Guia completo para reduzir custos com uma gestão de TI eficiente

A gestão de custos é uma necessidade que a empresa precisa suprir com eficácia para se manter competitiva e atuante no mercado. Diante de cenários incertos em relação à economia e à política, é muito importante para o gestor manter sob controle as despesas e outros gastos da empresa, o que inclui reduzir custos com uma gestão de TI moderna e eficiente.

Afinal, o setor de TI pode ser bastante estratégico quando se fala em reduzir custos. Não que seja fácil alcançar economia no setor, mas é sim algo possível e pode beneficiar toda a organização. Neste post, vamos mostrar como reduzir custos com uma gestão de TI apropriada. Acompanhe!

O que é a gestão de custos em TI

A gestão de custos em TI é um processo que trabalha a administração de custos como uma verdadeira estratégia de negócio. Todos os setores de uma organização devem aprender a aplicar a gestão de custos, interpretando-a como uma disciplina empresarial, que deve ser institucionalizada e monitorada de maneira formal. Para o monitoramento, podem ser usadas ferramentas como Balanced Scorecard (Indicadores Balanceados de Desempenho) de Norton & Kaplan.

A gestão de custos de TI consiste, portanto, em um processo contínuo e multidisciplinar de governança de TI, objetivando integrar despesas de processos, projetos, produtos e serviços de suporte aos objetivos estratégicos da organização.

Dessa forma, é possível proporcionar maior valor agregado aos negócios e às soluções para seu público, pois a TI é, modernamente, uma unidade estratégica efetiva de negócios.

A importância do setor de TI

O departamento de TI apresenta um grande potencial de agregar valor à operação da empresa, sendo mais do que um mero setor de suporte. Por meio das licenças de softwares e de ferramentas cloud computing, é possível transformar o fluxo de trabalho, tornando-o mais eficiente e móvel. Com a TI, é possível gerenciar as informações da empresa com eficácia, organizando e centralizando tudo.

O departamento de TI se responsabiliza por manter a infraestrutura tecnológica da empresa funcionando com eficiência. Se o departamento não é gerenciado corretamente, todos os processos que são dependentes de TI podem ficar comprometidos, e apresentar desempenho abaixo do esperado.

Tanto nos aspectos operacionais quanto na definição de estratégias, o setor de TI é importante para implantar serviços e produtos, adotar instrumentos e até oferecer um atendimento melhor ao público. Isso porque o setor de TI assegura que as tecnologias desenvolvidas e mantidas nesse processo agreguem valor aos fluxos de trabalho, sugerindo a adoção de outros hardwares e softwares com potencial para melhorar os resultados dos negócios da empresa.

O setor de TI serve para fundamentar o processo de decisões, ao criar diferenciais, tornar a empresa ainda mais competitiva e estimular a redução de gastos.

Os desafios da gestão de custos em TI

Um dos grandes desafios da TI é reduzir custos sem afetar a qualidade. Essa tarefa pode ser muito difícil, requerendo que os gestores desenvolvam um esforço muito grande para reduzir custos com uma gestão de TI.

Para alguns, reduzir custos e melhorar (ou manter) a qualidade dos serviços e produtos são objetivos tratados de maneira isolada. Acredita-se que, para atingir um objetivo, é necessário abrir mão do outro — ou seja, acredita-se na incompatibilidade entre alcançar a redução dos custos e, ao mesmo tempo, manter serviços e produtos de boa qualidade.

Mas, na verdade, não é preciso que seja assim. Atualmente, existem metodologias que permitem a combinação de estratégias para se alcançar boa produtividade, reduzindo despesas. Geralmente, os gastos com TI são altos, o que exige que os gestores reduzam despesas nesse setor ou que os tornem mais precisos e mais bem direcionados.

