Tudo o que você precisa saber sobre o inventário de TI

Toda empresa, independentemente de seu porte ou área de atuação, conta com uma grande variedade de equipamentos, ferramentas, sistemas, softwares e outros itens de tecnologia da informação que são fundamentais para o desenvolvimento de suas atividades.

Nesse cenário, o papel do gestor de TI é fundamental para garantir que tudo funcione da melhor forma para atender os diferentes setores. Por esse motivo, tomar decisões estratégicas para reduzir custos, aumentar a produtividade e garantir a segurança das informações são algumas das principais atividades desse profissional.

O inventário de TI é uma das ferramentas que podem auxiliar o gestor a lidar com a grande quantidade de sistemas, dispositivos e dados necessários para tomar decisões corretas para lidar com a infraestrutura de tecnologia da informação.

Neste guia, você vai ficar por dentro de tudo o que você precisa saber sobre o assunto para aproveitar os benefícios que essa ferramenta pode oferecer. Acompanhe o texto e saiba o que é o inventário de TI, porque é importante fazê-lo, como implementá-lo e muito mais!

O que é o inventário de TI?

O inventário de TI é uma lista detalhada de informações sobre todos os recursos tecnológicos de uma empresa. Esse cadastro é importante para fundamentar as decisões relacionadas à infraestrutura de tecnologia da informação da organização.

Para ser realmente eficiente, devem ser incluídas nessa lista todas as ferramentas, equipamentos, objetos, programas, entre outros itens de TI que a empresa tem. Isso significa que, para ter um inventário completo e desfrutar de todos os benefícios que vamos apresentar neste guia, é preciso registrar desde os hardwares até os softwares adquiridos pela organização.

Quais informações devem ser incluídas no inventário de TI?

É importante registrar no inventário a quantidade de equipamentos e sistemas, as datas de compra, os dados técnicos, os números de série, os locais nos quais estão instalados, as datas das últimas manutenções e atualizações, entre outros dados. Cada item de tecnologia da informação da empresa deve ter esses registros relacionados separadamente no inventário.

Para ter um inventário de TI organizado e eficiente, é essencial que seja feita a divisão dos ativos em categorias e subcategorias — vamos explicar melhor sobre esse assunto no próximo tópico. Por enquanto, vamos usar como exemplo as categorias software, hardware e usuários. Logicamente, cada uma delas tem ativos específicos.

Dentro da categoria hardware estão os dispositivos físicos, entre eles:

  • computadores;
  • notebooks;
  • impressoras;
  • relógios de ponto;
  • câmeras;
  • equipamentos de biometria;
  • roteadores;
  • modens;
  • servidores, entre outros.

Na categoria software, estarão os recursos intangíveis de tecnologia. Como exemplo, podemos destacar os aplicativos, licenças e serviços em nuvem.

Por outro lado, a categoria usuários corresponde a todos os perfis que usam a infraestrutura de TI, e deve conter informações como senhas, horários de login e logoff, sistemas utilizados, entre outros dados.

Mas, afinal, por que fazer o inventário de TI?

Agora que você sabe o que é esse tipo de registro, vamos apresentar os motivos pelos quais é tão importante fazer e manter o inventário de TI atualizado.

Detecção de problemas e eficácia na tomada de decisão

Uma das razões mais mais importantes é a capacidade de antecipar problemas e tomar decisões estratégicas.

Com o controle completo dos ativos, você poderá identificar pontos da infraestrutura de tecnologia da informação que precisam de correção antes que os problemas, tão comuns na área de TI, surjam. Dessa maneira, será possível agir com antecedência para evitar a indisponibilidade dos serviços que sempre resulta em perda de produtividade e, consequentemente, de lucro.

O controle dos ativos de TI por meio do inventário também permite a identificação dos melhores momentos para realizar revisões preventivas — ou, ainda, manutenções corretivas no estágio inicial dos problemas, antes que consequências mais graves aconteçam.

Essas medidas impactam direta e positivamente no aumento da vida útil dos equipamentos, evitando gastos extras com a compra de novos equipamentos antes do momento ideal.

Facilidade no gerenciamento de prazos e garantias

Da mesma forma, com o inventário fica muito mais fácil gerenciar os prazos de suporte e a garantia de cada software e hardware da empresa, assim como o controle do uso dos ativos por parte dos funcionários.

No caso do primeiro, a empresa deixa de correr o risco de perder seus direitos junto aos fornecedores e pode negociar termos de garantia ou atualizar os ativos antes do fim do prazo de cobertura.

