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No momento atual precisamos falar de gestão de contratos e faturas, ainda mais quando vemos a inflação chegando a mais de 10% ao ano, economia em estado de atenção, se torna urgente falarmos em redução de custos! Saber que precisa renovar o contrato na data de vencimento não te dá margem para negociação, ou seja, você terá um reajuste que por vezes poderia ser de valor menor. Saber de um reajuste antes de ocorrer você consegue pesquisar, saber de fornecedores que podem se encaixar melhor no momento da sua empresa. Já imaginou fechar o orçamento anual e no meio do ano ele já ter estourado? Ou pior, quando for pagar as faturas descobrir que ela já venceu? Neste artigo vamos mostrar o quanto é importante ter uma ferramenta aliada para uma eficiência maior em despesas da sua empresa. Saiba os benefícios de ter uma gestão de contratos e faturas: Gráficos que trazem o momento da empresa de forma clara e objetiva; Orçamento utilizado de forma inteligente sem desperdícios; Ajuda na tomada de decisões; Auditorias claras e sem erros; Otimização operacional. Conheça o impacto de uma ferramenta para gestão de Contratos e Faturas: Já ouviu falar que se uma empresa muda a sua gestão de Contratos também muda? A tecnologia cada dia mais presente e a economia do país mudando constantemente traz diversos impactos para uma empresa, o pós pandemia acarreta na redução de funcionários, e chama atenção para que seja revisto todos os gastos com faturas, orçamentos, fornecedores e qual centro de custo gasta mais ou menos. Com a metodologia de gestão de custos você tem gráficos que mostram onde está sendo aplicado e onde não está, tem noção de qual setor está com 10% acima do que deveria por exemplo. Com o sistema de mapeamento, você acessa suas despesas, lista faturas, tem uma manutenção constante que mostra toda e qualquer alteração que ocorra, garantindo assim que não perca renovações, reajustes, datas de vencimentos e controle do que já foi pago. Priorizando processos e estruturas a empresa ganha uma gestão mais eficiente e os gestores conseguem seguir com suas atividades de forma objetiva e prática tendo fácil acesso a visualização nos processos e mudanças que venha ocorrer. Ocorre também o crescimento da contratação de mão de obra especializada, já que quanto mais a empresa cresce mais se apoia em diversos tipos de sistemas e ferramentas tecnológicas para manter a qualidade e produtividade das equipes, aumentando também a dificuldade em realizar a gestão de TI. É necessário muita experiência e dedicação para gerenciar todas as licenças, custos e equipamentos tornando necessário a contratação de alguém de fora. A boa notícia é quando você faz o uso de uma solução que gerencia os custos você consegue analisar todos esses pontos de forma simples e rápida. Saiba quais Funções são importantes para gestão de pagamentos, faturas, orçamentos ou fornecedores: Com foco em ferramentas que encurtem seu caminho e melhorem a sua visibilidade e perspectiva de gasto diminuam, porém é necessário entender até qual ponto aquela solução pode atender sua demanda com eficiência. 4 funcionalidades que toda a ferramenta deve ter para atender suas atividades: Dashboard dos gastos de TI e Telecom: Permitem uma visão completa dos gastos de TI e Telecom da empresa tornando possível ver o gasto no período, acessar detalhes e comparar o gasto do mês atual com o anterior ou mesmo com o orçamento da companhia. Rateios Padrão ou Customizados: Um processo simples que importa a fatura, escolhe um dos modelos de rateio padrão da ferramenta e tudo se ajusta algumas empresas possuem modelos de rateio complexos, o configurador de rateios permitirá que esse novo modelo seja utilizado de forma fácil e prática. Importador de Faturas: Possui parametrizadas centenas de tipos de faturas e permite adicionar um novo tipo ou padrão em pouquíssimo tempo. Sabendo que cada empresa possui custos e faturas diversos e que podemos encontrar um modelo novo, mas isso não é mais um problema quando estiverem todas em um único lugar. Inventário: Implica na utilização desse módulo para que, a cada mudança, haja