Para se ter uma gestão eficiente de telefonia é preciso ter visibilidade do parque de dispositivos e linhas da empresa. As ferramentas de gestão de gastos com Telecom (TEM – Telecom Expense Management) são essenciais para permitir essa visibilidade controlada e a realização de um bom projeto de mobilidade corporativa.
Uma das etapas do processo é a auditoria de contas telefônicas. Em pesquisa realizada pela Navita, 80% das empresas pesquisadas obtiveram bons resultados depois que implantaram esse tipo de gestão.
Inclusive alguns clientes da Navita chegaram a alcançar uma redução de 50% na conta telefônica depois da implantação do processo de auditoria e análise de contrato!
Cansou de receber contas altas? Então conheça mais sobre a auditoria de contas telefônicas nesse post!
Índice
O que é auditoria de contas telefônicas?
A auditoria de contas telefônicas é responsável por identificar erros de cobrança por parte das operadoras, também fornecendo subsídios para análises que permitem uma melhor gestão de uso.
Por exemplo, identifica planos que possuem pacotes de dados que não são consumidos, como também linhas sem utilização, necessidade de contratar ou cancelar pacotes, entre outros. No caso de apontamentos incorretos, a auditoria vai indicar a necessidade de contestação de valores junto à operadora.
Aliada à auditoria é possível fazer uma análise eficiente das necessidades de mobilidade corporativa da empresa e atingir ganhos financeiros reais. Em conjunto, essas atividades permitem a otimização de recursos, a economia de custos evitáveis e um ganho financeiro real para a sua empresa.
Mas, para uma auditoria ser eficiente, no entanto, é importante realizar alguns processos e, especialmente, entender o contrato e o modo de cobrança da operadora. Isso vai facilitar demais a comparação e correta auditoria de contas telefônicas.
Como preparar uma auditoria de contas telefônicas
O primeiro ponto é realizar e ter em mãos o inventário de todos os dispositivos utilizados e linhas ativas. Ele é a espinha dorsal de qualquer gestão de Telecom. A partir da sua atualização ficará mais fácil controlar, alocar custos e começar a reduzir gastos.
O inventário é um recurso importante para identificar a consistência das informações sobre a quantidade de dispositivos móveis, ramais, troncos, links de dados, número de usuários ou centro de custos
Tenha sempre em mãos os últimos contratos assinados de todas as linhas. Acordos via e-mail também são válidos, desde que sejam com o gerente de negócios da operadora.
Toda solicitação precisa de números de protocolo, especialmente nos casos de:
- Cancelamento de linhas
- Bloqueios de serviços
- Solicitações de roaming
A realização dos processos de auditoria de contas telefônicas
Utilize um sistema de TEM para importar as faturas eletrônicas e comparar os valores cobrados ao que está definido em contrato. É possível fazer também por meio de planilhas. Nesse caso é necessário importar para a planilha as informações do arquivo da operadora. Se o arquivo for no formato csv ou xls, essa operação é mais simples.
Conheça os itens que geram mais contestação.
Faturas de telefonia fixa:
- Assinaturas
- Isenção de assinaturas
- Terminal inativo
- Serviços não contratados
- Tarifas das ligações
Telefonia móvel:
- Divergências de pacotes, serviços e ligações
- Pacotes não contratados ou em duplicidade
- Linhas canceladas com cobrança
- Roaming avulso com solicitação de pacote
- Dados avulsos em linhas com pacotes de dados
- Excedentes sem ultrapassar a franquia
Links de dados:
- Tarifas
- Cobranças de links cancelados
- Multa por interrupção de serviço
Agora que você já sabe como fazer a auditoria, o próximo passo é analisar os dados e confrontar com o contrato. Isso permitirá recomendações para a melhor gestão de uso.
Contestações na prática
Após confrontar os dados da fatura com o contrato, se houver divergência a sua empresa pode contestar o valor cobrado junto à operadora. A legislação permite a contestação de valores pagos retroativamente por até três anos. Assim, a auditoria de contas telefônicas poderá ser realizada nos contratos atuais e nas faturas anteriores dentro deste período.
Pontos de atenção:
- O prazo máximo para retorno das operadoras para o pedido de contestação é de 30 dias após o primeiro contato.
- Os clientes têm direito a receber os valores indevidos que foram contestados diretamente como depósito em conta corrente e não como desconto ou crédito na fatura.
- Não se esqueça: guarde o número do protocolo da solicitação da contestação. Você poderá precisar.
Para facilitar o processo de contestação, a Navita criou um modelo que você pode utilizar.
Auditoria de contas telefônicas e a gestão eficiente de uso
A auditoria de contas telefônicas também é capaz de realizar uma gestão eficiente de uso eficiente da Telecom, identificando ações que otimizam os contratos com as operadoras. Por meio desta avaliação criteriosa, você poderá traçar ações de conscientização do público interno ou mesmo rever os contratos atuais, ajustando-os às reais necessidades da empresa.
Na prática, é o uso eficaz do que foi contratado, atendendo as necessidades de mobilidade da sua organização. E o que é necessário para gerar essas recomendações?
