Os dispositivos móveis otimizaram bastante a comunicação entre as pessoas e o fluxo de informações. Do ponto de vista da economia, surgiram novas formas de fazer negócios. Muitas transações podem ser efetuadas a distância ou online. É por sua importância que se faz necessária a correta gestão de dispositivos móveis (EMM).

Essa administração pode e deve ser realizada por meio de um software específico, pois isso trará melhorias na gestão do setor de TI como um todo. Além dos dispositivos móveis, o software ajudará a gerir outras funcionalidades e recursos da empresa, como telefonia e contratos.

Quer saber mais? Neste post, mostraremos como implementar MDM em seu negócio usando um software e, assim, otimizar o gerenciamento de TI. Acompanhe!

Qual a importância da gestão de TI para telefonia da empresa?

Uma das principais tendências de TI é o uso de dispositivos móveis no ambiente de trabalho, como os smartphones e tablets. Essa tendência é denominada “Bring Your Own Device” (BYOD), que pode ser traduzida como “Traga Seu Próprio Dispositivo”.

A gestão de telefonia dentro da empresa é uma inovação que pode oferecer novas capacidades para os funcionários e novos desafios para a equipe de TI. Apenas o setor de tecnologia da informação não pode gerenciar tudo, corrigindo problemas e definindo soluções. É preciso uma gestão colaborativa, compartilhada entre TI e os usuários de telefone.

O setor de TI precisa escutar as necessidades e as críticas dos usuários, respondendo a elas e procurando soluções que satisfaçam a todos. É imprescindível oferecer educação ao funcionário que usa telefone, seja o particular, seja o da empresa, em relação à segurança, às questões regulamentares e legais e ao gerenciamento dos custos.

Com muita interatividade, é possível fazer com que os funcionários compreendam e aceitem as restrições impostas. A gestão adequada poderá gerar oportunidade para ideias novas e também estimular a cooperação.

As vantagens em gerenciar a telefonia podem ir além dos limites do setor de TI e envolver outros projetos, influenciando a sua forma de planejamento.

Quais os principais pontos para uma gestão eficiente?

Para efetivar uma gestão de dispositivos móveis eficaz, alguns pontos devem ser considerados. É fundamental, por exemplo, identificar quais são os dispositivos que pertencem aos colaboradores e quais são os dispositivos da empresa.

Outro ponto é o acesso seguro e o monitoramento desses dispositivos, sejam eles dos funcionários, sejam da empresa. É preciso escolher as melhores plataformas para os usuários.

O setor de TI não pode esquecer de criar uma política específica que orientará as ações no caso de telefones pessoais ou corporativos que forem roubados ou perdidos. Outro ponto a se analisar é a questão da segurança dos dados da empresa. É fundamental utilizar um software que possibilite apagar dos dispositivos dos empregados os dados da organização.

Também se deve considerar a compra de aplicativos em grande quantidade e a possibilidade da criação de aplicativos personalizados, que atendam às necessidades do negócio. Em sua maioria, elas podem ser contempladas por um software de gerenciamento de dispositivos móveis (MDM).

O software pode ser composto por diferentes funcionalidades e plataformas que permitam a integração entre os diversos sistemas usados na empresa.

Para facilitar a gestão de telecomunicações, vamos apresentar as três necessidades mais importantes que o software deve satisfazer.

1. Provisionamento do dispositivo e sua instalação

É necessário fazer a configuração e a instalação dos dispositivos, dos aplicativos que serão usados, das contas de usuário para acessar e-mails e outros recursos, das certificações de segurança e de como se dará o acesso à rede.

2. Limpeza remota

É outro ponto fundamental para garantir a segurança dos dados da empresa, especialmente, os mais sigilosos. No caso dos dispositivos dos funcionários, provavelmente, será preciso deixar alguns dados pessoais nos aparelhos. Isso não deve acontecer quando os dispositivos pertencem à própria corporação.