uma integração automática ou manual. A gestão de inventário é centralizada, coletando informações ou por importação de arquivos com as movimentações, dentre outros. Uma Solução para gestão de faturas, orçamentos, fornecedores e contratos: Vários benefícios! Sabendo dos impactos e funcionalidades a pergunta que fica é qual a melhor solução para gerir custos e faturas? De forma que a empresa terá mais benefícios e menos gastos? Como evitar o desperdício? Atualmente a Navita, que está a mais de 18 anos no mercado, possui uma solução que segue sendo a melhor o ITEM (IT Expense Management), mas para você se familiarizar, é a solução voltada para gerenciar faturas, contratos, fornecedores e orçamentos, que tem como objetivo de organizar os custos com TI e Telecom trazendo um conjunto de possibilidades garantindo qualidade, eficácia nas entregas, em uma plataforma intuitiva e ágil. Além disso, auxilia outras plataformas como o sistema ERP por exemplo e traz todo panorama de uma gestão inteligente que faz a sua empresa controlar os custos e o principal não ter mais problemas com estouro de orçamento, pagar faturas atrasadas, renovar o contrato com reajuste bem maior e saber de forma rápida quando tomar ações com o centro de custo que causa mais impacto. Saiba mais sobre a solução para gerenciar seus contratos, faturas, fornecedores e até orçamentos: ITEM: Boas práticas para uma gestão eficiente! Rateio de Custos: O que é? Para que serve? Gestão de Pagamentos de Faturas – Um grande quebra-cabeça! ITEM : Saiba qual a nova forma de controlar o orçamento de TI

Quando pensamos no funcionamento de uma empresa algumas questões chamam atenção, e uma coisa que deixa muito gestor preocupado é? Rateio de custos! Rateio de Custos: Afinal, o que é? Se trata de um indicador estratégico que pode ser utilizado para acompanhar, controlar e saber como esta os custos da empresa. Quando falamos mais a fundo, o rateio se trata da divisão proporcional de custos. Com a necessidade de considerar todos os custos, seja direto ou indiretos, focando sempre em trazer um bom funcionamento para empresa. Com o Rateio podemos mensurar qual setor teve um gasto maior e menor, o que traz um grande benefício, já que por muitas vezes se torna difícil saber de onde está vindo um custo maior, de forma exata, qual setor precisa economizar e onde precisa investir. Tendo como funcionalidade levar conhecimento sobre os gastos com uma análise eficiente, o Rateio gera uma diminuição nos gastos, maior qualidade no fechamento de novos negócios, saber qual setor rende mais e qual precisa de atenção e como realizar o orçamento seja anual, semestral, quinzenal ou mensal. Rateio de Custos: Custeio padrão, para que serve? Como medida de eficiência para um processo produtivo, ou seja, quando comparado a um custo real, identifica os pontos que ocorrem ineficiência e desvio dos recursos. Tendo 4 subdivisões: Rateio de Custo Padrão: que é definido como uma meta dada pela empresa focando em produtos, principalmente o valor e quantidade de materiais que serão usados na produção. Custo ideal: Para metas de longo prazo, de acordo om os parâmetros ideais, trazendo eficiência na mão de obra, qualidade, desperdícios necessários. Rateio de Custo estimado: Determinado por meio de projeção de futuro que considera uma média de custos obtidos por uma análise do passado, não considerando se ouve alguma ineficiência na linha produtiva. Custo corrente: quando se trata deste custo é necessário que a empresa realize estudos para avaliar a linha de produção, tendo como principal foco controlar já que é considerado um objetivo para curto e médio prazo. Rateio de Custos: Quais são os tipos disponíveis? Absorção: Também conhecido como Custeio Integral, leva em conta todos os custos do produto e já inclui a fabricação, valendo para direto ou indireto, fixos e variáveis. Sabendo que será levado em conta todo o custo envolvendo a produção da mercadoria, ou seja, até a luz que é paga para utilizar as máquinas entra no custo do produto. Por ele é possível saber como está a produtividade e se está afetando os custos. Headcount: É uma variação do rateio por absorção tendo