Gestão de dispositivos móveis: por que usar um software?

Os dispositivos móveis otimizaram bastante a comunicação entre as pessoas e o fluxo de informações. Do ponto de vista da economia, surgiram novas formas de fazer negócios. Muitas transações podem ser efetuadas a distância ou online. É por sua importância que se faz necessária a correta gestão de dispositivos móveis (EMM). Essa administração pode e deve ser realizada por meio de um software específico, pois isso trará melhorias na gestão do setor de TI como um todo. Além dos dispositivos móveis, o software ajudará a gerir outras funcionalidades e recursos da empresa, como telefonia e contratos. Quer saber mais? Neste post, mostraremos como implementar MDM em seu negócio usando um software e, assim, otimizar o gerenciamento de TI. Acompanhe! Índice1 Qual a importância da gestão de TI para telefonia da empresa?2 Quais os principais pontos para uma gestão eficiente?3 Como fazer a gestão de TI?4 Por que usar um software?5 Como escolher o software ideal para minha empresa? Qual a importância da gestão de TI para telefonia da empresa? Uma das principais tendências de TI é o uso de dispositivos móveis no ambiente de trabalho, como os smartphones e tablets. Essa tendência é denominada “Bring Your Own Device” (BYOD), que pode ser traduzida como “Traga Seu Próprio Dispositivo”. A gestão de telefonia dentro da empresa é uma inovação que pode oferecer novas capacidades para os funcionários e novos desafios para a equipe de TI. Apenas o setor de tecnologia da informação não pode gerenciar tudo, corrigindo problemas e definindo soluções. É preciso uma gestão colaborativa, compartilhada entre TI e os usuários de telefone. O setor de TI precisa escutar as necessidades e as críticas dos usuários, respondendo a elas e procurando soluções que satisfaçam a todos. É imprescindível oferecer educação ao funcionário que usa telefone, seja o particular, seja o da empresa, em relação à segurança, às questões regulamentares e legais e ao gerenciamento dos custos. Com muita interatividade, é possível fazer com que os funcionários compreendam e aceitem as restrições impostas. A gestão adequada poderá gerar oportunidade para ideias novas e também estimular a cooperação. As vantagens em gerenciar a telefonia podem ir além dos limites do setor de TI e envolver outros projetos, influenciando a sua forma de planejamento. Quais os principais pontos para uma gestão eficiente? Para efetivar uma gestão de dispositivos móveis eficaz, alguns pontos devem ser considerados. É fundamental, por exemplo, identificar quais são os dispositivos que pertencem aos colaboradores e quais são os dispositivos da empresa. Outro ponto é o acesso seguro e o monitoramento desses dispositivos, sejam eles dos funcionários, sejam da empresa. É preciso escolher as melhores plataformas para os usuários. O setor de TI não pode esquecer de criar uma política específica que orientará as ações no caso de telefones pessoais ou corporativos que forem roubados ou perdidos. Outro ponto a se analisar é a questão da segurança dos dados da empresa. É fundamental utilizar um software que possibilite apagar dos dispositivos dos empregados os dados da organização. Também se deve considerar a compra de aplicativos em grande quantidade e a possibilidade da criação de aplicativos personalizados, que atendam às necessidades do negócio. Em sua maioria, elas podem ser contempladas por um software de gerenciamento de dispositivos móveis (MDM). O software pode ser composto por diferentes funcionalidades e plataformas que permitam a integração entre os diversos sistemas usados na empresa. Para facilitar a gestão de telecomunicações, vamos apresentar as três necessidades mais importantes que o software deve satisfazer. 1. Provisionamento do dispositivo e sua instalação É necessário fazer a configuração e a instalação dos dispositivos, dos aplicativos que serão usados, das contas de usuário para acessar e-mails e outros recursos, das certificações de segurança e de como se dará o acesso à rede. 2. Limpeza remota É outro ponto fundamental para garantir a segurança dos dados da empresa, especialmente, os mais sigilosos. No caso dos dispositivos dos funcionários, provavelmente, será preciso deixar alguns dados pessoais nos aparelhos. Isso não deve acontecer quando os dispositivos pertencem à própria corporação. 3. Políticas de segurança O primeiro passo é trabalhar em dispositivos de bloqueio. Assim, será exigida uma senha, com um nível de complexidade definido e um prazo de validade. Quando um aparelho não estiver em funcionamento, deve ser automaticamente travado. Inclusive, deve ser feita uma limpeza automática nos dados depois de uma quantidade X de tentativas de desbloqueio. As políticas de segurança devem contemplar mais pontos, como a criptografia de todo o dispositivo, caso seja possível. Caso não seja viável, pode-se criptografar, ao menos, os dados mais importantes. Outros aspectos que as políticas de segurança devem contemplar são a configuração dos dados de VPN, a limitação do acesso ao dispositivo e também à plataforma padrão para instalar os aplicativos. É possível até mesmo determinar opções de configurações específicas, impedindo que outras pessoas possam modificá-las. Como fazer a gestão de TI? Neste tópico, mostraremos como deve ser feita a gestão de TI, visando ao MDM e outros aspectos inerentes ao setor. 1. Dispositivos móveis (MDM) Níveis de acesso e bloqueio O MDM possibilita distribuir configurações e aplicações para os dispositivos móveis, conferindo níveis de acesso e bloqueando o uso de alguns recursos, conforme o perfil de cada profissional. A gestão de dispositivos móveis permite a configuração de todos esses dispositivos, considerando diferentes sistemas operacionais (iOS, Android, Windows Phone). Um software de MDM deve se integrar a outros sistemas e otimizar até soluções que já existem. Esse software deve permitir o bloqueio completo do dispositivo, impedindo que o usuário modifique aplicativos, altere as configurações já definidas ou as contas de e-mail. O acesso a redes sem fio da organização é permitido. Restrição de conteúdo Outra característica do MDM é a restrição de conteúdo, ou seja, impõe limitações ao conteúdo que pode ser acessado. Esse conteúdo pode ser vídeos, áudios, websites e assim por diante. Essa restrição é fundamental para os dispositivos da própria empresa, principalmente, se forem destinados para o cliente (como uma ferramenta usada para realizar vendas). É necessário também limitar as compras, evitando que outros aplicativos sejam adicionados aos dispositivos sem

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Confira 8 boas práticas ao estabelecer uma política de dispositivos