3. Políticas de segurança

O primeiro passo é trabalhar em dispositivos de bloqueio. Assim, será exigida uma senha, com um nível de complexidade definido e um prazo de validade. Quando um aparelho não estiver em funcionamento, deve ser automaticamente travado. Inclusive, deve ser feita uma limpeza automática nos dados depois de uma quantidade X de tentativas de desbloqueio.

As políticas de segurança devem contemplar mais pontos, como a criptografia de todo o dispositivo, caso seja possível. Caso não seja viável, pode-se criptografar, ao menos, os dados mais importantes.

Outros aspectos que as políticas de segurança devem contemplar são a configuração dos dados de VPN, a limitação do acesso ao dispositivo e também à plataforma padrão para instalar os aplicativos. É possível até mesmo determinar opções de configurações específicas, impedindo que outras pessoas possam modificá-las.

Como fazer a gestão de TI?

Neste tópico, mostraremos como deve ser feita a gestão de TI, visando ao MDM e outros aspectos inerentes ao setor.

1. Dispositivos móveis (MDM)

Níveis de acesso e bloqueio

O MDM possibilita distribuir configurações e aplicações para os dispositivos móveis, conferindo níveis de acesso e bloqueando o uso de alguns recursos, conforme o perfil de cada profissional.

A gestão de dispositivos móveis permite a configuração de todos esses dispositivos, considerando diferentes sistemas operacionais (iOS, Android, Windows Phone). Um software de MDM deve se integrar a outros sistemas e otimizar até soluções que já existem.

Esse software deve permitir o bloqueio completo do dispositivo, impedindo que o usuário modifique aplicativos, altere as configurações já definidas ou as contas de e-mail. O acesso a redes sem fio da organização é permitido.

Restrição de conteúdo

Outra característica do MDM é a restrição de conteúdo, ou seja, impõe limitações ao conteúdo que pode ser acessado. Esse conteúdo pode ser vídeos, áudios, websites e assim por diante. Essa restrição é fundamental para os dispositivos da própria empresa, principalmente, se forem destinados para o cliente (como uma ferramenta usada para realizar vendas).

É necessário também limitar as compras, evitando que outros aplicativos sejam adicionados aos dispositivos sem a devida autorização da equipe de TI. Alguns desses aplicativos podem até mesmo comprometer a segurança do dispositivo.

Definições pré-configuradas

Essas definições são outro aspecto da gestão de dispositivos móveis. Elas permitem a configuração automática de serviços empresariais, o que inclui acesso a VPNs e redes Wi-Fi, contas de usuários e contas de Exchange.

A finalidade é a identificação rápida do usuário, de modo que seu acesso possa ser liberado logo. Essas definições são úteis quando o uso do dispositivo é alternado, ou seja, o usuário utiliza para o trabalho e para assuntos pessoais.

A gestão também precisa restringir chamadas, mensagens e roamings. Essa estratégia é fundamental para dispositivos que pertencem à empresa. A pré-instalação de aplicativos é interessante se os aplicativos forem comprados em elevada quantidade. Os aplicativos mais necessários e personalizados são pré-instalados nos dispositivos apropriados.

Acesso seguro e limitação da sincronização de dados

Outro ponto a considerar no MDM é habilitar o acesso seguro, ou seja garantir a configuração de serviços de segurança para proteger os dados que serão transmitidos de um dispositivo para outro, usando as certificações de segurança necessárias.

Também é preciso limitar a sincronização de dados entre computadores da empresa e dispositivos móveis. Essa estratégia impede que sejam feitos backups externos dos dados da corporação.

Nuvem pública

Outra preocupação da gestão de dispositivos móveis é a habilitação do serviço de nuvem pública. É importante habilitar o acesso aos serviços empresariais nela, mas, ao mesmo tempo, restringir o acesso à nuvem pessoal, como a iCloud. Pode ser um grande desafio aplicar essa limitação nos dispositivos de funcionários.

Recursos de localização

Pode-se impedir completamente o dispositivo de acessar os serviços de localização, mas também é possível restringir o acesso aos aplicativos específicos que utilizam esses dados.

