A transformação digital não apenas empoderou as empresas, levando-as a um patamar sem igual de digitalização de seus processos e serviços. Ela também contribuiu para que o uso da tecnologia fosse barateado, tornando-se mais acessível e popularizando o uso do SaaS. 

Hoje, os sistemas e softwares, na maioria dos casos, não são mais vendidos ’em caixas’, com licenças e datas de validade. Infelizmente, esse acesso facilitado acaba tirando o ‘poder’ ou o controle das ferramentas das mãos do setor de TI. 

Isso acontece, pois hoje, com o SaaS, qualquer setor pode usar o seu próprio budget para contratar os sistemas que forem necessários. Entretanto, essa prática pode gerar diversos problemas, inclusive a compra duplicada de produtos. 

Imagine dois departamentos usando o mesmo sistema sem saber. Além de gerar despesas desnecessárias, o que é simples e fácil pode se tornar um grande problema para o setor de TI e para toda a empresa.

Neste post, vamos então fazer uma reflexão sobre esse assunto, chamando a atenção dos gestores desta área sobre a necessidade de ‘ficar de olho’ no uso desenfreado da tecnologia.

E mais do que isso, que é possível, sim, monitorar os sistemas usados dentro da empresa e explicar o por quê ele é tão importante.

A era de SaaS  

Se você usa ou usava algum serviço de email baseado na web, como Outlook, Hotmail ou Yahoo! Mail, então você já usou um modelo de SaaS. Com esse tipo de serviço, você se conecta à sua conta pela internet, geralmente por um navegador da web. 

Neste caso, o software de email e suas mensagens são armazenados na rede do provedor de serviço. Por meio dele, você pode acessar seu email e suas mensagens armazenadas por um navegador da web em qualquer computador ou dispositivo conectado à Internet.

Os exemplos anteriores são serviços gratuitos para uso pessoal de SaaS. Já para uso corporativo, normalmente, as empresas alugam aplicativos de produtividade, como e-mail, ferramentas de colaboração, calendário e aplicativos de negócios sofisticados, como CRM (gerenciamento de relacionamento com o cliente), ERP (planejamento de recursos empresariais) e gerenciamento de documentos. Nesta forma de SaaS, geralmente é a empresa que paga pelo uso desses aplicativos por assinatura ou paga de acordo com o nível de uso.

Mas, afinal o que é SaaS?

O SaaS, como o próprio nome já diz, significa software como serviço, do inglês Software as a service, e é uma forma de distribuição e comercialização de software. No modelo SaaS, o fornecedor do software se responsabiliza por toda a estrutura necessária para a disponibilização do sistema, e o cliente utiliza o software via internet, pagando um valor pelo serviço.

 Mas será que vale a pena contratar um serviço neste formato? 

Para responder essa pergunta, vamos conhecer alguns benefícios do SaaS: 

Benefícios do SaaS

Acesso facilitado

O principal benefício é obter acesso a aplicativos sofisticados de forma facilitada. Isso porque, para fornecer aplicativos via SaaS a usuários, não é necessário adquirir, instalar, atualizar ou manter hardware, middleware ou software. 

O SaaS torna aplicativos corporativos ainda mais sofisticados, como ERP e CRM, acessíveis a organizações que não têm recursos para comprar, implantar e gerenciar a infraestrutura e software necessários para si.

Pagamento flexível

Com o Saas, você paga apenas pelo que usar. Ou seja, você também economiza, porque o serviço SaaS escala vertical e horizontalmente de acordo com o nível de uso. É uma tecnologia totalmente flexível. 

Variedade de softwares

Você também pode usar diversos softwares. Isso quer dizer que os usuários podem executar quase todos os aplicativos SaaS diretamente do navegador da web sem precisar baixar e instalar software, apesar de alguns aplicativos exigirem plugins. Na prática, isso significa que você não precisa adquirir e instalar outros softwares especiais para seus colaboradores.

Mobilização da equipe

Outra grande vantagem é a possibilidade de mobilizar sua força de trabalho facilmente. O SaaS facilita a mobilização das equipes, pois os colaboradores podem acessar aplicativos e dados SaaS por meio de qualquer computador ou dispositivo móvel conectado à internet, pois o trabalho é compartilhado na nuvem.

Ou seja, com o SaaS, você não precisará se preocupar com o desenvolvimento de aplicativos para execução em tipos diferentes de computadores e dispositivos, já que o provedor de serviço já o fez. 