Como reduzir custos com uma gestão de TI eficiente

Para reduzir custos com uma gestão de TI, pode ser necessário reestruturar os processos da empresa. Em um primeiro momento, o processo implica gastos mais altos com tecnologia. Com o passar do tempo, esse investimento oferecerá redução de custos com processos pouco ou nada eficientes, ou que, mesmo tendo sido eficientes, já não apresentam as mesmas vantagens.

Um dos métodos usados para gerenciar custos de TI é o TCO (Total Cost of Ownership, ou Custo Total de Propriedade). O TCO é um método de gestão financeira que analisa os gastos relacionados à aquisição, ao uso e à manutenção dos ativos de TI.

ITIL é a sigla para Information Technology Infrastructure Library, expressão que, traduzida para o português, significa Biblioteca de Infraestrutura de Tecnologia da Informação, um ambicioso projeto iniciado em 1980 na Grã-Bretanha.

Trata-se de um padrão de boas práticas para administração dos serviços de TI. Sendo o mais aplicado no mundo todo, deve ser considerado quando se fala em redução de custos com TI. A ITIL está organizada em:

  • estratégia de serviço;
  • projeto de serviço;
  • transição de serviço;
  • operação de serviço;
  • melhoria constante de serviço.

Tal como a ITIL, o COBIT trabalha com o intuito de conciliar as práticas de TI com os objetivos estratégicos da empresa, oferecendo indicadores que permitirão ao gestor gozar de maior lucidez sobre os ambientes externos e internos da organização.

A palavra COBIT é acrônimo para Control Objectives for Information and Related Technology. Trata-se de um conjunto de práticas de consenso entre profissionais especializados, centralizado mais no controle do que na execução. O COBIT é formado por um modelo de princípios e operações que transformam o setor de TI em uma estrutura passível de gestão para que seja alcançada a governança.

15 dicas para otimizar processos em TI

Vamos analisar algumas formas de otimizar processos em TI visando à redução de custos sem que a qualidade dos serviços/produtos seja comprometida.

1. Consolide fornecedores, serviços e plataformas

Boa parte das empresas conta com uma ampla variedade de fornecedores e plataformas que servem como canais de entrega dos serviços. Para diminuir despesas e, ao mesmo tempo, contar com uma produção de boa qualidade, o ideal é integrar e padronizar os processos, as ferramentas e todos os recursos usados.

A padronização ajuda a reduzir a redundância, possibilitando a geração de resultados mais efetivos e baratos, além de tornar esses processos mais seguros. Em suma, ela agrega mais rapidez às tarefas, aprimorando todo o setor de TI de uma organização.

2. Utilize os provedores de serviços gerenciados

No Brasil, a utilização de provedores de serviços gerenciados cresce cada vez mais. Trata-se da terceirização de atividades para outra empresa, que oferece profissionais atentos e qualificados, disponíveis 24 horas por dia para efetuarem os serviços por sua empresa.

São muitas as operações que podem ser terceirizadas:

  • backups;
  • recuperação de desastres;
  • suporte;
  • segurança (incluindo a proteção de dados);
  • estratégias para continuidade de negócio;
  • acesso móvel ao sistema;
  • administração de dispositivos e aplicativos.

Ao terceirizar esses serviços, é possível aliviar a carga de trabalho para os funcionários e ainda obter um rendimento superior.

3. Migre a infraestrutura para a nuvem

Ao migrar sua infraestrutura para a nuvem, a empresa não precisará mais gastar e/ou ter trabalho com licenças de produtos, instalações, downloads, manutenções, bem como atualizações de softwares (sistemas) e de hardwares (equipamentos).

Vale lembrar que todo o espaço físico para armazenar os hardwares não se fará mais necessário, o que implica economia com aluguel de espaços extras. Caso a empresa já usufrua de um espaço próprio para armazenar esses equipamentos, ela poderá usá-lo com outras finalidades, que ajudem a melhorar o faturamento e os lucros.

