É comum vermos organizações no mundo inteiro gastarem milhões com seu licenciamento em SAP. Com opções complexas, diversos tipos de licença de softwares e a falta de compreensão em seus modelos, otimizar seus custos com licenciamento acaba sendo trabalhoso, demorado e sujeito a erros.

Em abril de 2018 a SAP anunciou o seu novo modelo de licenciamento, por isso, é importante ter total entendimento de como essa mudança pode impactar diretamente nas organizações.

O Novo Modelo de licenciamento SAP

O novo modelo de licenciamento da SAP tem como base o acesso Direto e Indireto. O uso direto é quando o acesso é feito por pessoas físicas e o acesso indireto por outros sistemas, processos automatizados, bots e objetos conectados.

Entretanto, a forma como estas aplicações interagem com os sistemas e os dados da SAP podem causar um grande impacto nas necessidades dos tipos de licenças e SIGNIFICAR CUSTOS adicionais no momento da AUDITORIA ANUAL DE LICENÇAS.

Se qualquer usuário acessar dados do SAP através de softwares de terceiros (como APIs e integrações com outras ferramentas corporativas), a organização deve garantir a conformidade da licença de usuário, de acordo com o tipo correto provisionado para ele.

Muitas vezes isto não acontece e softwares de terceiros ou integrações customizadas acessam os dados do SAP usando uma licença única, ou uma licença não adequada, essa ação com frequência faz com que as empresas tenham custos elevados no momento da auditoria anual SAP (LAW).

É importante que a sua organização esteja preparada com dados concretos para minimizar os riscos financeiros e evitar custos desnecessários!

5 erros comuns que aumentam os custos com SAP

Agora que você já conhece um pouco melhor o novo modelo de licenças da SAP, fornecemos um guia com os 5 erros mais comuns que aumentam os custos com SAP.

 1 – Named Users

A SAP tem mais de 40 tipos de categorias de licenciamento de usuários nomeados em suas definições padrão, variando de preços de $60 a $ 7.000 dólares por licença. Esses tipos de licença determinam quais transações os usuários têm permissão para executar no ambiente.

Caso as licenças de usuário utilizadas não estejam em conformidade com a auditoria da SAP, elas serão reavaliadas de acordo com os seus papeis dentro do ambiente, e encargos adicionais serão cobrados da organização. Sem os dados iniciais certos, a única maneira de fazer isso, é generalizar os papeis atribuídos, fazendo com que os gastos em licenças sejam consideravelmente altos.

As atividades que os usuários exercem dentro do ambiente SAP podem mudar de ano para ano. Isso significa, que um tipo de licença antes bem ajustada, pode não ser compatível com a nova função desse usuário.

As organizações normalmente acabam gastando demais porque cometem um ou ambos erros:

– Adquirem tipos de licença excessivamente caros para garantir a total cobertura de seus usuários no ambiente, mesmo que não utilizem determinadas funcionalidades;

– Mantém atribuições de licenciamento estáticas até a próxima auditoria SAP, pagando taxas adicionais apresentadas pela SAP por falta de conformidade.

2 – Usuários Inativos

O número de usuários que precisam acessar o ambiente SAP, pode variar consideravelmente ao longo do tempo. Por exemplo, pessoas contratadas para implementar um novo sistema SAP, precisam apenas de uma licença durante o período que estão trabalhando dentro da organização.

Existem outros casos em que as licenças podem se tornar redundantes, quando usuários/colaboradores deixam de trabalhar em uma organização ou quando não tem mais a necessidade de acessar o SAP após uma mudança de cargo.

Embora esses exemplos pareçam óbvios, o processo manual do controle de licenças é trabalhoso e sujeito a erros.

3 – Usuários Duplicados

Com ambientes cada vez mais complexos e o crescimento das organizações, é comum ter inúmeros sistemas ou grupo de sistemas, e diferentes administradores para cada um deles.

Por falta de comunicação ou complexidade no ambiente, usuários licenciados podem ter mais de uma conta, utilizando contas diferentes entre sistemas, resultando no consumo de mais de uma licença e gastos adicionais para a organização.

4 – Uso indireto

O uso indireto é quando o SAP é acessado por softwares de terceiros (como APIs e integrações com outras ferramentas corporativas). A maneira como esse software interage com o sistema SAP e os dados subjacentes, podem significar custos adicionais no momento da auditoria anual de licenças.