Certamente, esse é outro desafio que a equipe de TI terá que enfrentar, já que os dispositivos móveis geralmente têm esses recursos. Uma sugestão é elaborar uma lista com os nomes dos aplicativos que podem usar esses recursos.

No contexto da gestão de dispositivos móveis, é importante entender o conceito de EMM, que é o conjunto de práticas, processos e ferramentas para administrar a mobilidade na empresa, permitindo a utilização de dispositivos móveis pelos funcionários, para que seja possível aumentar a produtividade — mas considerando, ao mesmo tempo, critérios de segurança que não afetem a privacidade e os dados sigilosos da organização.

2. TEM (telefonia)

A gestão telecom procura controlar custos e melhorar a produtividade do negócio. Porém, vai além da administração da telefonia fixa e móvel, pois controla também a rede de transmissão de dados. A gestão de telefonia mais restrita (TEM) ocupa-se especificamente dos telefones fixos e móveis. De qualquer forma, são tipos de gestão que estão relacionados entre si.

O uso de um sistema automatizado é fundamental nessa tarefa, com um software que agilize os processos e melhore os resultados. Com ele, é possível visualizar diferentes dados, como faturas, listas de compras, ordens de pagamento, relatórios e assim por diante.

É importante compreender os valores que são atribuídos ao telecom, ou seja, é necessário saber quanto será gasto com os serviços de telefonia na empresa. O software pode, por exemplo, permitir o monitoramento de todos esses gastos em tempo real. Ele também pode permitir o gerenciamento das rotas, reduzindo custos para a empresa.

Ademais, é preciso conhecer bem a infraestrutura da empresa, pois, ao conhecer quais são os departamentos que mais fazem uso dos serviços de telefonia, será possível traçar estratégias mais eficazes.

Outra dica é o trabalho em parceria com os profissionais operacionais, avaliando suas necessidades e investindo em treinamentos para o uso sábio das ferramentas à sua disposição. A tecnologia pode proporcionar excelentes resultados. Só que, para isso, precisa ser bem aproveitada.

O trabalho em parceria com o prestador de serviços telecom faz toda a diferença, pois as parcerias tendem a aprimorar os resultados.

O software oferece ainda relatórios e os gastos de telefonia bem esmiuçados, com os custos de cada ligação. Ele deve assegurar a confidencialidade das informações e a segurança dos dados. Além disso, serviços de espera que não desagradem o cliente na fila para ser atendido incluem músicas ou até anúncios específicos, que possam até interessar ao cliente.

3. Gestão de contratos

Os contratos também precisam de gerenciamento automatizado. Basicamente, um sistema automatizado se encarregará de processos como:

• pôr em ordem os contratos da empresa, deixando-os organizados;
• notificar assim que um contrato estiver concluído;
• controlar os recebimentos do contrato;
• anexar os arquivos importantes ao contrato;
• realizar comentários significativos.

A finalidade de um contrato é garantir legalmente que os deveres serão cumpridos e os direitos serão respeitados nas negociações, que costumam envolver dois lados. Essas partes podem ser pessoas físicas e/ou jurídicas. Uma empresa pode realizar contratos com seus fornecedores, clientes, investidores, outras empresas (do mesmo ou de outro segmento) e entidades governamentais.

Atualmente, muitos contratos podem ser feitos online, por meio de aplicativos móveis e certificados de segurança que permitem a assinatura digital. São os contratos digitais, que dispensam reconhecimento de firma e, consequentemente, a mediação de cartórios ou de outras instituições.

4. PABX Virtual

O PABX virtual, ou PABX IP, é o mais eficaz e rentável dos tipos de PABX. O PABX é uma central telefônica por meio da qual é possível centralizar ramais e linhas de uma empresa, permitindo a comunicação externa e interna.