Considerando a produtividade, a infraestrutura na nuvem pode agregar mais mobilidade e rapidez às operações. Dessa forma, a organização torna-se escalável para o atendimento de demandas elásticas e dispõe de estratégias de segurança que não poderiam ser usadas localmente.

Recorrendo à tecnologia cloud computing, a organização só arca financeiramente com os serviços que realmente utiliza. Assim, ela pode usufruir de recursos tecnológicos avançados com o pagamento de valores menores e mais equilibrados.

Conforme a Gartner, 70% das despesas relacionadas com tecnologia em uma empresa dizem respeito à infraestrutura. Com os serviços na nuvem, esse problema deixa de existir. A utilização de um ambiente na nuvem permite evitar gastos como:

  • custos com desenvolvimento;
  • percentual elevado de salário com empregados qualificados;
  • custos com licenças, equipamentos e segurança;
  • envolvimento com trabalhadores de outros segmentos;
  • despesas fixas que podem ser diminuídas em escala, como a energia elétrica.

4. Renegocie os acordos

É aconselhável rever os acordos firmados e as parcerias feitas com os fornecedores. Ao longo dos anos, podem ser construídas boas parcerias, que valem a pena ser mantidas. Contudo, é interessante sempre revisar os acordos e considerar novas possibilidades.

Talvez seja o momento de obter outras vantagens, seja com fornecedores antigos, seja com novos parceiros. Caso os preços cobrados pelos seus fornecedores estejam muito acima da média de mercado, é aconselhável buscar outras opções.

O gestor pode começar a fazer questionamentos sobre preços, descontos, prazos e formas de pagamento, entregas, promoções e outras coisas. O que os fornecedores oferecerem para manter os bons clientes pode surpreender a empresa. Inclusive, seus questionamentos podem deixá-los mais atentos, compreendendo que você tem conhecimento sobre custos e oportunidades.

5. Faça uso das ferramentas adequadas

Para reduzir custos com uma gestão de TI, é importante que a empresa use as ferramentas adequadas. É preciso avaliar se elas oferecem resultados satisfatórios às operações do setor de TI e suprem de fato as necessidades de Tecnologia da Informação. O mesmo pensamento deve ser considerado em relação às ferramentas de gestão e de monitoramento da infraestrutura, envolvendo equipamentos, rede, sistemas e nuvem.

Para descobrir se as ferramentas estão funcionando efetivamente, é recomendável identificar as falhas, os riscos e as ameaças do setor de TI, ou seja, os pontos fracos. Também é importante identificar os pontos fortes e as oportunidades de melhorar o negócio. Compare como as ferramentas da empresa interagem com as soluções que são entregues.

Caso o potencial desses recursos seja muito restrito, o ideal é procurar soluções mais satisfatórias.

6. Faça a automação dos processos

O setor de TI de uma empresa gerencia muitas funções manualmente — embora isso possa parecer contraditório. Porém, é possível automatizar esses processos, pois, quanto mais automáticos eles forem, melhores serão os resultados na redução das despesas.

Entre os processos manuais que podem ser automatizados, estão a varredura, a identificação e a correção de falhas nos códigos-fonte, backups na nuvem, monitoramento de rede e outras coisas.

Até certo ponto, a automação dispensa a necessidade da ação humana, reduzindo riscos de erros que poderiam sair muito caros. Além do mais, o tempo economizado pelos profissionais que atuam nessa área pode ser destinado a outras atividades mais complexas, aprimorando a qualidade da produção no setor de TI.

7. Incentive o DevOps

Um dos principais desafios da Tecnologia da Informação é integrar as equipes de desenvolvimento e de operação. Em certas empresas, ao contrário, existe até mesmo certa rivalidade entre essas áreas, o que, entre outras consequências, pode levar a boicotes que atrapalham a melhoria na produtividade.

Por esse motivo, convém criar um ambiente favorável para a prática do DevOps. Essa metodologia ajuda a alinhar as duas equipes, transformando-as em uma só. Como resultado, elas passam a dividir as ferramentas e assumem a responsabilidade conjunta pelos resultados finais do setor de TI.