Além disso, você não precisa de especialistas para gerenciar problemas de segurança inerentes à computação móvel. Um provedor de serviço cuidadosamente escolhido garantirá a segurança de seus dados, independentemente do tipo de dispositivo que você utilize. 

Informações compartilhadas

Com o SaaS, você acessa dados de aplicativos de qualquer lugar. Com dados armazenados na nuvem, os usuários podem acessar suas informações por meio de qualquer computador ou dispositivo móvel conectado à Internet. E quando os dados do aplicativo estiverem armazenados na nuvem, nenhum dado será perdido se um computador ou dispositivo do usuário falhar.

São muitos benefícios! Mas, como dissemos, o uso do Saas também oferece algumas desvantagens para os usuários. Confira quais são:

Desvantagens do SaaS

Gastos mensais com a assinatura do sistema

Como você contratará uma prestadora de serviços, precisará desembolsar um gasto mensal para mantê-lo. É, de fato, uma assinatura, portanto terá cobrança.

Necessidade de treinamento dos colaboradores

Outra desvantagem é que, como todos os seus colaboradores estarão envolvidos nos processos, será necessário demandar um certo tempo para treinamento e adaptação deles para usarem esse sistema.

Risco maior de falhas humanas

Justamente pelo manuseio de diversos profissionais sem aprofundado conhecimento em softwares de gestão, com o SaaS podem haver alguns erros humanos durante o processo de adesão ou até mesmo a contratação duplicada de uma mesma ferramenta, como já comentado.

Uma pesquisa do Gartner comprovou que 95% das falhas de segurança na nuvem são causadas por comportamento inadequado de usuários ou administradores do sistema.

Por que é importante controlar o uso dos SaaS? 

Como você viu acima, apesar de algumas desvantagens, o uso do SaaS ainda traz muitos benefícios consideráveis que devem ser colocados no papel na hora de optar por este tipo de serviço. Para atenuar alguns riscos, existem atualmente no mercado soluções de gerenciamento de licenças de software que podem te ajudar a fazer a gestão desses programas, evitando dor de cabeça.

Segundo a pesquisa da Forrester, estima-se que cerca de 10 a 20% dos custos de software de TI resultam da falta de controles de software eficazes. E essas soluções de gerenciamento de licença de software surgiram justamente da necessidade de centralizar e controlar o uso de softwares as a service, o SaaS. 

Depois de saber deste fato, se você é um CIO, líder ou gestor do setor de TI, deve estar se questionando: “Se você pudesse economizar 10% dos meus custos anuais de software de maneira fácil, e esta mudança ainda impactasse na sua capacidade de influenciar os resultados financeiros da empresa, você não economizaria?”

Falando mais profundamente sobre o tema, o gerenciamento de licenças de software, conhecido como SLM, faz parte da capacidade geral de gerenciamento de ativos de software (SAM) e envolve o processo de redução, documentação e controle dos custos totais de TI. Resumindo, o SLM é um plano para ajudá-lo a monitorar e manter todas as várias licenças de software e os SaaS de sua organização.

Mas por que contar com o gerenciamento de licenças de software? Descubra agora.

O descontrole de SaaS e os gastos de TI

Os gastos gerais com TI estão aumentando e muito disso se deve à categoria de crescimento de gastos nº 1 na maioria das empresas: os softwares. Os gastos de TI com os softwares aumentaram 8,6% no ano de 2017 e continuaram crescendo em 2018, de acordo com relatórios do Gartner. 

Os pesquisadores descobriram que o custo médio de softwares sem uso nas empresas chega a cerca de US $ 259 por desktop. Ao longo de um ano, essa média representa um desperdício de 37% por empresa. E este prejuízo está diretamente relacionado com a falta de comunicação entre times e da falta de um programa de gerenciamento de ativos e software eficiente. 

Não importa se a empresa é uma pequena startup, média empresa ou uma companhia global, jogar tanto dinheiro fora com má administração de SaaS e outros recursos não utilizados é o suficiente para deixar qualquer líder cansado de tecnologia.  

Acrescente também nessa conta os custos adicionais de hardware, manutenção de software, auditoria de segurança e quaisquer multas ocasionadas pela não conformidade dos sistemas. Tudo isso pode fazer você querer correr para longe. No entanto, esse não precisa ser o caso.

