Telecom Expense Management (TEM) – Você sabe o que é?

A comunicação, mobilidade e tecnologia são características que todos os negócios têm em comum.

Qualquer empresa usa a tecnologia para auxiliar o seu negócio, a telefonia para a comunicação e consequentemente os dispositivos móveis como um híbrido de ambos.

O telefone celular revolucionou a indústria mesclando o melhor da telecomunicação, com a tecnologia, tudo isso de forma móvel.

Mas há um questionamento recorrente entre muitas organizações:  como gerenciar para atingir uma marca de redução dos custos de Telecom?

O grande volume de linhas contratadas e a complexidade de decifrar as faturas telefônicas das operadoras, fazem com que as empresas deixem de economizar valores significativos mensalmente em suas contas.

Além disso, deve-se levar em consideração que as necessidades de consumo podem variar ao longo do tempo. Isso significa que os planos contratados podem ficar obsoletos ou até mesmo causar um custo extra mensal a ser pago na fatura.

Entretanto, estes problemas começaram muito antes do surgimento da tecnologia e celulares.

Empresas no mundo todo precisavam lidar com os diferentes tipos de planos, cláusulas contraditórias em seus contratos, falta de visibilidade nas faturas e a redução de custos em sua telefonia.

Foi então, que os primeiros passos para o Telecom Expense Management, começaram a surgir. Mas afinal, o que é TEM – Telecom Expense Management?

Conheça a história do Telecom Expense Management (TEM)

Agora que já sabemos o que é Telecom Expense Management e sua importância dentro do mundo corporativo, vamos conhecer a sua história.

Tudo começou nos Estados Unidos, com a American Telephone & Telegraph Company (AT&T), que detinha o monopólio no fornecimento de serviços de telecomunicações.

Isso significava que pessoas e empresas tinham somente uma escolha, usar a AT&T como fornecedora dos seus serviços de telefonia.

A pergunta que fica é: Como as empresas reduziam seus custos com a utilização de telefones?

Simples, não reduziam, ou, poderiam optar por uma segunda opção, usar menos os aparelhos para conseguir economizar, por mais que precisassem.

Foi no final da década de 80 que esse panorama começou a mudar. Várias outras empresas de telefonia surgiram, gerando concorrência no mercado, então essas novas empresas começaram a criar seus próprios pacotes de negócios, para atender as necessidades dos consumidores.

Com o aumento no número de empresas que prestavam serviços de telecomunicações, mais flexibilidade e opções na escolha de pacotes, fez o cenário mudar radicalmente.

Todas essas mudanças ocasionaram um novo dilema. Qual o melhor prestador de serviço? Que pacote devo escolher? Qual solução é mais econômica? Como reduzir ainda mais os custos com telefonia?

A realidade se mostrava contrária as necessidades, ninguém estava preparado para lidar com esse tipo de situação, foi então que as empresas tiveram que dar aos seus próprios funcionários a missão de negociar esses contratos ou uma forma de reduzir ainda mais seus custos.

Porém, as auditorias e revisões eram feitas de forma manual e sempre estavam cheias de erros, pois ninguém tinha conhecimento suficiente para fazer esse tipo de negociação, o pouco resultado que conseguiam, era apenas reduções nada significativas nos gastos das empresas.

Foi então que surgiu uma nova oportunidade no mercado. E se fosse possível especializar certos indivíduos para gerenciar despesas de Telecom?

A partir desse momento, um grupo pequeno de pessoas começou a ganhar experiência e criar formas de reduzir custos com telefonia.

Mas esse tipo de solução só ganhou notoriedade em 1997, quando algumas empresas conseguiram atingir alta maturidade e desenvolver metodologias que traziam resultados.

Contudo, com o surgimento dos telefones celulares e internet, fez com que as empresas repensassem a forma em como lidar com esses custos. O mundo não era mais analógico, era digital, além disso, a mobilidade surgiu e entrou na vida das pessoas e empresas, o que fez mudar completamente o cenário novamente.

