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Ao criar um projeto de gestão de telefonia móvel, há itens essenciais que não podem faltar no escopo do trabalho. Listamos aqui tudo o que você precisa antes de implementar a gestão: Visibilidade Antes de tudo é importante conhecer o real cenário da sua empresa: números de linhas ativas, perfis de contratos, número de colaboradores que possuem linha corporativa, gastos por tipo de serviço, licenças adquiridas, custos de ferramentas etc. A planilha de controle de inventário pode ser uma boa ferramenta para iniciar essa avaliação. Metas e planejamento O passo seguinte é, com base nas informações levantadas e no objetivo do projeto, traçar o tamanho do desafio a ser alcançado e as metas (com prazos e estratégias) para atingir o resultado. Por exemplo: se sua empresa vai implementar um projeto de home office ou vai aumentar a equipe de campo em outras praças, é necessário avaliar o custo de aquisição de novos aparelhos, das ferramentas e licenças, além da logística e implantação. Elaboramos um kit especial com tudo o que uma empresa precisa para montar um posto móvel de trabalho. Confira! Defina uma política Determinar uma política de uso para os usuários é essencial para tornar claro para os usuários os limites, papéis e acessos das informações corporativas, bem como, a responsabilidade legal da empresa e do usuário sobre uso de aparelhos, licenças e informações corporativas Segurança Tenha uma política clara de segurança e defina o passo-a-passo do que será necessário para impedir perda de dados e ataques cibernéticos. Além disso, é importante investir em ferramentas de MDM (Mobile Device Management) para gerenciar os aparelhos móveis da sua empresa. Listamos neste guia 8 passos fundamentais para as empresas garantirem um processo de segurança e produtividade. Contrate uma empresa especializada Para não ter dor de cabeça e otimizar seu tempo e foco em seu core, o ideal é buscar uma consultoria que o apoie em uma gestão especializada e de resultados. Veja neste material especial, como fazer para contratar o fornecedor ideal para o seu projeto.

Pelo menos 60% das empresas brasileiras não fazem orçamento anual de telecom, de acordo com um levantamento feito pela Navita com gestores do setor. Onde está o problema nessa frase?  Se reduzir custos é algo cada vez mais complexo nas empresas, imagina para quem não tem visibilidade e metas claras dos seus gastos. Mais do que definir o budget da área de telecom, o orçamento é fundamental para trazer visibilidade e controle dos gastos. Além de ser uma ferramenta importante para um planejamento estratégico. Durante o curso “Planejando o Orçamento Anual de Telefonia”, o diretor de Serviços da Navita e o coordenador de Telecom, Daniel Oliveira, apresentaram em detalhes como criar um orçamento bem estruturado, além dos passos para acompanhar se o que foi projetado, está sendo cumprido. Outro ponto apontado abordado pelos gestores é a ausência do uso de um sistema especializado que mostra os gastos mês a mês e as oportunidades de redução; 66% dos entrevistados afirmaram usar uma planilha para monitorar os custos. O desafio deste modelo é obter dados confiáveis e agilidade para a tomada de decisão. Como lembra Maurício Yamamura, a simples elaboração do orçamento não garante o sucesso da concretização do seu objetivo. “Apesar de todo o esforço que despendemos no processo de elaboração do orçamento, o mesmo acaba sendo uma previsão de um comportamento futuro, que pode ser alterado conforme situações de momento e, que obviamente, não temos como dimensionar com antecipação. Por isto, se faz necessário um acompanhamento constante da evolução dos números durante o ano, para caso ocorra algum desvio de rota, os gestores já possuam alternativas para retomar o planejado. ” Todo o conteúdo do curso pode ser visto, acessando este link. Além disso, neste material, você encontra as diretrizes para a elaboração do orçamento anual. Clique aqui para fazer o download.

