Home office: a importância de delimitar o uso de dispositivos corporativos

É fato que o home office traz uma enorme flexibilidade para todos. Isso porque os dispositivos corporativos móveis, como notebook, smartphones e tablets, geralmente disponibilizados pelas companhias, possibilitam o trabalho remoto em qualquer lugar do mundo e a qualquer hora. 

Muitas empresas já haviam aderido ao home office como forma de reduzir custos e gastos com estrutura física e aumentar a produtividade de seus colaboradores, diminuindo os deslocamentos entre um local a outro. 

Mas foi durante as restrições relacionadas à COVID-19 que este modelo de trabalho – no qual as pessoas não precisam ir até o escritório – tornou-se ainda mais popular.

Qual o futuro do home office?

A expectativa é que essa não seja apenas uma solução temporária com prazo de validade para acabar. Muitas empresas afirmam que têm a intenção de mantê-lo, mesmo após a pandemia: é o que diz uma pesquisa da Workana, plataforma que conecta freelancers a empresas da América Latina. 

Mesmo quando a pandemia acabar, 84,2% dos líderes entrevistados devem manter o home office na sua equipe. A pesquisa mostrou, inclusive, que existe a possibilidade de haver uma diminuição dos escritórios – que é no que 10,1% dos gestores apostam – ou até a extinção deles, algo que para 13,7% será uma realidade no pós-pandemia.

Com isso, a aposta é que as estratégias de gestão devem estar ainda mais voltadas aos colaboradores e ao papel que eles desempenham em suas equipes.

O home office é mesmo vantajoso?

Apesar de, em um primeiro momento, parecer vantajoso para ambas as partes, muitos colaboradores reclamam que têm trabalhado além da sua carga horária. 

A falta de gestão, juntamente com a inexperiência com esta nova forma de trabalho e o uso dos dispositivos corporativos móveis de forma indiscriminada, facilita esta sobrecarga de trabalho, transformando o home office em um grande vilão.

Essa falta de limite e controle pode resultar em muitos prejuízos tanto para a empresa como para o colaborador. Entre eles estão os custos adicionais com horas extras não planejadas e perda de prazo na entrega dos trabalhos pela má administração do tempo pelos colaboradores.

Há ainda maior dificuldade na gestão de processos e pessoas, falhas de comunicação, processos trabalhistas e até mesmo o temido passivo trabalhista – quando o empregador não cumpre corretamente suas obrigações de trabalho.  

Por isso, é tão importante que as empresas estabeleçam uma boa relação com seus funcionários e delimitem os horários de trabalho e também o uso das ferramentas disponíveis. 

O risco de trabalhar além do horário no home office

Esta mudança nas relações de trabalho também traz dúvidas entre o limite da vida profissional e a pessoal, já que durante o home office muitas vezes elas se misturam. Dividir o ambiente de trabalho com a rotina familiar não é tarefa fácil e exige atenção do gestor. 

Segundo o advogado Valton Pessoa, o modelo de home office está regulamentado parcialmente nos artigos 75-A a 75-E da CLT, que fala sobre o teletrabalho. Em razão da pandemia, em março de 2020, também foi editada a Medida Provisória 927/2020, que flexibilizou as regras para facilitar a transição para o modelo home office. Porém o tema ainda carece de legislação específica.

Isso causa muito desconhecimento por parte de empregadores sob suas possíveis responsabilidades, às vezes, ocasionando surpresas por um passivo trabalhista. Pessoa orienta que é necessário estabelecer algumas condições específicas. 

Ele aconselha, por exemplo, que seja feito um aditivo ao contrato de trabalho e um manual com orientações elaborado por um advogado, um profissional de Recursos Humanos, um médico do trabalho e um psicólogo. 

Segundo ele, é obrigação do empregador instruir os seus empregados durante o home office quanto às precauções a serem tomadas para evitar doenças e acidentes de trabalho. 