No passado, as despesas eram restritas as ligações telefônicas, mas agora, com a internet e a utilização dos celulares, a complexidade em como lidar com as faturas aumentou. Voz, vídeo e dados, faziam parte da nova realidade.

Então, era necessário ter soluções com alto nível de maturidade para gerenciar todas essas opções.  Ou seja, fazer a Gestão e Gerenciamento de Custos em Telecom se tornou ainda mais difícil, foi nesse ponto, que a terceirização desse tipo de serviço começou a se tornar popular.

As empresas não queriam mais dispor do seu próprio pessoal e perder tempo com esse tipo de problema, a ideia era contratar empresas especializadas, com alto nível de maturidade para resolver essa situação.

Novas tecnologias continuavam aparecendo, evoluindo e começaram a ser direcionadas para o Gerenciamento de Custos em Telecom.

Foi então que surgiu o termo TEM – Telecom Expense Management.

Dentre os principais pilares dessas soluções, podemos destacar: Auditoria e Contestação, Gestão de Faturas, Gestão de Contratos, Controle de Inventário e Redução de Custos.

Para se ter uma ideia da importância do TEM – Telecom Expense Management, segundo o Gartner, 80% das empresas são atingidas por erros de cobrança em telefonia que podem adicionar grandes quantias em seus gastos totais.

Embora o setor de Gerenciamento de Custos de Telecom tenha surgido nos Estados Unidos, com a alta demanda e a popularização através da internet, fez com que organizações do mundo todo adotassem essa metodologia.

Assim, ao longo dos anos, o setor de Telecom Expense Management de inexistente, passou por um enorme crescimento, cujo a alta demanda, grande número de serviços e adoção de boa parte das empresas fez com que se tornasse bem-sucedido.

O TEM agora está presente em diversos países da Europa, Ásia, África e América Latina.

Telecom Expense Management: O que é?

Essencialmente, a sigla TEM – Telecom Expense Management significa gerenciamento de despesas de telecomunicações com o uso de tecnologia. Isto é, gerenciar uma estrutura corporativa de telecomunicações, voz e dados, com o objetivo de redução de custos.

O TEM pode ser aplicado por meio de softwares de gestão e outras ferramentas, que permitam o acompanhamento das atividades de telecomunicação. Esses programas possibilitam que sejam identificados gargalos e que possam ser tomadas decisões estratégicas para diminuir os custos nas organizações.

De maneira geral, o TEM é embasado em três princípios básicos:

  • economizar dinheiro e recursos;
  • economizar tempo;
  • gerenciar com precisão um inventário de telecom das empresas.

Existem empresas que é possível contratar para que prestem consultoria em sua organização. Dessa forma, são implementados programas e técnicas que garantem a correta execução do TEM, possibilitando os melhores resultados em telecom.

Muitas empresas realizam a auditoria de suas faturas telefônicas e consideram isto a gestão de custos com telecomunicações. Entretanto, o Telecom Expense Management é muito mais amplo: a gestão profissional dos recursos de telecomunicações deve trazer o maior retorno possível a uma organização.

Para tal, o gerenciamento destas despesas deve passar por um processo complexo e pode incluir muitos passos até sua consolidação.

Principais funcionalidades do Telecom Expense Management

Para entender a importância da Gestão de Custos em Telecom, é preciso saber como a solução pode ser aplicada em seu ambiente.

Por esse motivo, resolvemos listar suas principais características e funcionalidades.

Gestão de Contratos

O gerenciamento de contratos de telefonia ou Telecom, é extremamente importante para redução de custos corporativos das empresas. Segundo o Gartner, os custos com serviços de telecomunicações podem chegar em até 29,3% do total de gastos de uma organização.

Sendo assim, o gerenciamento de contratos exige o cadastro de todas informações relevantes como: validade do contrato (data de início e fim), tarifas negociadas, serviços inclusos, pacotes de serviços (limitados ou ilimitados) etc.

