Quais são os riscos do Home Office em tempos de Coronavírus? Entenda a importância do gerenciamento dos Smartphones e Tablets

Com a transmissão ocorrendo de forma exponencial no Brasil e no mundo, o novo Coronavírus já infectou mais de 135 mil pacientes até o momento. Com isso, muitas empresas estão buscando alternativas para o trabalho fora do escritório.

Ciente dos impactos e riscos que este período pode oferecer, nós da Navita preparamos um guia rápido que aborda os principais pontos de atenção de um período como este.

Em nota, o Ministério Público do Trabalho salientou o importante papel das empresas na gestão de crises de saúde pública e ofereceu algumas recomendações. De acordo com o órgão, a flexibilidade da jornada é uma medida importante para evitar aglomerações em períodos de pico.

O comunicado também chama atenção para a implementação do modelo de trabalho remoto, sempre que possível. Em entrevista para a Revista Exame, o diretor da Michael Page, Lucas Oggiam, salientou que é possível que as empresas tirem grandes lições com o experimento do trabalho remoto forçado pela pandemia.

O executivo ainda argumentou que a operação da multinacional na China chegou a permanecer com o escritório fechado durante todo o mês de fevereiro. Período este que, particularmente, obteve excelentes resultados e um recorde para alguns dos negócios.

Com isso, organizações públicas e privadas estão optando pelo home office para zelar pelo bem estar dos colaboradores e prevenir que o vírus se alastre, sobretudo nas grandes capitais. Portanto, está claro que trabalhar de casa é uma das saídas para diminuir o contágio pelo novo Coronavírus.

A epidemia forçou empresas de diferentes setores a repensar e digitalizar sua forma de trabalhar e sua operação. Reuniões e entrevistas remotas, coordenação de times à distância e outras facilidades tecnológicas possibilitaram que o home office ocorresse sem prejuízos à produtividade das equipes.

Quais riscos o home office pode oferecer?

Por mais que muitas empresas já possuam políticas de trabalho remoto, existem impasses que devem ser considerados em momentos como este. Algumas organizações ainda não estão familiarizadas com o home office e precisarão implementar métodos para sanar esta nova necessidade.

Em todos os casos, a tecnologia deve ser uma aliada. Por isso, organizamos uma lista para que sua empresa consiga atravessar este período com maior segurança e tranquilidade. Confira abaixo alguns dos riscos do home office aos quais devemos ficar atentos, em diferentes cenários, e como é possível contorná-los:

Segurança da informação

É comum que organizações de diferentes portes adotem políticas rigorosas que ajudam a proteger a integridade da informação corporativa.

Contudo, normalmente a informação fica armazenada em servidores de rede com acesso restrito, muitas vezes disponível somente no ambiente físico da empresa.  Com a implementação do trabalho remoto, surge a demanda da disponibilidade desta informação em diferentes dispositivos móveis, como tablets e smartphones.

É necessário tomar medidas muito cuidadosas para que estes dados estejam disponíveis de forma segura, tanto para o colaborador quanto para a organização.

Na prática, a efetivação de políticas de senha e criptografia são essenciais neste momento.

Se existe a necessidade de utilizar dispositivos pessoais para acessar a informação corporativa, é preciso que haja segregação de conteúdo. Isto é, a criação do Work Profile, onde a empresa monitora e gerencia somente a informação corporativa dentro do dispositivo.

Desta forma, é possível proteger os dados da empresa sem colocar em cheque a privacidade do colaborador.

Além disso, o gerenciamento de funcionalidades também pode ser muito útil.

Bloquear a função de Print Screen no dispositivo corporativo ou no Work Profile de um smartphone pessoal do colaborador, por exemplo, é uma boa prática. Outras funções como a de copiar e colar e a câmera também podem ser bloqueadas para zelar pela segurança da informação.

Todas estas medidas podem ser aplicadas através de um software de Mobile Device Management, como o Navita EMM.

Privacidade de dados

Tal como mencionado no item anterior, o Work Profile é um importante aliado no caso de utilização do dispositivo pessoal para fins empresariais. Esta prática é conhecida como BYOD, sigla para Bring Your Own Device (traga seu próprio dispositivo).

Ao contrário do que muitos pensam, é possível adotar este método sem colocar em risco a segurança da informação nem a privacidade do usuário.

Ao adotar o Work Profile, a empresa fica livre da corresponsabilidade em caso de vazamento de dados pessoais e sensíveis do colaborador, portanto, a organização sequer terá acesso a este tipo de informação.

Desta forma, além do zelo com ambas as partes, a empresa ainda estará em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados, a LGPD.