Você sabe quantas linhas de telefonia móvel e fixa estão ativas em sua empresa? Ou quantas estão de fato sendo utilizadas? E, ainda mais:  das linhas que estão sendo utilizadas, quantas são realmente necessárias? Parece bobeira, mas linhas ativas não usadas podem representar até 10% dos gastos com telefonia em uma empresa. E cá entre nós, em tempos de redução de custos, qualquer despesa desnecessária, deve ser evitada. Este desperdício acontece porque 92% dos gestores não tem um inventário atualizado de seus aparelhos, linhas, pacotes corporativos e outros recursos, o que impede uma visibilidade real do que acontece na empresa e o que pode ser feito para otimizar esses recursos. Quer mudar esse cenário na sua empresa? Baixe a planilha de controle de inventário da Navita. Esta é uma ferramenta que vai te ajudar a organizar os dados e fazer uma gestão de telefonia ainda mais eficiente. Baixe agora! Veja também: Curso gratuito Implementando Projeto de Gestão de Telefonia

Projetos, projetos, projetos. Quantas vezes você já desenhou um projeto de telefonia que não saiu do papel ou que no meio do caminho mostrou diversas fragilidades? Esse é um risco que pode acontecer com frequência se, ao iniciar a gestão de telecom, o time responsável não der um passo atrás para analisar e planejar o escopo de cada trabalho, afinal, apesar de haver uma diretriz para a realização de projetos, cada job tem suas especificidades e requer um olhar específico. Por isso, a gerente de Projetos da Navita, Elaine Oliveira partilhou sua experiência de 5 anos à frente da área de projetos da Navita e o que é imprescindível para implementar um projeto de gestão de telecom que funcione em todas as etapas da operação. Confira a seguir: Por onde começar? Analise as necessidades e expectativas Antes de tudo, para iniciar um projeto de gestão de telecom é necessário saber qual a expectativa da empresa, entender qual é o nível de maturidade da empresa para começar (se possui inventário atualizado, acesso às faturas eletrônicas, contratos com as operadoras atualizados e vigentes etc). Com essas informações em mãos, é possível medir o tempo e o esforço do projeto e dar um direcionamento mais assertivo para a implantação. Defina os processos Em uma segunda etapa o ideal é mapear os processos existentes e os ajustes necessários para obter processos mais efetivos. Importante: processos claros e bem definidos reduzem o tempo das atividades operacionais e evita retrabalhos. Próximos passos Faça o controle das atividades Centralizar todas as atividades em uma planilha facilita o controle e a gestão do projeto. Com ela, é possível ter, de forma rápida, clara e fácil, uma visão das atividades a serem realizadas, com os respectivos responsáveis e prazos de entrega. Manter a planilha atualizada e tomar as ações em tempo hábil reduz o risco de atraso no cronograma. No final do projeto é importante gerar algumas documentações que serão disponibilizadas para o time operacional com as informações mapeadas, definidas e implementadas pelo tempo do projeto, bem como, as atividades que serão direcionadas a eles. Cuidado, isso pode ser um problema! A gerente da Navita chama a atenção para fatores que podem representar pontos críticos para o sucesso de um projeto. A carência de informações é, sem dúvida, um deles. Quando o gestor não possui todas as informações para o início do projeto (inventário de usuários x linhas, faturas eletrônicas, contratos e tarifas vigentes das operadoras) vários problemas podem ocorrer no decorrer do projeto, como: O inventário não atualizado impacta no rateio dos custos entre os usuários, já que os custos das linhas não cadastradas serão rateadas para as que possuem atualizações; A falta de acesso às faturas eletrônicas impacta na execução das auditorias, contestações e rateio. É possível apenas controlar os custos das faturas e aplicar um rateio especifico no valor total da conta; A não entrega dos contratos e tarifas vigentes impacta na entrega das auditorias e configuração do tarifador para telefonia fixa. Outro ponto crítico é não seguir os processos Acompanhar os processos definidos em tempo de projeto pode evitar problemas no resultado da operação, pois são eles que contribuem para definir as atividades e entregáveis: atualização recorrente do inventário, entrega do relatório de auditoria, abertura do chamado de contestação na operadora e disponibilização do relatório de rateio. E, por fim, parte primordial para o sucesso do projeto é entregar um relatório final de resultados e seguir, já em operação as recomendações do relatório mensal. Com essas informações em mãos, basta aplicar essas dicas para os projetos de sua empresa e obter os resultados esperados. Complemente seu conhecimento com mais este material: MANUAL NAVITA- Implementando um projeto de gestão de telecom Te desejamos sucesso!