Em relação ao controle de uso, o gerente de TI poderá identificar as situações nas quais o usuário causa problemas ao usar os ativos de maneira incorreta e tomar medidas adequadas para evitar que o evento se repita, como realização de treinamentos ou adoção de novas ferramentas.

Segurança dos dados corporativos

Fazer um inventário de tecnologia da informação também é importante para a segurança dos dados da empresa, item tão importante quando ataques cibernéticos se tornam cada vez mais frequentes.

Com o controle atualizado, é possível identificar facilmente os sistemas que não deveriam ter sido instalados, a exemplos de softwares maliciosos que podem capturar senhas ou roubar dados. Assim, a remoção deles pode ser feita antes que toda a infraestrutura seja afetada.

Monitoramento das necessidades de TI da empresa

O inventário permite, ainda, identificar se a infraestrutura de TI atende às necessidades da empresa. Se sua organização não sabe, por exemplo, se existem ativos insuficientes ou em excesso para a execução das atividades, o inventário é uma excelente ferramenta para compreender essa dimensão e evitar perda de dinheiro ou produtividade.

Com um inventário de TI, o gestor pode responder a questões como “quantos desktops e notebook existem na empresa?”, “todos os computadores e servidores têm antivírus?”, “há quanto tempo esses hardwares têm sido utilizados?”, entre outras.

As respostas para perguntas como essas são fundamentais para embasar decisões que fazem parte da gestão de TI, a exemplo de saber se é possível atualizar os sistemas operacionais, se a quantidade de IPs da rede é suficiente ou precisa e pode ser expandida, entre outras.

Nem seria preciso destacar, mas ressaltamos que esses benefícios se relacionam diretamente com a redução de custos, um dos maiores objetivos dos gestores em momentos de instabilidade econômica.

Além disso, os funcionários poderão contar com os ativos necessários para focar em suas atividades, ou seja, no core business da empresa, produzindo com maior produtividade e qualidade.

Quando o inventário de TI deve ser feito?

Como o objetivo do inventário de tecnologia da informação é ter dados sobre os ativos tecnológicos da empresa, ele deve ser atualizado constantemente para garantir informações confiáveis.

Se, por outro lado, o inventário ainda não foi criado na organização, o momento certo para fazê-lo é o quanto antes. Independentemente do porte, do setor ou da quantidade de softwares e hardwares que uma empresa tem, o inventário será um grande aliado da gestão de tecnologia da informação.

Na primeira vez em que ele feito, é possível que vários aspectos que demandam atenção da equipe de TI sejam encontrados, como softwares maliciosos, equipamentos em falta ou em excesso, licenças expiradas, entre outros.

Dessa maneira, nesse primeiro momento é importante compreender o cenário e decidir quais intervenções serão necessárias para sanar os problemas. Ao concluir as ações corretivas, será preciso manter o inventário atualizado e analisá-lo constantemente para saber quando novas alterações serão necessárias.

Essas medidas tornam a gestão de TI muito mais eficiente e ajudam a manter o inventário disponível para fundamentar a tomada de decisões em planejamentos de curto, médio e longo prazo.

Como fazer o inventário de TI?

Agora que você já sabe o que é o inventário de TI, quais benefícios ele traz para a gestão de tecnologia nas empresas e a importância de mantê-lo atualizado, vamos apresentar o passo a passo para que você possa implementar a ferramenta na sua empresa. Vamos lá?

Categorizar ativos

O primeiro passo para fazer o inventário de TI de forma eficiente é categorizar os ativos. Para isso, é preciso criar subgrupos dentro das divisões maiores como hardware, software e usuários.

Afinal, cada uma dessas categorias é muito ampla, como os exemplos de dispositivos, ferramentas e sistemas que apresentamos no primeiro tópico deste guia. Dentro de hardware, por exemplo, você pode criar a subcategoria “recursos de rede”. Nela, estarão presentes ativos como roteador e cabeamento.

Se necessário, de acordo com as especificidades de cada empresa, é possível ter outras categorias maiores além das três que falamos inicialmente. Só não se esqueça de que cada uma deve ter suas respectivas subdivisões.

Criar um esquema de nomeação

Muito provavelmente sua empresa tem equipamentos e sistemas que se repetem duas, três ou mais vezes. Mas, ainda que dois computadores de uma mesma marca sejam teoricamente iguais, é importante para o controle que eles sejam identificados separadamente no inventário.

Essa diferenciação é importante porque eles podem contar com licenças diferentes, terem passado por manutenção em momentos distintos, utilizados por diferentes pessoas, entre outros casos. Por isso, outro passo fundamental para manter o inventário organizado é a criação de um padrão para nomeação dos ativos.

