Não dá para negar: a inclusão da tecnologia dentro do escritório vem revolucionando a produtividade e a busca por novas oportunidades de negócios em empresas de todos os setores. Em alguns casos, no entanto, essa transformação digital prejudica mais do que ajuda — o uso de celular no ambiente de trabalho é um bom exemplo disso.

Neste post, vamos mostrar o impacto e as consequências do uso do aparelho durante o expediente e explicaremos como um gestor de TI pode equilibrar praticidade com eficiência. Vamos lá?

Como o celular no ambiente de trabalho afeta a empresa?

Os smartphones já se tornaram o dispositivo mais comum do brasileiro para uso pessoal e acesso à internet — eles estão deixando os desktops e os notebooks cada vez mais em segundo plano. Ou seja, o dispositivo móvel faz parte da vida de cada um dos funcionários e, por isso, é impossível bani-lo do ambiente de trabalho.

Graças à sua popularidade, também é muito difícil controlar o seu uso. Depois do barateamento dos pacotes de dados, a utilização dos aparelhos celulares dentro do ambiente de trabalho é virtualmente impossível de ser monitorada.

Só é possível fazer isso com a ajuda de câmeras, fiscais e observadores. No entanto, essa prática pode gerar um mal estar desnecessário entre os trabalhadores e a empresa.

O tempo que os celulares gastam e outras questões

O impacto do uso não gerenciado dos dispositivos pode significar um prejuízo significativo para as empresas. Em primeiro lugar, ocorre um grande desperdício de tempo: pessoas que utilizam celulares para uso pessoal dentro do escritório estão usando tempo de trabalho em atividades não relacionadas às suas funções.

É claro que o trabalhador precisa ter alguma liberdade para descansar e aliviar a mente do trabalho, mas existe uma linha muito tênue entre um intervalo necessário e a procrastinação.

Além disso, existem perdas maiores para a empresa em alguns casos. A perda de foco, por exemplo, é uma questão séria. Muitas funções exigem atenção plena para serem realizadas e o funcionário não consegue atingir o ápice de seu rendimento quando varia o tempo todo entre seu trabalho e a distração proporcionada pelos celulares.

Isso acontece principalmente com o uso das redes sociais e dos apps de mensagens — os aplicativos mais comuns para uso pessoal dentro das empresas. Conversas paralelas distraem tanto que nem mesmo o funcionário percebe que não está 100% focado em seu trabalho.

Por fim, vale mencionar que o compartilhamento de fotos e de outros tipos de mídia dentro do ambiente de trabalho pode aumentar a toxicidade do relacionamento entre colegas e, em alguns momentos, até aumentar os riscos de vazamento de informações sigilosas sobre a empresa.

O que a lei diz sobre o uso de celulares no trabalho?

O governo tem corrido atrás nos últimos anos para adaptar as leis a essa nova realidade. Por isso, o gestor de TI precisa conhecer bem essas determinações para agir de acordo com a legislação.

Uma questão importante é a corresponsabilidade no caso de mau uso dos dispositivos por um trabalhador dentro do ambiente de trabalho — em casos de injúria e crimes virtuais, por exemplo.

Se não há um controle da organização e essa infração é feita em horário útil por meio da rede da empresa, ela é vista pela justiça como uma cúmplice ou facilitadora. No entanto, é bom prestar atenção às ferramentas jurídicas disponíveis para controlar e até agir com relação a funcionários que prejudicam a empresa por ficar muito no celular.

Quando essa regra é pública e bem veiculada no ambiente de trabalho, o uso excessivo do dispositivo para uso pessoal pode se enquadrar como ato de indisciplina ou de insubordinação, como descrito no art. 482 da CLT. Nesse caso, o funcionário pode até ser demitido por justa causa.

Como conscientizar, educar e gerenciar o uso do celular na empresa?

Mesmo que esse seja um problema real e muito frequente nos últimos anos, ele pode ser contornado com diálogo, regras bem estabelecidas e uma atuação inteligente do gestor de TI. Para ajudá-lo a começar essa transformação em prol da produtividade, terminaremos este post listando algumas dicas que contribuem para esse controle.

Acompanhe!

Defina regras claras para o uso de celulares

O principal para essa estratégia é colocar todo mundo na mesma página — TI, departamentos, diretoria e colaboradores. Quanto mais claras e objetivas forem as regras para o uso do celular, mais fácil será o entendimento dos funcionários sobre o que podem e não podem fazer no ambiente de trabalho.

Existe um tempo limite para o uso? O celular é liberado em alguns horários? Esse uso será monitorado por sistema? Existem sites e aplicativos bloqueados dentro do escritório? Responder a perguntas como essas deixará pouca margem para interpretações e servirá para melhorar o seu relacionamento com os colaboradores.

Combata o Shadow IT e o uso de VPNs

O uso dos celulares no ambiente de trabalho é ainda mais perigoso quando os dispositivos estão conectados ao sistema da empresa. Um exemplo recente foi o bloqueio do WhatsApp no Brasil, que fez com que muitos trabalhadores recorressem ao uso de VPNs para acessar o aplicativo — serviços de baixa qualidade ou pouco confiáveis geralmente deixam dados sensíveis muito expostos a ataques.

Por isso, é importante combater o Shadow IT, uso de aplicativos não monitorados ou certificados que podem interagir com o banco de dados da empresa. Uma lista de apps permitidos e bloqueados é um bom início para essa estratégia.

Invista em endomarketing e comunicação interna

Como dissemos, é impossível retirar o celular da vida das pessoas e, no ambiente de trabalho, ainda existem muitos desafios no monitoramento do uso desse equipamento. Por isso, a solução mais eficiente ainda é investir no relacionamento entre a TI e os outros departamentos.

Reúna a diretoria e coloque esse assunto na mesa. Trabalhem juntos para elaborar uma estratégia de comunicação e treinamentos internos para conscientizar cada funcionário do seu papel na garantia da segurança e da produtividade do negócio. Quando a empresa cresce, todos crescem junto.

Utilize um software de gerenciamento especializado

Mesmo que esse ainda seja um assunto recente, já existem sistemas e softwares voltados para o gerenciamento da mobilidade corporativa em uma empresa. Quem sabe não é a hora de investir em uma dessas ferramentas?

Assim como todas as estratégias de negócio envolvendo a tecnologia, o sucesso de um departamento de TI está na integração entre a solução perfeita e o usuário preparado.

Portanto, o uso do celular no ambiente de trabalho é um problema que pode ser resolvido com comunicação, planejamento e atuação inteligente de gestores tecnológicos. É hora de atacar o problema de frente e ser responsável por mais produtividade e eficiência na empresa em que você trabalha!

Que tal então começar a espalhar essa ideia? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais e mostre que você está antenado em relação às questões atuais!