O PABX virtual tem a vantagem de possibilitar o uso de ramais virtuais a partir de qualquer dispositivo (inclusive, dispositivos móveis), desde que tenha acesso à internet. De qualquer local do mundo, a equipe de TI pode controlar o PABX, interligando filiais sem custo algum.

Tendo isso em vista, é um sistema avançado cuja hospedagem se dá na internet, sem a necessidade de instalação de equipamentos físicos com cabos e fios, o que economiza recursos financeiros e espaço. Os softwares são instalados em computadores de mesa, notebooks, tablets e celulares.

Trata-se, assim, de um recurso ao qual a gestão de dispositivos móveis deve dar especial atenção, devido à sua importância para melhorar a comunicação interna e externa. O sistema PABX IP pode incorporar as linhas analógicas, digitais, celular, E1 (padrão de linha telefônica digital europeu) e VoIP.

O gerenciamento da central de PABX virtual pode ser efetuado por meio de qualquer modalidade de estação, que pode ser dentro ou fora da empresa. Isso significa que a central pode ser administrada por meio de um navegador. A central permite acesso em tempo real e a avaliação das ligações feitas e de suas respectivas despesas.

Desse modo, é um recurso muito importante para um call center. A URA (Unidade de Resposta Audível) e a discadora trabalham simultaneamente com todas as ligações, sejam receptivas, sejam ativas. É possível também implantar sistemas de ERP e CRM para transformar o atendimento ao cliente em um serviço de maior qualidade.

As ligações recebidas ou feitas no PABX IP podem ser gravadas na íntegra, podendo ser utilizadas posteriormente para monitoramento, para treinamento dos operadores e para a gestão da comunicação realizada entre a equipe e os clientes.

O funcionário precisará somente de um dispositivo com acesso à internet Wi-Fi, 3G ou 4G. A integração com smartphones vale ser salientada, pois a comunicação remota e mobile é uma das mais importantes características do sistema PABX Virtual.

5. Gestão de impressão

O setor de TI precisa estar atento ao gerenciamento de impressão. Muitos dispositivos móveis já permitem a impressão direta, bastando para isso configurar a impressora ou instalar o software dela no próprio dispositivo e usar uma conexão Wi-Fi.

Existem até mesmo aplicativos que permitem a impressão a partir de celulares ou tablets, mas é preciso sincronizá-los com o computador de mesa. Para imprimir diretamente de notebooks, é possível acessar a rede e escolher a impressora que está instalada no desktop da rede.

Os documentos e relatórios também podem ser impressos diretamente da nuvem. Nesse caso, qualquer impressora à disposição pode realizar a operação. Cada vez mais, os dispositivos móveis contam com aplicativos e ajustes que permitem imprimir diretamente do aparelho.

A gestão de impressão torna-se, assim, outro desafio do setor de TI, visando a reduzir custos com papel e agilizar os procedimentos quando se trata de imprimir a partir de dispositivos móveis. Com o uso de um bom software, é possível reduzir significativamente os custos com impressão e cópias, envolvendo papel e tinta.

Além disso, o gerenciamento das impressões tem como uma de suas finalidades analisar as alternativas possíveis, que evitem, por exemplo, a impressão e aproveitem a digitalização de documentos ou a elaboração de documentos e relatórios digitais, que podem ser consultados e armazenados diretamente no sistema. O uso de certificados e assinaturas digitais já é obrigatório em algumas situações.

Gerenciar impressões significa escolher e controlar os melhores equipamentos (tipos de impressora), tipos de papel e de tinta, levando em conta principalmente os aspectos econômicos, mas sem prejudicar a qualidade.

6. SLM (SAP)

O setor de TI também precisa automatizar a SLM, ou seja, a Gestão dos Níveis de Serviço. O objetivo desse gerenciamento é um nível melhor dos serviços de Tecnologias da Informação, priorizando um relacionamento satisfatório entre o fornecedor do serviço e o cliente.

O nível de serviço deve ser bem definido e registrado no contrato assinado entre fornecedor e cliente. É preciso realizar um controle regular para avaliar se os níveis de serviço estão cumprindo sua meta. Se não estiverem, é necessário descobrir as causas dessa falha e corrigi-las o quanto antes.