O Work Profile é uma funcionalidade do Navita EMM. Saiba mais.

Exposição a riscos trabalhistas

Ao realizar seu trabalho de forma remota, o colaborador conta com bastante autonomia. Por isso, os limites de horário podem parecer menos significativos. Entretanto, esta é uma impressão muito perigosa e não condiz com a realidade.

Apesar da flexibilidade do home office permitir que o profissional entenda qual é seu horário ideal de trabalho, determinadas interações fora do horário oficial definido em contrato não são bem vindas. Estas interações podem sobrecarregar o time e representar riscos para a organização.

Mesmo durante o home office, o colaborador deve trabalhar dentro do seu horário oficial, seja ele comercial ou não. A realização de atividades relacionadas ao trabalho, antes ou depois do expediente já definido pela organização pode deixar a empresa exposta ao risco de receber processos trabalhistas.

Para lidar com esta questão, uma boa prática de mercado é o estabelecimento do Time Fence, ou Cerca de Horário. Esta funcionalidade está disponível em soluções de gerenciamento de dispositivos móveis.

O Time Fence ajuda a criar limites periódicos que interferem no funcionamento dos aplicativos instalados nos dispositivos móveis. Isto é, é possível limitar a utilização de aplicativos direcionados para o trabalho, e definir o horário em que eles podem ser acessados pelo colaborador.

Além da prevenção contra processos trabalhistas, esta iniciativa evita sobrecarga de trabalho. Através da funcionalidade, é possível estabelecer critérios por cargo, área, projeto ou qualquer outro requisito adequado para a empresa.

A utilização de meios, oficiais ou não, para a cobrança de metas e desempenho dos colaboradores fora do horário de trabalho pode resultar em processos trabalhistas.

Este ano, a Ambev precisou firmar um Termo de Ajuste de Conduta com o Ministério Público do Trabalho comprometendo-se a não realizar este tipo de atividade. A cervejaria ainda estabeleceu uma multa de dez mil reais para cada caso descumprimento. Este valor pode ser dobrado em caso de reincidência.

De acordo com o MPT, a Ambev deve divulgar mensalmente, por 180 dias, nos canais internos de comunicação, que a empresa “não tolera tal prática”.

Produtividade e cultura

Há ambientes de trabalho onde tradicionalmente os colaboradores associam o seu dia a dia com às paredes do escritório. A questão da cultura corporativa é muito forte em cenários como este.

Por vezes, até funções que podem ser realizadas de forma remota, sem prejuízo, enfrentam dificuldades quando encontram a necessidade de realizar o home office. Mas também é possível driblar esta situação.

Em primeiro lugar, é preciso definir uma ferramenta oficial de comunicação instantânea: seja ela o WhatsApp, Skype, Slack ou outra. Uma plataforma de Mobile Device Management como o Navita EMM pode realizar a instalação automática destes aplicativos via OTA – Over The Air.

Pensando em organizações que não possuem licença para este tipo de ferramenta, que está de acordo com o cenário atual que estamos vivendo, a Google anunciou que o Hangouts Meet está disponível de forma gratuita para todos.

Através destas ferramentas, breves reuniões no início ou no fim do dia podem auxiliar a produtividade dos times.

Depois de combinar com o time a melhor estratégia para comunicação, a liderança precisa definir e comunicar como será o gerenciamento remoto. É preciso cuidar com a administração do tempo e estabelecer prazos para entregas periódicas.

A equipe precisará estar o tempo todo online? Ou apenas durante um determinado período, utilizando o restante para trabalhar nas entregas a fim de realizá-las dentro do prazo estipulado?

Todos estes alinhamentos poderão tornar o trabalho remoto muito mais produtivo e confortável, tanto para a gestão quanto para a operação.

Conclusão

Apesar de apresentar obstáculos, toda a crise carrega consigo aprendizados importantes. Por isso, é essencial que as organizações utilizem de todo o aparato tecnológico disponível para amenizar os possíveis impactos negativos do momento.

Por isso, é preciso aproveitar a era da informação e da mobilidade para extrair o que há de melhor. Mesmo que a implementação do trabalho remoto estivesse fora do escopo de muitas empresas no momento, é uma boa hora para refletirmos a respeito de como a tecnologia pode ser usada a favor do negócio.

O gerenciamento dos dispositivos corporativos é, mais do que nunca, primordial para que a produtividade e a segurança não sejam comprometidas durante este período. A utilização de plataformas online e soluções que viabilizem o trabalho remoto já são demandas do mercado há muito tempo e foram apenas fomentadas pela medida emergencial relacionada ao obstáculo da epidemia.

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