Gestão de frotas comerciais: como aumentar a eficiência?

Para muitos segmentos, como indústrias de bens de consumo, logística, distribuidoras, entre outros, é imprescindível que a gestão de frotas seja eficiente e inteligente. Quanto maior o quadro de colaboradores, pátios e meios de transporte envolvidos, mais difícil se torna o monitoramento e a gestão de mobilidade corporativa e BYOD

BYOD é a sigla em inglês para “Bring Your Own Device”, algo que pode ser traduzido para o português como traga o seu próprio equipamento. Dessa forma, os funcionários podem levar seus dispositivos pessoais como notebooks, smartphones, tablets, entre outros, para utilizar nas atividades de trabalho.

Nos últimos anos, mais e mais profissionais têm usado os próprios smartphones e tablets para executarem suas tarefas diárias. No caso daqueles que dirigem veículos e atuam em funções correlatas à logística, os dispositivos móveis são utilizados de várias formas diferentes, que vão desde o simples GPS até inserção e visualização de dados em tempo-real de estoque, compras, entregas, rotas, entre outros.

Para a equipe de TI da indústria/ empresa que se responsabiliza pelas estratégias de BYOD e segurança móvel, a sobrecarga é enorme! É preciso configurar, gerenciar, atualizar, e desenvolver políticas de segurança para até centenas de dispositivos móveis diferentes. 

E quando estes processos saem do controle, os custos relacionados à telefonia disparam, os riscos em relação ao vazamento de dados aumentam, a indisponibilidade de aplicativos atrapalha a produtividade, entre tantos outros desafios.

Se você atua no departamento de TI de uma empresa que trabalha com frotas e quer tornar o cotidiano da sua equipe mais assertivo e controlado, continue a leitura deste post. 

Nós mostraremos como simples iniciativas como restrição de apps e soluções de gestão de mobilidade são importantes na busca pela eficiência da gestão de frota comercial.     

Boa leitura!

O que é gestão de frotas comerciais?

Gestão de frota é o planejamento e gerenciamento de todos os processos que envolvem os meios de transporte da empresa – que podem ser responsáveis por coletas, entregas ou outras prestações de serviços -, assim como os condutores e demais profissionais que executam as funções.    

Independente se a empresa ou indústria possui dois ou centenas de veículos, e se esta frota é apenas de automóveis (como é o caso das empresas de táxi ou de aluguel de carros) ou também envolve ônibus e caminhões, todas estas especificidades são gerenciadas pela gestão de frotas comerciais.

Como funções dos gestores de frotas comerciais estão: 

  • Manutenção preventiva e preditiva de toda a frota;
  • Monitoramento do consumo de combustível;
  • Planejamento de rotas que otimizem as entregas/ coletas e outras prestações de serviços, para que os processos sejam finalizados no menor período de tempo, envolvendo menos custos e evitando riscos, acidentes e avarias; 
  • Treinamento de novos condutores e cursos de atualização para os que já atuam na empresa, etc.    

Quais as vantagens da gestão de frotas comerciais?

As frotas comerciais são o processo central da prestação de serviços da indústria / empresa. Se a gestão não for feita com o cuidado necessário, a prestação de serviços pode demorar demais, a exaustão dos condutores pode ocasionar acidentes, ou os produtos podem chegar com avarias às mãos dos clientes. 

Ou seja, a gestão de frotas comerciais vai além do simples monitoramento e planejamento de rotas, porque acaba influenciando também na qualidade dos processos de todos os outros departamentos. Além disso, quando a logística é executada de forma ágil e os clientes recebem produtos de qualidade e com embalagens sem danos, estas questões também acabam contribuindo para uma maior credibilidade da empresa.

Outra vantagem da gestão de frotas é que, quando feita de forma eficiente, acaba reduzindo custos operacionais. Estes valores, posteriormente, podem ser usados para melhorias no próprio setor e em outros setores também, principalmente quando estão relacionados a investimentos em tecnologia e inovação, que são fundamentais para qualquer departamento corporativo.

Como aumentar a eficiência da gestão de frotas?

Assim como acontece em qualquer outra área corporativa ou industrial, a melhor forma de encontrar benefícios como segurança móvel, otimização de processos e redução de custos, que só são conquistados com a melhora na eficiência como um todo, é por meio da tecnologia.   

Quanto mais eficiente for a gestão de frotas comerciais, mais rápidos e baratos são os processos, o que melhora não apenas a satisfação dos clientes como também a dos condutores e funcionários envolvidos. Além disso, um gerenciamento inteligente ainda consegue visualizar dados em tempo-real e identificar problemas, gastos excessivos, jornadas de trabalho extensas demais, alterações que melhorem o potencial do departamento, etc. 

