O gerenciamento de uma grande empresa apresenta uma série de desafios, independentemente do segmento em que ela atua. Uma dessas tarefas que carecem muito de atenção é a gestão de ativos, crucial para o progresso da companhia quando bem feita.

Porém, quando mal executada, ela é responsável por trazer consequências impactantes em diversos setores da empresa, gerando grandes prejuízos operacionais e também financeiros.

O que significa gestão de ativos?

A definição de gestão de ativos pode ser feita com base no conjunto de procedimentos e práticas que têm o objetivo de preservar os bens de uma empresa. Para que essa gestão seja bem executada, é importante que a companhia acompanhe o ciclo de vida dos equipamentos em todas as fases, da compra até o descarte.

Além disso, esta gestão realiza o trabalho de identificar os valores dos ativos e a aferição de custos de manutenção, possibilidades de venda e os riscos inerentes aos bens. Em outras palavras, a gestão de ativos tem como objetivo extrair ao máximo o valor dos ativos dentro da companhia, de modo que eles contribuam positivamente dentro da estratégia e metas do negócio.

Como funciona a gestão de ativos?

A gestão de ativos funciona por meio do monitoramento, controle e otimização de todos os bens de uma empresa, sejam eles físicos, digitais ou financeiros. Isso envolve desde a identificação dos ativos disponíveis, registro de informações relevantes (como localização, status e tempo de uso) até a implementação de processos para maximizar sua vida útil e desempenho.

Para isso, utilizam-se ferramentas tecnológicas que permitem acompanhar todo o ciclo de vida dos ativos, desde a aquisição até o descarte. Softwares de gestão ajudam a automatizar esse controle, gerando relatórios, alertas e insights estratégicos para tomada de decisões mais assertivas.

Para que serve a gestão de ativos?

A gestão de ativos tem como principal objetivo garantir que os recursos de uma empresa sejam utilizados de maneira eficiente, reduzindo desperdícios e otimizando custos operacionais. Isso permite que as organizações aumentem sua produtividade e evitem prejuízos causados por falhas, perdas ou obsolescência dos ativos.

Além disso, essa prática contribui para a conformidade regulatória e melhora a segurança dos processos internos. Com um controle rigoroso, as empresas conseguem prever manutenções, evitar interrupções inesperadas e garantir que todos os ativos estejam sempre operando em seu melhor desempenho.

O que são considerados ativos em uma gestão

Para ter sucesso na gestão de ativos, antes de qualquer coisa a empresa precisa ter em mente o que eles são. De modo geral, os ativos são todos os recursos, como bens e direitos, que ela tem e controla. Ou seja, eles são caracterizados como posses da companhia e têm um valor econômico, com capacidade de gerar outros ganhos financeiros futuros.

Os ativos são fundamentais para o crescimento de uma companhia e não se restringem a bens físicos, como computadores e maquinários pesados, por exemplo. Eles também são caracterizados por recursos em uma conta bancária, softwares e até patentes.

Ativos tangíveis

Os bens de uma empresa podem ser classificados em duas categorias. A primeira delas trata dos ativos tangíveis, ou seja, aqueles que existem fisicamente. É nesta categoria que estão itens como carros e caminhões da organização, máquinas, computadores, mobília, entre outros.

Ativos intangíveis

A segunda categoria de bens se refere aos ativos intangíveis, aqueles que não são materiais, mas sim de cunho autoral ou intelectual. Neste caso, destacam-se ativos como licenças de operação, marcas patenteadas, além de direitos de uso de propriedade, entre outros casos.

Principais impactos da gestão de ativos nas empresas

A implementação de uma boa gestão de ativos traz impactos positivos significativos. Um dos principais é a redução de custos operacionais, pois evita gastos desnecessários com substituições precoces ou manutenções corretivas. Além disso, melhora a eficiência operacional, pois garante que todos os ativos estejam funcionando corretamente e sem o risco de falhas inesperadas.

Outro impacto relevante é o aumento da vida útil dos ativos, permitindo um melhor retorno sobre o investimento (ROI). Empresas que adotam essa prática também fortalecem sua segurança, evitando roubos, extravios e acessos não autorizados, especialmente quando se trata de ativos digitais e dispositivos móveis.

Qual é a importância da gestão de ativos?

O gerenciamento correto dos ativos em uma companhia é fundamental para que ela consiga mapear e avaliar o valor de seus bens. É por meio desse processo que a empresa consegue utilizar de maneira mais eficiente seus ativos, evitando que determinadas despesas surjam devido à inutilização de um item e reduzindo o seu desgaste natural causado pelo tempo.

Em outras palavras, a gestão de ativos é importante porque prorroga a vida útil dos bens da organização e diminui os riscos que podem estar associados ao mau funcionamento destes equipamentos. No caso dos ativos intangíveis, a boa gestão é crucial para assegurar problemas de atualização, regulatórios e até mesmo legais.

Qual norma descreve a gestão de ativos?

As empresas costumam seguir uma série de normas e regras no seu campo de atuação, com foco nas melhores práticas do mercado para que seja possível alcançar um crescimento correto e seguro.

As normas ISO (International Organization for Standardization), por exemplo, são responsáveis por estabelecer regras internacionais para a garantia de eficiência e segurança em produtos e serviços das companhias. E no âmbito da gestão de ativos, há algumas importantes para cada organização ficar atenta.

