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A implantação de um projeto de telefonia traz reconhecidamente resultados importantes para as empresas que a desenvolvem. Em 2015, 47 empresas atendidas pela Navita recuperaram R$ 17 milhões com o pagamento indevido pelas operadoras (leia o texto sobre o assunto aqui) e 64% das empresas consultadas pela Navita afirmam que obtiveram resultados expressivos ou satisfatórios com a prática. Porém, uma pesquisa realizada pela Navita com gestores de empresas, aponta que 45% das empresas ainda não fazem a gestão de telefonia de suas empresas e, das que possuem: 33% está em fase embrionária de implantação, 10% em fase de implantação, 15% em stand by e somente 42% estão ativos. Além disso, metade das empresas não possui uma ferramenta especializada de gestão de telefonia, o que dependendo do tamanho do parque de telecom, pode comprometer o bom êxito do projeto. Para esclarecer as dúvidas sobre o assunto, a Navita realizou o webinar “Implementando um Projeto de Telefonia”, com o diretor de Serviços da Navita, Maurício Yamamura, que explicou as ferramentas e processos indispensáveis para a realização de um projeto de sucesso e o controle de custos com telecom. Yamamura explicou que o primeiro passo para qualquer projeto de gestão dar certo é realizar o inventário.  Parece obvio, mas em um estudo anterior realizado pela Navita, 92% dos clientes não possuíam um controle de inventário atualizado, que pode ajudar na redução de, pelo menos, 18% dos custos. A ferramenta é um recurso importante para identificar a consistência das informações sobre: quantidade de dispositivos, ramais, troncos, link de dados, número de usuários ou centros de custos. O diretor lembrou também que é essencial desenvolver processos para mantê-lo atualizado e chamou atenção ainda para uma questão muito importante: o contrato. Antes da contratação dos serviços é importante entender os prazos, pacotes e serviços contemplados em todos os contratos com as operadoras, validade e forma geral.  Inclusive, as multas para cancelamentos e alteração de planos. Os prazos com as operadoras podem ser negociados durante a definição do contrato. Mas, há padrões pré-determinados pelas operadoras que devem ser conhecidos. Entre as dúvidas mais frequentes dos participantes do webinar destaque para as contestações de faturas e auditorias de contas telefônicas. Pelo menos, 7% das despesas com telefonia das empresas brasileiras são de derivadas de cobranças inadequadas, apontamentos incorretos ou cobranças por serviços fora do contratado. Por isso, esses processos são fundamentais para identificar esses erros. O diretor lembra, porém, que também é possível encontrar erros a favor da operadora. Neste caso, ele recomenda apontá-los, pois estes custos poderão ser cobrados com juros e multas posteriormente pelas operadoras, gerando uma despesa ainda  maior para a empresa. Outra orientação foi sobre o pagamento ou não da fatura no caso da identificação de inconsistências. Maurício lembra a decisão de não pagar a fatura pode ser uma estratégia a ser adotada quando a operadora está errando muito. Mas, que o ideal é a empresa efetuar o pagamento e contestar os valores posteriormente. Durante o webinar Maurício também apresentou: planilha de tarifários; planilha de faturas; modelo e controle de contestação e; solicitações junto às operadoras. Todos esses materiais estão disponíveis para download junto com o Manual “Implementando um Projeto de Telefonia”. Assista na íntegra o webinar   Leia também: Gestão de Telefonia Eficiente – 12 recomendações para reduzir custos

Gestão de telefonia vai muito além de conhecer gastos e auditar faturas, é um conjunto de ações e processos indispensáveis para obter um projeto de TEM (Telecom Expense Management) saudável e eficaz. Nestes anos cuidando da gestão de telecom de nossos clientes, adquirimos uma base de conhecimento que contribui para obtenhamos sucesso em nossos projetos. Vamos apresentar abaixo 5 dicas práticas, que funcionam e que vão te auxiliar no gerenciamento e redução dos custos com telecom. #Dica 1 Antes de realizar a quebra ou mudança de um contrato (seja cancelamento do contrato geral, cancelamento de linha ou troca de CNPJ que a linha pertence), analise os custos envolvidos com a multa contratual estipulada em contrato. Avalie se o custo dessa operação compensa essa quebra. #Dica 2 Quando você pagar uma fatura com valores que foram contestados, você pode solicitar o recebimento do valor indevido em dobro. #Dica 3 É interessante solicitar a planilha de débitos à operadora de tempos em tempos, para um melhor controle de possíveis faturas não pagas ou que a operadora não registrou seu pagamento. #Dica 4 Ao solicitar novas linhas ou serviços atente para incluí-los no contrato principal e fazer uma gestão única das faturas. Se você não passar o número do contrato, você pode estar abrindo um novo e fora das condições negociadas. #Dica 5 A resolução 632 da Anatel permite a contestação retroativa de faturas no prazo de três anos anteriores. Antes desse período as faturas não podem ser contestadas. Fundamentação Legal: Arts. 81 a 89 da Resolução nº 632/2014 da Anatel. Confira estas e muitas outras dicas no Manual: Implementando um projeto de Gestão de Telefonia   Leia também: Gestão de Telefonia Eficiente – 12 recomendações para reduzir custos