Estas informações, imputadas no sistema de gestão de custos de telecomunicações, serão responsáveis pela otimização do gerenciamento. Um exemplo é a notificação da proximidade da data de término do contrato com a empresa de telecomunicações, para que a negociação comece antes do vencimento.

Gestão de Faturas

Grandes empresas possuem uma enorme quantidade de serviços contratados, e o pagamento desses serviços devem se encaixar dentro dos processos internos da organização. Estes pagamentos geralmente são feitos em ciclos.

Portanto, a gestão de faturas acaba sendo primordial para o andamento da empresa, pois a falta de pagamento pode gerar custos adicionais como multas e juros, além da interrupção inesperada dos serviços.

A desatenção no processo de gestão de faturas pode acarretar muitos prejuízos. A indisponibilidade de algum serviço, como energia elétrica ou internet, é capaz de comprometer principalmente o setor do varejo, podendo representar um ofensor direto ao fluxo de caixa.

Ao realizar a gestão de faturas dentro do Telecom Expense Management, a ideia é realizar uma busca automática de faturas nos portais das operadoras e importá-las para a plataforma integrada de gerenciamento de custos, para mitigar os prejuízos descritos acima.

Controle de Inventário

O Inventário é um dos maiores desafios em um projeto de telecom. Isso acontece porque, para realizar um controle inteligente de inventário, é preciso que todos os recursos sejam cadastrados, desde telefonia fixa, móvel até os links de dados.

Somente desta forma é possível ter uma gestão centralizada de todos os ativos, entre eles: linhas fixas, móveis, ramais, equipamentos e aparelhos.

Também é importante incluir no inventário, centrais telefônicas, troncos, equipamentos, números, SIM cards etc.

Uma gestão ineficiente de inventário é capaz de acarretar um alto volume de custos indevidos. A aquisição de novos aparelhos ou linhas de forma desnecessária, por exemplo, é muito comum em organizações com inventário desatualizado.

Gestão de Uso e Recomendações

É o conjunto de funcionalidades do TEM que identifica padrões de uso, linhas sem consumo e diversos perfis de comportamento que são apresentados, juntamente com recomendações que trazem significativas reduções de custos para a empresa.

Disponível no Navita Connect, o modo de gestão de uso e recomendações reúne informações gerenciais para o controle mais inteligente dos custos de telecom.

Auditoria e Contestação

A auditoria de faturas tem como principal função a busca por inconsistências entre o que foi lançado e os serviços contratados. Sendo responsável pelo retorno sobre o investimento, transformando a telefonia corporativa em um verdadeiro investimento para a empresa.

Ou seja, uma boa gestão de fatura telefônica corporativa é uma junção entre adequação de contratos, uma política de uso ajustada e o gerenciamento de inventário — quantas linhas a empresa utiliza, quantas contas recebe, qual é o vencimento de cada uma etc.

Rateio

Distribuir os gastos de forma correta, é importante para qualquer gestor, é uma forma de ter maior controle sobre os custos operacionais da organização. Também pode ser considerado um diferencial estratégico, pois a longo prazo, é possível manter equilíbrio entre custo benefício.

Algumas empresas possuem modelos de rateio complexos e a falta de visibilidade pode trazer problemas com os gastos em telefonia.

Por esse motivo é importante a utilização de uma plataforma que ajude nas configurações, criando automação de processos, mantendo os gastos equilibrados e os pagamentos em dia, consequentemente garantindo a saúde financeira da empresa.

Quais são as principais vantagens do Telecom Expense Management?

Implementar o Telecom Expense Management possibilita a simplificação dos processos de telecom nas organizações, além de entregar mais visibilidade e empoderar as empresas sob sua própria gestão de custos.

Muitas vezes, a má gestão de custos com telecomunicações pode impedir que uma empresa caminhe para novos patamares, porque torna-se complicado atingir o nível de redução de gastos necessário para que seja possível o investimento em um novo projeto estratégico.