Se o contrato for cumprido, os clientes ficam satisfeitos e a empresa só tem a ganhar. A tecnologia SAP é uma das mais desenvolvidas no mundo na criação de softwares de gestão. O setor de TI costuma recorrer a ela para aprimorar a Gestão dos Níveis de Serviço.

Por que usar um software?

Usar um software no setor de TI, em especial, para a gestão de dispositivos móveis (MDM), oferece muitos benefícios, entre os quais:

1. Distribuição de aplicativos

Os usuários fazem o download somente dos aplicativos exigidos para o desempenho de seu trabalho, assegurando que as ferramentas corretas fiquem disponíveis para os colaboradores certos.

2. Gestão de ativos e dados dos inventários

É importante saber qual o dispositivo que cada usuário utiliza e o período em que foram adquiridos, pois, somente assim, é possível manter os sistemas atualizados.

3. Gerenciamento de senhas

O software efetua toda a gestão das ferramentas de segurança dos dispositivos móveis, inclusive, o controle sobre as senhas de acesso.

4. Aplicação das políticas corporativas

Uma pesquisa do grupo Aberdeen revelou que 78% das organizações norte-americanas tinham políticas de utilização dos equipamentos, porém, apenas 43% colocavam em prática as regras enquanto menos de 20% dos usuários conseguiam compreendê-las de verdade.

O software de MDM assegura que todos os usuários de uma empresa atendam aos requisitos das políticas internas e executem só os aplicativos permitidos pelo setor de TI — assim, o desenvolvimento e a compreensão das políticas de segurança das informações fica bem mais acessível.

Como escolher o software ideal para minha empresa?

O importante é que o software ofereça todas as vantagens de que a empresa precisa sem ser complicado. Ele deve ser fácil de operar, facilitando as atividades de gestão. Para a escolha ideal, é importante seguir os passos abaixo:

Defina a estratégia móvel

Antes de escolher o software de gestão de dispositivos móveis, é necessário definir a estratégia de mobilidade. Para defini-la, convém considerar alguns pontos como:

• que posição a empresa tem em relação ao BYOD?
• os funcionários levarão seus aparelhos pessoais ou a empresa disponibilizará os dispositivos?
• será permitido o uso de Bluetooth?
• será permitido o uso da câmera dos dispositivos durante o desenvolvimento das atividades?
• os funcionários poderão instalar aplicativos pessoais no dispositivo da empresa?

Defina a quantidade de dispositivos

É importante definir o total de dispositivos que serão gerenciados. Isso é importante porque se for adotada uma solução on-premises, a quantidade de servidores pode impactar o preço final. Caso existam mais de 200 ou 300 dispositivos, é necessário considerar o potencial para fazer registros simultâneos e a redução significativa das opções.

Considere a customização

São poucos os fornecedores de softwares que permitem customizações muito grandes. Se as opções padrão não são suficientes para atender às necessidades da empresa, as opções de produtos serão menores ainda.

Considere o modelo de licenciamento

É preciso escolher um software on-premises ou na nuvem. Os softwares no estilo cloud computing e oferecidos como serviço (SaaS) costumam ser mais baratos, além de oferecerem mais vantagens no que se refere à infraestrutura e aos gastos com suporte, implementação rápida e manutenção. De qualquer forma, deve se priorizar a segurança e outras preocupações.

Considere outros pontos

Outros pontos a se considerar são a integração empresarial, a permissão para divisão de dados corporativos, a função remota de limpar dados e de autotravamento, a notificação de roaming em tempo real, a gestão de ativos e inventários, os logs recorrentes e os rastros de auditoria.

A gestão de dispositivos móveis é importante para a equipe de TI porque a tendência é que eles continuem revolucionando a forma de fazer negócios e o mercado nacional e mundial. Somente com um software avançado, a gestão se mostrará efetivamente eficaz.

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