Um dos principais desafios das empresas está na gestão de gastos com telefonia (TEM – Telecom Expense Management) corporativa como: controle do inventário de telefonia,  auditoria de faturas,  controle de contratos e  alocação adequada de custos. A Navita elaborou um manual com informações, planilhas e orientações para implantação de um projeto de gestão de telefonia. Esse material é um mapa com os processos necessários para garantir uma visão ampla de todo o ciclo de controle de telefonia, contribuindo para a melhor tomada de decisão sobre os investimentos e gerenciamento de custos de telecom. Em média, 7% do total das despesas gastas com faturas telefônicas são derivadas de cobranças inadequadas, dados imputados incorretamente ou cobrança por serviços fora do contratado, que podem ser contestados junto às operadoras e o valor restituído. 95% dos pedidos de contestação realizados pela Navita são atendidos com o sucesso, demonstrando a eficácia de um bom projeto de gestão de custos com telecom. O manual traz ferramentas importantes para: – controle de inventário em telefonia – modelo de plano tarifário – planilha de vigência de contrato – como fazer auditoria de faturas adequadamente – modelo de controle de contestação de faturas – solicitações de serviços às operadoras – orientações sobre contratos e resoluções do setor.    Baixe agora e comece a implementar gestão de telefonia em sua empresa!   Leia também: Navita recupera mais de R$ 17 milhões em auditoria para seus clientes  

Você já parou para analisar os custos da sua empresa com envio de mensagens nos dispositivos móveis? Você sabia que é possível reduzir esse custo com telefonia ou mesmo bloquear este tipo de serviço para não gerar nenhum tipo de cobrança? No Primeiro Estudo Brasileiro Sobre Uso de SMS nas Empresas, realizado pela Navita, encontramos mais de 1 milhão de reais gastos com mensagens, em apenas seis meses. Do total de mensagens enviadas, 14% delas foram com interatividade (chat, reality shows, fotos torpedos e promoções). Entretanto, algumas ações ajudam a prevenir e reduzir gastos desnecessários com mensagens e isto é o que iremos apresentar abaixo. Confira e comece já a reduzir custos com telefonia! #1 Verifique seu pacote de SMS Verifique se o pacote de SMS contratado está adequado à necessidade de sua empresa. É importante avaliar se o uso está acima ou abaixo do consumo médio do que a empresa pretende pagar com este serviço. Pacotes acima do utilizado caracterizam-se como custos fixos em sua fatura, mas sem utilização, tornam-se desperdício de dinheiro. Defina o perfil de consumo de sua empresa a partir da média dos três ou seis últimos meses de consumo e reduza ou aumente o pacote contratado. – Pacote acima do utilizado gera um custo fixo mensal desnecessário. – Pacote menor do que o utilizado gera cobrança de tarifa avulsa, que tem um valor expressivamente superior à tarifa contratada em pacote. – A não contratação de pacote gera o mesmo problema do item anterior que é o pagamento de SMS avulso e com um custo alto. Algumas empresas que possuem somente parque de smartphones optam por cancelar o serviço de SMS por completo e bloquear a utilização. Vale analisar a necessidade do uso deste serviço, contratar um pacote adequado e também estimular a utilização de chat. Encontramos em nossa pesquisa que 41% das mensagens enviadas estão fora do pacote contratado. #2 Controle os SMSs de Interatividade Este custo aparece frequentemente nos gastos mensais e muitas empresas não sabem do que se trata ou que estão presentes em suas faturas telefônicas. Com apenas um ok para a mensagem recebida, você começa a participar de horóscopo, sorteios, notícias do tempo, entre outros que são cobrados da fatura mensal. Além disso, alguns funcionários participam de ações para reality show, autoajuda, votações com uso do telefone corporativo. Os custos com interatividade são os mais difíceis de controlar: ou a empresa bloqueia por completo o serviço de SMS ou rotineiramente a cobrança da utilização aparecerá. Acompanhe mensalmente a fatura e faça ações direcionadas aos funcionários que utilizam as linhas que apresentaram serviço de interatividade ou para toda empresa. O importante aqui é olhar todos os meses e fazer os cancelamentos e orientações necessários. #3 Estimule o uso de Apps de mensagem: Whatsapp, Telegram, Hangout ou Skype Faça comunicados orientando os funcionários que utilizam aplicativos de chat (Whatsapp, Telegram, Hangout ou Skype), cheque mensalmente quem ainda continua utilizando um volume alto de SMS e reforce a importância de utilizar os chats para redução do volume de mensagens de texto. Neste caso, vale reforçar a importância da empresa adotar ferramentas de segurança para dispositivos móveis (MDM), como criptografia de mensagens, evitando vazamento de informações estratégicas e fazendo gestão da mobilidade corporativa. #4 Evite SMS em roaming internacional Outro ponto importante é atentar para utilização de SMS em roaming, que gera um alto custo. Você pode: orientar o cuidado na utilização ou bloquear diretamente junto à operadora para não correr o risco de algum colaborador enviar mensagens de texto sem querer e o valor da conta de telefone vir muito acima do planejado. Veja quais destas dicas se aplicam para sua empresa e comece já a reduzir custos! Leia também: Gestão de Telefonia Eficiente – 12 recomendações para reduzir custos