Uma das melhores maneiras de uma organização de qualquer porte evitar os custos de software não utilizado, principalmente agora na era do SaaS, assim como multas legais incapacitantes, é ter uma forte capacidade de gerenciamento de licenças de software. 

Benefícios do gerenciamento de licença de software

Uma grande vantagem para sua empresa em ter todas as licenças de software sob controle é economizar dinheiro. Conforme mencionado anteriormente, o custo médio de software não utilizado é de US $259 por desktop. 

Isso acaba sugando rapidamente o orçamento da área de TI e desperdiçando alguns recursos preciosos que poderiam estar alocados para outros projetos. Ao rastrear e monitorar todas as compras de softwares da empresa, você garante que cada licença seja contabilizada e usada corretamente, sem desperdício.

O maior benefício do SLM, entretanto, é que ele é uma parte crítica para garantir que todos os produtos estejam em conformidade com as licenças de softwares. Também conhecido como Contrato de Licença de Usuário Final, ou EULA. 

Se você tiver um dispositivo que usa software não licenciado ou não está seguindo as diretrizes específicas estabelecidas pelo contrato EULA, pode ser sujeito a multas caras e pesadas ou até mesmo a problemas legais envolvendo o uso de softwares.

Há muitas coisas que você pode fazer para garantir que sua empresa não corra riscos desnecessários quando se trata de gerenciar todas as licenças de software e os seus SaaS.

Conheça as melhores práticas do gerenciamento de software 

Aqui estão algumas práticas recomendadas para você, CIO ou gestor de TI, garantir um gerenciamento de licença de software realmente eficiente e sem gastos desnecessários.

Políticas fortes

Antes de tudo é importante que você crie uma política de gerenciamento de software que seja clara e explícita. Ela precisa ajudá-lo a estabelecer os controles necessários para gerenciar com eficácia seus ativos de software, os SaaS, bem como evitar armadilhas comuns já citadas neste post.

Controles claros

No mínimo, você deve definir controles aplicáveis ​​com relação ao uso de software dentro da empresa e também definir diretrizes rigorosas sobre quem ou qual colaborador em específico está autorizado a instalar ou comprar software para uso corporativo. Uma boa prática aqui é você ficar atento e “controlar a porta da frente” por meio de vitrines digitais, restringindo a capacidade dos usuários de baixar ou instalar software e bloqueando acessos, se necessário. 

Com a revolução dos dispositivos portáteis, da mobilidade e lojas de aplicativos disponíveis para o usuário final, isso se torna mais um risco para a empresa e os colaboradores que têm acesso fácil aos softwares.

Processo e governança

É muito importante que você estabeleça funções e processos para gerenciar o ciclo de vida de hardware e software da companhia. Comunique, implemente e gerencie com eficácia a política de ativos de software e os processos de habilitação para cada nível de colaboradores.

Descoberta automatizada 

É preciso que você descubra regularmente seu hardware e software em todos os ambientes de rede e, principalmente, audite todos os tipos de software instalados nos desktops dos funcionários. Convém que auditorias físicas também estejam presentes e sejam estabelecidas além da automação. A qualidade dos dados é uma capacidade fundamental para o sucesso desta prática.

Gerenciamento de ativos e seu CMDB

Além da descoberta, gerencie o ciclo de vida de seus ativos para garantir a qualidade dos dados da sua empresa. Certifique-se de que seus sistemas de CMDB e ativos contenham um modelo de dados robusto que atenda às necessidades de todos os seus ativos de hardware e software.

Provisionamento e auditorias automatizadas

Você deve garantir e executar verificações regulares e implantar as atualizações de software mais recentes em toda a empresa. Assim evita que os colaboradores baixem versões mais recentes ou utilizem SaaS adicionais.

Devolva ou reutilize

Não esqueça que é importante devolver o hardware usado e / ou desinstalar automaticamente o software e aplicativos não usados ​​após um período determinado. Se for o caso, devolva-os ao seu inventário para que seja reutilizado por outro colaborador ou outra área da empresa.

Capacidade de rastreamento

Esta etapa é essencial. Acompanhar como os aplicativos estão sendo usados ​​e quem os está usando é imprescindível. Por isso, integre esse uso com seus processos de onboarding e off-boarding. Uma boa prática que vale ser citada é garantir que sua automação de provisionamento para os usuários finais e o data center não apenas registre o uso e os proprietários do software, mas também mantenha uma pesquisa contínua para permitir a manutenção de um registro completo e atualizado de todas as ações.

