Vivemos na era dos dados. Todos os dias, empresas coletam uma avalanche de informações: vendas, interações de clientes, registros financeiros, e-mails, contratos, dentre tantos outros. É aqui que entra a gestão de dados, que ajuda a transformar esse mar de informações em uma poderosa ferramenta estratégica.

Neste artigo, você vai entender o que é gestão de dados, sua importância para o crescimento das empresas e, claro, aprender 9 dicas práticas para garantir que seus dados estejam sempre sob controle e funcionando a seu favor.

Afinal, o que é gestão de dados?

A gestão de dados é o conjunto de processos, práticas e tecnologias usados para coletar, organizar, armazenar, proteger e analisar as informações de uma empresa. Não se trata apenas de guardar arquivos ou números em planilhas, a gestão de dados garante que esses dados sejam úteis e estejam disponíveis para quem precisa tomar decisões estratégicas.

Imagine a gestão de dados como a base de uma casa. Se essa estrutura for mal construída — ou não existir —, a casa desmorona. É a gestão de dados que garante que as informações estejam organizadas, protegidas e prontas para gerar valor. Isso envolve desde cuidar da segurança dos dados, evitando vazamentos, até garantir que as informações sejam precisas e atualizadas.

Gestão de dados x gestão da informação: qual a diferença?

Se você acha que gestão de dados e gestão da informação são a mesma coisa, não está sozinho. É uma confusão comum, mas vamos esclarecer!

Gestão de dados:

Cuida da “matéria-prima”: números, registros, arquivos brutos. É o processo de coletar, organizar e garantir a segurança das informações.

Gestão da informação:

Transforma os dados em conhecimento. É a análise e interpretação desses dados para gerar insights que orientem decisões.

Pense assim: na gestão de dados, você organiza os ingredientes; na gestão da informação, você prepara a receita final. Ambos são essenciais, mas cada um tem uma função diferente no sucesso do negócio.

Quais são as principais funções da gestão de dados?

A gestão de dados não é apenas uma ferramenta de organização, mas é uma peça estratégica para qualquer empresa moderna. Aqui estão algumas de suas funções mais importantes:

Coleta e consolidação:

Reunir dados de diferentes fontes, como sistemas internos, plataformas de CRM, redes sociais e bancos de dados financeiros, garantindo uma visão unificada.

Qualidade e integridade:

Manter os dados limpos, sem duplicações ou erros, para evitar decisões equivocadas.

Segurança e conformidade legal:

Proteger as informações contra acessos indevidos e garantir que a empresa esteja em conformidade com leis como a LGPD.

Governança de dados:

Estabelecer regras claras sobre quem pode acessar, editar ou compartilhar as informações, assegurando o uso ético e eficiente dos dados.

Para que serve a gestão de dados?

A gestão de dados é, acima de tudo, um facilitador para as empresas. Ela serve para organizar informações, garantir segurança e transformar dados dispersos em insights valiosos. Sem a gestão de dados, os dados ficam desatualizados, duplicados ou simplesmente perdidos — e a tomada de decisão se torna um tiro no escuro.

Na prática, a gestão de dados ajuda em várias áreas:

• Financeiro: Facilita o controle de despesas, monitoramento de receitas e planejamento de investimentos.

• Marketing e vendas: Permite personalizar campanhas e entender melhor o comportamento do cliente.

• Operações: Melhora a eficiência dos processos internos, evitando gargalos e desperdícios.

Além disso, uma gestão de dados bem feita reduz riscos, evita multas relacionadas à privacidade e protege a reputação da empresa.

Qual a importância da gestão de dados nas empresas?

Hoje, os dados são o coração de qualquer negócio. Empresas que ignoram a gestão de dados acabam desperdiçando oportunidades, tomando decisões erradas e, pior, correndo sérios riscos de segurança. Por outro lado, quem investe nesse processo consegue se antecipar a tendências, melhorar a experiência do cliente e otimizar seus resultados financeiros.

Por exemplo, imagine uma rede de varejo que usa gestão de dados para monitorar as vendas em tempo real. Com essas informações, ela pode identificar quais produtos têm maior demanda em cada região e ajustar seu estoque rapidamente. Isso significa menos perdas e mais vendas.

Outra questão crucial na gestão de dados é a conformidade legal. Com leis como a LGPD, empresas precisam ser extremamente cuidadosas ao lidar com dados pessoais. Uma gestão bem estruturada ajuda a garantir que tudo esteja em conformidade, evitando multas e problemas jurídicos.

Quais são os dados mais valiosos nas empresas para fazer a gestão de dados?

Existem muitos tipos de dados dentro de uma empresa, mas alguns têm um papel estratégico crucial. Conhecer e fazer a gestão de dados de forma adequada pode ser a diferença entre sucesso e problemas sérios, como perda financeira ou conflitos jurídicos. Vamos explorar os dados mais relevantes e o motivo de sua importância.