Fizemos um estudo com parte de nossa base de clientes, analisando o perfil de consumo de mensagens/SMS de 34 empresas, no período de 6 meses. Durante estes anos trabalhando com diversos segmentos de empresas percebemos quanto o tema SMS é desconhecido, e principalmente sua participação no potencial de redução de custos em telefonia, então resolvemos compartilhar. O estudo foi realizado de novembro de 2015 a maio de 2016. No total, foram avaliadas 38 mil linhas telefônicas, que em média, enviaram 91 mensagens SMS/torpedo cada. O custo com envio de mensagens representa 2% do custo total de telecom pelas empresas que foi de R$ 56 milhões no período. Do total de mensagens enviadas, 44% estavam dentro do pacote contratado pela empresa; 41% acima do contratado e 14% em serviços de interatividade, que representa 442.969 mensagens SMS ou torpedo usando o telefone corporativo para promoções, horóscopo, games, chat, foto torpedo, Reality Shows, entre outros. O custo para as empresas do uso inadequado do celular corporativo é muito alto e pode representar até 20% do valor da conta. Porém, o impacto do uso de serviços de interatividade na linha corporativa vai além da geração de custos para empresas; pode implicar também na perda de produtividade. Para trazer informações mais aprofundadas e ilustrar esta realidade, criamos um infográfico e em conjunto com o CEO da Great Place To Work – Ruy  Shiozawa vamos apresentar nossas conclusões sobre o tema. Baixe e confira os dados e informações no infográfico com o estudo completo! Leia também: Gestão de Telefonia Eficiente – 12 recomendações para reduzir custos    

A gestão especializada de telefonia pode não só trazer redução de gastos, mas também retorno financeiro às empresas. Para ajudar as empresas a calcular os resultados e planejar seus investimentos com a implantação de um programa como este, baixe a Planilha de ROI e veja quanta oportunidade você tem. Esta ferramenta permite uma análise do cenário atual e as projeções futuras, considerando investimento em Gestão de Telecom, para pequenas, médias e grandes empresas Para utilizá-la, basta inserir a informação das despesas com telefonia nos últimos três meses. Automaticamente, a planilha calcula o gasto médio mensal e por colaborador, além de dividir as contas corporativas das pessoais, indicando o consumo por dispositivo. A ferramenta permite que, com apenas algumas informações, você saiba, em três fases: – Qual seu gasto médio mensal com telefonia e com cada dispositivo móvel; – Quanto recuperar com a auditoria de suas faturas; – Projeções de gastos anuais e de quanto é possível economizar e; – Planejar os investimentos em telefonia da sua empresa;   Na sequência, ela apresenta as projeções das despesas para os próximos meses e a redução possível no período. Para finalizar, um gráfico detalha, em números, o investimento, custos e a economia obtida durante o ano com a plataforma Navita Connect, O gerente de produtos da Navita, Felipe Rabello, gravou um vídeo explicando o passo a passo da Planilha de ROI e como as empresas podem ser beneficiar deste instrumento para melhorar sua gestão.  Assista abaixo. Acompanhe também todas as mídias sociais da empresa, como Facebook, Linkedin e Twitter. Leia também: Gestão de Telefonia Eficiente – 12 recomendações para reduzir custos

