Gestão de contratos: O que é, importância e como fazer?

Com a necessidade crescente de entregar trabalho com prazos mais curtos, ou serviços que podem ser muito longos, é imprescindível ter informações do que está sendo entregue e se está de acordo com o contrato.

Além disso, as empresas estão valorizando a segurança jurídica de serviços contratados ou prestados, para que os riscos envolvidos sejam reduzidos ou eliminados.

Por esses e outros motivos, se faz cada vez mais indispensável ter uma gestão de contratos eficiente, que além de mitigar os riscos, gere valor agregado para a empresa.

Ficou interessado? Então, siga com a gente e veja a importância da gestão de contratos, quais benefícios para sua empresa e o que ela pode estar perdendo com a falta da gestão de contratos.

Mas, afinal, o que é Gestão de contratos?

Ao contrário do que você pode estar pensando, a gestão de contratos vai muito além de gerar um contrato, assiná-lo e saber quando ele encerra.

O contrato é um documento que consta tudo o que cada parte envolvida pode fazer de forma legal, com segurança jurídica, além de conter prazos de entrega e informações importantes.

Então, a gestão de contrato envolve um processo global, que inicia na criação do contrato e só termina após o encerramento. Cabe à empresa, inclusive,  a tarefa de monitorar todas as atividades relativas ao serviço/produto negociado em contrato.

Desde padronizar termos, atividades e procedimentos, além documentos correlatos estão englobados na gestão de contratos.

E qual a importância da Gestão de Contrato?

Você já teve algum prejuízo por cair em uma armadilha administrativa ou mesmo por deixar de fora uma regra de mercado para o setor que está atendendo?

A gestão de contrato evita prejuízos de curto e longo prazo, garantindo a padronização de processos em todos os setores da empresa envolvidos na entrega.

Além disso, o método de gerenciamento também permite alinhar procedimentos às regras de mercado, com o maior grau de segurança jurídica possível, com informações precisas e adequadas ao acordo entre as partes implicadas.

Outro ponto importante da gestão de contrato é acordar formas claras de cobranças de valores devidos e penalidades claras em caso de desvios das cláusulas estabelecidas.

Além disso, com a gestão de contrato, as relações de negócio ficam mais transparentes, tanto internamente quanto na interação com seus fornecedores e clientes.

Como é feita a gestão de contratos?

A gestão de contratos é mais complexa do que pode parecer. Afinal, essa abordagem não consiste apenas em arquivar documentos, vai muito além disso, uma vez que envolve todos os setores da empresa. Veja, a seguir, as principais etapas para fazer o gerenciamento de contratos.  

Setores e serviços envolvidos

O primeiro passo é levantar quais áreas da empresa estarão envolvidas no serviço que vai ser prestado ou contratado, bem como as atividades que devem ser realizadas.

Com essa informação é possível estabelecer procedimentos, que irão nortear os processos internos e os recursos necessários, como tempo e recursos envolvidos. Essa etapa deve ser feita por profissionais qualificados e que compreendam e dominem os métodos da empresa.

A correta realização reduz ao máximo os riscos envolvidos, viabilizando a conformidade  com aspectos internos de processos, bem como a segurança jurídica exigida pelo mercado. 

Elaboração do contrato

Aqui, com as informações em mãos, é hora de elaborar o contrato. Nessa etapa, é importante ter a orientação do  departamento jurídico interno ou contratar uma empresa terceirizada.

A parte de elaboração deve ser feita com cuidado, pois envolve detalhar, de forma segura, o serviço envolvido no contrato, incluindo prazos, valores e até meios de reparação da parte prejudicada em caso de descumprimento de uma das cláusulas do serviço.

Por ser um documento com validade jurídica, é importante revisar a gramática, a descrição dos processos realizados e a conformidade com leis e normas vigentes.

Negociação

Aqui, as partes envolvidas avaliam todas as cláusulas do contrato, para dar o parecer relativo aos termos contidos.

Essa etapa costuma ser mais longa, já que ambos os envolvidos na negociação  devem avaliar atentamente todas as cláusulas, para não ter prejuízos decorrentes do próprio contrato.

Nessa etapa, em caso de modificações, a parte contrária deve ser avisada e ter o direito de se manifestar sobre.

Revisão e aprovação

Após a negociação, é necessário revisar e adequar o contrato, se preciso, para que seja aprovado.

Essa etapa garante que todos os envolvidos tenham ciência de tudo o que envolve o contrato, desde processos à prazos de execução e valores. 

Assinatura e armazenamento

Com o contrato aprovado, é hora de assinar, formalizando plenamente o acordado entre as partes envolvidas.

Nessa etapa, você pode usar um sistema de assinatura com validade jurídica, coletando as assinaturas digitais. Além de facilitar a formalização do documento, essas ferramentas permitem manter o contrato guardado e acessível.

Portanto, é necessário armazenar o documento para que se tenha um controle das revisões. Além disso, com o arquivo guardado é possível realizar consultas dos termos com facilidade de forma simples e ágil. 

Execução e monitoramento

Com o documento devidamente assinado, é necessário iniciar a execução das atividades envolvidas no contrato.

