Projetos, projetos, projetos. Quantas vezes você já desenhou um projeto de telefonia que não saiu do papel ou que no meio do caminho mostrou diversas fragilidades?

Esse é um risco que pode acontecer com frequência se, ao iniciar a gestão de telecom, o time responsável não der um passo atrás para analisar e planejar o escopo de cada trabalho, afinal, apesar de haver uma diretriz para a realização de projetos, cada job tem suas especificidades e requer um olhar específico.

Por isso, a gerente de Projetos da Navita, Elaine Oliveira partilhou sua experiência de 5 anos à frente da área de projetos da Navita e o que é imprescindível para implementar um projeto de gestão de telecom que funcione em todas as etapas da operação.

Confira a seguir:

Por onde começar?

Analise as necessidades e expectativas

Antes de tudo, para iniciar um projeto de gestão de telecom é necessário saber qual a expectativa da empresa, entender qual é o nível de maturidade da empresa para começar (se possui inventário atualizado, acesso às faturas eletrônicas, contratos com as operadoras atualizados e vigentes etc). Com essas informações em mãos, é possível medir o tempo e o esforço do projeto e dar um direcionamento mais assertivo para a implantação.

Defina os processos

Em uma segunda etapa o ideal é mapear os processos existentes e os ajustes necessários para obter processos mais efetivos.

Importante: processos claros e bem definidos reduzem o tempo das atividades operacionais e evita retrabalhos.

Próximos passos

Faça o controle das atividades

Centralizar todas as atividades em uma planilha facilita o controle e a gestão do projeto. Com ela, é possível ter, de forma rápida, clara e fácil, uma visão das atividades a serem realizadas, com os respectivos responsáveis e prazos de entrega. Manter a planilha atualizada e tomar as ações em tempo hábil reduz o risco de atraso no cronograma.

No final do projeto é importante gerar algumas documentações que serão disponibilizadas para o time operacional com as informações mapeadas, definidas e implementadas pelo tempo do projeto, bem como, as atividades que serão direcionadas a eles.

Cuidado, isso pode ser um problema!

A gerente da Navita chama a atenção para fatores que podem representar pontos críticos para o sucesso de um projeto. A carência de informações é, sem dúvida, um deles.

Quando o gestor não possui todas as informações para o início do projeto (inventário de usuários x linhas, faturas eletrônicas, contratos e tarifas vigentes das operadoras) vários problemas podem ocorrer no decorrer do projeto, como:

• O inventário não atualizado impacta no rateio dos custos entre os usuários, já que os custos das linhas não cadastradas serão rateadas para as que possuem atualizações;
• A falta de acesso às faturas eletrônicas impacta na execução das auditorias, contestações e rateio. É possível apenas controlar os custos das faturas e aplicar um rateio especifico no valor total da conta;
• A não entrega dos contratos e tarifas vigentes impacta na entrega das auditorias e configuração do tarifador para telefonia fixa.

Outro ponto crítico é não seguir os processos

Acompanhar os processos definidos em tempo de projeto pode evitar problemas no resultado da operação, pois são eles que contribuem para definir as atividades e entregáveis: atualização recorrente do inventário, entrega do relatório de auditoria, abertura do chamado de contestação na operadora e disponibilização do relatório de rateio.

E, por fim, parte primordial para o sucesso do projeto é entregar um relatório final de resultados e seguir, já em operação as recomendações do relatório mensal.

Com essas informações em mãos, basta aplicar essas dicas para os projetos de sua empresa e obter os resultados esperados.

Complemente seu conhecimento com mais este material: MANUAL NAVITA- Implementando um projeto de gestão de telecom

Te desejamos sucesso!