E em que processos da gestão de frotas corporativas é possível utilizar tecnologia como apoio? Vamos detalhar esta questão agora. 

Rastreio e monitoramento de carga

Existem muitos desafios que um profissional que atua no ramo de coletas, entregas e transporte de pessoas vive, que vão desde acidentes de percurso até assaltos e erros de rota, por exemplo. É claro que muitas vezes os atrasos nas entregas não acontecem por culpa do condutor, mas algumas situações podem ser ocasionadas por ação humana e acabam prejudicando os demais processos.

Algumas vezes o condutor pode fazer um desvio de rota para passar em determinado local e executar alguma tarefa alheia à função, ou parar para um descanso e acabar ficando muito mais tempo do que o habitual. Estas são situações que eventualmente ocorrem, mas que, se são frequentes, atrasam entregas, aumentam os custos operacionais, entre outros cenários.

Um sistema de geolocalização instalado nos dispositivos corporativos ou BYOD dos condutores pode demonstrar se os deslocamentos registrados fazem sentido para a atividade exercida por esta pessoa. Em caso de furto ou roubo do veículo ou da carga, se o smartphone ou tablet foi levado também, é possível localizá-los ou monitorar o percurso que eles estão percorrendo. Um ótimo auxílio na hora da recuperação dos ativos roubados!

Além disso, um sistema robusto ainda oferece relatórios com dados sobre última localização registrada ou até mesmo os caminhos percorridos em determinado período de tempo. Estas informações garantem ótimas análises.

Utilização de um software de gestão 

Empresas que possuem força de vendas externa ou equipes que atuam em campo precisam mais do que dispositivos móveis que acessem o software de gestão. Para modelos de negócios que precisam que a produtividade e eficiência dos colaboradores funcionem também externamente, é preciso ter um monitoramento preciso e garantia de controle, restrição de apps, segurança móvel e estabilidade de acesso remoto. 

Um software de gestão da mobilidade consegue monitorar e assegurar os dispositivos móveis ou BYOD para analisar e garantir o pleno funcionamento mesmo a distância. Se durante este processo, o gestor notar que algum aplicativo está desatualizado, se o dispositivo está apresentando lentidão ou qualquer outro impasse, é possível intervir rapidamente antes que os prejuízos possam acontecer.

Além disso, muitas outras funcionalidades das soluções de gestão de mobilidade corporativa podem ser úteis para os gestores de equipes de campo, como é o caso da gestão de frotas. Vamos citar algumas: 

Modo Quiosque:

Lembra daquele problema comum que citamos acima, no qual os colaboradores acabam perdendo tempo distraídos com outras tarefas que não estão ligadas à função? O modo Quiosque foi desenvolvido especialmente para acabar com este desafio por meio da funcionalidade de restrição de app

Por meio desta função é possível manter habilitadas apenas as aplicações específicas para o desempenho da profissão, como GPS, chat interno, ERP, entre outros. Esta restrição de apps é eficiente não apenas para manter a produtividade da equipe de campo como também garantir a segurança móvel e ajudar no equilíbrio de gastos com Telecom. 

Inventário: 

Gestão de smartphones e tablets, BYOD ou não, e controle financeiro de gastos, duas funções desafiadoras da gestão de frotas que podem ser facilmente diminuídas com gestão da mobilidade. A função inventário organiza, de forma eficiente, onde cada dispositivo móvel ligado à empresa está, em porte de quem e para qual finalidade. 

Além disso, é possível acompanhar a movimentação e localização dos aparelhos e verificar a quanto tempo o utilizador não se conecta em uma rede. Em casos de perdas e roubos, o inventário inteligente ainda serve como auxílio em tomadas de decisão assertivas e análise precisa de seu estoque.  

Gestão de Aplicativos:

Os aplicativos da empresa foram atualizados, como garantir que o colaborador lembrou de baixar a versão nova antes de sair para realizar a entrega? Ou que ele não está executando ações no smartphone corporativo que possam colocar todos os dados da empresa em risco? 

A gestão de aplicativos permite que a equipe de TI consiga visualizar os dispositivos móveis dos funcionários a distância e agir proativamente, fazendo atualizações, manutenções necessárias, visualizando percursos e garantindo a segurança móvel

Manutenção preventiva

Soluções tecnológicas para manutenção preventiva, assim como para a gestão de mobilidade corporativa, sobretudo nas estratégias BYOD, são investimentos fundamentais para o bom andamento do setor, que acaba influenciando também nos demais departamentos do negócio. 