Nesta etapa, é muito importante que  os processos sejam monitorados, garantindo que tudo esteja de acordo com o contrato, mantendo prazos e qualidade de entrega estipulados.

Não descuide desta etapa, pois normalmente é aqui que você pode ter prejuízos de curto, médio e longo prazo.

Gestão do contrato

Aqui, com as informações provenientes do monitoramento da execução, é necessário fazer correr tudo de acordo com o contrato.

Caso seja necessário, faça revisões em prazos, valores e processos, para que as obrigações contratuais sejam atendidas e tudo mantido dentro da segurança jurídica.

Se for necessário, aditivos contratuais podem ser feitos e aprovados para serem incluídos junto ao arquivo de contrato.

Encerramento

Com todas as obrigações e processos relacionados no contrato e aditivos (se for o caso) concluídas e caso não exista necessidade de renovação de contrato, voltando à etapa de negociação.

Em grande parte dos contratos, já existe um prazo estabelecido para o encerramento. Caso o contrato não tenha prazo determinado, lembre-se de fazer o encerramento, para que nenhuma obrigação fique pendente após todas as atividades relacionadas terem sido entregues.

O que sua empresa pode estar perdendo

Como indicado, a gestão de contrato é muito mais do que apenas assiná-lo. Por isso, a falta de um bom gerenciamento pode gerar perdas expressivas.

Conforme pesquisa da KPMG, as empresas tendem a perder até 40% do valor de uma negociação caso não gerenciem seus contratos de maneira adequada.

Outro fator que pesa e pode ser considerado uma perda é o custo administrativo, que pode ser de 25% a 30% maior, de acordo com pesquisa da Aberdeen Research.

Ainda segundo a Aberdeen Research, o tempo médio de produção, negociação e assinatura de contrato é de 30 dias. Porém, esse tempo pode ser reduzido a menos da metade, como citado na mesma pesquisa.

Além disso, The Journal of Contract Management estima que 71% das empresas perdem a localização de 10% de seus contratos. 

O que minha empresa pode ganhar ao gerenciar contratos?

A gestão de contrato é baseada em monitoramento e padronização de processo de criação, modificação, fechamento, execução e encerramento do contrato.

Dessa forma, a sua empresa tem muito a ganhar com a gestão de contratos.

  • Diminui do tempo de criação de contratos;
  • Elimina as chances de perdas de documentação;
  • Reduz o tempo para fechamento de contrato;
  • Elimina erros durante modificação de contrato com vários responsáveis e/ou envolvidos;
  • Reduz o custo administrativo e as  perdas de valores.

Essas e outras vantagens são resultado de uma eficiência administrativa maior, com um sistema de gestão de contratos, como o Connect ITEM, seguindo todo um processo bem elaborado.

Outro benefício que vale destacar é a segurança jurídica, já que ela tende a aumentar com uma gestão de contratos bem-feita.

Como existe uma redução do tempo para elaborar e assinar o contrato e uma transparência maior durante a vida do contrato, a relação com o cliente tende a ser mais tranquila, evitando conflitos e prejuízos para os envolvidos.

Controle de prazos

Essa é uma marca importante, pois muitas perdas operacionais estão relacionadas aos controles de prazos. Ao melhorar o monitoramento com uma boa gestão de contrato, os prazos tendem a ser mais assertivos.

Isso possibilita, inclusive, um planejamento mais adequado quando é necessário gerar aditivos de contratos, sem criar prazos longos demais e desagradar na entrega ao cliente.

Então, como fazer a gestão de contrato?

Para que se obtenha o melhor da gestão de contratos, é necessário que seja feita automação de muitos dos processos envolvidos, utilizando programas do tipo CLM (Contract Lifecycle Management).

Com o auxílio de programas CLM e algumas integrações que reduzem o tempo de processo, você pode implantar uma cultura de gestão de contrato no seu negócio.

Por onde iniciar?

Para contratar uma automação, é necessário que todo o processo para gerenciar  contratos seja mapeado e linearizado e, na sequência, incluído no CLM.

Ao relacionar todos os processos envolvidos é possível determinar os recursos necessários, como tipo de assinatura a ser utilizado, eletrônica ou digital, por exemplo.

O que não deixar de fora

Além de um mapeamento do processo, uma boa gestão de contratos também deve ser segura para todos as partes envolvidas. Sendo assim, um ponto que não pode ficar de fora é a segurança jurídica.

Caso seja necessário, contrate um advogado consultor para ajudar a elevar ao máximo a legalidade dos contratos e evitar qualquer tipo de perda. 

Conclusão

A falta de gestão de contratos pode gerar problemas grandes para empresa, com prejuízo financeiro e custos imprevistos, até mesmo por falta de planejamento.

Fazer a gestão de contrato traz muitos benefícios, inclusive reduzindo custos administrativos e perdas que podem resultar em serviços equivocados ou fora de contrato.

Para melhorar a gestão de contratos o ideal é usar um sistema como o Navita Connect ITEM, maximizando os recursos envolvidos e possibilitando uma transparência maior do processo e monitoramento de todas as etapas.

Quer saber mais sobre Gestão de contratos? Então leia esse material: 5 motivos para ter uma gestão de contrato perfeita.

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