Você sabia que o uso de dispositivos móveis pessoais é comum no ambiente corporativo? E que boa parte das empresas não possui um programa de gestão destes dispositivos? A Navita acaba de lançar o white paper BYOD – Prós e Contras com dados de um estudo realizado com mais de 200 gestores de TI, realizado no segundo semestre de 2015, que retrata o nível que as empresas brasileiras estão na implementação de um programa BYOD. Um novo estudo realizado pela Navita mostra o que as empresas pensam e fazem sobre programas de BYOD. Com Know How de mais de 13 anos trabalhando com mobilidade corporativa e principalmente vivenciando toda a evolução deste tema no mercado e rotina das companhias, a Navita procura apresentar suas considerações com os pontos negativos e positivos para a implementação de um programa de BYOD. Os dados mostram que o BYOD é um tema bastante presente nas empresas, visto que 17% já possui o programa, mesmo que embrionário e 51% relata que pretende implementar, totalizando 68% dos entrevistados se preocupando com BYOD. Para 17% que respondeu possuir um programa de BYOD, pode-se verificar 77% ainda em processo inicial de implementação, sendo destes, 43% em fase embrionária. Muito se falou em BYOD como um vetor de redução de custos, pensando que ao evitar a compra de dispositivos móveis, todo o valor seria usado como redução, mas isso não é uma verdade absoluta. Muitas vezes um programa pode não reduzir custos, pelo contrário. E não podemos fazer algo só porque está na moda. Saiba quais são os prós e contras do programa de BYOD, clicando aqui!

Nestes quase 10 anos gerenciando gastos de telefonia para nossos clientes, encontramos junto com eles outras formas de reduzir custos e otimizar recursos de tecnologia. Uma grande oportunidade de redução identificada está no controle sobre as impressões! Geralmente existe um grande descontrole sobre isso nas empresas: quem imprime, quanto custa e especialmente, como alocar corretamente os custos de impressão. Por isso, queremos compartilhar com você algumas dicas importantes para ter uma melhor gestão sobre seus recursos de impressão: Selecione os fornecedores adequados Busque contratar fornecedores de impressão que possuam um software de billing (sistema que fornece informação de consumo) assim será possível “ler” estas informações e integrar com uma plataforma de gestão de custos. Coloque uma chave de identificação para casa usuário É necessário saber quem imprimiu por meio de uma chave de identificação, seja matrícula, CPF, código de usuário no AD (Active Directory) ou a forma que for mais conveniente para a empresa. Será a partir desta informação que a gestão começará. Tenha um cadastro de todos os funcionários e departamentos No cadastro é necessário ter informações hierárquicas, a chave de identificação, o centro de custo a que pertence cada usuário.  Na Navita  utilizamos a mesma planilha de inventário para gestão de telefonia, centralizando todas as informações em apenas uma ferramenta. Aproprie custos corretamente Tendo acesso ao que foi impresso, quanto foi impresso e por quem, você poderá fazer um rateio dos custos de impressão por área/departamento da empresa, controlar quem mais imprime. Comece a economizar! Implementado os pontos citados acima, facilmente consegue-se ter visibilidade dos gastos, auditar as informações e cobranças e certamente reduzir suas despesas com impressão. Quando implementamos gestão e controle, invariavelmente reduz-se o consumo, pois os usuários acabam imprimindo menos e as impressões particulares praticamente deixam de existir. Além disso, possíveis cobranças indevidas podem ser contestadas, o rateio de custo passa a ser feito corretamente e a empresa possui maior visibilidade de todo processo. Mãos à obra! Leia também: Gestão de Telefonia Eficiente – 12 recomendações para reduzir custos