Cada equipamento deve receber uma etiqueta física com seu nome, e essa nomenclatura deve ser única no controle.

Você pode utilizar letras e números para criar códigos, por exemplo, mas é importante que a sequência tenha alguma lógica que possa ser identificada facilmente. Um exemplo: NAVCOMP1 para o primeiro computador, NAVCOMP2 para o segundo e assim por diante.

Listar os ativos

Criadas as categorias, as subcategorias e os nomes de cada ativo de TI, é hora de finalmente listá-los com seus dados correspondentes. Para isso, lembre-se das informações que apresentamos no início deste guia, a exemplo de números de série, datas de manutenções e atualizações, entre outras.

Essa lista até pode ser feita em planilhas, porém, essa não é a forma mais prática de fazer um inventário, principalmente para empresas que possuem grande quantidade de ativos.

Além disso, o preenchimento de planilhas de forma manual é muito suscetível a erros. Sendo assim, é importante que as empresas considerem adotar softwares de gestão específicos para fazer o controle do inventário.

Analisar vulnerabilidades e identificar oportunidades

Com a lista do inventário pronta, é chegado o momento de identificar vulnerabilidades que devem ser tratadas e oportunidades que podem ser aproveitadas.

Essa tarefa é muito importante para a gestão estratégica dos itens de tecnologia da informação da empresa — e, se todas as informações estiverem listadas de maneira organizada, como indicamos nos passos anteriores, não deve ser uma tarefa complicada .

Analisando a lista, você pode encontrar oportunidades, como o descobrimento de um equipamento que não está sendo usado, mas que pode ser bem aproveitado em outro setor.

A exemplo de vulnerabilidades que podem ser encontradas está a identificação de um software sem licença. Essa situação exige que medidas sejam tomadas para regularizar a situação e evitar a indisponibilidade do serviço.

Monitorar constantemente

Um dos passos mais importantes para alcançar os benefícios do inventário para a gestão de tecnologia da informação nas empresas é o monitoramento e a atualização da lista dos ativos continuamente.

Além de tomar as atitudes necessárias para corrigir falhas e aproveitar as oportunidades encontradas no passo anterior, é importante que o gestor de TI e sua equipe se comprometam em manter a relação de dispositivos e sistemas atualizada, a analisar alterações que surgirem e a identificar necessidades de mudança.

Para isso, é preciso realizar um monitoramento constante. Você pode delegar funcionários para acompanhar o inventário mais de perto e estipular prazos e processos para garantir que o trabalho seja feito de forma correta e constante.

Quais as boas práticas de gerenciamento de inventário de TI?

Até aqui, você já conheceu o que é o inventário de TI e descobriu como fazer um. Mas, você sabia que existem formas de aproveitar essa ferramenta de forma ainda mais eficiente?

A seguir, confira algumas boas práticas que poderão ajudar a amplificar os benefícios do inventário de TI na sua empresa.

Disponibilidade para inserir dados

Mesmo que sua empresa opte por aderir a um sistema automatizado para controlar o inventário de TI, é importante contar com um sistema que tenha disponibilidade para inserir os dados de forma manual quando necessário.

Isso acontece porque ainda não é possível encontrar uma ferramenta que contemple todos os dados que podem ser importantes para o controle do inventário de cada empresa especificamente, já que eles podem variar bastante de uma organização para outra. Sistemas que permitem essa personalização são ideais.

Atualização e monitoramento automatizado

As vantagens que uma empresa ganha ao usar ferramentas de gestão são variadas em diferentes setores. Dentre elas, está a redução de chance de erros, como listagem incorreta de dados, comuns de acontecerem quando o controle é feito de forma manual.

Investir em sistemas e rotinas automáticos para atualizar e monitorar o inventário de TI é outra boa prática que pode ser adotada para maximizar os benefícios da ferramenta. Essa atitude é ainda mais importante em estruturas de gestão mais complexas que contam com grande quantidade de ativos.

Criação de relatórios personalizados

Como falamos no início deste guia, um dos objetivos mais importantes do inventário de TI é fornecer as informações necessárias para auxiliar as tomadas de decisão em relação à infraestrutura de TI de uma empresa.

Por esse motivo, a maioria das ferramentas usadas para fazer e manter o controle de inventário contam com a possibilidade de gerar relatórios personalizados diversos a partir de diferentes dados e critérios.

Essas informações permitem que decisões com mais chances de acerto sejam tomadas com foco no aumento da produtividade e na redução de custos. É possível saber, por exemplo, quais softwares precisarão ter suas licenças renovadas até o final do ano e prever os investimentos necessários para isso.

