Gestão de telecom: se você chegou até aqui, já sabe o que é a Anatel, já entendeu quais direitos ela garante para empresas contratantes e já identificou onde sua empresa provavelmente está perdendo dinheiro em telecom.
Agora a pergunta é uma só: o que você vai fazer com essa informação?
Porque o prazo de contestação da Anatel corre, porque o contrato de telecom que vence nos próximos meses vai renovar e a operadora vai partir das condições atuais para a renovação, e porque cada mês sem TEM telecom é um mês com faturas pagas sem auditoria, linhas ativas sem usuário e tarifas acima do mercado que ninguém está questionando.
Este artigo mostra como o TEM Navita Connect resolve esses três problemas, com dados reais de uma empresa que passou por exatamente essa situação.
O custo real de não ter gestão de telecom
Toda empresa que paga faturas de telecom sem TEM tem o mesmo problema, só não entende o ‘tamanho’ dele.
Sem gestão de telecom com o TEM, a empresa não tem como saber quantas linhas estão ativas sem usuário, não tem como comparar o que está sendo cobrado na fatura com o que está no contrato, não tem como monitorar se o consumo real de dados está alinhado com a franquia paga, e não tem como saber se o contrato que vence no próximo trimestre está 20%, 30% ou 40% acima do que o mercado pratica hoje.
Essa assimetria de informação é o que faz a operadora chegar à renovação com uma proposta que parece razoável e a empresa assina porque não tem nenhum dado para comparar.
O resultado acumulado desse ciclo aparece nas faturas mensais que ninguém questiona, em contratos que renovam automaticamente, em linhas de ex-colaboradores que continuam gerando custo porque ninguém cancelou, e em serviços adicionais cobrados por linha que ninguém solicitou e que somam no total da fatura.
O que acontece quando a fatura chega e ninguém audita
A fatura de telecom corporativa é um dos documentos mais complexos que existem na gestão financeira de uma empresa, porque nela se acumulam: dezenas de linhas, planos diferentes por perfil de usuário, tarifas de roaming, serviços adicionais, taxas administrativas e encargos que aparecem e desaparecem de mês a mês.
O processo padrão da maioria das empresas é o seguinte: a fatura chega, o financeiro confere o total, compara com o mês anterior, e aprova, mas no fim ninguém conferiu todos os detalhes necessários.
E a Anatel garente o direito de contestar essas cobranças, mas isso só é possível se alguém auditar.
O ciclo do desperdício silencioso
Existe um padrão que se repete em empresas de médio e grande porte que não tem TEM, chamamos isso de ciclo de desperdício silencioso.
No primeiro ano: o gestor percebe que a fatura está alta, mas não tem tempo para investigar.
No segundo ano: o contrato renova automaticamente (com reajuste), o valor sobre, mas a comparação é com o ano anterior, e não com o mercado.
No terceiro ano: a empresa tem 15 linhas de ex-colaboradores ativas, dois contratos venceram e renovaram sem renegociação, também há serviços sendo cobrados por linha que ninguém sabe ‘onde estão’, e por fim: o valor mensal é 35% maior do que deveria ser.
E ninguém percebeu isso, porque como desenhamos acima: ele cresce devagar. Ano após ano, e no final acaba com um buraco expressivo no orçamento de TI.
O que a gestão de telecom faz que a sua planilha não consegue
Planilha de controle de telecom funciona enquanto a operação é pequena e o responsável não ‘sai de férias’.
Com dezenas ou centenas de linhas, múltiplas operadoras e contratos com datas de vencimento diferentes, a planilha começa a falhar exatamente quando mais importa: no mês da renovação, quando alguém sai da empresa ou quando a fatura chega com um valor incorreto.
A planilha em si não é o maior problema, o que ela representa que é: um processo manual que depende de uma pessoa se lembrar de fazer a coisa certa, no momento certo. E em gestão de telecom, quando essa pessoa se esquece, o custo aparece na fatura do mês seguinte.
O TEM resolve quatro problemas que a planilha cria:
Inventário automatizado de TEM
Todas as linhas, contratos e serviços centralizados em um único painel, o que em tese significa que: nenhum contrato vence sem alerta, nenhuma linha ativa sem usuário passa despercebida e nenhuma linha de ex-colaborador continua gerando custo. (E tudo isso atualizado em tempo real, e qualquer desvio que acontece gera um alerta automático).