Integração de contratos 

Lembre-se de utilizar ou integrar seus bancos de dados contratuais ou registros de compras para estabelecer um entendimento claro de suas licenças. Certifique-se de saber seus tipos de licença, quantidade e datas de expiração. Isso fará toda a diferença no controle e gerenciamento de SaaS.

Otimize por meio da automação

Uma forma de melhorar essa gestão, é considerar utilizar a experiência da melhor automação de gerenciamento de licenças que alavanca um catálogo de produtos robusto com um entendimento completo dos perfis de licenciamento de fornecedores de software comuns. 

Assim, você evita ter que conciliar manualmente sua posição de licença com os SaaS. Esteja um passo à frente do seu fornecedor de software. O trabalho manual e o custo de um evento atraente, como um grande ajuste de software, muitas vezes podem justificar o custo da automação.

Avalie o seu resultado

Defina metas e avalie o progresso em relação às metas de economia de custos de licença utilizando uma boa solução de gerenciamento de SaaS.

Fazer o gerenciamento de softwares é essencial

Na verdade, o gerenciamento de licença de software é uma chamada para você agir e tomar alguma ação. Podemos dizer que o software é a interface de usuário definitiva. É como se os colaboradores acessassem os recursos de que precisam para realizar seu trabalho, e os líderes de negócios agregam valor e medem o valor de seus investimentos em TI. O software é onde as metas e aspirações dos tomadores de decisão de TI e de negócios encontram a realidade dos usuários, clientes e parceiros.

O quão bem o software atende às necessidades e expectativas dos colaboradores e da equipe determina diretamente o valor real e percebido de todo o patrimônio de TI. 

Durante este post, você pode perceber que a forma como as licenças de software são gerenciadas afeta diretamente esse valor real e percebido da gestão de TI. 

Um SLM de SaaS eficaz maximiza o valor comercial da TI, reduzindo custos e melhorando a agilidade e a segurança cibernética. Também fortalece as bases de TI de qualquer negócio, tornando-o pronto e capaz de lidar e aproveitar as novas tecnologias e oportunidades de desenvolvimento de negócio.

Fica claro que os esforços de gerenciamento de TI durante a sua gestão devem incluir um foco no gerenciamento de licenças de software. O sucesso com o SLM melhora todos os outros esforços de gerenciamento de TI, além de manter o estado de TI estreitamente alinhado com as necessidades e objetivos de negócios.

Como a tecnologia pode ajudar ainda mais?

Depois desse contexto, podemos dizer que, principalmente em empresas médias e grandes, é difícil fazer esse controle de SaaS sozinho. Mas, com as práticas abordadas anteriormente e o uso da tecnologia certa, é possível dar conta de todas essas demandas de forma muito mais eficaz.

Por isso, o Navita ITEM é um conjunto de módulos do Navita Connect usados para gerenciar os gastos corporativos de TI e Telecom. Por meio destes módulos, o cliente pode gerenciar seus gastos ou contratar um serviço gerenciado por um profissional da Navita Consulting ou de algum de nossos canais integradores.

Já o Navita Connect SAM, por exemplo, é uma solução que contempla toda a Gestão de Licenças de Software de sistemas Microsoft, SAP, Oracle, Adobe. Que tal conhecer mais sobre essa facilidade?

Navita Connect SAM é a solução

O Navita Connect SAM oferece o controle sobre todos os ativos digitais de uma organização e seus vários modelos existentes. O gestor de TI tem acesso ao controle das licenças perpétuas, subscription com pagamento anual, mensal, entre outros. Além disso, a Nativa sabe que a compra destes ativos é muito simples, mas seu gerenciamento é complicado, e por isso trouxe a melhor solução para facilitar a gestão de TI.

E os seus benefícios são muitos! Conheça-os agora:

• Gerenciamento de contratos;
• Gerenciamento de licenças ativas e inativas;
• Estoque de licenças;
• Relatórios gerenciais;
• Gestão profissional de licenças de software perpétuas ou cloud / SaaS.

Com o Navita Software Asset Management integrado ao Connect, o cliente tem controle total sobre quais estações ou desktop estão usando softwares sem licença e quantas licenças de cada produto são necessárias. Tudo para você não se preocupar mais com os SaaS.

Agora que você já sabe a importância de controlar os SaaS na sua empresa e as melhores práticas de gerenciamento de softwares, conheça mais sobre o Navita Connect SAM e fale com um dos consultores especialistas.