A implantação de um projeto de telefonia traz reconhecidamente resultados importantes para as empresas que a desenvolvem. Em 2015, 47 empresas atendidas pela Navita recuperaram R$ 17 milhões com o pagamento indevido pelas operadoras (leia o texto sobre o assunto aqui) e 64% das empresas consultadas pela Navita afirmam que obtiveram resultados expressivos ou satisfatórios com a prática.

Porém, uma pesquisa realizada pela Navita com gestores de empresas, aponta que 45% das empresas ainda não fazem a gestão de telefonia de suas empresas e, das que possuem: 33% está em fase embrionária de implantação, 10% em fase de implantação, 15% em stand by e somente 42% estão ativos.

Além disso, metade das empresas não possui uma ferramenta especializada de gestão de telefonia, o que dependendo do tamanho do parque de telecom, pode comprometer o bom êxito do projeto.

Para esclarecer as dúvidas sobre o assunto, a Navita realizou o webinar “Implementando um Projeto de Telefonia”, com o diretor de Serviços da Navita, Maurício Yamamura, que explicou as ferramentas e processos indispensáveis para a realização de um projeto de sucesso e o controle de custos com telecom.

Yamamura explicou que o primeiro passo para qualquer projeto de gestão dar certo é realizar o inventário.  Parece obvio, mas em um estudo anterior realizado pela Navita, 92% dos clientes não possuíam um controle de inventário atualizado, que pode ajudar na redução de, pelo menos, 18% dos custos.

A ferramenta é um recurso importante para identificar a consistência das informações sobre: quantidade de dispositivos, ramais, troncos, link de dados, número de usuários ou centros de custos.

O diretor lembrou também que é essencial desenvolver processos para mantê-lo atualizado e chamou atenção ainda para uma questão muito importante: o contrato. Antes da contratação dos serviços é importante entender os prazos, pacotes e serviços contemplados em todos os contratos com as operadoras, validade e forma geral.  Inclusive, as multas para cancelamentos e alteração de planos. Os prazos com as operadoras podem ser negociados durante a definição do contrato. Mas, há padrões pré-determinados pelas operadoras que devem ser conhecidos.

Entre as dúvidas mais frequentes dos participantes do webinar destaque para as contestações de faturas e auditorias de contas telefônicas. Pelo menos, 7% das despesas com telefonia das empresas brasileiras são de derivadas de cobranças inadequadas, apontamentos incorretos ou cobranças por serviços fora do contratado. Por isso, esses processos são fundamentais para identificar esses erros.

O diretor lembra, porém, que também é possível encontrar erros a favor da operadora. Neste caso, ele recomenda apontá-los, pois estes custos poderão ser cobrados com juros e multas posteriormente pelas operadoras, gerando uma despesa ainda  maior para a empresa.

Outra orientação foi sobre o pagamento ou não da fatura no caso da identificação de inconsistências. Maurício lembra a decisão de não pagar a fatura pode ser uma estratégia a ser adotada quando a operadora está errando muito. Mas, que o ideal é a empresa efetuar o pagamento e contestar os valores posteriormente.

Durante o webinar Maurício também apresentou:

• planilha de tarifários;
• planilha de faturas;
• modelo e controle de contestação e;
• solicitações junto às operadoras.

Todos esses materiais estão disponíveis para download junto com o Manual “Implementando um Projeto de Telefonia”.

Assista na íntegra o webinar

Leia também:
Gestão de Telefonia Eficiente – 12 recomendações para reduzir custos