Auditoria automática de faturas
Cada fatura é comparada automaticamente com o contrato vigente, linha a linha, e as divergências são sinalizadas para contestação dentro do prazo da Anatel.
Monitoramento de consumo de dados (redução de custos telecom)
O TEM monitora o consumo real de cada linha e compara com a franquia contratada, quando a linha consome 5TB de um plano de 27TB, o sistema identifica o superdimensionamento imediatamente e a empresa tem dados organizados para renegociar antes da próxima renovação.
Sem TEM, esse superdimensionamento só é descoberto quando alguém resolve investigar, em muitos casos, isso nunca acontece e a empresa continua pagando por capacidade que nunca usa.
Gestão de contratos e vencimentos para redução de custos telecom
Alertas automáticos de contratos próximos do vencimento com uma antecedência de 6 meses, isso é tempo suficiente para fazer um benchmarking de mercado, solicitando propostas de outras operadoras e negociando com os dados certos.
Na planilha, o vencimento aparece só quando alguém olha a data correta, já no TEM, o alerta chega automaticamente, com antecedência suficiente para agir antes de ser pego de surpresa pela renovação automática.
O Navita Connect é o TEM telecom da Enghouse Navita e foi desenvolvido para transformar os direitos regulatórios da Anatel em processos automáticos que funcionam todo mês.
A diferença entre uma empresa que usa a Anatel a seu favor e uma que não usa não é conhecimento, toda empresa que leu o nosso artigo anterior sabe que tem um período para contestar cobranças indevidas, mas saber e agir são coisas diferentes quando não existe um processo que garanta que a auditoria vai conhecer todo mês, no prazo correto e com evidências.
Na prática, o Navita Connect entrega três vantagens que transformam a relação da empresa com as operadoras:
Contestação dentro do prazo
O Navita Connect audita as faturas automaticamente e sinaliza as divergências com antecedência, garantindo que a empresa nunca perca o prazo de 3 anos da Anatel para contestação retroativa, e cada cobrança indevida identificada é documentada para a contestação formal com a operadora.
Inventário que comprova conformidade
Em uma auditoria interna, questionamento financeiro ou uma verificação regulatória, a empresa precisa demonstrar que sabe o que tem: quais as linhas ativas, quais serviços estão contratados e quem está usando cada recurso pago. O Navita Connect gera esse inventário automaticamente, e atualizado em tempo real, pronto para ser apresentado ao board.
Isso também vale para o offboarding de colaboradores, o processo de desligamento inclui automaticamente o alerta de cancelamento de linhas corporativas, o que evita que a empresa pague por linhas inativas de ex-colaboradores.
Dados para negociar
Quando a operadora envia uma proposta próximo a data de renovação, sua empresa vai ter dados históricos de consumo real por linha, comparativo de mercado e evidências documentadas das divergências que foram contestadas nos últimos meses. Então a negociação com as operadoras começa em um patamar diferente, a empresa não vai apenas aceitar a proposta por ser melhor que a anterior, ela está aceitando por ter os dados necessários comprovando que aquela é a melhor escolha.
A Enghouse Navita é a única empresa no Brasil a combinar TEM e MDM em uma única plataforma, o Navita Connect, isso significa que a gestão de custos de telecom e a gestão de dispositivos móveis corporativos acontecem no mesmo painel, com os mesmos dados, sem precisar integrar ferramentas de fornecedores diferentes.
Para empresas com equipes em campo, isso é especialmente relevante: o mesmo sistema que controla o gasto de telecom por linha também controla o dispositivo que usa aquela linha: bloquando apps não autorizados, gerenciando o consumo de dados e executando wipe remoto em caso de perda ou roubo.
A Enghouse Navita também é Android Enterprise Gold Partner, uma das poucas certificações técnicas do Google para gestão de dispositivos corporativos no Brasil. Isso significa que o Navita Connect foi validado pelo Google para operar com os mais altos padrões de segurança e controle em ambientes Android corporativos.
Quer ver o Navita Connect funcionando com os dados reais da sua operação?
Resultado real: o case da Galderma
Antes de qualquer conversa sobre implementação, vamos trazer um dado concreto:
A Galderma, uma multinacional farmacêutica com operação no Brasil, estava prestes a renovar mais de 950 linhas com a operadora, a proposta chegou e parecia mais ‘em conta’ que o contrato anterior.