A sua empresa adota algum tipo de política de dispositivos para regulamentar o uso de equipamentos dos colaboradores? Isso é importante para evitar o gasto muito elevado em telecomunicações, bem como diminuir as possibilidades de os equipamentos serem invadidos por hackers ou contaminados por vírus. As políticas para o uso de dispositivos móveis podem variar de acordo com a necessidade de cada empresa. Os bancos, por exemplo, precisam proporcionar segurança máxima para transações de dados dos clientes, enquanto um e-commerce deve prezar para que não façam dados de cartões de crédito de seus clientes. Nesse cenário, observa-se que não há regras padronizadas para a criação de uma política de dispositivos — é preciso conhecer a realidade da sua empresa para desenvolver a melhor solução. Apesar disso, existem boas práticas para adotar esse tipo de política. Continue a leitura e saiba quais são as principais delas. Índice1 1. Defina um limite de gastos2 2. Proporcione medidas de segurança3 3. Crie um termo de responsabilidade4 4. Faça um inventário de dispositivos5 5. Realize treinamentos adequados6 6. Considere as limitações de dispositivos particulares7 7. Divulgue as normas e regras em relação ao uso de dispositivos móveis8 8. Escolha o tipo de política que pode ser implantada 1. Defina um limite de gastos Os gastos com uso de sistemas de telecomunicações, como quando os colaboradores têm celulares empresariais, podem ser exorbitantes se não forem controlados. Isso porque os funcionários podem usar os telefones para fazer ligações pessoais, o que onera muitos custos para a empresa. Por esse motivo, é preciso definir uma política que estabeleça um limite de gastos para situações como essa. Além disso, é interessante verificar também se os equipamentos de uso corporativo não estão sendo usados para questões particulares dos colaboradores. É necessário criar uma cultura organizacional em que os funcionários administrem os gastos como se fossem um orçamento pessoal deles. 2. Proporcione medidas de segurança É responsabilidade da empresa oferecer as medidas de segurança para os computadores e outros dispositivos de comunicação e informática utilizados. As equipes de TI devem desenvolver ou contratar softwares de antivírus de qualidade. Além disso, deve haver um controle de uso dos programas usados pela empresa. Deve ser proibido que os funcionários acessem, nos computadores e outros dispositivos da empresa, sites duvidosos ou que não tenham fins profissionais. Esses equipamentos precisam ser totalmente restritos para objetivos organizacionais. 3. Crie um termo de responsabilidade Quando a empresa fornece equipamentos para os colaboradores realizarem o seu trabalho, é preciso que se crie um termo de responsabilidade de uso. Trata-se de um documento em que o colaborador assume que é responsável pelo cuidado desses equipamentos. Esse termo, que pode ser desenvolvido pelo setor jurídico da empresa em parceria com a área de TI, deve conter cláusulas que descrevam de forma clara as responsabilidades que cada um tem com os equipamentos da empresa. 4. Faça um inventário de dispositivos É fundamental que a empresa tenha um controle completo de todos os equipamentos de informática que possui. Por isso, é recomendado que se faça um inventário completo e catalogado com a identificação de cada item. A equipe de TI também precisa desenvolver um meio para que todos os itens sejam localizados facilmente, como o uso de códigos de barras ou uma linha digitável. 5. Realize treinamentos adequados Não basta criar uma boa política de uso de dispositivos da empresa, é preciso que os colaboradores tenham consciência do que precisa ser feito, bem como as responsabilidades que eles têm com os equipamentos. Para que isso aconteça, o mais indicado é que sejam feitos eventos internos, como treinamentos empresariais. Nesses encontros, um porta-voz da empresa ou gerente de TI deve explicar sobre a necessidade do uso das políticas e como isso é importante para o bom funcionamento das atividades da organização. 6. Considere as limitações de dispositivos particulares Atualmente, existem muitas empresas que adotam o modelo BYOD — sigla em inglês para “Bring Your Own Device”, algo que pode ser traduzido como “traga o seu próprio dispositivo”. Trata-se, portanto, de uma metodologia de trabalho em que os funcionários podem usar os seus próprios dispositivos (como notebooks, tablets e smartphones) para atividades de trabalho. A popularização dos celulares, por exemplo, tornou desnecessário que a empresa forneça esse equipamento aos seus colaboradores e isso gera economia. Por outro lado, alguns riscos também podem ser assumidos ao se adotar essa postura. Quando isso acontece, os riscos de a empresa ter a rede contaminada com vírus, por exemplo, é mais fácil de ocorrer. Isso porque os colaboradores podem acessar sites e baixar programas para seu uso pessoal, fugindo um pouco do controle da empresa. O ideal é que, mesmo nos casos em que se pratica o BYOD, sejam dadas orientações aos seus colaboradores para que eles tomem certos cuidados, como sempre ter um bom antivírus instalado no equipamento. 7. Divulgue as normas e regras em relação ao uso de dispositivos móveis Além dos treinamentos realizados na empresa, também é importante que as regras e normas da política de dispositivos sejam corretamente divulgadas para os colaboradores. Para isso, é preciso que a equipe de TI que elaborou a política se comunique com o departamento de comunicação interna ou recursos humanos para que sejam emitidos comunicados nos canais de informação para os colaboradores, como newsletter, jornais, revistas da empresa, murais etc. 8. Escolha o tipo de política que pode ser implantada Existem quatro tipos básicos de política de dispositivos que podem ser colocados em prática nas empresas. É preciso que você escolha um deles de acordo com as necessidades do seu negócio. No primeiro modelo, a companhia compra um dispositivo para o colaborador, que passa a cuidar do equipamento como sua propriedade. Em outro modelo, os funcionários utilizam os equipamentos da empresa. Outra possibilidade é o BYOD, anteriormente citado, em que os colaboradores utilizam os seus próprios equipamentos para realizar os seus trabalhos na organização. Por último, existe um modelo de política chamado de transferência legal. A transferência legal ocorre quando a empresa compra um dispositivo para

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Como aumentar a vida útil de um celular corporativo?