A manutenção preventiva da gestão de frotas envolve muitas decisões diferentes, como capacidade das oficinas mecânicas, disponibilidade de ferramentas e mão de obra qualificada, orçamentos e escolha dos veículos que devem ser analisados primeiro, entre outros. 

Já imaginou a confusão gerada quando a oficina está sobrecarregada, os veículos circulam sem manutenção e com avarias e a grande probabilidade de aumento de acidentes e processos trabalhistas? 

Sem contar com o impacto que acaba atingindo os outros setores, como as reclamações por atrasos nas entregas, a falta de matéria-prima para a fabricação de novos produtos e a falta de táxis disponíveis para transportar clientes.  

Ou seja, uma solução completa para manutenção preventiva deve envolver todas as necessidades da gestão de frotas para que o setor encontre a eficiência necessária e todo o negócio consiga alcançar uma maior competitividade no mercado.  

Redução de custos

Quanto mais veículos e condutores a gestão de frotas administra, maiores são os custos relacionados ao controle de gastos com Telecom e manutenção de dispositivos móveis corporativos e BYOD

Como dissemos na introdução, grande parte destas tarefas recai sobre a equipe de TI, e mesmo assim, muitas vezes, os gastos relativos ao consumo de dados móveis se tornam exorbitantes se não forem controlados minuciosamente. Novamente a solução de gestão de mobilidade corporativa e a funcionalidade de restrição de apps aparecem como uma excelente alternativa de controle de gastos.

A Navita, empresa líder na América Latina em Gestão de Mobilidade Corporativa, Redução de Custos de TI & Telecom, desenvolveu a solução Navita EMM, perfeita para quem busca otimizar o consumo de dados móveis dos pacotes corporativos por meio da restrição de apps não relacionados ao trabalho, como serviços de streaming e redes sociais, por exemplo. A restrição de apps também impacta positivamente a produtividade dos colaboradores, que encontram menos distrações durante o expediente. 

E os benefícios da Navita EMM vão muito além da simples (porém benéfica) redução de custos. Seja nas soluções desenvolvidas com foco nos desafios vividos pelos departamentos de TI de empresas que possuem funcionários trabalhando em campo, seja na gestão de frotas ou nas melhorias de segurança móvel e compliance, a Navita entende todas estas necessidades e atua ajudando os negócios a conquistar a evolução e inovação essenciais para ir cada vez mais longe!

Como garantir a segurança na gestão de frotas?

Segurança, se esta não fosse uma questão importantíssima para qualquer organização, para quem administra veículos e seus condutores, ela ganha ainda mais relevância. Na gestão de frotas ela está relacionada não apenas à segurança física de todos os colaboradores que atuam em campo como também na segurança móvel e proteção dos dados corporativos presentes nos dispositivos BYOD.   

Como garantir a segurança física dos condutores?

Para garantir a integridade física dos condutores, assim como a eficiência da operação, é necessário garantir que a manutenção preventiva esteja em dia. Dessa forma, a probabilidade de acidentes de percurso que possam ferir condutores e terceiros diminui drasticamente. Sem contar com as dificuldades relacionadas ao afastamento dos colaboradores em recuperação e até mesmo os processos trabalhistas que os acidentes podem gerar.

Em segundo lugar, manter uma política de treinamentos é fundamental. Legislação de trânsito, direção defensiva, primeiros socorros, estas e muitas outras questões devem ser recicladas de tempos em tempos para que os condutores saibam como se proteger e proteger os demais cidadãos dos perigos do trânsito.

Por último, é necessário definir períodos de trabalho que tenham momentos para descanso, alimentação e troca de turnos adequados. Além disso, é bastante válido analisar de perto os condutores para avaliar a saúde física e mental de cada um deles e intervir sempre que necessário.   

Como proteger os dados corporativos?

Apesar das vantagens que estratégias como BYOD e o uso de dispositivos móveis nas funções corporativas levam para os negócios, aumentam também os perigos relacionados à falta de segurança móvel, como vazamento de dados corporativos e ataques cibernéticos. 

Unir soluções de gestão de mobilidade à segurança da informação é fundamental para manter todos os dados protegidos e ainda adequar a empresa às exigências da LGPD

No caso das soluções EMM como as oferecidas pela Navita, a segurança da informação fica por conta da equipe de TI das empresas ou indústrias parceiras, que devem se informar e investir em tecnologias modernas e adequadas ao modelo de negócios. Contudo, o uso de plataformas de gestão de mobilidade ainda são muito eficientes em diversos aspectos relacionados à segurança móvel e proteção de dados, como:

  • Criação de políticas de segurança a distância;
  • Restrição de apps e bloqueio contra download de aplicativos pouco seguros; 
  • Segregação de conteúdo, para que os dados particulares não se misturem aos dados corporativos e vice e versa, entre outros.