Por outro lado, para Ricardo Calcini, professor de direito do trabalho, na legislação vigente sobre a CLT não há nada que defina a expressão home office, apenas teletrabalho, e que eles são conceitos diferentes (LINK PARA ID 35)

Isso dificulta ainda mais o entendimento das leis, gerando controvérsias e muito debate sobre o que é ou não aceitável e os riscos no âmbito jurídico. 

Aumento dos processos trabalhistas

Fato é que, de acordo com um levantamento feito a partir de dados das Varas de Trabalho, os processos trabalhistas envolvendo questões relacionadas ao home office cresceram assustadoramente durante o auge da pandemia no Brasil: 270%. 

Na avaliação do especialista em direito do trabalho e sócio do L.O. Baptista Advogados, Fábio Chong, esse salto no número de ações trabalhistas sobre home office é boa parte proveniente da falta de planejamento. 

“Uma grande quantidade de colaboradores foi alocada em atividades remotas de maneira emergencial, sem tempo para um planejamento adequado e isso deve ser feito o quanto antes”, afirma.

Na prática, impor limites nos horários de trabalho para diminuir os riscos e delimitar até que ponto o colaborador vai ter acesso aos dispositivos corporativos móveis é bem complicado. Limitar os horários de uso durante a jornada de trabalho em casa também ainda é pouco considerado pelo empregador.

Entretanto, apesar da flexibilidade que este tipo de trabalho parece oferecer, é fundamental planejar o home office. Só assim é possível corrigir o excesso de trabalho e evitar o aumento do passivo trabalhista. 

O primeiro cuidado, recomendado pelos especialistas, é pactuar em que condições o colaborador vai desenvolver o trabalho em home office

Mas será que essa é a única opção de controle?

Dicas de como colocar limites no horário de trabalho 

Com tantos riscos, a empresa pode e deve tomar todas as precauções para evitar aborrecimentos desnecessários. Uma boa gestão de equipe deve ser feita mesmo à distância durante o home office.

Ela permite que o gestor acompanhe de forma mais próxima seus colaboradores, mantendo o controle sobre a quantidade e qualidade das horas trabalhadas e das entregas. 

Embora distantes fisicamente, o assunto deve ser tratado como se estivessem trabalhando presencialmente. Como mencionado anteriormente, controlar a jornada de trabalho e saber como orientar seus colaboradores é urgente. Além disso, o líder também não pode se esquecer do bem-estar de seus funcionários.

Confira algumas dicas de gestão:

Faça o controle da jornada de trabalho da equipe

Os gestores podem controlar e acompanhar a marcação de horários de início e fim da jornada de trabalho dos seus colaboradores mesmo no home office.

A partir disso, é possível saber se eles cumpriram ou extrapolaram a carga horária de trabalho durante o mês. O gestor pode tomar ações para diminuir a quantidade de horas extras de quem ultrapassou os limites. Não esqueça que o gestor é o representante da empresa e deve ser sempre o exemplo a ser seguido. 

Defina um limite e converse com seus colaboradores 

Essa é a melhor forma de prezar pela saúde financeira da empresa e pela saúde psicológica dos colaboradores. O gestor deve ficar atento para identificar aquele colaborador que está sempre respondendo e-mails, mensagens ou trabalhando fora do horário de trabalho.

O ideal é conversar e entender o que está acontecendo com ele. Se necessário, reveja as atividades desse colaborador. Pode ser que ele esteja sobrecarregado ou com problemas pessoais. 

Ajude sua equipe a organizar uma rotina de trabalho

Não há como liderar uma equipe à distância se os colaboradores não tiverem uma rotina de trabalho bem estabelecida.

Durante essa passagem para o home office, é comum que o colaborador não consiga, em um primeiro momento, se adaptar a essa nova forma de trabalho. Por isso, cabe ao líder ajudar sua equipe a seguir uma rotina.

Defina os horários para início e término do expediente, com pausas para almoço e descanso. Combine também um horário para reuniões e videoconferências. Peça para que seus liderados improvisem um escritório em suas casas.