Dados financeiros e bancários

Os dados financeiros e bancários permitem monitorar a saúde financeira da empresa e tomar decisões estratégicas. Isso inclui registros de fluxo de caixa, receitas, despesas, pagamentos, faturamento e informações bancárias.

Eles ajudam no planejamento e controle financeiro, garantindo previsibilidade e sustentabilidade. E permitem identificar oportunidades de investimento ou a necessidade de corte de custos. Manter esses dados protegidos é essencial para evitar fraudes financeiras e garantir a conformidade com auditorias.

Documentos e contratos legais

Contratos com clientes, fornecedores e parceiros de negócios são fundamentais para proteger os interesses da empresa e evitar disputas jurídicas. Além disso, documentos internos, como políticas corporativas e termos de confidencialidade, também são considerados ativos importantes.

A gestão de dados garante segurança jurídica e clareza nas relações comerciais, e serve como base para auditorias e revisões legais. Por isso, manter esses documentos organizados e acessíveis, mas protegidos contra acesso não autorizado, é essencial.

Dados fiscais e tributários

Dados fiscais e tributários precisam ser tratados com atenção redobrada, já que um erro ou perda de informação pode resultar em multas ou problemas legais. Aqui entram informações como declarações de impostos, notas fiscais eletrônicas (NFe) e guias de recolhimento de tributos.

Estes garantem que a empresa esteja em dia com suas obrigações fiscais e são base para a prestação de contas e auditorias externas.  É importante assegurar que esses dados estejam armazenados em conformidade com as exigências legais e disponíveis para auditorias fiscais.

Dados de clientes e prospects

Dados de clientes são preciosos para estratégias de marketing e personalização de experiências. Eles incluem informações pessoais, como nome, endereço, e-mail, histórico de compras e preferências de consumo. Com a gestão de dados, também podemos incluir dados de prospects, que ajudam na prospecção e conversão de novos clientes.

A gestão de dados permite criar estratégias de vendas personalizadas e melhorar o atendimento, além de facilitar a segmentação de campanhas e ações de marketing mais eficazes. Mas é preciso seguir as diretrizes da LGPD para garantir que os dados pessoais sejam protegidos e utilizados de forma ética e legal.

Dados protegidos pela LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados)

Com a entrada em vigor da LGPD, empresas passaram a ter a responsabilidade de proteger qualquer dado pessoal que possa identificar uma pessoa. Isso inclui não apenas informações básicas, como nome e CPF, mas também dados sensíveis, como origem étnica, informações sobre saúde ou orientação religiosa.

Aqui a gestão de dados garante a transparência e confiança do cliente no tratamento das suas informações e evita multas e sanções previstas pela legislação. Tudo com políticas de segurança da informação e educação da equipe para prevenir vazamentos ou uso indevido dessas informações.

Agora sim! Veja 9 dicas para uma gestão de dados eficiente

Uma gestão de dados eficiente não acontece por acaso. Ela exige planejamento, tecnologia e uma boa dose de disciplina. Aqui estão 9 dicas essenciais para ajudar sua empresa a organizar e proteger informações, garantindo que seus dados trabalhem a favor do negócio:

1. Mapeie seus dados e identifique suas fontes

Antes de tudo, você precisa saber quais dados sua empresa gera e onde eles estão armazenados. Isso inclui informações financeiras, documentos fiscais, registros de clientes e contratos legais.

Exemplo prático: Crie uma lista detalhada das fontes de dados, como ERP, CRM, planilhas ou sistemas internos, e identifique quais delas precisam de maior atenção.

2. Defina uma política clara de governança de dados

A governança de dados estabelece as regras para o uso, acesso e segurança das informações. Sem isso, os dados ficam vulneráveis a erros e acessos indevidos.

Dica extra: Nomeie responsáveis por cada tipo de dado, crie níveis de acesso para diferentes departamentos e documente tudo em uma política interna.

3. Invista em tecnologia adequada

Ferramentas como MDM (Master Data Management) e TEM (Telecom Expense Management) são indispensáveis para organizar e monitorar informações de forma centralizada.

Dica extra: Busque soluções que integrem diferentes fontes de dados e ofereçam relatórios em tempo real. Isso ajuda na tomada de decisões mais rápidas e assertivas.

4. Monitore e melhore a qualidade dos dados regularmente

Dados desatualizados ou duplicados são um grande problema. Eles podem gerar relatórios errados, decisões equivocadas e desperdício de recursos.

Exemplo prático: Faça auditorias periódicas para revisar e limpar informações desnecessárias ou inconsistentes, garantindo que os dados estejam sempre corretos e relevantes.

5. Implemente uma estratégia robusta de segurança da informação

Com o aumento dos ciberataques, proteger os dados é prioridade máxima. Isso inclui a adoção de firewalls, criptografia e backups automáticos.

Dica extra: Use autenticação multifator (MFA) para proteger o acesso aos sistemas críticos e certifique-se de que sua equipe esteja treinada para reconhecer ameaças.