Jogue a primeira pedra aquele que nunca pecou em processo! Apesar de ser a espinha dorsal de qualquer projeto, as empresas nem sempre dão a devida importância a ele. E o resultado pode vir acompanhado de metas não alcançadas, falta de visibilidade e gastos desnecessários. Quer um exemplo? Uma grande empresa multinacional quando iniciou a gestão de telefonia apresentava uma falha importante. Os processos até existiam na teoria, mas na prática não eram realizados. Após a primeira auditoria das contas telefônicas, foram identificadas 250 linhas ativas guardadas literalmente na gaveta. Ao fazer a troca de aparelhos, o responsável não checava se o profissional já possuía uma linha ativa e chips extras eram comprados. Os antigos eram deixados em qualquer lugar, consumindo um valor mensal da linha de forma desnecessária. A atualização do inventário é uns principais problemas enfrentados quando há falha de processo e com ele toda a gestão fica comprometida: realocação de custos, bloqueio de linhas, quantidade de aparelhos em backup. Muito comum ainda são as multas por atrasos ou falta de pagamento de faturas também decorrentes de uma operação sem processos bem definidos. Outro desafio comum partilhado por muitos gestores é a criação de processos relacionados à logística dos aparelhos, especialmente quando envolve variáveis como:  manutenção ou entrega em diferentes cidades, atualizações de aplicativos recorrentes, centros de custos distintos para alocação dos custos etc. Vale fazer o bom e velho desenho de fluxos e apresentar para todos os envolvidos, certamente as falhas de processos serão minimizadas. Você quer evitar estes e outros erros? Dá uma olhada no material que preparamos com os 10 principais erros que as empresas cometem em gestão de telefonia e não sabem.

Com a gestão especializada Navita consegue 40% de redução nos custos com telefonia Dizem que em casa de ferreiro, o espeto é de pau. Essa máxima não serve para nós aqui da Navita. Pelo contrário, levamos para o mercado o que dá certo em casa e o que é preciso aprimorar para elevar o nível de maturidade de nossos clientes.  Por isso, gostaríamos de apresentar como o uso do Navita Connect internamente contribuiu para melhorar nossa performance com uma visão financeira. Como CFO, uma das minhas principais atribuições é buscar soluções para economizar e, assim, permitir investimentos em projetos e áreas mais estratégicos. E neste ponto, posso dizer que a economia possibilitada após a implementação do Connect há dois anos, foi considerável. Apesar do nosso gasto não ser tão grande e significativo, foi obtida uma redução de 40% na conta telefônica. E aqui quero reforçar a importância de um olhar analítico e inteligente para os contratos. A principal redução da nossa fatura se deu pela renegociação do contrato que passou a considerar franquia de minutos local e longa distância para qualquer operadora, além de chamadas e SMS limitadas a 2000 minutos ou SMS, quando efetuadas dentro da rede. O caminho foi, com base no Connect, verificar os minutos e categorias de serviços utilizados (VC1, VC2, Dados, SMS etc) e seus custos.  Identificamos a média de minutos, suas categorias e, com base nisso, foi possível determinar um pacote com o plano que melhor atendia a nossa realidade. A ferramenta foi essencial para quantificar o uso e gasto. Sem ela, seria muito trabalhoso, moroso e, com certeza, sujeito a muitos erros no levantamento da informação para a tomada da decisão. A ferramenta continua em utilização e agora ficou mais fácil identificar: – linhas sem uso – os usuários excedentes de minutos – rateios do gasto por centro de custo – auditorias E seguimos periodicamente avaliando se o contrato atual ainda atende as nossas necessidades atuais e se é possível realizar outras mudanças que venham melhorar ainda mais nossos resultados. Como CFO percebo a importância e mais do que isso, um excelente retorno do investimento, realizado em uma ferramenta de gestão como o Navita Connect.  Eu recomendo! Vitor Nardini – CFO Navita

Você sabe quais são os pontos essenciais para uma boa gestão de telefonia e custos com telecom? E, mais, sabe como avaliar a consultoria que irá prestar os serviços de TEM para sua empresa? Um parceiro especializado é decisivo para o sucesso do projeto de gestão, para implementar as boas práticas e, principalmente, gerar os resultados esperados. Mas, como saber se a empresa que você está contratando atende todos os requisitos para te ajudar a atingir suas metas em redução de custos? Listamos 11 requisitos essenciais para garantir que você está fazendo a escolha certa. Por isso, antes de finalizar a contratação, dá uma olhadinha neste material. FAÇA O DOWNLOAD!

