ERP é uma sigla para o termo em inglês Enterprise Resource Planning. Trata-se de um software de gestão para empresas que reúne, em um mesmo local, funcionalidades contábeis, de finanças, fiscal, de Recursos Humanos, de fluxo de caixa, entre outros.

Também existem ERPs específicos para telefonia, que otimizam essa importante área da comunicação corporativa. Tais sistemas contribuem com a diminuição de custos e o aumento da produtividade das equipes.

As empresas são dependentes do telefone e utilizam essa ferramenta durante o processo de comunicação com os clientes, fornecedores e outros públicos. Mas, para tirar mais proveito da funcionalidade, convém conhecer as vantagens de um ERP para telefonia.

Portanto, vamos mostrar oito benefícios que uma organização tem ao adotar os ERPs. Saiba mais nos tópicos a seguir!

1. Padronização na gestão

Hoje, a mobilidade é algo real quando falamos em telefonia. Com o aumento do uso de smartphones, as pessoas passaram a utilizar essa ferramenta de trabalho em qualquer local — e não apenas na sede da empresa, quando predominavam as linhas fixas.

Essa mudança é um desafio para os gestores de TI e Telecom, que muitas vezes têm dificuldade em gerir todas as linhas e aparelhos de celular corporativo dos funcionários da empresa. Um ERP pode ajudar nesse sentido, possibilitando o controle em massa dos dispositivos móveis.

Exemplo disso acontece quando determinado aplicativo utilizado nos aparelhos, como o controlador de chamadas, é instalado automaticamente em todos os equipamentos da empresa após um comando do gestor via ERP.

2. Redução de falhas

Os processos manuais envolvendo a telefonia, como o controle de ligações realizadas por cada setor, podem ser muito trabalhosos. Verificar e revisar as contas telefônicas individualmente, por exemplo, além de demandarem muito tempo, aumentam as chances de falhas.

Nesse caso, o uso do ERP é bem importante. Isso porque tudo é feito de forma automatizada, sem a necessidade de trabalho humano para o controle de tarefas relacionadas à administração dos telefones e seus recursos.

3. Gestão estratégica de pessoas

Quantos funcionários da empresa realizam um trabalho dedicado a questões que envolvem telefonia? E quanto tempo cada colaborador, mesmo que não seja da área de TI, leva para configurar seu smartphone e fazer o download de aplicativos ou outras tarefas?

Certamente, se tudo isso for colocado na ponta do lápis, há muito dinheiro e tempo perdido. Com um software específico, porém, questões burocráticas são automatizadas, o que permite que os funcionários sejam realocados para funções mais estratégicas e menos operacionais.

4. Realização de inventário

A gestão de inventário de TI e Telecom é essencial para as empresas e inclui todo o levantamento dos cadastros que as organizações têm, bem como os recursos que envolvem a telefonia fixa ou móvel, além do tráfego de dados. Com um inventário, é possível analisar cada uma das linhas telefônicas da empresa — assim, aquelas que estão em desuso podem ser desabilitadas.

O programa permite uma maior agilidade nas tomadas de decisões para a implementação de políticas de uso de dispositivos móveis na companhia, por exemplo. Isso porque o gestor terá uma visão de tudo o que envolve a telefonia de forma ampla ou de acordo com o setor da organização.

Outra vantagem, no que se refere à realização do inventário de TI e Telecom, é que os contratos que a empresa tem com as companhias fornecedoras de serviços telefônicos podem ser revistos. Desse modo, se antigamente eram consumidos mais minutos de ligações telefônicas do que atualmente, há a opção de solicitar a migração de planos.

5. Auditoria de faturas telefônicas

Mais um dos benefícios é que os softwares utilizam o próprio sistema para processar os dados que envolvem as faturas telefônicas da empresa. Vale destacar que é possível auditar sistematicamente e de maneira individual as linhas utilizadas pela empresa. Isso é fundamental para que não ocorram cobranças indevidas.

6. Cadastro de contatos com as operadoras

Ainda falando sobre faturas telefônicas e serviços contratados, um ERP possibilita que sejam cadastrados no sistema todos os contratos que a empresa tem com operadoras, bem como os períodos de vigência.

Podem ser registrados os contratos de telefonia fixa e móvel, internet, SMS, dados e roaming, entre outros. A ideia é que os comparativos entre o que foi contratado e aquilo que está sendo cobrado sejam feitos automaticamente. Por meio dos relatórios gerados, é possível identificar as melhores oportunidades de planos, SLAs e tarifas, entre outros recursos disponíveis.

7. Controle de gastos em roaming

O serviço de roaming internacional costuma resultar em gastos exorbitantes para as empresas que têm negócios com outros países e representantes que viajam ao exterior com frequência. Isso acontece porque as operadoras de telefonia, na maior parte das vezes, cobram até pelas ligações recebidas quando os celulares são utilizados fora do território nacional.

O uso de um software pode otimizar esses gastos, indicando as menores tarifas para ligações internacionais, os melhores planos de dados, a auditoria de contas, o envio de mensagens com a tecnologia SMS, entre outros.

8. Estudo do perfil dos usuários

Um ERP com foco em telefonia também permite conhecer melhor o perfil dos usuários do serviço. Se for identificada uma quantidade excessiva de ligações telefônicas, capaz de onerar a companhia, podem ser tomadas decisões estratégicas, como o incentivo ao uso de tecnologias Voip.

Vale destacar que esse estudo de perfil dos usuários pode ser feito tanto de modo geral, englobando toda a empresa, como de maneira específica, em um único setor. Assim, se for identificado que o setor de marketing gera muito mais gastos em telefonia do que o setor de contabilidade, por exemplo, podem ser tomadas medidas específicas para aquela área da organização.

Como você pôde perceber, são diversas as vantagens de um ERP para telefonia. Esses sistemas são recomendados para todas as organizações que desejam otimizar os custos e obter uma maior lucratividade sem perder na qualidade dos serviços.

Quer continuar se informando sobre o assunto? Então, aproveite a visita no blog e saiba por que usar um software para gestão de dispositivos móveis.