Os requisitos são os mesmos utilizados na auditoria de contas telefônicas:
- Inventário
- Contratos das operadoras
- Contas telefônicas
A análise é realizada por meio da importação das contas das operadoras, seja via sistema ou planilha. É necessário constar:
- Número da linha e/ou terminal
- Data da ligação
- Número discado
- Descrição do serviço
- Duração
- Valor
- Quantidade de bytes (no caso de pacotes de dados)
Uma vez importados, é necessário classificar os serviços pelas descrições de cada ligação ou registro. Essas descrições serão usadas para determinar as recomendações de acordo com a tabela abaixo:
| O que é | Ações para diminuir o custo | |
| Ligações cobilling | Ligações de longa distância utilizando código de prestadora diferente da contratada | Conscientização dos usuários e bloqueio em pabx ou operadora, quando possível |
| Ligações recebidas a cobrar | Ligações recebidas que geram uma tarifa diferente do contratado | Conscientização dos usuários e bloqueio em pabx ou operadora, quando possível |
| Interatividade | Serviços contratados fora do pacote original (promoções, horóscopo, jogos, por exemplo) | Conscientização dos usuários. O mais eficiente é enviar individualmente uma comunicação |
| Excedente de dados | Utilização de dados acima do pacote contratado | Negociar com a operadora pacotes que, ao ultrapassar a franquia, reduzam a velocidade se excedentes |
| Utilização de dados e voz sem pacote de roaming internacional | Em uma viagem internacional não houve a contratação de roaming, gerando cobranças adicionais | Contratação antecipada de pacotes conforme o perfil do usuário |
| Linhas sem usuários identificados | Linhas não reconhecidas no inventário | Ter um inventário atualizado, com datas de ativação, cancelamento, aquisição de novos aparelhos, entre outros |
No dia a dia corporativo muitas despesas acabam somando valores altos no budget das empresas pela ausência de uma análise aprofundada e o acompanhamento das reais necessidades das equipes.
Em mobilidade corporativa não é diferente. Uma gestão eficiente e contínua é capaz de contribuir na redução de 20% a 50% dos custos com telefonia, um percentual significativo ao considerar a necessidade atual de contenção de despesas.
E, mais do que reduzir custos, os processos de auditoria de faturas telefônicas, contestação e recomendações trazem visibilidade para os gastos com Telecom. E, por que não dizer também, ganho financeiro ao otimizar os contratos e realizar planos mais assertivos.
Realizar todos esses processos manualmente, com a ajuda de planilhas, no final das contas será um processo exaustivo e sem garantia de assertividade.
O Gerenciamento dos Gastos de Telecomunicações ou Telecom Expense Management (TEM) não é algo novo: a maioria das empresas o fazem. Porém, muitas empresas fazem auditoria de contas telefônicas e consideram isso TEM.
O conceito é bem mais amplo do que isso e o Navita Connect tem um módulo completo de funcionalidades para fazer a gestão profissional dos recursos de telecomunicações, trazendo o maior retorno possível para sua organização.
Está na hora de conhecer o Navita TEM. As funcionalidades do software são organizadas em grupos e podem ser usadas para gerenciar telefonia móvel, telefonia fixa e links de dados. Veja:
Gestão de contratos
O gerenciamento de contratos de telefonia ou telecom implica no cadastro de todas informações relevantes do contrato como: validade com data de início e fim, tarifas negociadas, serviços inclusos, pacotes de serviços limitados ou ilimitados, entre outros. É ele quem avisa quando o contrato está chegando perto de expirar para que uma negociação comece antes do vencimento.
Gestão do inventário de telefonia e links
Inventário é um dos maiores desafios principalmente para telefonia móvel, pois os dispositivos estão em posse dos colaboradores onde eles estiverem. O volume de gastos gerado pela má gestão de inventário é surpreendente.
A Navita Consulting e parceiros usam o módulo do software juntamente com processos integrados para maior eficiência. Por exemplo: se um chamado de substituição de aparelho é aberto, não pode ser fechado antes que o inventário seja atualizado.
Gestão de faturas
A gestão do pagamento de faturas é algo importante para grandes empresas, pois o alto volume de faturas complica a gestão e o atraso dos pagamentos pode gerar custos com multas e juros, além da interrupção dos serviços.
O Navita Connect busca as faturas automaticamente dos portais das operadoras e as importa para a plataforma com uma alta taxa de eficiência. Depois de importadas, elas acionarão o módulo de auditoria para garantir a assertividade dos dados da fatura.
Auditoria de contas telefônicas e contestação
Com o contrato cadastrado e a fatura importada, entra em ação o módulo de auditoria do software. Este executa o processo de billing para conferir se as tarifas estão aplicadas corretamente e se somente os serviços contratados e em utilização estão sendo cobrados.
Após a execução, gera-se um relatório com todas as inconsistências num formato aceito pelas operadoras para que o cliente, o parceiro da Navita ou o Navita Consulting contestem a operadora para que os valores indevidamente cobrados sejam devolvidos.
Neste post com certeza ficou bem mais fácil entender a importância de realizar uma correta e profunda auditoria das contas telefônicas, como também a importância de contar com a ajuda de uma tecnologia de TEM.
