O uso da tecnologia nos ambientes corporativos já é mais que uma realidade. A automação dos processos organizacionais tem sido cada vez mais uma aposta das empresas, que estendem essa possibilidade para diversos setores e tarefas da rotina corporativa. Dessa forma, as tecnologias de automação também estão sendo usadas para elaboração e armazenamento de relatórios de trabalho externo.

Automatizar esses relatórios gerenciais é uma forma de manter a competitividade da organização e ganhar algumas boas horas de trabalho, fazendo com que os gestores tenham mais tempo para dedicar às atividades estratégicas, e os demais funcionários, ao trabalho que demanda mais habilidade.

Quer saber como fazer isso e qual o impacto da automação dos relatórios na empresa? Continue a leitura do post!

O que é e como funciona a automação de relatório de trabalho externo?

A automação se refere ao processo em que se diminui a presença do trabalho humano na realização de determinada atividade.

No caso dos relatórios gerenciais, fica a cargo da tecnologia elaborar, arquivar, integrar e oferecer modos de visualização de dados mais claros e diretos.

Normalmente, são usados softwares de gestão para confecção e armazenamento desses relatórios, que são agrupados e acessados de qualquer dispositivo móvel quando hospedados na nuvem. Além disso, esses relatórios ficam visíveis de forma mais organizada e gráfica, facilitando a leitura das informações para tomada de decisões mais estratégicas.

Como elaborar o relatório de trabalho externo?

No processo de automação, é importante contar com um software de gestão que possa gerar os relatórios a partir de informações fornecidas pelos funcionários que realizam o trabalho externo.

É preciso deixar claro quem elaborou o relatório, qual atividade externa foi realizada, seu objetivo, tempo de duração e demais informações que caracterizam o trabalho. Uma vez lançadas as informações, o software as organiza de forma padronizada, para facilitar no processo de gestão.

Qual o real impacto da automação para esse tipo de relatório?

Maior integração e unificação

A automação de relatórios gerenciais auxilia na coleta e análise de dados sobre a rotina e atividades da empresa. Isso ocorre porque o acesso remoto permite que as informações sejam lançadas e acessadas por aqueles que têm acesso ao software e ao banco de dados. É sinônimo de mobilidade e flexibilidade para esses relatórios.

Uma vez arquivados e agrupados na nuvem, os relatórios são disponibilizados em formatos padronizados, com a possibilidade de cruzamento de dados para melhor avaliação das atividades empresariais.

Os benefícios da integração dos dados são a diminuição de erros humanos e a redução de problemas gerados pela dupla entrada de dados, que causam distorções na avaliação da empresa.

Além de integrar informações, o sistema automatizado também ajuda na integração de setores. Isso se dá porque diferentes funcionários podem acessar as informações a qualquer momento e facilitar a rotina corporativa.

Redução de gastos

Existem duas formas de reduzir gastos com a automação. A primeira vem como consequência do aumento da produtividade e da melhor otimização do tempo de trabalho. A outra forma de economia ocorre porque os relatórios ajudam a diminuir problemas de administração que saem onerosos para a empresa.

Incompatibilidade na folha de pagamento de funcionários que realizam horas extras em trabalhos externos, dificuldades recorrentes na realização desses trabalhos, inadequação da prestação de contas e balanço fiscal são exemplos de problemas gerados por uma administração que peca por falta de organização.

Eficiência operacional

Um dos obstáculos das empresas é o excesso de burocracia, problema que atinge a cultura organizacional. Embora seja necessária para uma boa administração, a burocracia excessiva compromete a fluidez das operações empresariais.

A automação dos relatórios atua exatamente na redução dessa burocracia. Os lançamentos de dados são rápidos e práticos, sem obstáculos no processo. Além disso, a padronização da informação facilita a obtenção e análise de informações: troca-se a pilha de relatórios por gráficos, tabelas e textos concisos e objetivos.

O resultado é um aumento da eficiência operacional. Ganha-se em tempo e recursos antes despendidos em tarefas burocráticas, aplicando-os na realização de tarefas que realmente são decisivas para o crescimento da empresa e que envolvem trabalhos mais criativos e importantes.

Como o setor de TI ajuda na automação dos relatórios?

Pensar em soluções tecnológicas para fomentar o crescimento e aperfeiçoamento da organização empresarial só faz sentido quando pensado junto a um setor de TI. Essa área é responsável por planejar, elaborar e implementar mudanças e inovações tecnológicas que vão facilitar o dia a dia dos funcionários e melhorar os processos internos e externos da empresa.

Quando o assunto é elaboração de relatórios de trabalho externo, o setor de TI atua no planejamento que mapeia os processos na empresa voltados para essa atividade e que, posteriormente, serão modificados. O primeiro passo é, portanto, a identificação das atividades que são realizadas e o modo como são feitas.

Na sequência, desenha-se um projeto de implementação de soluções automatizadas para as tarefas de acordo com o perfil, necessidade e limitações da organização. Os próximos passos são o auxílio dos funcionários com a nova tecnologia e manutenção dos softwares e hardwares envolvidos no processo automatizado.

A ajuda de especialistas em TI para implementação de relatórios de trabalho externo automatizados também ajuda com:

• maior controle e confiabilidade nas técnicas e tecnologias envolvidas no processo;
• aumento da segurança para execução dessas tarefas e arquivamento de dados;
• auxílio no momento de implementação das novas tecnologias e adesão por parte dos funcionários.

Como você pode ver, as soluções em TI, quando aplicadas junto a um setor estruturado na empresa, conduzem de forma eficaz a automação e otimização dos processos corporativos.

É importante pensar em TI como uma área estratégica que vai incidir diretamente na melhoria do trabalho interno, na segurança, na modernização e na construção de soluções criativas para o negócio. O aumento da competitividade e do valor de marca são consequências dessas atitudes.

E os relatórios de trabalho externo não devem ficar de fora de modernização: a automatização dessa operações traz maior eficiência operacional, produtividade e praticidade para a empresa.

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