Administrar bem as finanças é um desafio para as empresas e é bastante comum que o setor financeiro disponibilize verbas restritas para cada área da organização. Assim, não são raras as situações em que o gerente de TI se vê obrigado a trabalhar com orçamentos mais enxutos e até mesmo cortar verbas para poder seguir com a execução das atividades do departamento com qualidade.

Controlar as despesas com tecnologia, no entanto, não é uma tarefa das mais fáceis. Isso se justifica porque os investimentos em equipamentos, softwares e infraestrutura tidos nessa área são muitos.

Desse modo, é preciso ter uma visão ampla sobre tudo o que se passa no setor para saber se as despesas estão ou não fora de controle. Também é necessário buscar os melhores meios para controlá-las.

Quer obter todas essas informações e aprender, de uma vez por todas, como controlar as despesas referentes a essa área na sua empresa? Então basta continuar a leitura e ficar atento aos tópicos a seguir!

Como saber se as despesas com tecnologia estão fora de controle?

O primeiro passo para saber se uma empresa está com as despesas na área de tecnologia fora de controle é listar todos os gastos existentes. Feito isso, é necessário observar o planejamento de orçamento de TI daquele ano.

Geralmente, as empresas fazem um planejamento anual no último mês de cada ano com todos os gastos de cada setor e os valores que serão destinados a eles. Caso isso não seja feito em sua organização, convém conversar com o setor financeiro.

Em resumo, para saber se as despesas com tecnologia estão fora de controle, é preciso analisar se os custos estão acima do planejamento, se a empresa paga valores elevados para um único sistema e se os contratos de telefonia, internet e outros serviços de Telecom estão otimizados.

Quais são os melhores meios para controlar as despesas com tecnologia?

Depois de observar que o setor de TI da sua empresa está gastando mais do que deveria, é preciso buscar meios para controlar essas despesas. Cabe ressaltar que essas medidas também podem ser tomadas de forma preventiva e não apenas quando a organização já estiver no vermelho.

Na sequência, veja quais são as melhores práticas para controlar as despesas!

Acompanhe os investimentos realizados

No decorrer do ano, é fundamental que você acompanhe e faça o registro de todos os investimentos realizados no setor de TI. Para isso, devem ser listados os valores pagos por novos softwares, contratação de pessoal, investimento em cursos de capacitação etc.

A ideia é que cada investimento tenha uma meta e que ela seja numérica. Ao contratar um novo software, por exemplo, a meta pode ser agilizar os trabalhos relacionados a ele em 20%.

Assim, o gestor saberá se um investimento realizado valeu ou não a pena e poderá projetar melhor outros similares no futuro.

Informe a equipe sobre recursos disponíveis

É interessante que você aja com transparência ao se comunicar com a sua equipe. Eles não precisam saber sobre o orçamento de tecnologia com detalhes, mas podem ser informados sobre a possibilidade ou não de fazer novos investimentos.

Assim, os colaboradores poderão buscar por soluções para otimizar os gastos, como fazer videoconferências com clientes em vez de chamadas telefônicas de longa distância, que costumam ser bastante caras.

Verifique o desempenho da equipe

Também é importante que a equipe de TI seja constantemente acompanhada. É preciso verificar quantos colaboradores se dedicam a cada atividade da área por exemplo. Assim, é possível fazer adequações no time se for necessário.

Outro ponto relevante é sempre incentivar a boa produtividade no setor. Funcionários improdutivos trazem menos resultados para os trabalhos de TI — logo, podem representar uma despesa alta com tecnologia.

Invista em recursos que trazem resultados

Antes de investir em novos recursos, é preciso avaliar se eles realmente trazem resultados para a organização. Nunca dê um passo maior do que a perna e faça investimentos por impulso.

É preciso orçar tudo, comparar preços e falar com mais de um fornecedor ou prestador de serviços antes de fechar um negócio. Apenas dessa forma você conseguirá investir em recursos que trazer resultados para a área de tecnologia da empresa.

Tenha um ERP de telefonia

Os telefones são fundamentais para a boa comunicação de uma empresa com seus clientes, fornecedores e outros públicos. No entanto, podem representar um gasto exorbitante se um controle não for feito.

Investir em um ERP de telefonia, portanto, pode ser uma boa alternativa para controlar gastos. Isso se justifica porque esse software faz uma auditoria completa das faturas telefônicas. Com as linhas auditadas, você evitará pagar faturas indevidas.

Utilize um gerenciador de dispositivos móveis

Outro software que pode fazer a diferença para controlar as despesas com tecnologia é o gerenciador de dispositivos móveis. Trata-se de um programa que gerencia à distância as configurações de smartphones e outros equipamentos utilizados pelos colaboradores da empresa.

Com essa possibilidade, um trabalho que antes demandava muito tempo para ser feito de forma presencial poderá ser feito automaticamente. Logo, investir nesse sistema liberará os profissionais da área de tecnologia que realizavam essa atividade para que contribuam com outras tarefas do departamento.

Faça manutenções periódicas

Além de todas as dicas citadas, é fundamental que você faça manutenções periódicas em todos os softwares e hardwares da empresa. Nesses processos, conseguirá identificar se algum equipamento ou programa precisa ser descartado por estar obsoleto ou então se vale a pena repará-lo.

As manutenções também são importantes para fazer varreduras com antivírus em todas as máquinas, bem como um backup completo de tudo. Assim, é possível evitar a perda de dados ou que seja necessário fazer pagamentos emergenciais para corrigir falhas que poderiam ser previamente identificadas.

Se você seguir a todas essas orientações, não terá problemas para controlar as despesas com tecnologia na sua empresa. Então, pratique-as o quanto antes e evite estourar o orçamento repassado pela direção.

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