Os dispositivos móveis tornaram as pessoas ubíquas — ou seja, deu a elas a possibilidade de marcar presença virtual em mais de um local ao mesmo tempo. E o celular corporativo é um dos principais atores nessa frente da comunicação. Isso acontece também no meio empresarial e é comum que os líderes ou gestores de uma organização acompanhem os trabalhos de suas equipes, mesmo que não estejam presentes fisicamente no mesmo local que elas. Tudo isso só é possível graças aos smartphones com acesso à internet e à possibilidade de fazer ligações telefônicas. Essa realidade, porém, fez com que uma nova questão fosse levantada pelas empresas: como aumentar a vida útil de um celular corporativo? Afinal, se esses aparelhos não tiverem um bom tempo de uso, a empresa poderá ter muitos gastos com a compra e a substituição dos equipamentos. Para que você entenda mais sobre o assunto, desenvolvemos este post, que traz informações relevantes sobre a vida útil de um celular. Acompanhe os tópicos a seguir e saiba mais! Índice1 Entenda o tempo de vida útil de um celular corporativo2 Saiba como prolongar a vida útil dos dispositivos da empresa3 3 dicas para utilizar o celular corporativo com consciência Entenda o tempo de vida útil de um celular corporativo É preciso compreender, antes de tudo, que um celular corporativo não é diferente de um celular normal, utilizado para fins pessoais. Desse modo, o que determina o tempo de vida útil do dispositivo é a quantidade de ciclos de bateria que ele consome. Isso quer dizer que, quanto mais um smartphone é carregado, mais curta será a sua vida útil. Apesar disso, estima-se que o tempo de vida útil de um celular, nos dias de hoje, é de dois anos, mesmo que a bateria ainda não tenha consumido muitos ciclos. Isso se justifica pelo fato de que novos sistemas operacionais e aplicativos são lançados constantemente e o aparelho deixa de ser compatível com a maioria deles — o que o torna obsoleto. De maneira geral, podemos dizer, portanto, que existem dois fatores que determinam a vida útil de um celular: a deterioração da bateria e também a evolução constante dos sistemas, que fazem com que o aparelho se torne incompatível com a maioria deles. Também é importante destacar que a mudança não precisa ser feita necessariamente a cada dois anos, pois há outras variáveis envolvidas. Existem casos, por exemplo, em que os dispositivos são utilizados para uma única tarefa — como coletar informações para uma pesquisa de opinião ou ler códigos de barra em um centro logístico. Assim, por não exigir muitas cargas de bateria e nem o uso de muitos aplicativos, esse tipo de celular pode mais do que dobrar a sua vida útil — assim, ele poderá ser trocado a cada quatro ou cinco anos. Como mencionamos, o mesmo não ocorre quando o celular corporativo é utilizado para múltiplas funções, como chamar carros por aplicativos em viagens a trabalho, enviar e responder e-mails, trocar mensagens e fazer chamadas de voz. Nesse caso, a vida útil do equipamento será menor. Ao pensar em vida útil também precisamos ver o processo como um todo, o que inclui a compra e a manutenção do equipamento — como acessórios, fones de ouvido e carregadores. Conforme visto no webinar feito pela Navita, um aparelho gera até 11 vezes mais custo para a empresa após o quarto ano de uso. Isso justifica uma troca em períodos inferiores a esse. Saiba como prolongar a vida útil dos dispositivos da empresa É importante destacar a relevância de desenvolver táticas empresariais para prolongar a vida útil dos dispositivos colaborativos. Pense na seguinte situação: sua empresa tem uma equipe de vendedores que faz visitas a clientes e tem uma alta rotatividade. Caso não haja nenhum controle, cada novo equipamento adquirido demandará um gasto de mais de R$ 1 mil. Se a empresa tem 100 funcionários, o investimento a cada dois anos é de R$ 100 mil — número relativamente alto, mas que pode ser ainda maior se não houver um controle prévio. Nesse contexto, para prolongar a vida útil dos dispositivos da empresa convém que sejam adotadas medidas, como uma plataforma de gestão com sistema que permita o monitoramento dos celulares. Isso não quer dizer que a empresa terá acesso aos dados pessoais de seus funcionários, mas que ela fará um controle de inventário, pois o celular é da empresa e deve ser utilizado para fins de trabalho apenas. Se a organização tem um convênio médico que oferece um aplicativo, por exemplo, esse app pode ser oferecido ao colaborador na loja corporativa. A ideia é que a empresa tenha, portanto, um conhecimento prévio do que está sendo baixado no celular. Assim, ela evitará que sejam feitos downloads de aplicações desnecessárias para uso no trabalho, pois elas fazem com que a bateria acabe mais rapidamente e encurtam a vida útil do aparelho. 3 dicas para utilizar o celular corporativo com consciência Para que você saiba como utilizar e orientar os seus colaboradores sobre como utilizar o celular corporativo com consciência, listamos abaixo algumas dicas práticas. Confira! 1. Disponibilize proteção para os dispositivos Muitas vezes, ao receber um celular, as pessoas simplesmente o colocam no bolso sem que seja feita a colocação de uma capa ou película protetora. Desse modo, se o dispositivo sofre um acidente, como uma queda, ele poderá ser irremediavelmente danificado. Por isso, oferecer essa proteção é um diferencial para prolongar o tempo de vida útil do aparelho e mostrar aos colaboradores que eles têm responsabilidade com o cuidado do equipamento. 2. Invista em um sistema de monitoramento Sem informação não há como fazer gestão e é por isso que as empresas devem investir em sistemas de monitoramento dos smartphones corporativos. Um bom exemplo é o MDM. Com o MDM instalado em cada um dos celulares da empresa é feita uma varredura que monitora o dispositivo, evitando que ocorra mau uso dos celulares. 3. Conscientize os colaboradores sobre a importância do uso correto dos smartphones Os funcionários precisam compreender que eles têm responsabilidades com os celulares corporativos e que devem prezar pelo seu bom uso. Se o equipamento

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Como e quando realizar a manutenção de telefones móveis corporativos?

