A telefonia é um dos meios de comunicação mais utilizados do planeta. E o melhor: os constantes avanços tecnológicos nessa área têm proporcionado inúmeras vantagens para o cotidiano corporativo.

A maior tendência é a mobilidade. Ela melhora de forma exponencial os processos organizacionais e é, indiscutivelmente, um elemento indissociável da realidade empresarial.

Além de permitir a comunicação e a interação interpessoal em qualquer lugar e a qualquer hora, ela tem sido largamente utilizada para agendamento de reuniões, fechamento de negócios, gerenciamento de equipes em campo, atendimento ao cliente, vendas e outras atividades.

Entretanto, manter o controle do telefone móvel é essencial. Assim, é possível garantir que os colaboradores não extrapolem no uso da ferramenta a ponto de comprometer sua produtividade e causar prejuízos para o empreendimento.

Fazer esse monitoramento de forma eficiente é um grande desafio para os gestores. Pensando nisso, elaboramos este guia sobre o controle do telefone móvel. Ficou interessado? Então, acompanhe o post a seguir. Boa leitura!

Qual a importância do controle da telefonia móvel?

O controle do celular corporativo envolve fatores como a ética e a segurança das informações. Por isso, ele deve ser feito de forma correta para não infringir os direitos dos profissionais nem os da companhia.

Por isso, é essencial implementar políticas de utilização dos equipamentos com regras claras. Elas podem incluir, entre outros, medidas restritivas e de incentivo, que levem em conta cada perfil de uso.

Dessa forma, fica mais fácil garantir que dados confidenciais não sejam vazados e que os funcionários saibam de antemão que os aparelhos não podem ser usados para fins pessoais. Afinal, quando isso acontece, os custos da corporação com telefonia podem aumentar.

Portanto, para fazer o controle de telefone móvel e seus respectivos custos de forma eficiente é preciso buscar soluções que considerem não apenas os dispositivos em uso, mas os processos e as pessoas envolvidos. Afinal, atualmente, essas despesas já são consideradas como um dos cinco maiores custos indiretos das organizações.

Quais os benefícios desse controle?

O controle de telefone móvel da empresa proporciona diversos benefícios que contribuem efetivamente para o desenvolvimento e o crescimento dos negócios. Confira, a seguir, os principais ganhos obtidos.

Otimização da comunicação empresarial

A rotina de trabalho em um empreendimento costuma ser muito corrida e exigente — e, quando menos se espera, surgem novos cenários e problemas. Em todas as circunstâncias, a equipe deve estar preparada para encontrar soluções rápidas e eficientes.

A utilização adequada dos smartphones corporativos permite uma comunicação mais ágil e dinâmica, sem que os profissionais tenham dificuldade para entrar em contato uns com os outros. Desse modo, todo a equipe consegue superar os obstáculos com sucesso.

Por isso, o controle é essencial para que não haja interferências e desvios na comunicação empresarial. Afinal, isso pode comprometer a produtividade e, consequentemente, os resultados esperados.

Equipes integradas

Se a comunicação por meio dos celulares corporativos funciona de forma correta, as equipes ficam mais integradas e seus integrantes podem trabalhar em sintonia para alcançar os objetivos estabelecidos.

Colaboradores que atuam em trânsito, por exemplo, podem entrar em contato com mais facilidade com os que atuam na base e vice-versa. Além disso, mesmo que um profissional interno esteja ausente por algum motivo pode ser facilmente localizado se houver uma necessidade em caráter de emergência.

Com a equipe integrada o tempo todo, os problemas não ficam sem solução, sobretudo quando dizem respeito aos clientes que aguardam respostas. Nesse sentido, os dispositivos móveis reduzem a perda de tempo e economizam dinheiro nas operações.

Redução de custos

Os impactos do celular corporativo no orçamento financeiro da companhia podem ser bastante negativos se não houver uma gestão eficiente. Todavia, quando há um controle eficaz e todos estão conscientes da importância do uso correto dos aparelhos e alinhados com a cultura da empresa, o resultado é a redução de custos.

Também é possível conseguir tarifas menores para ligações e outras atividades que usam os dispositivos móveis diretamente com as operadoras. Isso ajuda a reduzir as despesas da operação e permite que recursos financeiros sejam alocados em outras áreas do negócio.

Normalmente, os planos de telefonia corporativa permitem o manejo entre diversas linhas telefônicas, o que proporciona economia nas contas. Outro fator determinante que ajuda a reduzir custos é que as ligações entre smartphones de uma mesma corporação têm tarifa mais baixa ou, em certos casos, até gratuita.

