Mobilidade Corporativa – A gestão de pagamentos de faturas na sua empresa é uma dor de cabeça?

A gestão de pagamentos tem se tornado cada vez mais um problema para as empresas. É comum despesas com multas e juros ou até mesmo corte de serviços por falta de pagamento de faturas ou por atraso, gerando custos desnecessários, redução da produção e consequente perda de produtividade.

Sem contar que a ausência ou ineficiência da gestão de pagamentos pode acarretar em um passivo considerável de contas não pagas, que “aparecem” anos depois como um enorme problema a ser resolvido pelo financeiro.

Neste processo existe a gestão do pagamento e a gestão fiscal que normalmente variam de operadora para operadora. Muitas vezes as empresas não se atentam a escrituração fiscal gerando casos em que a empresa recebe em uma mesma fatura os custos de diferentes serviços, com notas fiscais distintas, ou seja, gerar-se a cobrança de dados, que é de responsabilidade de uma operadora, e o de voz que é realizado por outra em notas fiscais e cobranças distintas.

Nestes casos em que a mesma fatura gera notas fiscais de diferentes fornecedores é necessário fazer uma escrituração fiscal das notas. Para evitar este tipo de “dor de cabeça”, recomenda-se uma gestão “fim a fim” que possibilite uma gestão integrada e eficiente.

Como cada empresa tem um formato específico de pagamento, o ideal é dar visibilidade para o nível gerencial e fazer o controle sempre por fatura, desvinculando a nota fiscal do processo de pagamento, deixando para o financeiro a estruturação das notas fiscais.

Além disso, dentro de um mesmo serviço pode haver diferentes pacotes por centro de custo ou linha, que se não bem controlados, podem gerar um cenário bem complexo para o gestor.

Outro aspecto são os diferentes impostos pagos no país, que podem ser diferentes por região. Atualmente, há cinco tributos com alíquotas distintas, dependendo do estado onde foi prestado o serviço.

Em geral, há outro problema comum que envolvem as áreas de TI e RH, normalmente responsáveis pela gestão de custos com telecom. Essas áreas não possuem interface com o financeiro, gerando retrabalho e erros que podem levar a atrasos. A boa comunicação entre essas áreas é fundamental para criar um processo bem sólido e integrado.

Uma orientação importante é efetuar o pagamento rateado para não sobrecarregar o budget de nenhuma área. Há empresas que optam pelo modelo centralizado de pagamento ou por um centro de custo provisório, em que a área de TI, por exemplo, paga a fatura e realoca as despesas para as áreas que geraram o custo. Mas, nem sempre este formato é o mais adequado, pois não permite uma visão real dos gastos com os serviços.

Para realizar uma gestão eficiente de pagamentos é fundamental ter:

– O mapa de faturas bem claro e estruturado em mãos;

– O processo de pagamento deve ser bem documentado e mapeado, com revisões periódicas;

– Integração sistêmica: o uso de um software para a gestão evita possíveis erros humanos com digitação e gera aumento de produtividade, especialmente quando se tem realocação de crédito.

No ano de 2016 a Navita gerou uma redução R$ 1,5 milhão de custos para seus clientes em Gestão da Pagamentos que envolvem diretamente passivos como juros e multas. Uma gestão eficiente de pagamentos evita impacto na produtividade devido a suspensão de serviços, impede disputas posteriores com operadoras e cobranças retroativas, onde muitas vezes não é possível mensurar pois não são previstas em orçamento.

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