O uso da tecnologia no setor de logística e de comunicação tem crescido a passos largos dentro das empresas, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte. Entre esses aparatos, os dispositivos móveis — como o telefone corporativo — ganham relativo destaque, uma vez que exercem inúmeras funções cruciais da rotina da empresa para além das simples ligações telefônicas. Entretanto, com esse uso intenso, novos problemas têm aparecido para gestores em telecom e TI. Como estabelecer rotinas de manutenção de telefone corporativo para evitar danos, perdas e aumento de custos para o negócio? E, ainda, como avaliar e garantir a produtividade da equipe por meio do monitoramento do uso de aplicativos em dispositivos da empresa ou em turnos de trabalho? Identificar os momentos certos para reparo e substituição desses equipamentos exige um planejamento de manutenção preventiva. Por conta disso, criamos este post com informações sobre esse assunto. Para saber mais, continue a leitura e confira! Índice1 Quais problemas podem surgir com o uso desses dispositivos?2 Qual a importância da manutenção?3 Como fazer a manutenção preventiva para telefone corporativo? Quais problemas podem surgir com o uso desses dispositivos? São vários os problemas, danos e falhas que os dispositivos móveis podem apresentar. Entre eles, estão os citados abaixo. Veja quais são eles! Softwares e sistema operacional desatualizados As atualizações do sistema operacional e de outros softwares são liberadas com certa periodicidade. Por algum motivo, essas alterações podem não ser feitas, prejudicando o desempenho e deixando o dispositivo lento e incapaz de realizar determinados comandos. Falhas de segurança Equipamentos que não são baseados na identificação biométrica muitas vezes são protegidos com senhas fracas e genéricas. Em casos de perda ou furto, os dados são facilmente acessados. Quando não se instala um bom software de proteção e antivírus o aparelho e os dados também ficam mais vulneráveis. Problemas com a conexão É por via de conexões inseguras que muitas vezes são inseridos no sistema do dispositivo malwares que comprometem o funcionamento do equipamento e colocam a segurança dos dados em risco. Isso acontece por configurações de dispositivo e de redes indevidas. Durabilidade Os equipamentos têm um prazo de vida útil, o que significa que em algum momento eles podem se tornar obsoletos para as funções que precisam ser realizadas. Qual a importância da manutenção? A manutenção preventiva é, como indica o próprio nome, uma forma estratégica de antecipar e prever os problemas técnicos e operacionais que apresentamos. Essa manutenção é importante principalmente em quatro aspectos de TI e Telecom nas empresas: segurança, economia, produtividade e modernização. Isso significa que a manutenção é uma forma de deixar o telefone corporativo menos suscetível a problemas de invasão de vírus, malwares e roubo de informações, que podem gerar um grande transtorno para a empresa. Ao manter os equipamentos atualizados e seguros, você também reduz custos com consertos inesperados e substituições. Com o equipamento em bom funcionamento e atualizado com as tendências e soluções mais recentes, a rotina de trabalho encontra menos empecilhos, principalmente no que diz respeito a redução de imprevistos e pausas que prejudicam a execução das atividades. A produtividade da equipe, portanto, tende a aumentar. Como fazer a manutenção preventiva para telefone corporativo? Agora que você conhece os principais problemas da telefonia corporativa e por que uma manutenção pode resolvê-los, descubra como de fato estabelecer um planejamento de prevenção de danos e prejuízos. Confira! Faça um levantamento de dados É preciso contar com um inventário de telefonia corporativa para que se estabeleça a dimensão e a periodicidade da manutenção. Reúna as informações de quantos telefones existem e são utilizados na empresa, qual a data de aquisição de cada um deles e qual setor ou colaborador é responsável pelo equipamento. Quanto mais informações, mais eficiente é a manutenção. Você pode, por exemplo, identificar as modalidades de usos desses equipamentos para compreender como eles estão sendo utilizados e consequentemente onde se deve investir. O monitoramento do uso dos aplicativos pelos funcionários é uma forma de angariar essas informações. Existem apps que permitem mostram quais aplicações e por quanto tempo elas são utilizadas. Por meio dessa gestão de tempo em aplicativos, é possível melhorar a produtividade da equipe e compreender o perfil dos usuários para implementar a manutenção. Indicar quem os utiliza, identificando, por exemplo, pessoas de cargos de confiança que lidam com informações sigilosas também ajuda na orientação da manutenção e no reforço da segurança. Tenha indicadores Assim como os dados que caracterizam os equipamentos, contar com informações sobre o desempenho dos dispositivos e suas falhas também é importante. Faça um levantamento das queixas, reclamações, tipos de problemas ocorridos, aparelhos danificados e ocorrências que envolvem o sistema de telefonia corporativa. Com esse mapeamento vai ser possível perceber quais são os principais problemas com telefonia na empresa e, a partir daí, planejar estrategicamente como solucioná-los. Elabore uma checklist Faça uma checklist como todos os procedimentos que devem ser feitos com cada um dos equipamentos. Dessa forma, fica mais fácil estabelecer um padrão de prevenção e correção. Nessa lista você pode incluir: atualização do sistema operacional; troca de senhas para desbloqueio do aparelho e de softwares; limpeza de dados inutilizados; realização de backup; update de softwares e aplicativos. Essas são instruções de uma manutenção básica para todos os aparelhos. Você deve adequar esses procedimentos com a realidade e a necessidade do seu empreendimento. Ao final de cada revisão, prepare um relatório, ainda que seja bem breve, sobre as condições do equipamento e quais alterações foram feitas. Prepare um cronograma Para que a manutenção se estabeleça enquanto prática da instituição, é essencial que se crie uma periodicidade para essas atividades. Isso inclui um cronograma, que vai orientar tanto o trabalho do gestor quanto sinalizar para os demais colaboradores quando os aparelhos estarão em revisão. O ritmo do controle também deve ser definido de acordo com o perfil da empresa. Contudo, recomenda-se que o telefone corporativo passe pela manutenção anualmente. Organize os custos Uma realidade das empresas atualmente é o não provisionamento de custos em manutenção. Isso significa a falta ou a inexistência de um bom planejamento de distribuição de recursos para que seja estabelecida uma cultura de manutenção em Telecom. A consequência disso é o aumento dos gastos, com

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Impactos do cel no trabalho

Quais são os impactos do celular no ambiente de trabalho?