A finalidade do DevOps é agilizar o ciclo de desenvolvimento, de testes e de implementação (deploy) das aplicações, permitindo a entrega de soluções mais rápidas e eficientes.

8. Incentive o BYOD

As empresas oferecem aos funcionários seus próprios computadores e dispositivos móveis, como tablets, notebooks e smartphones. A gestão de dispositivos cabe ao setor de TI e envolve gastos com manutenções, aquisições e atualizações — que podem ser muito altos.

O BYOD (Bring Your Own Device, ou Traga Seu Próprio Aparelho) é uma estratégia que possibilita aos funcionários utilizarem seus próprios dispositivos no ambiente de trabalho.

Além de diminuir os gastos já citados, os funcionários podem até melhorar a produtividade, considerando que já estão habituados aos seus próprios aparelhos. Mas, para que o BYOD funcione, é necessário que a organização desenvolva uma Política de Dispositivos que seja eficiente.

9. Integre os sistemas

O setor de TI pode integrar todos os sistemas de uma organização, unificando tudo em algumas soluções ou até em uma única aplicação. A integração favorece a fluidez dos processos, com redução dos ruídos na comunicação e no compartilhamento de informações, assim como controle mais preciso dos fluxos de trabalho.

10. Customize os processos

Alguns softwares adotados já são configurados e nem sempre se ajustam aos parâmetros da empresa. Muitas vezes, são os processos da organização que terminam por ser modificados, para que sejam alinhados aos programas escolhidos. Essas medidas podem resultar em gastos extras e algumas dificuldades na execução das operações.

Um setor de TI deve se propor a encontrar meios de personalizar os processos dos sistemas adotados, a fim de que atendam às necessidades da empresa. Dessa maneira, torna-se desnecessária a remodelação das atividades e dos custos advindos dessas mudanças.

11. Efetue treinamentos

É importante oferecer treinamentos empresariais e capacitação constante para a equipe de TI. Com isso, seus participantes permanecerão atualizados sobre as técnicas e recursos mais avançados e eficientes do mercado, aprendendo ainda novas maneiras de otimizar suas atividades.

Outra recomendação é dar vida a uma cultura empresarial que tenha no conhecimento um dos pilares mais importantes. Os funcionários devem participar de cursos, seminários e palestras, tanto dentro quanto fora da empresa. A promoção em capacitação contribui para ganhos em produtividade.

12. Use os softwares de gestão empresarial

Use os softwares de gestão empresarial mais adequados para seu negócio. Se optar por uma solução tradicional, ou seja, licença comprada e software instalado, escolha um ERP que seja efetivamente funcional. Caso não adquira todos os módulos de uma vez só, compre os mais importantes e, pouco a pouco, vá comprando os módulos restantes.

Para reduzir custos com uma gestão de TI, é necessário que o sistema automatizado centralize e integre todas as informações em um local único, dando fim à necessidade de planilhas/pastas. Os arquivos mais importantes devem ficar armazenados com segurança, sendo acessíveis para uso e gerenciamento por parte dos responsáveis.

Os softwares de gestão corporativa conferem vantagens como maior segurança, maior integração entre os diferentes departamentos, fácil acessibilidade, rapidez na execução dos serviços e assim por diante.

13. Defina indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho são ferramentas que integram o dia a dia das empresas. As métricas de desempenho (ou KPIs) podem ser implementadas para que as organizações tenham condições de avaliar o nível de eficiência das suas estratégias de gestão, facilitando a identificação de problemas de rotina. Eles podem ajudar a detectar, até a sua origem, alguns gargalos operacionais e outros que também precisem ser tratados.