Como o Covid-19 impactou a gestão de frotas comerciais?

A pandemia do novo coronavírus surgiu e tirou o mundo corporativo e toda a sociedade dos trilhos. A grande maioria dos negócios sofreu um impacto grande, e foi obrigada a buscar alternativas para manter um mínimo funcionamento. 

Quem já era digital, acelerou os investimentos em tecnologia para buscar benefícios como automação de processos e redução de custos, por exemplo. Negócios tradicionais tiveram que se reinventar ou correram o risco de fechar as portas.

Os impactos da pandemia na gestão de frotas comerciais também foram grandes: a necessidade de isolamento social fez com que as pessoas aumentassem a procura por serviços on-line, desde delivery de comida a compras virtuais de todos os tipos. As empresas de logística viram suas demandas aumentarem de uma hora para outra. Parece positivo, mas também foi desafiador.

Quem já apoiava os serviços no uso de tecnologia conseguiu manter o controle de informações e adequar a prestação ao aumento de procura. Quem ainda utilizava planilhas e sistemas tradicionais, acabou deixando muitos processos soltos, como a manutenção preventiva, que no curto prazo pode parecer uma boa escolha, mas que acaba mostrando os prejuízos no decorrer do tempo.

Se todos estes desafios não fossem complexos o suficiente, hackers e invasores aproveitaram a vulnerabilidade da sociedade e as estratégias de transformação digital apressadas para encontrar brechas na segurança móvel e roubar dados. Ou seja, a questão da proteção de dados tornou-se ainda maior desde o início da pandemia.

No setor de gestão de frotas, as empresas de transporte de pessoas foram as mais afetadas. Com a redução de pessoas circulando pelas ruas, reduziram também a procura pelos transportes particulares. E quando as viagens eram necessárias, as empresas e os condutores acabavam tendo que criar alternativas sanitárias para evitar o possível contágio entre motorista e cliente.

Um ano após o início da pandemia, como a gestão de frotas está lidando com as dificuldades? Segundo esta publicação do Instituto Parar, 75% dos fornecedores e 57% dos compradores disseram ter sofrido diminuição de receita, porém continuam otimistas quanto à recuperação das empresas. 

Entre as iniciativas a curto prazo dos gestores de frota, os profissionais que estão em rotação de turnos ou em home office estão aproveitando o momento para investir em especialização e treinamentos para melhorar suas performances. Além disso, outra estratégia tem sido a de estender os contratos de locação, 42% dos líderes acabaram tomando esta decisão nos primeiros meses de pandemia, assim como o corte de gastos relacionados à compra de veículos novos enquanto a crise durar. 

No longo prazo, líderes e gestores de frota estão investindo em tecnologia para colher os benefícios no futuro. Neste caso, duas têm sido as principais escolhas: soluções para gestão de mobilidade e ERPs com integração de dados. 

Como a tecnologia pode ajudar na gestão de frotas?

Como deve ter ficado claro no decorrer deste post, a gestão de frotas comerciais é um departamento que acaba influenciando na eficiência e qualidade de outros departamentos. E se apenas isso não fosse importante o suficiente, como é uma atividade que envolve veículos e condutores, deve ser constantemente monitorada  como forma de proteger a integridade física de colaboradores e terceiros.

A tecnologia, quando aplicada em certas áreas da gestão de frotas, como integração, visualização de dados, restrição de apps e gestão de mobilidade, garante mais rapidez nas tomadas de decisão, fundamentais para alcançar os benefícios de segurança, qualidade, eficiência e redução de custos. 

Atualmente o mercado já oferece inúmeros sistemas desenvolvidos especificamente para suprir todas as necessidades da gestão de frotas. Contudo, antes de fazer a escolha da ferramenta que irá melhorar o cotidiano da empresa/ indústria, é necessário fazer um levantamento de quais funções e benefícios ela deve apresentar (suporte, treinamento, relatórios gerenciais em tempo-real, mobilidade, entre outros) para que a decisão seja realmente assertiva. 

Quanto à sobrecarga da equipe de TI, que acaba tendo que lidar com inúmeras funções correlatas à utilização de dispositivos móveis corporativos e BYOD, como atualizações, segurança móvel, restrição de apps, monitoramento de custos de Telecom, entre outros, a Navita EMM é a opção perfeita para o departamento.

Otimize a produtividade, segurança e visibilidade ao usar o Navita EMM!  

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