Assim, é possível contar com o apoio de relatórios específicos para elaborar planejamentos de curto, médio e longo prazo baseado em cenários reais.

Identificação de informações relevantes

Com a possibilidade de coletar um grande volume de dados sobre os ativos de TI, é possível que tanta informação ofusque o que realmente interessa para uma gestão eficiente de tecnologia da informação.

Nesse cenário, é importante identificar quais informações são relevantes para sua empresa — especificamente na hora de elaborar a lista do inventário. Sabendo quais dados são necessários para embasar a estratégia do seu negócio, você também poderá elaborar relatórios específicos para o que deseja analisar e fundamentar as decisões que precisa tomar.

Classificação de todos os ativos

É comum encontrar empresas que fazem inventário de seus patrimônios físicos, a exemplo de móveis e mesmo os hardwares. Muitas delas, porém, acabam esquecendo ou não considerando a importância de monitorar e controlar seus sistemas.

Entretanto, para uma boa gestão do inventário de tecnologia da informação, listar os softwares é fundamental, principalmente aqueles que exigem investimentos financeiros.

Dessa maneira, é possível identificar quais aplicações são menos ou mais utilizadas, quais licenças precisam ser atualizadas ou não, entre outras medidas. Assim, evita-se gastos com licenças desnecessárias ou indisponibilidade de sistemas nas atividades da empresa.

Atenção à entrada e à saída de ativos

As maiores ocasiões que podem resultar em inconsistências nos inventários são a entrada e a saída de ativos do patrimônio da empresa. Para evitar esse problema, é preciso ter um processo bem definido que altere os dados do inventário apenas quando efetivamente um ativo passar a ser ou deixar de ser parte da empresa.

Por esse motivo, insistimos na importância de manter o inventário de TI atualizado. Afinal, é preciso que as informações listadas sejam confiáveis para que as decisões tomadas com base nelas sejam realmente as ideais. A utilização de sistemas de automação do controle do inventário é uma excelente forma de garantir isso.

Envolvimento e capacitação da equipe

Como gestor, você deve reconhecer a importância de envolver a equipe nos processos para que os objetivos sejam alcançados. Da mesma forma que isso deve ocorrer em outros momentos, a implantação e manutenção do inventário também se beneficiam dessa prática.

É importante garantir que todos compreendam a importância do inventário de TI, bem como os benefícios que a ferramenta pode trazer para os processos da empresa. Dessa maneira, o engajamento e os resultados serão maiores.

Além disso, treinamentos e capacitações que capacitem os funcionários de TI para utilizar as ferramentas adotadas para a atualização e monitoramento do registro dos ativos também são fundamentais.

Como monitorar o inventário de TI?

Como falamos, é preciso acompanhar o inventário de TI constantemente para que ele possa continuar cumprindo seus objetivos, a exemplo do suporte na tomada de decisões mais corretas que precisam de informações reais.

Para fazer esse monitoramento, a melhor opção é contar com um software de gestão. Esse tipo de sistema pode fazer atualização e monitoramento automáticos continuamente e com chances de erro praticamente nulas — diferentemente do que acontece nos sistemas manuais, como as planilhas.

Com um único software, por exemplo, é possível gerenciar todo o parque de dispositivos de telecomunicações de uma empresa, desde a manutenção de inventário até o acompanhamento de contratos, passando pelo controle de gastos com telefonia móvel, fixa e de link de dados, entre outras informações.

Nesse post, você descobriu tudo o que precisava saber sobre o inventário de TI. Com a grande quantidade de dispositivos e sistemas presentes nas empresas hoje, essa ferramenta se torna uma grande aliada para uma gestão eficiente de tecnologia da informação.

Um inventário de TI bem desenvolvido, atualizado e monitorado fornece informações importantes para que o gestor de TI possa tomar decisões com mais chance de acertos. Os resultados dessa medida são a maior produtividade, redução de custos e segurança dos dados corporativos.

Para alcançar esses benefícios, entretanto, não deixe de seguir as dicas que apresentamos neste guia. Categorização dos ativos, definição de padrão na nomeação, análise de vulnerabilidades, identificação de oportunidades e monitoramento constante são fundamentais.

Lembre-se também das boas práticas que podem potencializar o uso do inventário de TI, a exemplo da identificação de informações relevantes para a estratégia do negócio, da criação de relatórios personalizados e da automação das rotinas de atualização e monitoramento.

Agora que você já sabe o que é inventário de TI, os motivos para colocá-lo em prática e como executar isso, faça o download da nossa planilha de Inventário de Telefonia Móvel e mantenha a gestão de telecomunicação da sua empresa sob controle. O que acha?

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