Um indicador deve ser definido de acordo com as características de seu negócio e com os padrões em voga no mercado. Se um KPI se apresentar muito aquém do potencial efetivo de uma equipe, ele pode atrapalhar a empresa, impedindo que ela melhore seus processos e, prejudicialmente, passar a ideia falsa de que o negócio está indo bem.

Só é preciso tomar cuidado com métricas muito elevadas, pois elas podem gerar um ambiente com nível de estresse alto, exigindo que os funcionários trabalhem além dos limites de seu potencial para alcançarem as metas. Nesses casos, os erros costumam ser mais frequentes que os acertos, o que mais atrapalha do que ajuda.

Não estimule que se faça menos do que é possível, mas também não defina metas impraticáveis ou mesmo impossíveis, que acabarão dando mais prejuízos do que lucros.

O monitoramento contínuo do desempenho do setor é fundamental para identificar os pontos que precisam de melhorias e de ajustes, e aqueles que, mesmo se apresentando eficientes, ainda podem ser melhorados.

14. Foque uma atuação estratégica

Reduzir custos com uma gestão de TI exige integrar o setor a um planejamento estratégico corporativo. A TI precisa ajudar a empresa a alcançar os objetivos definidos.

Uma recomendação para que isso dê certo é o outsourcing, frequentemente confundido com a própria terceirização. Na verdade, o outsourcing não deixa de ser uma forma de terceirizar serviços, mas serviços bem mais específicos, que garantem que a disponibilidade de TI seja constante, com o uso de equipamentos, mão de obra especializada e conhecimentos técnicos no setor.

Assim, o setor de TI pode delegar tarefas de cunho mais operacional para outra empresa e dedicar mais tempo ao planejamento estratégico. A gestão estratégica procura oferecer o suporte tecnológico (operacional/estratégico) para os demais setores da organização, alinhando as atividades do setor de TI às atividades dessas outras áreas.

15. Crie um modelo de governança

A governança de TI é uma forma de extensão da governança corporativa. Sua finalidade é ampliar a competitividade das empresas no mercado, aprimorando processos.

Ela deve ser adotada por todos os empregados da empresa para garantir a segurança da informação na realização das tarefas organizacionais. Desse modo, é capaz de garantir disponibilidade completa do funcionamento dos recursos tecnológicos da informação e a longa vida dos sistemas implementados nessas empresas.

Uma pesquisa realizada pela Kaspersky Lab, envolvendo mais de 5.500 empresas em 26 países (incluindo o Brasil), mostrou que os custos com a recuperação de uma violação (ameaça à segurança de TI) são de, aproximadamente, US$ 38.000,00 para empresas pequenas e de US$ 551.000,00 para empresas grandes.

Essas estatísticas revelam que as empresas precisam se conscientizar da importância da cibersegurança. O gestor que pretende reduzir custos com uma gestão de TI precisa inteirar-se sobre os padrões internacionais que tratam da segurança da informação. Um exemplo é a série ISO 27000:

  1. ISO/IEC 27001:2013 — apresenta requerimentos e especificações sobre gestão em segurança da informação;
  2. ISO/IEC 27002:2013 — apresenta diretrizes para práticas de gestão de segurança da informação e normas associadas ao tema;
  3. ISO/IEC 27005:2013 — apresenta gestão de riscos de segurança da informação.

A governança eficiente de TI é um processo constante, passível de incremento. Ela leva em conta todo o ciclo do projeto para obter referencial de valores em relação a outros projetos, evitando aumentos não previstos de gastos que já foram orçados.

A possibilidade de visualizar operações e custos de manutenção permitirá que a empresa trabalhe com transparência, deixando claros os gastos constantes e os trade-offs (conflitos de escolhas) envolvidos no desenvolvimento das estratégias de TI.

Neste guia, procuramos esmiuçar ao máximo as formas de reduzir custos com uma gestão de TI adequada. Não se trata de uma tarefa fácil, mas é perfeitamente possível, desde que se trate o setor de TI como um setor estratégico dentro da empresa.

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