A ideia é gerenciar o capital destinado as atividades essenciais dentro de uma corporação, como linhas de telefone, planos de internet e dispositivos móveis corporativos é voltada a uma meta de redução de tempo e recursos.

Para isso, é preciso traduzir o processo complexo ligado ao TEM em uma forma simples de garantir o verdadeiro objetivo desta prática, que é conter o máximo possível os gastos desnecessários para viabilizar novos projetos.

Por isso, as principais vantagens do gerenciamento de custos com telecomunicações são aquelas que simplificam seu processo:

Centralização

O TEM possibilita a centralização de todas as atividades de telecom em um mesmo local. Deste modo, fica mais fácil acompanhar os valores pagos para faturas telefônicas, contas de Internet, valores investidos em novos equipamentos e reparos etc.

Essa centralização é importante para que tudo possa ser analisado de forma ampla, o que possibilita maior facilidade para identificar o que está gerando mais gastos para a empresa.

Monitoramento correto

Praticar o TEM também possibilita um melhor monitoramento das atividades de Telecom da organização. É possível, além de ter visibilidade e controle sobre os gastos, desenvolver políticas de uso de dispositivos, ter um controle orçamentário, desenvolver um planejamento estratégico com base em dados concretos etc.

Esse monitoramento deve ser constante e é de responsabilidade do gestor de TI da empresa, que deve orientar os CEOs ou diretores para que tomem as melhores medidas para a organização no que se refere ao seu setor.

Updates automáticos

A aplicação do TEM pode apontar a necessidade da empresa fazer a gestão de dispositivos móveis, por exemplo. Com esse tipo de solução, o gestor de TI terá mais facilidade para controlar os dispositivos utilizados pela organização.

Por exemplo, os celulares corporativos que necessitam ter um aplicativo padrão, podem ter updates automatizados, tornando padronizada a versão do programa para todos os colaboradores, evitando problemas de compatibilidade.

ITEM – A Gestão dos Custos de Tecnologia

Os departamentos de tecnologia da informação sofreram mudanças radicais em seus papéis dentro de uma empresa ao decorrer dos anos.

Antigamente, TI funcionava como um centro de custos compartilhado que fazia o pagamento por todos os serviços de tecnologia da empresa e suportava a utilização destes recursos.

Hoje, a área de TI funciona como um facilitador para a área de negócios e contratando fornecedores estratégicos, muitas vezes para diversas áreas. Ao final, o departamento fica responsável por ratear os custos desses fornecedores por estas áreas. O desafio agora, é gerenciar tanto os contratos quanto as faturas, e ratear os custos entre todos esses departamentos.

Adaptando-se a estas novas necessidades do mercado, o ITEM utiliza o mesmo princípio do TEM: porém destinado aos custos de TI. Através do ITEM, é possível gerenciar custos de licenças de software, cloud, IoT, impressão e até facilities.

Já pensou em quantos gastos desnecessários um inventário inteligente de licenças pode reduzir?

Além de manter o inventário de TI sob controle, o ITEM oferece às empresas a capacidade de gerenciar os custos e orçamento de TI e automatizar processos demorados. No módulo ITEM do Navita Connect, por exemplo, é possível visualizar o gasto no período, acessar detalhes e comparar o gasto do mês atual com o anterior ou mesmo com o orçamento da companhia.

Por isso, o ITEM é uma evolução do TEM, pronto para atender a atual necessidade da área de tecnologia das empresas. Aplicando este princípio, é possível olhar todos os recursos de TI como um ativo que precisa ser gerenciado, controlado, otimizado e alinhado com o negócio.

A organização e análise de custos que vão desde cotas de impressão, contratos e licenças de software até o armazenamento em nuvem garante a identificação de ofensores e permite a otimização do budget.

Como a adoção do TEM e do ITEM podem ajudar um negócio a se destacar?