Com o novo modelo de licenciamento, a SAP está focada na análise de uso indireto da aplicação. É importante que a sua organização esteja preparada para minimizar possíveis riscos financeiros evitando desperdícios.

5 – Engines

O licenciamento SAP não tem como base apenas contas e métricas por usuários, também inclui engines de software. As engines SAP (também são conhecidas como pacotes, módulos e complementos) são aplicações opcionais para as quais o licenciamento adicional deve ser adquirido.

As métricas utilizadas para o licenciamento variam de acordo com o tipo de engine e objetos que existem dentro dessa aplicação ou no seu total de consumo de CPU.

É comum que organizações tenham vivenciado esse dilema do aumento de custos com SAP, por isso é necessário estar preparado para minimizar os riscos financeiros, evitando encargos desnecessários.

A Navita pode ajudar sua organização através de uma solução solida de SAM, focada na otimização de produtos SAP. Conheça os principais benefícios que um projeto SAM pode proporcionar para sua organização.

Benefícios de um projeto SAM (Software Asset Management)

Seja por falta de controle, conhecimento ou conformidade, a maioria das organizações atualmente tem gastos excessivos no licenciamento de softwares.

Um projeto em SAM permite que à organização utilize da melhor forma todas as funcionalidades de seus ativos de software, otimizando sua infraestrutura, organizando suas ferramentas e melhorando seus processos, tudo isso de forma integrada. Indo muito além de uma revisão básica de compliance.

Em um modelo ideal de um projeto em SAM, são criados processos de gerenciamento e otimização das aplicações de software de uma organização, reduzindo os custos de TI e limitando os riscos associados à propriedades e uso desses softwares.

Em uma pesquisa Global de despesas com TI foi detectado que as companhias gastaram US$ 332 bilhões em software em 2016. A Gartner detectou que empresas com processos maduros de otimização de licenças de software utilizando projetos de SAM tiveram uma redução de 30% em seus gastos, somente no primeiro ano.

A Navita em parceria com o Snow, líder mundial de gestão de ativos de software, apresenta o Snow Optimizer for SAP®.

Saiba como o Snow Optimizer for SAP pode ajudar a sua organização

O Snow Optimizer for SAP® oferece a transparência e a inteligência que pode ajudar organizações a economizar milhões em custos de licenciamento de software SAP.

O Snow Optimizer for SAP® oferece à sua organização a inteligência necessária para garantir que o licenciamento SAP seja dimensionado de acordo com as reais necessidades.

Com a ferramenta, é possível otimizar as licenças de usuário nomeadas da SAP, detectando usuários inativos, identificando usuários duplicados e atribuindo o tipo de licenciamento ideal para cada usuário com base em análises.

Através de indicadores de atividade que verificam os acessos ao sistema SAP por aplicações de terceiros, o Snow Optimizer for SAP® identifica rapidamente os potenciais acessos indiretos com bases em atividades irregulares, reduzindo custos e riscos.

Em poucas semanas de uso, clientes relataram uma redução em seus custos entre 20 e 30%. A medida que essas organizações aproveitaram todas as informações geradas pelo Snow Optimizer for SAP®, esses números subiram para a casa dos milhões, sendo possível renegociar seus contratos e encontrar o licenciamento ideal de acordo com suas necessidades.

O Snow Optimizer for SAP® ajuda as organizações a descobrir instâncias de acesso indireto, detecção de configurações de usuários incorretas, limpeza de casos problemáticos, avaliação e análise de todo o ambiente SAP e muito mais. Ajudando a reduzir custos e riscos de conformidade de software.

 Com o Snow Optimizer for SAP® Software é possível:

• Reduzir custos através da detecção de configurações de usuário incorretas;
• Limpar casos problemáticos (usuários inativos, duplicados etc.);
• Avaliar e analisar todo o ambiente SAP;
• Plataforma 100% integrada com sistemas SAP;
• Obter recomendações exatas de licenças;
• Identificar casos de acessos indiretos;
• Automatizar o gerenciamento de licenças;
• Obter o inventário completo de todos os ativos de SAP;
• Ter o monitoramento proativo e avisos automatizados com base em políticas;
• Contenção de custos de licenças HANA;
• Vista consolidada dos dados de utilização por função;
• Otimização de custos e garantia de melhor ROI (Retorno sobre investimento).