como foco na quantidade de pessoas na equipe e normalmente é utilizado por consultoras. Atividade: Quando a empresa busca saber o uso de um custo para determinado produto visando a separação, ou seja, quanto cada setor utilizou a impressora. Faturamento: Calculado a participação de cada produto que foi produzido por mês, com isso, o cálculo tem o objetivo de entender o percentual de cada item no fechamento final. Custos Diretos: Relacionado a produção do produto e todas as necessidades para que ele exista. Custos Indiretos: Tendo sempre maior atenção já que são aplicadas as parcelas proporcionais relacionadas com custos de cada produto de forma indireta. Com todos esses pontos importantes e sabendo quais são os tipos e para que cada um serve, a pergunta que fica é: como posso usar na minha empresa? Não basta apenas começar a utilizar, é necessário saber que para ter uma boa resposta alguns pontos são importantes, então entenda como utilizar o rateio da forma mais prática e eficiente. Por quê utilizar o rateio de custos? É Preciso estabelecer onde está o maior custo, quais os centros estão tendo gastos maiores e menores, fechar um orçamento de acordo com os gastos. Quais tipos de custos que pode ser feito rateio? Para gastos com contas que envolvem a infraestrutura do local em que a empresa fica, como por exemplo luz, internet, água, condomínio entre outras. Maquinários custos com depreciação Empresas que prestam serviços, ou seja, terceirizadas Controles de impostos e taxas Salários e encargos sociais Materiais que envolvem funcionários como uniformes, papelaria, comida e manutenção. Lembrando que não se trata apenas de saber o que pode ser feito rateio, é necessário fazer o controle e acompanhamento de cada custo, com os resultados que saem das análises do rateio é possível ter um melhor controle. É possível fazer os cálculos dos rateios de duas formas: Direta: identificado de forma precisa com o produto pronto e com um método de custeio e critérios de medição. Indireta: quando necessita de produção, mas não necessariamente é algo relacionado as custo. Como podemos ver o rateio tem grande importância quando o assunto é lucro e Eficiência em gastos, algumas funções podem ajudar e muito no bom funcionamento do rateio de custos e auxiliar no bom funcionamento para sua gestão de faturas: Segregação de Gastos por hierarquia de empresa, projeto ou serviço: Sabemos que cada setor tem um orçamento pré-estabelecido e para cada centro de custos, existem projetos que tem um custo maior e serviços que precisam de uma atenção, com essa função fica tudo bem detalhado de forma clara e objetiva. Extração de relatórios, com filtro personalizado na data, para extração mensal ou anual, seja por produto, serviço e instância: Com um sistema inteligente é possível extrair os dados de acordo com o produto, serviço e instância através de uma Dashboard personalizada que já tem como função facilitar essa busca. Gráficos com fácil visualização para tomada de ações: Pensando em facilitar a organização e para que qualquer pessoa entenda a função de gráficos com uma visualização, mas leve auxilia na tomada de ações e traz facilidade no dia a dia. Acompanhamento do Orçamento(Orçado x Realizado): Através de gráficos é possível a visualização sobre porcentagem do que já foi gasto do orçamento, quanto ainda tem em caixa e onde deve ter mais atenção. Gestão do Pagamento, com automação com os principais ERPsdo mercado: Suas faturas organizadas de forma que você não perca o vencimento, prazo de renovação, e quanto