Quantas vezes você já se perguntou por que seus esforços na gestão de telefonia móvel e telecom não engatam e não trazem os resultados esperados em redução de custo, aumento de produtividade, geração de negócios ou segurança das informações? Ou o que é pior, perceber que a empresa não tem um projeto estruturado para essa gestão? Que caminhos trilhar, que ações tomar e, especialmente, tudo o que NÃO deve ser feito se quiser elevar o nível de maturidade da sua empresa e reduzir custos? E AGORA JOSÉ? As respostas para essas dúvidas, você encontra aqui. Faça o download do material e descubra como não cair nos 10 principais erros que as empresas cometem ao fazer a gestão de telefonia móvel corporativa e telecom.

Se você é gestor de uma pequena ou média empresa, com certeza, conhece algum destes desafios comuns na gestão de telecom.  As cinco situações abaixo são os principais motivos dos custos elevados com telecom no final do mês. Veja as dicas para evitá-las: Falta de inventário Mais de 90% das empresas não sabe com exatidão quantos aparelhos possuem, de quais modelos/fabricantes e nem com quem estão estes equipamentos ou até mesmo em quais condições estão estes dispositivos. Além de linhas, ramais, troncos, links de dados, números de usuários ou centro de custos e simcards. É um problema comum e que impede uma gestão adequada da área. Resolver, no entanto, é simples. Basta, criar alguns processos e uma simples planilha de controle de inventário, focada em três pontos de controle: dispositivos, linhas e SIMCards (os famosos Chips). Depois de feito um levantamento inicial, é importante manter esse controle atualizado. Pagar por serviços que não contratou É comum encontrar erros em faturas de operadoras no Brasil. Por motivos diversos, suas faturas podem apresentar erros nos valores de pacotes e tarifas de serviços, a quantidade de desvio depende muito de empresa para empresa, mas, em média, você pode encontrar 7% de erros. Todos os meses! Para checar isso, faça uma análise dos valores de tarifas praticados em sua conta comparando com os valores registrados em contrato. Caso encontre alguma divergência nas faturas é possível abrir uma contestação com a operadora. Veja como fazer isso no Guia de Gestão de Telefonia Eficiente. Linhas sem consumo Você já se surpreendeu ao identificar cobranças em suas faturas por uma linha que não está sendo utilizada por ninguém?  Outro erro comum, o esquecimento de linhas sem uso, continua gerando custos desnecessários, pois, mesmo sem consumo, os pacotes são cobrados mensalmente. E quanto mais tempo demorar para realizar o cancelamento da linha ou seu remanejamento para outro colaborador, mais a empresa vai gastando.  A gestão de (des) Controle sobre a data de vencimento das faturas Você controla o número de faturas esperadas por mês, com suas datas de recebimento, vencimento e pagamento? Um controle como estes pode evitar custos com multas e paralisação de serviços por falta de pagamento, o que pode representar uma boa economia! Utilize este número como chave para controlar a data de recebimento, vencimento e data do efetivo pagamento, assim terá maior controle sobre as faturas e não será surpreendido com suspensão de serviços ou multas por atraso no pagamento. Contratações inadequadas de pacotes Em geral, as empresas jogam fora 20% dos serviços contratos (por não utilização) e contratam 7% de serviços avulsos que custam mais caro do que foi negociado em contrato.  Normalmente, a contratação de pacote de dados é o que mais gera dúvidas dos gestores.  Além disso, muitas empresas pagam por pacotes de SMS sem nenhuma necessidade. Parte destes pacotes, é utilizada com serviços sem nenhuma relação com o trabalho como games, promoções, 0800, horóscopo, entre outras. Uma análise estratégica dessas faturas pode contribuir para otimizar esses contratos e definir estratégias internas junto ao time de colaboradores. Para saber como fazer uma gestão adequada da gestão de telecom clique aqui e baixe o  Guia de Boas Práticas de Gestão de Telefonia. Conheça o Navita Connect e saiba como gerenciar todas as suas necessidades de mobilidade corporativa em uma só plataforma. Veja uma demonstração!