Não dá para negar: a inclusão da tecnologia dentro do escritório vem revolucionando a produtividade e a busca por novas oportunidades de negócios em empresas de todos os setores. Em alguns casos, no entanto, essa transformação digital prejudica mais do que ajuda — o uso de celular no ambiente de trabalho é um bom exemplo disso. Neste post, vamos mostrar o impacto e as consequências do uso do aparelho durante o expediente e explicaremos como um gestor de TI pode equilibrar praticidade com eficiência. Vamos lá? Índice1 Como o celular no ambiente de trabalho afeta a empresa?2 O que a lei diz sobre o uso de celulares no trabalho?3 Como conscientizar, educar e gerenciar o uso do celular na empresa? Como o celular no ambiente de trabalho afeta a empresa? Os smartphones já se tornaram o dispositivo mais comum do brasileiro para uso pessoal e acesso à internet — eles estão deixando os desktops e os notebooks cada vez mais em segundo plano. Ou seja, o dispositivo móvel faz parte da vida de cada um dos funcionários e, por isso, é impossível bani-lo do ambiente de trabalho. Graças à sua popularidade, também é muito difícil controlar o seu uso. Depois do barateamento dos pacotes de dados, a utilização dos aparelhos celulares dentro do ambiente de trabalho é virtualmente impossível de ser monitorada. Só é possível fazer isso com a ajuda de câmeras, fiscais e observadores. No entanto, essa prática pode gerar um mal estar desnecessário entre os trabalhadores e a empresa. O tempo que os celulares gastam e outras questões O impacto do uso não gerenciado dos dispositivos pode significar um prejuízo significativo para as empresas. Em primeiro lugar, ocorre um grande desperdício de tempo: pessoas que utilizam celulares para uso pessoal dentro do escritório estão usando tempo de trabalho em atividades não relacionadas às suas funções. É claro que o trabalhador precisa ter alguma liberdade para descansar e aliviar a mente do trabalho, mas existe uma linha muito tênue entre um intervalo necessário e a procrastinação. Além disso, existem perdas maiores para a empresa em alguns casos. A perda de foco, por exemplo, é uma questão séria. Muitas funções exigem atenção plena para serem realizadas e o funcionário não consegue atingir o ápice de seu rendimento quando varia o tempo todo entre seu trabalho e a distração proporcionada pelos celulares. Isso acontece principalmente com o uso das redes sociais e dos apps de mensagens — os aplicativos mais comuns para uso pessoal dentro das empresas. Conversas paralelas distraem tanto que nem mesmo o funcionário percebe que não está 100% focado em seu trabalho. Por fim, vale mencionar que o compartilhamento de fotos e de outros tipos de mídia dentro do ambiente de trabalho pode aumentar a toxicidade do relacionamento entre colegas e, em alguns momentos, até aumentar os riscos de vazamento de informações sigilosas sobre a empresa. O que a lei diz sobre o uso de celulares no trabalho? O governo tem corrido atrás nos últimos anos para adaptar as leis a essa nova realidade. Por isso, o gestor de TI precisa conhecer bem essas determinações para agir de acordo com a legislação. Uma questão importante é a corresponsabilidade no caso de mau uso dos dispositivos por um trabalhador dentro do ambiente de trabalho — em casos de injúria e crimes virtuais, por exemplo. Se não há um controle da organização e essa infração é feita em horário útil por meio da rede da empresa, ela é vista pela justiça como uma cúmplice ou facilitadora. No entanto, é bom prestar atenção às ferramentas jurídicas disponíveis para controlar e até agir com relação a funcionários que prejudicam a empresa por ficar muito no celular. Quando essa regra é pública e bem veiculada no ambiente de trabalho, o uso excessivo do dispositivo para uso pessoal pode se enquadrar como ato de indisciplina ou de insubordinação, como descrito no art. 482 da CLT. Nesse caso, o funcionário pode até ser demitido por justa causa. Como conscientizar, educar e gerenciar o uso do celular na empresa? Mesmo que esse seja um problema real e muito frequente nos últimos anos, ele pode ser contornado com diálogo, regras bem estabelecidas e uma atuação inteligente do gestor de TI. Para ajudá-lo a começar essa transformação em prol da produtividade, terminaremos este post listando algumas dicas que contribuem para esse controle. Acompanhe! Defina regras claras para o uso de celulares O principal para essa estratégia é colocar todo mundo na mesma página — TI, departamentos, diretoria e colaboradores. Quanto mais claras e objetivas forem as regras para o uso do celular, mais fácil será o entendimento dos funcionários sobre o que podem e não podem fazer no ambiente de trabalho. Existe um tempo limite para o uso? O celular é liberado em alguns horários? Esse uso será monitorado por sistema? Existem sites e aplicativos bloqueados dentro do escritório? Responder a perguntas como essas deixará pouca margem para interpretações e servirá para melhorar o seu relacionamento com os colaboradores. Combata o Shadow IT e o uso de VPNs O uso dos celulares no ambiente de trabalho é ainda mais perigoso quando os dispositivos estão conectados ao sistema da empresa. Um exemplo recente foi o bloqueio do WhatsApp no Brasil, que fez com que muitos trabalhadores recorressem ao uso de VPNs para acessar o aplicativo — serviços de baixa qualidade ou pouco confiáveis geralmente deixam dados sensíveis muito expostos a ataques. Por isso, é importante combater o Shadow IT, uso de aplicativos não monitorados ou certificados que podem interagir com o banco de dados da empresa. Uma lista de apps permitidos e bloqueados é um bom início para essa estratégia. Invista em endomarketing e comunicação interna Como dissemos, é impossível retirar o celular da vida das pessoas e, no ambiente de trabalho, ainda existem muitos desafios no monitoramento do uso desse equipamento. Por isso, a solução mais eficiente ainda é investir no relacionamento entre a TI e os outros departamentos. Reúna a diretoria e coloque esse assunto na mesa.

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Relatórios de trabalho externo: por que automatizar esse processo?

O uso da tecnologia nos ambientes corporativos já é mais que uma realidade. A automação dos processos organizacionais tem sido cada vez mais uma aposta das empresas, que estendem essa possibilidade para diversos setores e tarefas da rotina corporativa. Dessa forma, as tecnologias de automação também estão sendo usadas para elaboração e armazenamento de relatórios de trabalho externo. Automatizar esses relatórios gerenciais é uma forma de manter a competitividade da organização e ganhar algumas boas horas de trabalho, fazendo com que os gestores tenham mais tempo para dedicar às atividades estratégicas, e os demais funcionários, ao trabalho que demanda mais habilidade. Quer saber como fazer isso e qual o impacto da automação dos relatórios na empresa? Continue a leitura do post! Índice1 O que é e como funciona a automação de relatório de trabalho externo?2 Como elaborar o relatório de trabalho externo?3 Qual o real impacto da automação para esse tipo de relatório?4 Como o setor de TI ajuda na automação dos relatórios? O que é e como funciona a automação de relatório de trabalho externo? A automação se refere ao processo em que se diminui a presença do trabalho humano na realização de determinada atividade. No caso dos relatórios gerenciais, fica a cargo da tecnologia elaborar, arquivar, integrar e oferecer modos de visualização de dados mais claros e diretos. Normalmente, são usados softwares de gestão para confecção e armazenamento desses relatórios, que são agrupados e acessados de qualquer dispositivo móvel quando hospedados na nuvem. Além disso, esses relatórios ficam visíveis de forma mais organizada e gráfica, facilitando a leitura das informações para tomada de decisões mais estratégicas. Como elaborar o relatório de trabalho externo? No processo de automação, é importante contar com um software de gestão que possa gerar os relatórios a partir de informações fornecidas pelos funcionários que realizam o trabalho externo. É preciso deixar claro quem elaborou o relatório, qual atividade externa foi realizada, seu objetivo, tempo de duração e demais informações que caracterizam o trabalho. Uma vez lançadas as informações, o software as organiza de forma padronizada, para facilitar no processo de gestão. Qual o real impacto da automação para esse tipo de relatório? Maior integração e unificação A automação de relatórios gerenciais auxilia na coleta e análise de dados sobre a rotina e atividades da empresa. Isso ocorre porque o acesso remoto permite que as informações sejam lançadas e acessadas por aqueles que têm acesso ao software e ao banco de dados. É sinônimo de mobilidade e flexibilidade para esses relatórios. Uma vez arquivados e agrupados na nuvem, os relatórios são disponibilizados em formatos padronizados, com a possibilidade de cruzamento de dados para melhor avaliação das atividades empresariais. Os benefícios da integração dos dados são a diminuição de erros humanos e a redução de problemas gerados pela dupla entrada de dados, que causam distorções na avaliação da empresa. Além de integrar informações, o sistema automatizado também ajuda na integração de setores. Isso se dá porque diferentes funcionários podem acessar as informações a qualquer momento e facilitar a rotina corporativa. Redução de gastos Existem duas formas de reduzir gastos com a automação. A primeira vem como consequência do aumento da produtividade e da melhor otimização do tempo de trabalho. A outra forma de economia ocorre porque os relatórios ajudam a diminuir problemas de administração que saem onerosos para a empresa. Incompatibilidade na folha de pagamento de funcionários que realizam horas extras em trabalhos externos, dificuldades recorrentes na realização desses trabalhos, inadequação da prestação de contas e balanço fiscal são exemplos de problemas gerados por uma administração que peca por falta de organização. Eficiência operacional Um dos obstáculos das empresas é o excesso de burocracia, problema que atinge a cultura organizacional. Embora seja necessária para uma boa administração, a burocracia excessiva compromete a fluidez das operações empresariais. A automação dos relatórios atua exatamente na redução dessa burocracia. Os lançamentos de dados são rápidos e práticos, sem obstáculos no processo. Além disso, a padronização da informação facilita a obtenção e análise de informações: troca-se a pilha de relatórios por gráficos, tabelas e textos concisos e objetivos. O resultado é um aumento da eficiência operacional. Ganha-se em tempo e recursos antes despendidos em tarefas burocráticas, aplicando-os na realização de tarefas que realmente são decisivas para o crescimento da empresa e que envolvem trabalhos mais criativos e importantes. Como o setor de TI ajuda na automação dos relatórios? Pensar em soluções tecnológicas para fomentar o crescimento e aperfeiçoamento da organização empresarial só faz sentido quando pensado junto a um setor de TI. Essa área é responsável por planejar, elaborar e implementar mudanças e inovações tecnológicas que vão facilitar o dia a dia dos funcionários e melhorar os processos internos e externos da empresa. Quando o assunto é elaboração de relatórios de trabalho externo, o setor de TI atua no planejamento que mapeia os processos na empresa voltados para essa atividade e que, posteriormente, serão modificados. O primeiro passo é, portanto, a identificação das atividades que são realizadas e o modo como são feitas. Na sequência, desenha-se um projeto de implementação de soluções automatizadas para as tarefas de acordo com o perfil, necessidade e limitações da organização. Os próximos passos são o auxílio dos funcionários com a nova tecnologia e manutenção dos softwares e hardwares envolvidos no processo automatizado. A ajuda de especialistas em TI para implementação de relatórios de trabalho externo automatizados também ajuda com: maior controle e confiabilidade nas técnicas e tecnologias envolvidas no processo; aumento da segurança para execução dessas tarefas e arquivamento de dados; auxílio no momento de implementação das novas tecnologias e adesão por parte dos funcionários. Como você pode ver, as soluções em TI, quando aplicadas junto a um setor estruturado na empresa, conduzem de forma eficaz a automação e otimização dos processos corporativos. É importante pensar em TI como uma área estratégica que vai incidir diretamente na melhoria do trabalho interno, na segurança, na modernização e na construção de soluções criativas para o negócio. O aumento da competitividade e do valor de marca