Assim, o colaborador ficará menos perdido, agora que ele não precisa mais sair de casa e se apresentar fisicamente para o trabalho.

E como a tecnologia pode ajudar?

Além de ações relacionadas à gestão e a comunicação com a equipe, a tecnologia pode ser uma grande aliada e também pode ajudar as empresas nesta hora.  

Não só para delimitar o uso de dispositivos móveis corporativos como smartphones e tablets no home office, mas ela também pode ser útil para que a produtividade e a segurança não sejam comprometidas durante este período. 

A utilização de plataformas online e soluções que viabilizem o trabalho remoto já são demandas do mercado há muito tempo e agora, com a pandemia, foram ainda mais desenvolvidas para suprir as necessidades geradas a partir dessa medida emergencial.

Uso de softwares ou aplicativos de gestão de dispositivos móveis 

Os dispositivos móveis estão presentes no dia a dia das organizações nas mais diversas atividades e ainda mais agora durante o home office. Assim, como já visto acima durante o texto, se não há uma gestão adequada ou um gerenciamento apropriado desses dispositivos, não haverá controle do uso nem produtividade dos colaboradores. 

As soluções de EMM – Enterprise Mobility Management – surgiram exatamente para atender às novas necessidades corporativas e para gerenciar não apenas o parque de Telecom das empresas, como também as aplicações, os ativos de TI e toda a política que envolve esses recursos. 

A Nativa EMM, por exemplo, é uma solução que oferece diversas funcionalidades que podem ajudar o CIO e o gestor nestas questões. 

Confira de que forma as funcionalidades desta solução podem ser úteis: 

Controle de horas extras

O Navita Time Fence ou Controle de Uso por Horário, por exemplo, é um módulo da solução Navita EMM. Esse recurso é uma funcionalidade que permite liberar e remover aplicativos diariamente e por horário de uso para o trabalho.

Com ele, a empresa pode configurar e definir a jornada de trabalho em smartphones e tablets de maneira simples e fácil. Na prática, uma empresa que configure o horário de disponibilidade dos seus aplicativos corporativos entre 9h e 18h de segunda à sexta, terá, automaticamente, os aplicativos disponíveis às 9h da manhã e indisponíveis às 18h nesses dias.

Monitoramento da produtividade

O Navita Time Fence também é uma ótima maneira de evitar que o colaborador utilize o dispositivo corporativo durante o home office com serviços de streaming ou jogos, por exemplo. Assim, ele mantém o foco no trabalho e na entrega das demandas. Sem distrações.

Limite de acesso a redes sociais

O controle do uso de redes sociais em aparelhos corporativos é importante por diversos fatores. O primeiro deles é que o uso em exagero dessas mídias no horário de trabalho pode comprometer o desempenho dos funcionários em suas atividades. Ou seja, atrapalha a produtividade fazendo com que o colaborador ultrapasse sua jornada de trabalho. 

Possibilidade de localização de dispositivos

Com o Navita EMM é possível consultar a localização dos smartphones e tablets usados para o trabalho, possibilitando o monitoramento dos equipamentos.

A última localização é registrada, bem como as 3 últimas, 5 últimas e até mesmo um período personalizado.

Estas informações podem ser usadas para recuperar um dispositivo perdido, roubado ou extraviado, bem como entender se os deslocamentos registrados pelos colaboradores em trabalho remoto fazem sentido para a atividade exercida. 

Gostou das dicas? Todas essas sugestões poderão transformar o home office em um trabalho muito mais produtivo, confortável e com menos riscos, tanto para a empresa quanto para os colaboradores.

Agora que você conhece a importância de controlar o horário de trabalho dos seus colaboradores e, principalmente, delimitar o uso dos dispositivos móveis corporativos durante o home office, que tal testar o Navita EMM gratuitamente por 15 dias? Saiba mais aqui e conheça todos os seus recursos.

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