Aumento da segurança de dados empresariais

A informação é hoje um dos ativos mais valiosos de uma empresa. Por esse motivo, é fundamental cuidar para que nenhum dado — sobre negócios, clientes, aspectos financeiros e outros — seja compartilhado indevidamente.

Com o alto nível de competitividade no mercado, independentemente do segmento de atuação, ter acesso a informações sigilosas sobre concorrentes pode significar um importante trunfo na batalha por clientes.

O controle de telefone móvel pode ser feito a partir de softwares específicos com mecanismos de geolocalização. E ele ainda oferece a possibilidade de remover ou bloquear remotamente o acesso a dados, arquivos e contatos gravados em um dispositivo.

Essa função é essencial, sobretudo quando são mantidas ou acessadas informações sigilosas da organização. Entre elas, algumas das mais sensíveis são cronogramas e contatos de colaboradores, fornecedores e clientes.

Acompanhamento do desempenho de vendas

É imprescindível analisar os resultados para encontrar contratempos no crescimento e na expansão do negócio. Vale a pena buscar soluções inovadoras para otimizar a rotina de trabalho e alcançar os objetivos propostos.

O controle de telefone móvel promove a autonomia e a confiança para que seja a gestão de vendas seja mais eficiente. Com ele, é possível determinar a quantidade de ligações e os custos incorridos para a concretização de uma venda e o valor de cada cliente.

Se esses números excederem o limite estabelecido no planejamento, há algo de errado na forma como a equipe atua. Assim, pode-se elaborar um plano de ação para treiná-la. Vale lembrar que os celulares corporativos são essenciais para a otimização da gestão de vendas e para encontrar respostas para os obstáculos operacionais.

Como fazer um controle eficiente?

O primeiro passo para fazer um controle de telefone móvel eficiente é contratar um fornecedor de softwares e serviços de gestão de dispositivos móveis. Esse tipo de ferramenta ajuda a manter a qualidade do trabalho e a produtividade da equipe.

Como não conhece os profissionais envolvidos, a prestadora fará o controle de forma democrática, a partir de critérios preestabelecidos pela corporação. O trabalho é executado por especialistas, com muito mais eficiência, já que eles observam detalhes que poderiam passar despercebidos pelos gestores.

Esse monitoramento costuma ser feito por meio da fatura telefônica corporativa e leva em conta ligações, uso de dados, download de aplicativos e outras atividades. Dessa forma, qualquer desvio é percebido facilmente, o que permite que sejam tomadas providências para a utilização correta dos aparelhos e, assim, evita prejuízos financeiros.

Além disso, outras medidas devem ser tomadas. Confira, a seguir, quais são elas!

Definir a política de utilização

Independentemente de os telefones corporativos já fazerem parte da rotina da empresa ou começarem a ser utilizados agora, é imprescindível definir uma política de dispositivos e reunir os colaboradores para explicar como ela vai funcionar.

É necessário conscientizá-los de que os smartphones fornecidos pela companhia são ferramentas de trabalho e devem ser utilizados apenas para fins profissionais. Assim, seu uso deve ser apenas para contatos com clientes, parceiros e colegas de trabalho.

Todas as informações devem ser transmitidas com riqueza de detalhes. Assim, todos vão poder compreender as regras e saber da importância de respeitá-las para que a produtividade não seja comprometida.

Um treinamento nesse sentido é fundamental: sem a orientação adequada, os gestores não podem exigir o cumprimento das boas práticas. A seguir, confira três normas comuns adotadas em políticas de utilização!

Usar somente para fins corporativos

Os planos de internet e telefone móvel contratados pela companhia são para fins corporativos. Incluem-se aí o contato entre os diversos departamentos e o relacionamento com clientes, fornecedores e parceiros.

Para evitar abusos, é importante deixar claro que ligações ou utilização de dados móveis para fins pessoais podem trazer prejuízos para a empresa, já que serão gastos extras com demandas que não são da organização. Caso isso ocorra, podem ser tomadas medidas restritivas.

Zelar pelo bom funcionamento do aparelho

Quando a corporação fornece equipamentos (e seus acessórios, como carregador, fone de ouvidos, suporte e outros) aos funcionários para a execução de suas tarefas, o ideal é que eles assinem um termo de responsabilidade de uso. Assim, se tornam responsáveis pelo funcionamento e pela segurança do aparelho e ficam cientes de que não podem transferi-lo a ninguém.

Esse documento deve conter cláusulas específicas sobre as responsabilidades que cada um tem em relação aos equipamentos da organização. Idealmente, ele deve ser elaborado pelo departamento jurídico em parceria com o de tecnologia da informação (TI).