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Inventario TI

Tudo o que você precisa saber sobre o inventário de TI

Toda empresa, independentemente de seu porte ou área de atuação, conta com uma grande variedade de equipamentos, ferramentas, sistemas, softwares e outros itens de tecnologia da informação que são fundamentais para o desenvolvimento de suas atividades. Nesse cenário, o papel do gestor de TI é fundamental para garantir que tudo funcione da melhor forma para atender os diferentes setores. Por esse motivo, tomar decisões estratégicas para reduzir custos, aumentar a produtividade e garantir a segurança das informações são algumas das principais atividades desse profissional. O inventário de TI é uma das ferramentas que podem auxiliar o gestor a lidar com a grande quantidade de sistemas, dispositivos e dados necessários para tomar decisões corretas para lidar com a infraestrutura de tecnologia da informação. Neste guia, você vai ficar por dentro de tudo o que você precisa saber sobre o assunto para aproveitar os benefícios que essa ferramenta pode oferecer. Acompanhe o texto e saiba o que é o inventário de TI, porque é importante fazê-lo, como implementá-lo e muito mais! Índice1 O que é o inventário de TI?2 Quais informações devem ser incluídas no inventário de TI?3 Mas, afinal, por que fazer o inventário de TI?4 Quando o inventário de TI deve ser feito?5 Como fazer o inventário de TI?6 Quais as boas práticas de gerenciamento de inventário de TI?7 Como monitorar o inventário de TI?8 Veja também: O que é o inventário de TI? O inventário de TI é uma lista detalhada de informações sobre todos os recursos tecnológicos de uma empresa. Tendo como primordial o cadastro. Com isso, fundamentando as decisões importantes, relacionada à infraestrutura e tecnologia da informação da organização. Para ser realmente eficiente, devem ser incluídas nessa lista todas as ferramentas, equipamentos, objetos, programas, entre outros itens de TI que a empresa tem. Ao utilizar esse guia, é preciso registrar todos os hardwares e softwares presentes na organização. assim, obter um inventário completo, detalhado e aproveitar de seus benefícios. Quais informações devem ser incluídas no inventário de TI? É importante registrar no inventário a quantidade de equipamentos e sistemas, as datas de compra, os dados técnicos, os números de série, os locais nos quais estão instalados, as datas das últimas manutenções e atualizações, entre outros dados. Cada item de tecnologia da informação da empresa deve ter esses registros relacionados separadamente no inventário. Para ter um inventário de TI organizado e eficiente, é essencial que seja feita a divisão dos ativos em categorias e subcategorias — vamos explicar melhor sobre esse assunto no próximo tópico. Por enquanto, vamos usar como exemplo as categorias software, hardware e usuários. Logicamente, cada uma delas tem ativos específicos. Dentro da categoria hardware estão os dispositivos físicos, entre eles: computadores; notebooks; impressoras; relógios de ponto; câmeras; equipamentos de biometria; roteadores; modens; servidores, entre outros. Na categoria software, estarão os recursos intangíveis de tecnologia. Como exemplo, podemos destacar os aplicativos, licenças e serviços em nuvem. Por outro lado, a categoria usuários corresponde a todos os perfis que usam a infraestrutura de TI, e deve conter informações como senhas, horários de login e logoff, sistemas utilizados, entre outros dados. Mas, afinal, por que fazer o inventário de TI? Agora que você sabe o que é esse tipo de registro, vamos apresentar os motivos pelos quais é tão importante fazer e manter o inventário de TI atualizado. Detecção de problemas e eficácia na tomada de decisão Uma das razões mais mais importantes é a capacidade de antecipar problemas e tomar decisões estratégicas. Com o controle completo dos ativos, você poderá identificar pontos da infraestrutura de tecnologia da informação que precisam de correção antes que os problemas, tão comuns na área de TI, surjam. Dessa maneira, será possível agir com antecedência para evitar a indisponibilidade dos serviços que sempre resulta em perda de produtividade e, consequentemente, de lucro. O controle dos ativos de TI por meio do inventário também permite a identificação dos melhores momentos para realizar revisões preventivas — ou, ainda, manutenções corretivas no estágio inicial dos problemas, antes que consequências mais graves aconteçam. Essas medidas impactam direta e positivamente no aumento da vida útil dos equipamentos, evitando gastos extras com a compra de novos equipamentos antes do momento ideal. Facilidade no gerenciamento de prazos e garantias Da mesma forma, com o inventário fica muito mais fácil gerenciar os prazos de suporte e a garantia de cada software e hardware da empresa, assim como o controle do uso dos ativos por parte dos funcionários. No caso do primeiro, a empresa deixa de correr o risco de perder seus direitos junto aos fornecedores e pode negociar termos de garantia ou atualizar os ativos antes do fim do prazo de cobertura. Em relação ao controle de uso, o gerente de TI poderá identificar as situações nas quais o usuário causa problemas ao usar os ativos de maneira incorreta e tomar medidas adequadas para evitar que o evento se repita, como realização de treinamentos ou adoção de novas ferramentas. Segurança dos dados corporativos Fazer um inventário de tecnologia da informação também é importante para a segurança dos dados da empresa, item tão importante, quanto ataques cibernéticos se tornam cada vez mais frequentes. É possível identificar facilmente os sistemas que não devem ser instalados, desde que o controle esteja atualizado. Exemplo: softwares maliciosos que podem capturar senhas ou roubar dados. Sendo assim, a remoção deles, pode ser feita antes que a infraestrutura seja afetada. Monitoramento das necessidades de TI da empresa O inventário permite, ainda, identificar se a infraestrutura de TI atende às necessidades da empresa. Se sua organização não sabe, por exemplo, se existem ativos insuficientes ou em excesso para a execução das atividades, o inventário é uma excelente ferramenta para compreender essa dimensão e evitar perda de dinheiro ou produtividade. Com um inventário de TI, o gestor pode responder a questões como “quantos desktops e notebook existem na empresa?”, “todos os computadores e servidores têm antivírus?”, “há quanto tempo esses hardwares têm sido utilizados?”, entre outras. As respostas para perguntas como essas são fundamentais para embasar decisões que fazem parte da gestão de TI, a exemplo de saber se