6. Automatize processos para reduzir erros humanos

A automação não só aumenta a eficiência, mas também minimiza erros comuns no tratamento de dados. Processos manuais são mais propensos a falhas e demandam muito tempo.

Exemplo prático: Automatize a emissão de relatórios financeiros, a coleta de dados de clientes e o envio de documentos fiscais.

7. Treine sua equipe constantemente

A tecnologia sozinha não faz milagres. Todos os colaboradores precisam entender a importância da gestão de dados e como lidar com informações de forma segura e eficiente.

Exemplo prático: Ofereça treinamentos regulares sobre boas práticas, segurança da informação e as regras da LGPD.

8. Esteja em conformidade com a LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é clara: empresas que lidam com dados pessoais precisam seguir regras rígidas para garantir a privacidade das informações.

Dica extra: Tenha um Data Protection Officer (DPO), revise seus processos internos e implemente ferramentas para atender aos requisitos da legislação.

9. Use análises preditivas para tomar decisões estratégicas

Não se limite a analisar dados históricos. Ferramentas de análise preditiva ajudam a identificar tendências futuras e a se antecipar às mudanças do mercado.

Exemplo prático: Em vez de apenas verificar as vendas passadas, use análises preditivas para estimar a demanda futura, identificar padrões de comportamento dos clientes e otimizar o planejamento.

Como as soluções da Enghouse Navita auxiliam na gestão de dados?

Gerenciar dados corporativos pode ser um grande desafio, especialmente em empresas que lidam com volumes crescentes de informações e precisam manter tudo organizado, seguro e em conformidade com as normas. As soluções da Enghouse Navita oferecem ferramentas estratégicas que tornam esse processo mais simples e eficiente, ajudando a otimizar a gestão de dados e reduzir riscos.

A Navita atua principalmente com dois serviços essenciais para empresas que querem elevar sua gestão de dados ao próximo nível: MDM (Mobile Device Management) e TEM (Telecom Expense Management). Cada um deles desempenha um papel fundamental na organização e controle de dados corporativos.

MDM (Mobile Device Management): gestão de dispositivos móveis

O MDM da Navita é uma solução completa para gestão de dados e proteção de dispositivos móveis corporativos, garantindo que dados sensíveis permaneçam seguros, mesmo em ambientes descentralizados ou com trabalho remoto. O MDM permite administrar remotamente smartphones, tablets e notebooks, aplicando políticas de segurança e monitoramento em tempo real.

Como o MDM auxilia na gestão de dados:

• Proteção contra perda de dados: caso um dispositivo seja extraviado ou roubado, a solução permite apagar as informações remotamente.
• Controle de acesso: assegura que apenas pessoas autorizadas acessem dados e aplicativos corporativos.
• Monitoramento e atualização remota de dispositivos, evitando vulnerabilidades de segurança.
• Conformidade com a LGPD, garantindo que dados pessoais e corporativos estejam protegidos.

Exemplo prático: Imagine que sua equipe trabalha remotamente e um colaborador perde o celular corporativo. Com o MDM, você pode bloquear ou apagar o dispositivo remotamente, evitando o vazamento de dados críticos da empresa.

TEM (Telecom Expense Management): gestão de telecom e custos

Já a solução de TEM (Telecom Expense Management) é uma poderosa ferramenta para a gestão de dados, de modo a gerenciar os custos de telecomunicação e dispositivos conectados, proporcionando visibilidade total sobre gastos e uso de recursos de TI. Mais do que uma simples gestão de faturas, o TEM oferece controle sobre contratos, planos e consumo de telecomunicações, além de garantir uma análise precisa dos dados para identificar oportunidades de economia.

Como o TEM auxilia na gestão de dados:

• Centralização de informações financeiras e contratuais relacionadas a telecomunicações.
• Análise detalhada de faturas para identificar inconsistências e cobranças indevidas.
• Relatórios inteligentes que ajudam a tomar decisões estratégicas sobre investimentos em tecnologia.
• Otimização de recursos e redução de custos desnecessários.

Exemplo prático: Com o TEM, é possível identificar uma cobrança incorreta em uma fatura mensal ou ajustar o plano de dados de um colaborador para evitar desperdícios. O resultado? Mais economia e previsibilidade no orçamento de TI.

Além do MDM e TEM, a Enghouse Navita oferece soluções personalizadas para atender às necessidades específicas da gestão de dados de cada cliente, integrando tecnologia e consultoria para resultados mais estratégicos. Ao adotar essas ferramentas, sua empresa ganha mais controle sobre seus dados, reduz riscos e melhora a eficiência operacional.

Conclusão sobre gestão de dados

A gestão de dados é um pilar essencial para qualquer empresa que queira se destacar no mercado. Seguir boas práticas e adotar ferramentas inteligentes como da Enghouse Navita pode transformar a maneira como você gerencia informações e impulsionar seus resultados.

Não deixe seus dados jogados por aí — organize, proteja e tire o máximo proveito deles!

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