Respeitar o expediente de trabalho

Nas políticas de utilização de dispositivos essa é a que merece mais atenção, tanto por parte dos trabalhadores quanto por parte da organização. Ambos devem respeitar o início e o fim do expediente, bem como os dias de folgas e as férias.

Assim, os profissionais não devem tratar de assuntos que dizem respeito à empresa após o horário de trabalho. Da mesma forma, os gestores não podem entrar em contato com os funcionários em busca de esclarecimentos após esse período.

Estimular cotas de uso

Os custos totais de telefonia móvel variam de acordo com o porte da corporação e com os planos contratados por ela. Por isso mesmo, é muito importante adotar práticas de controle.

Uma das mais utilizadas é o sistema de cotas individuais. Com ele, é estabelecido um limite de ligações, um número máximo de mensagens e uma quantidade de bytes. Essa medida faz que o empreendimento tenha mais previsibilidade nos gastos com telefonia.

Promover campanhas de incentivo

Para ter sucesso nesse tipo de controle, o ideal é associá-lo a campanhas de incentivo e premiar os trabalhadores que utilizarem as cotas de forma mais eficiente. Assim, quem fizer o uso com melhor direcionamento, menores custos e mais resultados é gratificado. Os prêmios podem ser, por exemplo, folgas, vouchers de produtos, bônus e outros.

Fazer auditorias

A empresa tem todo o direito de fazer o controle de telefone móvel por meio de auditorias. Dessa forma, pode avaliar os números discados, o tempo gasto nas ligações, as gravações, o histórico de uso de dados e outros elementos.

O monitoramento das ligações em caso de operações bancárias ou em vendas feitas por telefone, por exemplo, é muito importante e não pode ser questionado. O mesmo vale para a análise de mensagens eletrônicas e para o rastreamento de páginas consultadas na internet.

Contudo, vale ressaltar que o trabalhador também tem sua privacidade protegida pela legislação. Assim, o monitoramento deve ter como objetivo somente o controle de uso e custo, e precisa ser previamente notificado ao usuário do equipamento.

Estabelecer critérios

Geralmente, o telefone móvel é oferecido a um número limitado de profissionais. Por isso, é essencial estabelecer critérios claros para determinar quem são as pessoas que utilizarão o equipamento.

A distribuição de celulares deve, antes de tudo, respeitar a vinculação com o ofício de cada trabalhador. Dessa forma, devem ser fornecidos, de preferência, àqueles cuja atividade exige de fato esse tipo de ferramenta.

Ademais, algumas regras, como manter o dispositivo sempre no silencioso e não compartilhar conteúdos inadequados (para evitar distrações, constrangimentos ou ainda causar situações deselegantes), devem ser práticas obrigatórias.

Escolher uma boa operadora e um bom plano

A escolha da operadora e do plano de telefonia móvel mais adequado às necessidades do empreendimento pode representar uma diferença considerável no orçamento. Há, no mercado, várias operadoras e cada uma tem seus pacotes, seus preços e suas condições.

Tudo isso deve ser levado em conta no momento de fazer a contratação para que não haja problemas no futuro. Mesmo que a instituição seja cliente de uma determinada operadora há muito tempo, vale a pena analisar o contrato sempre antes de renová-lo, inclusive com comparações com outras ofertas disponíveis no mercado.

É possível encontrar outra operadora com um plano com a mesma qualidade e condições equivalentes, ou ainda, com condições melhores. Se a organização não fizer essa análise, pode perder a oportunidade de obter uma redução significativa de custos.

Só para dar um exemplo: se a companhia tiver 20 telefones móveis e conseguir uma oferta de R$ 15 a menos do que o valor atualmente pago, serão R$ 300 de economia ao mês e R$ 3.600 ao ano. Embora pareça pouco, esse valor pode ser destinado à compra de novos aparelhos ou reservado para suprir imprevistos.

Adotar soluções de portabilidade

Outra forma bastante eficiente de otimizar o controle — caso a companhia tenha centrais telefônicas digitais — é a adoção de soluções de portabilidade. Essa pode ser uma excelente alternativa para controlar e reduzir custos.

Nessa hipótese, a corporação deve criar um banco de dados e atualizá-lo diariamente. Assim, é possível fazer a seleção automática de qual operadora deve completar uma ligação com o menor custo possível.

No momento em que uma chamada para um celular é realizada, o software busca no banco de dados a operadora à qual o número que discado pertence. Então, o sistema direciona a ligação para o chip com o plano de menor custo para a instituição. Para aplicar essa solução, o banco de dados deve estar vinculado a um gateway GSM ou E1s.