ISO 55000

Estabelece um conjunto de diretrizes fundamentais para a gestão estratégica dos ativos nas indústrias. Esta norma ISO apresenta uma base para tomadas de decisão focadas em evidências, e leva em consideração aspectos técnicos, operacionais e também financeiros.

ISO 55001

É uma norma internacional que define quais são os requisitos necessários para que um sistema de gestão de ativos seja eficaz. Além disso, esta norma ISO pode ser implementada em diversos tamanhos de empresa, independentemente dos ativos que ela gerencia.

ISO 55002

A norma proporciona a compreensão de como uma companhia pode atingir o alinhamento de pessoas e departamentos, bem como atividades financeiras e não financeiras. A ISO 55002 pode ser utilizada por organizações de diferentes tamanhos, das menores às gigantes de cada segmento.

Quais são os benefícios da gestão de ativos?

O gerenciamento correto de ativos proporciona diversas vantagens às grandes empresas, tanto na frente operacional quanto financeira. Confira a seguir alguns dos benefícios.

Aumento da eficiência na operação

Com uma gestão de ativos bem executada, a organização é capaz de acelerar — e muito — todo o processo de trabalho interno. Afinal, um gerenciamento bem executado facilita, por exemplo, o acesso e controle a estoques; e com isso, alguns procedimentos manuais podem ganhar ainda mais velocidade e eficiência.

Retorno financeiro dos ativos

Uma boa gestão de ativos permite que os responsáveis por cada setor da companhia consigam planejar o rendimento dos bens adquiridos, de modo que entreguem o maior retorno possível com base no valor empregado para adquiri-los.

Além disso, o gerenciamento dos bens facilita o reaproveitamento de ativos que já estão dentro da empresa, diminuindo a obsolescência e o desperdício de dinheiro na aquisição de novos.

Responsabilidade ambiental

A gestão dos bens da organização é importante também no quesito ambiental. Afinal, todo o processo permite que os ativos sem utilidade sejam percebidos imediatamente e descartados de maneira responsável, beneficiando o meio ambiente.

Cumprimento de normas e regulamentos

Muitas empresas grandes atuam em segmentos com diversas regras específicas, por isso, é crucial que a gestão de ativos seja bem implementada para que seja mais fácil manter a conformidade em âmbitos importantes, como a segurança e a saúde, por exemplo.

Desafios da gestão de ativos

Apesar das vantagens que o gerenciamento de ativos oferece às grandes empresas, há desafios importantes para que elas estejam atentas e consigam se planejar e garantir conformidade em todos os setores.

Mapeamento dos ativos

Muitas companhias enfrentam dificuldades na hora de mapear todos os seus ativos, seja por causa do modo como eles estão organizados ou devido à quantidade deles. Por isso, é importante que o planejamento seja feito com base em um software de alta capacidade e seguro, com categorias que facilitem o acesso posterior aos ativos.

Monitoramento e manutenção

Uma empresa que pretende implementar uma gestão de ativos em suas dependências deve assegurar que tem uma estrutura capaz de monitorar e realizar manutenções. Afinal, ter constância neste tipo de processo demanda bastante esforço e alinhamento entre setores.

Treinamento do time

A gestão de ativos exige que a organização esteja bem preparada para lidar com a implementação, checagem contínua e desdobramentos que a tarefa exige. Por isso, é crucial que o time responsável pelo procedimento seja bem treinado, garantindo assim eficiência e celeridade na avaliação de todos os bens.

Como fazer a gestão de ativos de forma prática?

Para uma gestão de ativos eficiente, o primeiro passo é mapear todos os ativos da empresa, identificando quais são essenciais para o funcionamento do negócio. Em seguida, é fundamental registrar informações detalhadas sobre cada um deles, como localização, responsáveis, status e prazos de manutenção.

O uso de tecnologias especializadas é essencial para automatizar esse processo. Softwares de gestão de ativos permitem monitoramento em tempo real, envio de alertas sobre atualizações e manutenções, além de gerar relatórios que auxiliam na tomada de decisões estratégicas.

Como a Enghouse Navita auxilia na gestão de ativos?

A Enghouse Navita oferece soluções especializadas para a gestão de ativos, como o MDM (Mobile Device Management) e o TEM (Telecom Expense Management). O MDM é ideal para empresas que precisam gerenciar dispositivos móveis, garantindo segurança, controle e conformidade dos equipamentos utilizados pelos colaboradores.

Já o TEM foca na gestão de custos e faturas de telecomunicações, permitindo um controle mais eficiente sobre os gastos com telefonia e internet. Ambas as soluções ajudam as empresas a otimizarem o uso de seus ativos, garantindo maior eficiência e redução de custos operacionais.

Conclusão

A gestão de ativos é um processo que as empresas fazem para preservar seus bens, sejam eles materiais ou não. Para que a gestão seja bem executada, é importante que a organização acompanhe o ciclo de vida dos equipamentos em todas as fases, da compra até o descarte.

A gestão tem como objetivo extrair ao máximo o valor dos ativos dentro da companhia, de modo que eles contribuam positivamente dentro da estratégia e metas do negócio. Ela prorroga a vida útil dos bens da organização e diminui os riscos que podem estar associados ao mau funcionamento destes equipamentos.

O gerenciamento correto de ativos apresenta como benefícios  o melhor rendimento dos bens adquiridos, de modo que entreguem o maior retorno possível com base no valor empregado para adquiri-los. Além disso, também melhora a responsabilidade ambiental da empresa e facilita o cumprimento de normas e regulamentos.

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