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Os benefícios da gestão de ativos de software (SAM) para SAP

É comum vermos organizações no mundo inteiro gastarem milhões com seu licenciamento em SAP. Com opções complexas, diversos tipos de licença de softwares e a falta de compreensão em seus modelos, otimizar seus custos com licenciamento acaba sendo trabalhoso, demorado e sujeito a erros. Em abril de 2018 a SAP anunciou o seu novo modelo de licenciamento, por isso, é importante ter total entendimento de como essa mudança pode impactar diretamente nas organizações. Índice1 O Novo Modelo de licenciamento SAP2 5 erros comuns que aumentam os custos com SAP3 Benefícios de um projeto SAM (Software Asset Management)4 Saiba como o Snow Optimizer for SAP pode ajudar a sua organização O Novo Modelo de licenciamento SAP O novo modelo de licenciamento da SAP tem como base o acesso Direto e Indireto. O uso direto é quando o acesso é feito por pessoas físicas e o acesso indireto por outros sistemas, processos automatizados, bots e objetos conectados. Entretanto, a forma como estas aplicações interagem com os sistemas e os dados da SAP podem causar um grande impacto nas necessidades dos tipos de licenças e SIGNIFICAR CUSTOS adicionais no momento da AUDITORIA ANUAL DE LICENÇAS. Se qualquer usuário acessar dados do SAP através de softwares de terceiros (como APIs e integrações com outras ferramentas corporativas), a organização deve garantir a conformidade da licença de usuário, de acordo com o tipo correto provisionado para ele. Muitas vezes isto não acontece e softwares de terceiros ou integrações customizadas acessam os dados do SAP usando uma licença única, ou uma licença não adequada, essa ação com frequência faz com que as empresas tenham custos elevados no momento da auditoria anual SAP (LAW). É importante que a sua organização esteja preparada com dados concretos para minimizar os riscos financeiros e evitar custos desnecessários! 5 erros comuns que aumentam os custos com SAP Agora que você já conhece um pouco melhor o novo modelo de licenças da SAP, fornecemos um guia com os 5 erros mais comuns que aumentam os custos com SAP.  1 – Named Users A SAP tem mais de 40 tipos de categorias de licenciamento de usuários nomeados em suas definições padrão, variando de preços de $60 a $ 7.000 dólares por licença. Esses tipos de licença determinam quais transações os usuários têm permissão para executar no ambiente. Caso as licenças de usuário utilizadas não estejam em conformidade com a auditoria da SAP, elas serão reavaliadas de acordo com os seus papeis dentro do ambiente, e encargos adicionais serão cobrados da organização. Sem os dados iniciais certos, a única maneira de fazer isso, é generalizar os papeis atribuídos, fazendo com que os gastos em licenças sejam consideravelmente altos. As atividades que os usuários exercem dentro do ambiente SAP podem mudar de ano para ano. Isso significa, que um tipo de licença antes bem ajustada, pode não ser compatível com a nova função desse usuário. As organizações normalmente acabam gastando demais porque cometem um ou ambos erros: – Adquirem tipos de licença excessivamente caros para garantir a total cobertura de seus usuários no ambiente, mesmo que não utilizem determinadas funcionalidades; – Mantém atribuições de licenciamento estáticas até a próxima auditoria SAP, pagando taxas adicionais apresentadas pela SAP por falta de conformidade. 2 – Usuários Inativos O número de usuários que precisam acessar o ambiente SAP, pode variar consideravelmente ao longo do tempo. Por exemplo, pessoas contratadas para implementar um novo sistema SAP, precisam apenas de uma licença durante o período que estão trabalhando dentro da organização. Existem outros casos em que as licenças podem se tornar redundantes, quando usuários/colaboradores deixam de trabalhar em uma organização ou quando não tem mais a necessidade de acessar o SAP após uma mudança de cargo. Embora esses exemplos pareçam óbvios, o processo manual do controle de licenças é trabalhoso e sujeito a erros. 3 – Usuários Duplicados Com ambientes cada vez mais complexos e o crescimento das organizações, é comum ter inúmeros sistemas ou grupo de sistemas, e diferentes administradores para cada um deles. Por falta de comunicação ou complexidade no ambiente, usuários licenciados podem ter mais de uma conta, utilizando contas diferentes entre sistemas, resultando no consumo de mais de uma licença e gastos adicionais para a organização. 4 – Uso indireto O uso indireto é quando o SAP é acessado por softwares de terceiros (como APIs e integrações com outras ferramentas corporativas). A maneira como esse software interage com o sistema SAP e os dados subjacentes, podem significar custos adicionais no momento da auditoria anual de licenças. Com o novo modelo de licenciamento, a SAP está focada na análise de uso indireto da aplicação. É importante que a sua organização esteja preparada para minimizar possíveis riscos financeiros evitando desperdícios. 5 – Engines O licenciamento SAP não tem como base apenas contas e métricas por usuários, também inclui engines de software. As engines SAP (também são conhecidas como pacotes, módulos e complementos) são aplicações opcionais para as quais o licenciamento adicional deve ser adquirido. As métricas utilizadas para o licenciamento variam de acordo com o tipo de engine e objetos que existem dentro dessa aplicação ou no seu total de consumo de CPU. É comum que organizações tenham vivenciado esse dilema do aumento de custos com SAP, por isso é necessário estar preparado para minimizar os riscos financeiros, evitando encargos desnecessários. A Navita pode ajudar sua organização através de uma solução solida de SAM, focada na otimização de produtos SAP. Conheça os principais benefícios que um projeto SAM pode proporcionar para sua organização. Benefícios de um projeto SAM (Software Asset Management) Seja por falta de controle, conhecimento ou conformidade, a maioria das organizações atualmente tem gastos excessivos no licenciamento de softwares. Um projeto em SAM permite que à organização utilize da melhor forma todas as funcionalidades de seus ativos de software, otimizando sua infraestrutura, organizando suas ferramentas e melhorando seus processos, tudo isso de forma integrada. Indo muito além de uma revisão básica de compliance. Em um modelo ideal de um projeto em SAM, são criados processos de