Como um software pode contribuir para isso?

A tecnologia é, sem dúvida, uma grande aliada para qualquer negócio e isso se aplica também ao controle de telefone móvel. Por isso, o que muitas organizações têm feito para reduzir os custos com telefonia móvel é investir em um gerenciador de dispositivos móveis (Mobile Devices Management – MDM).

Trata-se de um sistema em que é possível validar e controlar ligações e outros serviços de forma particular. Além disso, caso seja a política da corporação, ele pode fazer a cobrança do empregado de forma automática.

Quais as principais funcionalidades de um MDM?

Sua principal função é fazer a leitura e o detalhamento do uso de dados dos celulares pelos colaboradores. E ele também é responsável por auditar o uso e a cobrança de dados por parte das operadoras, bem como fornecer aos gestores um relatório interno para apontar o nível de produtividade da equipe.

O software permite, por exemplo, fazer o monitoramento da quantidade de equipamentos que estão em uso, classificados por departamento, pela quantidade de ligações, por sua duração, pelo número de destino, pelos horários de uso, pela localização de pessoas que trabalham remotamente e várias outras métricas.

Quais os benefícios de um MDM?

O MDM tem inúmeros benefícios. Além de aumentar a eficiência do controle de uso e aumentar a segurança das operações realizadas por esse tipo de aparelho, essa ferramenta garante a instalação de todos os aplicativos necessários para a execução do trabalho.

Com o MDM, é possível ter uma visão unificada e ampliada dos dados organizacionais e de seu uso. Com a junção das informações, a consolidação é mais fácil, o que ajuda a evitar falhas e desperdícios de tempo e recursos financeiros. Além disso, é possível eliminar dados duplicados, pois todos são integrados em um único sistema.

A partir de sua instalação e configuração, de acordo com as necessidades e as especificações da companhia, é possível acompanhar todas as movimentações de cada linha de telefônica, independentemente de elas serem móveis, fixas ou de PABX.

Isso significa que, a partir daí, os gestores têm total acesso a uma base de dados que mostra como cada funcionário utiliza a linha de telefone. Vale destacar que uma solução para essa finalidade não se configura como abuso de privacidade, pois se tratam de smartphones para uso empresarial.

O sistema pode até ser utilizado para a tomada de providências, caso os profissionais não respeitem a política de uso do telefone móvel. Além disso, as informações obtidas podem ser cruzadas com outras fontes, para permitir que a empresa obtenha insights e possa até mesmo contestar qualquer controvérsia em faturas da operadora.

O MDM garante a segurança dos dados empresariais?

Caso um aparelho seja roubado com o MDM, é possível bloquear remotamente o acesso às informações internas a qualquer momento — de forma a diminuir as chances de terceiros terem acesso aos dados da corporação. Pode-se também apagar remotamente todo o conteúdo do equipamento.

Somente com uma solução moderna de controle do uso dos celulares corporativos a instituição pode atingir o nível desejado pela equipe de gestão. Além disso, ela também vai ter total certeza de que tudo tem ocorrido da melhor maneira possível para que os objetivos sejam alcançados.

Em suma, os dispositivos móveis têm se tornado, cada vez mais, essenciais na rotina de corporações dos mais variados portes e ramos de atividades. Por proporcionar mais flexibilidade e agilidade, os smartphones, bem como outros aparelhos, são hoje uma extensão da telefonia fixa do escritório e promovem uma comunicação mais otimizada.

Entretanto, é fundamental dispor de um controle desse uso em todos os sentidos. Afinal, esses dispositivos, na maioria dos casos, são ativados longe da supervisão dos gestores. Apesar de muitas companhias fazerem uso desse tipo de ferramenta, poucas utilizam um sistema de gestão de telefonia que controle esse uso feito dela.

O MDM é uma solução elementar para controlar e gerenciar todas as funcionalidades e atividades relacionadas ao uso de celulares corporativos. Isso permite garantir a segurança de que dados empresariais e pessoais — como de clientes, fornecedores e parceiros — não acabem nas mãos erradas. Afinal, as chances de que um smartphone seja roubado ou perdido são muito grandes.

Além disso, ele imprime maior agilidade à resolução de problemas ligados a processos internos e externos. E mais: com ele, é possível dimensionar o uso e permitir que os colaboradores só façam o download do que realmente for necessário para a execução de suas atividades.

E então, está pronto para fazer um controle do telefone móvel da sua empresa de forma mais eficiente? Quer conhecer um dos melhores softwares de MDM? Entre em contato com a nossa equipe para conhecer nossas soluções em gestão de mobilidade corporativa!