simplesmente sair cortando gastos. Essa atitude pode trazer malefícios em longo prazo, caso serviços essenciais sejam eliminados. Por isso, recomenda-se apenas a redução de forma estratégica.

A área de TI das empresas pode ser encarada de duas formas: como um mero setor de apoio ou como uma ferramenta estratégica, como é recomendado. Desse modo, podem ser tomadas decisões planejadas que possibilitem reduzir custos e maximizar a receita da organização.

A ideia é otimizar os recursos de TI e tomar decisões baseadas em dados para que os custos sejam reduzidos sem causar prejuízos futuros para a empresa e sem baixar a qualidade do atendimento prestado aos clientes.

Saiba como a gestão de TI pode ajudar na redução de custos

A gestão de TI, conforme destacamos, envolve todos os ativos da empresa que envolvem a tecnologia da informação como um todo, a exemplo dos computadores, softwares, dispositivos móveis etc.

Dentro desse contexto, a gestão de TI pode colaborar com a redução de custos, uma vez que, quando bem feita, mantém a organização livre de prejuízos. Logo, ao falar de redução de custos, estamos falando também em adotar medidas preventivas e evitar possíveis gastos que se teria caso uma situação não tivesse sido evitada.

Por exemplo: em um restaurante, se a máquina de cartão de crédito parar de funcionar e resultar na formação de uma grande fila no caixa, é bem provável que alguns clientes deixem de consumir no local por conta disso.

O mesmo ocorre em um hospital, quando há uma falha em sua ferramenta de comunicação com um laboratório de telemedicina que está enviando resultados do exame de um paciente. Esse erro de TI durante uma situação grave pode custar a vida de uma pessoa, além de gerar multas e indenizações para a instituição de saúde, caso for possível provar a negligência.

O problema é que, na prática, a gestão de TI acaba se reduzindo à manutenção e à correção de pequenos detalhes no funcionamento dos equipamentos. Muitas vezes, tem pouca preparação e desenvolvimento de políticas preventivas que sejam mais invasivas.

Veja 5 maneiras de reduzir custos de gestão de TI

Para que você entenda mais sobre como reduzir custos de gestão de TI na sua empresa, listamos 5 dicas que podem ser seguidas. Veja!

1. Treine a sua equipe

O treinamento das equipes é fundamental para que haja uma redução de custos em TI. Afinal, quem sabe manejar os equipamentos a partir de um bom mecanismo de capacitação consegue aproveitar melhor os recursos disponíveis e, assim, obter melhores resultados.

Se um software utilizado pela empresa tem múltiplas funções e apenas uma delas é utilizada, por exemplo, o treinamento para que outras atividades também sejam feitas pelo programa fará com que mais tempo seja otimizado. Com menos tempo investido em atividades operacionais, mais lucratividade a empresa terá.

2. Faça manutenção preventiva

É preciso que a empresa pense na TI de forma preventiva, como comentamos. Um exemplo dessa visão estratégica é a manutenção. Desse modo, se uma empresa deixar os seus equipamentos funcionando sem acompanhá-los frequentemente, é provável que possíveis problemas técnicos só sejam identificados quando você já tiver levado um grande prejuízo.

Uma possibilidade de aplicação nas empresas é a manutenção em momentos em que há baixo fluxo de pessoas no ambiente, como no turno da noite ou aos finais de semana.

3. Automatize processos

Outra forma de reduzir os custos na área de TI é optando pela automatização de processos, sobretudo no que se refere ao atendimento ao cliente. Atualmente, é possível que os contatos sejam feitos por meio de robôs de inteligência artificial, chatbots, secretárias eletrônicas etc.

Essa automatização faz com que os atendentes humanos possam ser deslocados para outras funções, reduzindo as folhas de pagamento da empresa.

4. Faça revisões constantes

A revisão no modo como os trabalhos são realizados na empresa também precisa ser considerada. É o caso, por exemplo, de uma empresa seguir fazendo ligações telefônicas de longa distância, com custos altíssimos, sendo que já existem meios de tornar isso mais barato utilizando o WhatsApp, o Skype e outros mensageiros.

Por isso, é preciso analisar todos os processos que envolvem a área de TI para que tecnologias obsoletas e custosas sejam substituídas por outras mais modernas e baratas. Esse monitoramento pode ser feito durante o inventário de TI.

5. Analise e reorganize os custos

Finalmente, é preciso fazer uma análise para reorganizar os custos. A empresa deve levar em conta o que não é mais utilizado e, assim, buscar meios que gerem economia. Vale procurar alternativas como contratos com vantagens próprias, no caso de prestação de serviços, aluguel de hardwares etc.

Uma pizzaria que antes recebia muitas chamadas por telefone e precisava manter várias linhas, depois de lançar um aplicativo que centralizou grande parte dos pedidos, pode reavaliar a necessidade de uma central telefônica. Assim, algumas das linhas podem ser desativadas, diminuindo o valor das faturas.

Esperamos que o nosso artigo tenha sido útil para você e sirva para que medidas de redução de custos possam ser adotadas na gestão de TI da sua empresa.

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