Porém, antes de assinar, a Enghouse Navita conduziu o diagnóstico de TEM, essa análise revelou o seguinte:
A principal objeção que gestores de TI têm antes de contratar o TEM é sempre a mesma: “vai dar trabalho para implementar”, mas a verdade é que não dá, o Navita Connect é implementado em quatro etapas, isso tudo sem parar a operação e sem demandar trabalho extra da equipe interna:
Diagnóstico da operação de TEM
Primeiro passo é um mapeamento completo de todas as linhas, contratos e serviços ativos. A Enghouse Navita conduz esse levantamento com os dados que a sua empresa já tem, como: faturas, contratos e listagem de usuários.
Configuração do inventário
Todas as linhas e contratos são inseridos no Navita Connect com os parâmetros do contrato vigente, a partir daí, o sistema começa a auditoria automática das próximas faturas, comparando sempre o cobrado com o que foi contratado.
Primeiras contestações
Nas primeiras semanas de uso, o sistema já identifica divergências que podem ser contestadas dentro do prazo da Anatel. A equipe da Enghouse Navita apoia no processo formal de contestação com as operadoras.
Gestão contínua e redução de custos de telecom
A partir daí, o TEM funciona automaticamente: auditando as faturas, monitora o consumo de dados, alerta os vencimentos e ainda gera os relatórios completos de rateio por centro de custo.
Gestão de telecom: as objeções mais comuns e o que os dados dizem
Antes das perguntas frequentes, vale endereçar diretamente as três objeções mais comuns que gestores de TI e Financeiro têm antes de contratar um TEM telecom.
“Nossa operação não é grande o suficiente”: como reduzir gastos com telecom corporativo começa aqui
Esse é o argumento mais comum e o que mais custa caro quando é analisado de perto.
A percepção de que TEM é para grandes empresas com milhares de linhas está desatualizada, as empresas com 50 linhas ou mais já têm complexidade suficiente para que a gestão manual falhe sistematicamente, até porque nesses casos já existem: contratos com vencimentos diferentes, planos diferentes por perfil de usuário, múltiplos centros de custo para rateio.
O case da Galderma identificou R$ 338 mil de economia anual, mas a lógica se aplica proporcionalmente: uma empresa com 100 linhas e 40% das tarifas acima do mercado tem uma oportunidade de economia expressiva.
A pergunta certa não é “minha operação é grande o suficiente?”, é: “qual o custo mensal de não ter esse controle?”
“Já temos alguém responsável pelo controle de telecom internamente”
Ter uma pessoa responsável não é o mesmo que ter um processo automatizado.
A diferença aparece quando essa pessoa está sobrecarregada, quando ela sai de férias, quando muda de área ou quando a empresa cresce e o volume de linhas dobra. O processo manual escala com o esforço humano, já o TEM escala automaticamente.
Além disso, a auditoria linha por linha de uma fatura de telecom corporativa é um trabalho que demora horas quando feito manualmente, com o Navita Connect, esse trabalho acontece automaticamente a cada fatura, sem erro humano.
“O momento não é o melhor para implementar uma ferramenta nova”
Esse argumento tem um problema: o custo de esperar é concreto e mensurável.
Cada mês sem TEM é um mês com faturas não auditadas, com linhas ociosas ativas e ainda por cima com o prazo da Anatel correndo. Se o contrato vence nos próximos 6 meses e a empresa não começa o processo de diagnóstico agora, vai renovar sem dados para negociar, exatamente como nos anos anteriores.
O melhor momento para implementar o TEM era quando o último contrato venceu. O segundo melhor momento é agora, antes que o próximo vença.
Perguntas frequentes sobre gestão de telecom e TEM
O TEM substitui a gestão interna de telecom?
Quanto tempo leva para o TEM se pagar?
O TEM ajuda na renovação de contratos de telecom?
Como o TEM garante conformidade com a regulação da Anatel?
O prazo da Anatel não espera, e cada mês sem TEM é um mês com cobranças indevidas pagas, linhas ociosas ativas e um contrato que vai renovar sem dados para negociar.
A Enghouse Navita faz o diagnóstico gratuito com os dados reais da sua operação: mapeando todas as linhas, contratos, consumo e oportunidades de contestação dentro do prazo regulatório.
Se fez sentido pra você, fala com a gente:
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