Tudo que você precisa saber sobre Gestão de Impressão: uma grande oportunidade de economizar
Nestes quase 10 anos gerenciando gastos de telefonia para nossos clientes, encontramos junto com eles outras formas de reduzir custos e otimizar recursos de tecnologia. Uma grande oportunidade de redução identificada está no controle sobre as impressões! Geralmente existe um grande descontrole sobre isso nas empresas: quem imprime, quanto custa e especialmente, como alocar corretamente os custos de impressão. Por isso, queremos compartilhar com você algumas dicas importantes para ter uma melhor gestão sobre seus recursos de impressão: Selecione os fornecedores adequados Busque contratar fornecedores de impressão que possuam um software de billing (sistema que fornece informação de consumo) assim será possível “ler” estas informações e integrar com uma plataforma de gestão de custos. Coloque uma chave de identificação para casa usuário É necessário saber quem imprimiu por meio de uma chave de identificação, seja matrícula, CPF, código de usuário no AD (Active Directory) ou a forma que for mais conveniente para a empresa. Será a partir desta informação que a gestão começará. Tenha um cadastro de todos os funcionários e departamentos No cadastro é necessário ter informações hierárquicas, a chave de identificação, o centro de custo a que pertence cada usuário. Na Navita utilizamos a mesma planilha de inventário para gestão de telefonia, centralizando todas as informações em apenas uma ferramenta. Aproprie custos corretamente Tendo acesso ao que foi impresso, quanto foi impresso e por quem, você poderá fazer um rateio dos custos de impressão por área/departamento da empresa, controlar quem mais imprime. Comece a economizar! Implementado os pontos citados acima, facilmente consegue-se ter visibilidade dos gastos, auditar as informações e cobranças e certamente reduzir suas despesas com impressão. Quando implementamos gestão e controle, invariavelmente reduz-se o consumo, pois os usuários acabam imprimindo menos e as impressões particulares praticamente deixam de existir. Além disso, possíveis cobranças indevidas podem ser contestadas, o rateio de custo passa a ser feito corretamente e a empresa possui maior visibilidade de todo processo. Mãos à obra! Leia também: Gestão de Telefonia Eficiente – 12 recomendações para reduzir custos