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Gerenciamento de TI: você sabe como fazer o controle orçamentário?

Quando falamos em gerenciamento de TI, as pessoas logo o associam ao profissional responsável pela execução prática das atividades que envolvem a tecnologia da informação nas empresas. De fato, essa é a principal atribuição do profissional de TI, mas outras ações também precisam ser feitas pelo gestor da área. É de responsabilidade do gerente de TI, por exemplo, desenvolver o controle orçamentário do setor. Sendo assim, ter conhecimentos em finanças é essencial para a rotina desse profissional, afinal, otimizar os recursos para as atividades da área pode ser um grande desafio. Para ajudar você a entender um pouco mais sobre o assunto, preparamos este artigo. Aqui, você verá o que é um controle orçamentário e qual é a sua relevância não apenas para a TI, mas para a empresa como um todo. Ao longo do texto, vamos apresentar também uma série de dicas práticas para que você possa fazer um bom controle financeiro no gerenciamento de TI da sua empresa. Acompanhe! Índice1 O que é o controle orçamentário?2 O que é necessário para fazer um controle orçamentário na área de TI?3 Quais são as melhores práticas para o controle de orçamentos no gerenciamento de TI? O que é o controle orçamentário? O controle orçamentário é feito pelas empresas para mapear custos e, posteriormente, utilizar os recursos da melhor forma possível, destinando uma quantidade ideal de verba para cada atividade do negócio. Em muitas organizações, cada setor ou área deve ter um orçamento próprio, e é de responsabilidade do gestor de cada departamento fazer esse controle orçamentário. É isso que geralmente acontece na área de TI, pois, como os diretores das organizações costumam não ter conhecimento técnico, repassam essa atividade para o responsável direto pelo setor. O que é necessário para fazer um controle orçamentário na área de TI? Uma pesquisa realizada pela Universidade de Oxford revelou que metade dos maiores orçamentos de TI ultrapassam muito o valor do budget. Isso quer dizer que os recursos não estão sendo bem aplicados e planejados. Para manter um controle orçamentário na área de TI, a primeira coisa que deve ser feita é a previsão de gastos para o período. Se o orçamento for de um ano, por exemplo, devem ser previstos os valores que serão necessários nesses doze meses. Tendo a previsão dos gastos, basta distribuí-los da forma correta. Se você ainda tem dúvidas sobre como fazer isso, continue a leitura e confira nossas dicas. Quais são as melhores práticas para o controle de orçamentos no gerenciamento de TI? O controle orçamentário na área de TI só é conquistado com sucesso se algumas boas práticas forem colocadas em prática. A seguir, elencamos as mais importantes para você conquistar ótimos resultados. Acompanhe! Realize um planejamento detalhado É preciso ter um planejamento detalhado para compreender em quais atividades do setor de TI serão aplicadas as verbas. O gerente do setor deve prever no seu orçamento o salário dos colaboradores, os gastos com a manutenção dos equipamentos, as licenças para uso de hardwares e softwares, os recursos para a aquisição de novas tecnologias, além de um capital reserva para gastos imprevistos. Toda essa distribuição deve ser feita com cautela e apresentada com frequência à direção da empresa, que acompanhará todo o processo. De modo geral, o setor de TI não pode gastar mais do que arrecada — e isso é avaliado pelos diretores das organizações. Faça uma projeção de cenários Para realizar o controle orçamentário da área de TI, também é importante que o gestor faça uma projeção de cenários, afinal, somente assim os recursos poderão ser aplicados corretamente e sem achismos. Qual é a realidade da empresa? Como tem se comportado a economia do nosso país? Todos esses fatores devem ser analisados pelo gerente de TI para que o orçamento proposto à direção da empresa esteja adequado ao atual cenário corporativo. Use as ferramentas adequadas Para otimizar o trabalho de controle orçamentário, o gestor de TI deve usar as ferramentas certas. Uma simples planilha no Excel, por exemplo, pode não ser a solução ideal para desenvolver esse trabalho, que exige um conhecimento mais aprofundado. Atualmente, já existem programas e softwares voltados exclusivamente para a mobilidade corporativa e de gastos de TI para as empresas. Esses programas são muito completos e considerados por muitos a melhor opção para as empresas. Faça o controle por avaliação de desempenho O controle orçamentário do setor de TI só obterá êxito se todo o planejamento desenvolvido for seguido à risca. Por isso, é preciso fazer avaliações de desempenho periódicas. Por meio de relatórios e ferramentas que auxiliam nos processos de gestão, é possível fazer esse acompanhamento e garantir que o orçamento está sendo gasto conforme o previsto. Corte os gastos desnecessários Como você estará sempre monitorando os gastos de TI da sua empresa, será mais fácil reconhecer quais são os gastos desnecessários no setor e investir naquilo que será mais estratégico para a área. As licenças de softwares, por exemplo, podem não ser tão necessárias quanto se imagina em um primeiro momento. É preciso fazer um acompanhamento para compreender quais das licenças são realmente úteis e quais são supérfluas para o trabalho realizado na empresa. Faça a manutenção das redes com frequência As falhas nas redes geram muito retrabalho e perda de tempo para os profissionais de TI, o que acarreta em gastos e afeta o orçamento da área. Por isso, atuar de forma preventiva é algo que deve ser feito diariamente, evitando os investimentos desnecessários. Fazer a manutenção das redes com frequência é a melhor maneira de garantir a diminuição e até mesmo a extinção da perda de tempo com a correção de falhas. De tal modo, cabe ao gestor de TI programar backups frequentes para arquivar os dados corporativos com segurança e diminuir os recursos investidos nesses gaps. Conseguiu compreender um pouco mais sobre a relação entre gerenciamento de TI e controle orçamentário? Então, agora é só colocar tudo isso em prática para obter muito mais sucesso no setor que você gerencia. Assim como este artigo foi

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