Apesar da redução de custos representar um importante motivo pelo qual inúmeras organizações buscam gerenciar seus custos de TI e Telecom, existem outros ganhos atrelados a este gerenciamento.

Se realizados de forma inteligente e perspicaz, o TEM e o ITEM oferecem vantagens para a camada de negócios. Entenda os principais ganhos atrelados ao gerenciamento dos custos de TI e Telecom:

Controle de investimento

A visibilidade dos custos em TI e Telecom garante maior controle sobre o investimento em novas plataformas, soluções ou iniciativas. Identificar um alto custo com pouco retorno é a porta de entrada para iniciar novas negociações e navegar entre os fornecedores de forma estratégica.

Otimização operacional

A capacidade da operação de uma empresa, relação entre os recursos das quais ela dispõe e o máximo de resultado que ela consegue produzir com eles. A única forma de acirrar esta curva, é agregando tecnologia para aumentar a produtividade possível através dos meios existentes.

Entretanto, é preciso garantir que as ferramentas tecnológicas selecionadas para este fim produzam, de fato, o aumento da capacidade produtiva de uma operação.

O gerenciamento de seu ambiente de TI e Telecom através do Telecom e do IT Expense Management é uma forma de otimizar a escolha de ferramentas que realmente traduzam o investimento em resultados.

Apoio na tomada de decisões

Entender seu ambiente é o primeiro passo para tomar qualquer decisão a respeito dele. Gerenciar todo o ciclo de TI e Telecom é uma tarefa complexa, que pode ser simplificada com a ajuda dos insumos necessários: neste caso, a informação.

A melhor compreensão dos recursos, seu custo e utilização devolve o controle sob os recursos de tecnologia e seus custos para as mãos da empresa.

Este monitoramento garante que a tecnologia seja utilizada para impulsionar a curva de possibilidade de produção daquela empresa, com a melhor otimização de investimento possível.

Foco no negócio

Com o ambiente operacional sob controle e munido das ferramentas e soluções com a melhor relação entre custo e benefício, fica mais fácil parar de “apagar incêndios”.

Desta forma, a liderança do negócio permanece focada nas questões que lhe competem.

Aumento da competitividade

Com a direção executiva menos envolvida em questões operacionais, é possível redirecionar o tempo e dinheiro economizados em decisões e iniciativas capazes de guiar a organização a novos patamares.

É hora de reestabelecer as metas de crescimento ou ampliar o portifólio? Garantir mais tranquilidade à camada de negócios permite a tomada de decisões cada vez mais consistentes.

Com isto, conclui-se que a organização com um investimento bem calculado em soluções de comunicação e tecnologia sai facilmente a frente de uma concorrência que ainda é refém de seus custos.

Navita TEM & ITEM

Agora que você já está familiarizado com o TEM e ITEM, conhece os conceitos e sabe que o ITEM é a evolução natural do TEM, conheça a plataforma ideal para gerenciar os custos de TI e Telecom, adaptar-se às mudanças da TI e facilitar os processos para o gestor.

O Navita Connect é a solução ideal para gestão de mobilidade corporativa e redução de custos de TI e Telecom. Dentro dele, os módulos nativos de TEM e ITEM contam com todas as funcionalidades necessárias para reduzir os custos com tecnologia e telecom, mantendo todo o ecossistema da organização sob controle.

Conheça os principais benefícios e funcionalidades do Navita Connect:

  • Interface amigável;
  • Gerenciamento do ambiente de telefonia, dispositivos móveis, computadores, impressão, licenças de software, cloud, IoT e facilities;
  • Dashboard dos gastos de TI e Telecom;
  • Importação e gestão de faturas;
  • Rateios padrão ou customizados;
  • Gestão inteligente do inventário de telefonia, links e dispositivos;
  • Automatização na gestão de pagamentos;
  • Gestão de contratos;
  • Auditoria e contestação das faturas importadas;
  • Gestão de uso e recomendações personalizadas.

Para mais informações entre em contato conosco através de um de nossos canais de comunicação.

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