Por Maurício Yamamura
Vou apresentar algumas frentes que em meus 20 anos trabalhando com telecom aprendi e quero compartilhar com você.
#1 Ajustes de inventário
Busque deixar o inventário de telefonia atualizado o mais próximo possível de 100%. Seu inventário deve contemplar: usuário, números da linha, ramal, marca e modelo do dispositivo e centro de custo. Pode ainda conter informações avançadas com: EMEI, número do SIM card, início da utilização (vigência), tipo de aquisição do dispositivo (comodato, leasing, compra, aluguel…).
O Inventário é a espinha dorsal da gestão de telefonia. Será com ele que você terá a possibilidade de realizar diversas ações de gestão como: rateio/alocação de custos, apontamento de ligações particulares, top 10 usuários ou centro de custos que mais gastam.
#2 Processo para usuário demitidos
Evite que o celular de um usuário demitido seja usado indevidamente, executando o seu bloqueio. Você pode solicitar, pela operadora, um bloqueio anual (com suspensão de todas as cobranças) por um período de 3 a 4 meses. Também é possível utilizar o Gestor Online da operadora, que realiza o bloqueio e a reativação a qualquer momento, além de permitir o controle de gastos.
#3 Cuidado com o cobilling
Evite um gasto maior orientando os seus usuários a utilizarem o código da sua operadora para as ligações interurbanas. Caso utilize um código diferente (conhecido como cobilling), serão utilizadas as tarifas básicas da outra operadora, com custo maior. O Gestor Online da operadora pode ser utilizado para forçar a utilização do código correto, independente do digitado pelo usuário.
#4 Política de uso
Elabore uma política de uso e elegibilidade, mesmo que seja algo simples. É importante que os usuários saibam o que podem ou não fazer com sua linha telefônica corporativa.
Liste qual a cota de uso para voz e SMS, por cargo ou departamento, quem tem direito à linha e aparelho corporativo, qual o tipo de aparelho, quem pode usar roaming internacional e o processo para solicitação.
Com pelo menos estas regras definidas e comunicadas a todos, você já consegue evitar uma parte dos gastos abusivos que ocorrem.
#5 Rateio ou Alocação de custos
Busque sempre fazer a alocação dos custos por centro de custo, seja por percentual ou pelo gasto real. Disponibilize ao responsável do centro de custo todo o detalhamento das despesas e alguma visão gerencial para que ele possa buscar a redução e o controle da telefonia na equipe dele.
Com o inventário atualizado, basta você direcionar o gasto da fatura para a linha correspondente e debitar corretamente do centro de custo que utilizou.
#6 Monitoramento de gastos
Mensalmente faça um relatório gerencial com as principais informações para controle e tomada de decisões para redução de gastos e acompanhe, sempre pensando em como cortar e/ou adequar os valores apresentados.
Algumas informações que sugerimos verificar: valor total mensal gasto, valor total por centro de custos, top 10 usuários que mais gastaram, gastos com pacotes de SMS, voz ou dados e compare com a utilização. Veja também se ocorre utilização avulsa de alguns deles e lembre-se sempre de olhar se possuem linhas sem consumo; bloqueie ou cancele a linha.
#7 Adequação de pacotes
Verifique se os pacotes de SMS, voz e dados contratados estão adequados à necessidade de sua empresa. É importante avaliar se o uso está acima ou abaixo do consumo médio do que a empresa pretende pagar com cada serviço. Pacotes acima do utilizado caracterizam-se como custos fixos em sua fatura, mas sem utilização, tornam-se desperdício de dinheiro. Defina o perfil de consumo de sua empresa a partir da média dos três ou seis últimos meses de consumo e reduza ou aumente o pacote contratado.
Alguns impactos:
Pacote acima do utilizado gera um custo fixo mensal desnecessário; pacote menor do que o utilizado gera cobrança de tarifa avulsa, que tem um valor expressivamente superior à tarifa contratada em pacote; a não contratação de pacote gera o mesmo problema do item anterior que é o pagamento do serviço avulso e com um custo alto.
Para SMS, algumas empresas que possuem somente parque de smartphones optam por cancelar o serviço de SMS por completo e bloquear a utilização. Vale analisar a necessidade do uso deste serviço, contratar um pacote adequado e também estimular a utilização de chat.
#8 Auditoria e contestação de faturas
É comum encontrar erros em faturas de operadoras no Brasil. Por motivos diversos, as contas telefônicas podem apresentar erros nos valores de pacotes e tarifas de serviços. A quantidade de desvio depende muito de empresa para empresa. Mas, em média, você pode encontrar 7% de erros. Todos os meses!
Para checar isso, faça uma análise dos valores de tarifas praticados em sua conta comparando com os valores registrados em contrato. Inicie com uma amostragem e aprofunde. Você pode obter suas faturas em formato digital no site das operadoras e se tiver muitas linhas isso pode facilitar bastante o processo. Caso encontre alguma divergência nas faturas é possível abrir uma contestação com a operadora. As operadoras têm processos para devolver os valores cobrado indevidamente por meio de créditos em contas futuras.
#9 Adequação ou renegociação de contrato
Busque conhecer as tarifas praticadas no mercado para adequar o que você tem em contrato. Veja quanto você gastou nos últimos 12 meses e negocie as melhores tarifas, barganhando redução. Utilizar empresas do mesmo porte e volume de utilização são um ponto de partida bem interessante.
#10 BYOD (Bring Your Own Device) ou Traga Seu Próprio Dispositivo
Uma prática que vem crescendo no Brasil e já realidade nos EUA, é liberar a utilização dos dispositivos pessoais para o corporativo.
As empresas reduzem custos com a compra de aparelhos, sem ter depreciação de mais um ativo e a gestão destes recursos. Os funcionários utilizam seus dispositivos com uma linha corporativa, dependendo da função exercida. Pense nisso!