O segmento de construção no Brasil teve um crescimento altíssimo nos últimos anos. Mesmo com a pandemia, se obteve um avanço e agora com o pós muitas empresas tem se destacado na área. Para 2022, por exemplo, podemos ter uma expectativa muito positiva. De acordo com a Câmera de construção civil, houve um crescimento de 9,8% em 2020 referente a novas residências e, já para este ano, se espera um crescimento de 5% a 10% de acordo com o crescimento do PIB de 3%. Mas sabemos que, para alguns especialistas, os próximos anos podem ser de baixa no crescimento pois, durante a pandemia, o crescimento se deu em questão da facilidade ao crédito liberado pelo governo, com taxas mais flexíveis junto ao banco. Já agora neste cenário pós pandemia não será possível tais benefícios ocasionando um crescimento menos acelerado. Não se pode ter baixas expectativas e resultados quando o assunto é construção. É um setor que está sempre aquecido e a todo vapor. Segmento esse que se adapta a todo momento e encontra formas de inovar. Sabia que há várias formas de alavancar os lucros? Aqui vamos deixar claro para você o quão prático pode ser esse processo e como é possível organizar, otimizar e ter uma visão ampla do seu negócio. Algumas funções precisam ser levadas em conta quando o assunto é gestão de custos e fatura, como por exemplo: Importação das Faturas de CLOUD (AWS): As faturas vão ficar seguras e em um local que poderá ser acessado sem criar grandes pastas e ocupar muito espaço. Visualização da Evolução dos Gastos ao longo dos meses: Um gráfico que mostra como tem sido os meses sendo um crescimento bom ou ruim, tendo gastado mais ou menos do previsto em orçamento. Associação de TAG a Empresa/BU/Centro de Custo: Tendo em vista o gerenciamento de custos dentro do CLOUD, existe uma TAG que é o identificador dentro da conta de consumo do provedor da nuvem, como por exemplo a empresa Blue tem 3 ambientes na nuvem: O primeiro fica como TAG 1 Segundo TAG 2 Terceiro TAG 3 Com isso tem uma maior organização já que a empresa sendo uma unidade, centro de custo para cada TAG, tornando possível a demonstração das despesas da empresa . Segregação de Gastos por hierarquia de empresa, projeto ou serviço: Sabemos que cada setor tem um orçamento pré-estabelecido e para cada centro de custos, existem projetos que tem um custo maior e serviços que precisam de uma atenção, com essa função fica tudo bem detalhado de forma clara e objetiva. Extração de relatórios, com filtro personalizado na data, para extração mensal ou anual, seja por produto, serviço e instância: Com um sistema inteligente é possível extrair os dados de acordo com o produto, serviço e instância através de uma Dashboard personalizada que já tem como função facilitar essa busca. Gráficos com fácil visualização para tomada de ações: Pensando em facilitar a organização e para que qualquer pessoa entenda a função de gráficos com uma visualização, mas leve auxilia na tomada de ações e traz facilidade no dia a dia. Acompanhamento do Orçamento (Orçado x Realizado): Através de gráficos é possível a visualização sobre porcentagem do que já foi gasto do orçamento, quanto ainda tem em caixa e onde deve ter mais atenção. Gestão do Pagamento, com automação com os principais ERPs do mercado: Suas faturas organizadas de forma que você não perca o vencimento, prazo de renovação, e quanto tempo o contrato tem ajuste, se já houve o pagamento, entre outras funções que caminham de forma a auxiliar com o sistema ERPs. Configuração de Rateio: o configurador de rateios permitirá que esse novo modelo seja utilizado, embora exija um conhecimento e esforço de configuração um pouco maior do que simplesmente escolher qual modelo aplicar. Não se preocupe, um modelo padrão ou customizado irá atendê-lo! Tendo em vista o crescimento na confiança no seguimento de construção, quando os pontos estão em alta do ICST com 94,4 pontos sendo o maior nível desde junho de 2014 com 95,2 pontos, trazendo à tona a expectativa do crescimento e que os empresários estão vendo o seguimento como um bom ponto de partida, porém não se pode esquecer que esse crescimento também pede um cuidado com os gastos e lucros já que os pontos abaixo de 100 mostra uma preocupação com o momento em que vivemos. Todas as funções que citamos a cima traz uma gestão eficiente e garante de forma pratica a qualidade do processo e principalmente o controle do orçamento e lucros. O Navita Item é uma plataforma de software que leva a sua empresa um auxílio quando sabemos que garantir o controle das suas faturas e custos pode se tornar algo bem difícil integrado, funcionando também de modo que auxilie ao sistema ERPs e que você como gestor tenha uma entrega clara principalmente quando o assunto e garantir que os lucros cresçam.