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Analisar e gerenciar uma fatura telefônica corporativa parece ser apenas papel do setor financeiro de uma empresa, mas passa pela gestão de um bom profissional de TI. Mesmo que o setor tecnológico não seja responsável pelo consumo, é ele que vai analisar e segmentar os gastos de comunicação. Então, como melhorar esse entendimento e contribuir com economia e eficiência na sua empresa? Preparamos este post para conversar mais sobre o assunto. Vamos começar? Qual é a importância de gerenciar as faturas telefônicas O trabalho de análise de gastos com telefonia é minucioso, mas pode ser introduzido com naturalidade e praticidade na rotina de gestores de TI — principalmente quando a empresa investe em tecnologia e sistemas capazes de automatizar o gerenciamento desses dados. Essa é uma gestão voltada à solução de duas questões recorrentes em qualquer empresa: custos e eficiência. Por um lado, busca-se adequar os gastos com o serviço para que não haja desperdício nem insuficiência. Por outro, a implementação dos pacotes contratados com foco em potencializar seu uso no dia a dia. Ou seja, o papel da TI é transformar a telefonia corporativa em um verdadeiro investimento, com o maior retorno possível no ganho em produtividade, atendimento e relacionamento. Uma gestão correta dessa fatura mês a mês pode apontar as respostas necessárias para alcançar esse objetivo. Quais são os principais pontos de atenção na fatura A análise de fatura (que é enviada à empresa em um formato eletrônico editável) deve ser feita utilizando sistemas ou softwares capazes de realizar uma comparação entre gastos e uso. Sua função é, principalmente, buscar inconsistências entre o que foi lançado e os serviços contratados na operadora. Além disso, é preciso também verificar como esses pacotes estão sendo utilizados na prática dentro da empresa e identificar formas de otimizar essa oferta. Existe um órgão regulamentador global que tem mais de 1600 pontos de verificação em uma fatura. Cada caso e cada contrato exige atenção em pontos diferentes, mas alguns deles são comuns a todas as análises corporativas: utilização de pacote: verifique se todos os pacotes contratados são realmente utilizados pela empresa; aquisição de pacotes avulsos: quando o usuário faz uma troca de chip do celular corporativo com o pessoal, por exemplo, e ativa um pacote de dados para usar a internet; compra de aparelhos; cobilling; ligação a cobrar; interatividade — aproximadamente 2% do consumo nacional de telefonia corporativa ocorre por SMS (há uma fatia grande de uso com interatividade, como votação de programas de TV, baixar ringtones, entre outros); ligações internacionais; linhas canceladas; encargos e multas; dimensionamento e perfil de consumo; crédito de contestação; juros e multas. Ou seja, uma boa gestão de fatura telefônica corporativa é uma junção entre adequação de contratos, uma política de uso ajustada e o gerenciamento de inventário — quantas linhas a empresa utiliza, quantas contas recebe, qual é o vencimento de cada uma etc. Como reduzir gastos na fatura telefônica corporativa É hora de resolver, então, como integrar a análise de tantos pontos relacionados ao uso eficiente de telefonia dentro da empresa e conseguir, a partir daí, reduzir custos. Existem algumas dicas que gestores de TI podem colocar em prática para trazer economia à empresa. Transforme a análise da fatura em mudanças práticas A análise objetiva da fatura trará informações importantes sobre a relação entre empresa e telefonia, como seu perfil de consumo, a utilização de ativos e o retorno real de cada um dos pacotes contratados. Essa é a fonte perfeita para que um profissional de TI trabalhe na melhoria de processos internos e gestão de sistemas que aliviem o gasto telefônico e tragam novas possibilidades de comunicação dentro da empresa. Controle melhor o gasto com telefonia por departamento Alguns setores dentro de uma empresa dependem mais da telefonia do que outros para serem produtivos. Quando a análise de uma fatura é muito superficial, cria cenários em que quem precisa não tem o suficiente e quem não precisa tem muito. Controlar com mais inteligência o gasto por departamento permite à TI redirecionar esses recursos e otimizar sua utilização — podendo até renegociar contratos e diminuir a oferta sem perder em produtividade. Invista em treinamento e comunicação O bom uso de pacotes de telefonia corporativa também depende de quem os utiliza. Um exemplo comum em empresas é o cobilling, quando os colaboradores utilizam o código de outra operadora não contratada e acabam aumentando o preço da fatura sem necessidade. Treinamentos constantes e uma boa comunicação interna são investimentos baixos que podem ajudar a empresa a economizar muito na hora de pagar a fatura. Cuide dos seus ativos Como profissional da área de TI, você já se acostumou a gerenciar ativos tecnológicos — servidores, terminais, periféricos, cabeamento etc. Sua equipe tem o mesmo cuidado com o inventário de telefonia? O mau uso desses aparelhos pode ser um custo silencioso, com manutenções mais constantes e caras, além da diminuição da vida útil — o que exige um investimento em atualização mais frequente do que o ideal. Utilize um sistema especializado Durante todo este post, falamos sobre uma gestão inteligente, acertada e automatizada das faturas corporativas. Como você já deve estar imaginando, existem sim formas de incluir a tecnologia nesse processo. Sistemas especializados são capazes de automatizar a segmentação das informações presentes nas faturas enviadas pela operadora. Assim, é possível avaliar linha por linha e comparar com a tarifa cobrada para ver se tem o valor correto. O resultado é um dashboard compreensível, comparativo e com todos os dados disponíveis para que TI e financeiro tomem decisões juntos sobre cortes, realocações e novos investimentos. Essa é uma excelente alternativa, já que a gestão inteligente e otimizada de uma fatura telefônica corporativa significa diretamente redução de custos, otimização de processos e aumento da produtividade. Então, o que você está esperando para investir em um sistema para gerenciamento de telefonia e mobilidade corporativa? Entre agora em contato conosco e conheça as nossas soluções! Com certeza nós podemos ajudar você a controlar melhor os gastos e transformar sua gestão em sucesso para a empresa.

A mobilidade corporativa continua sendo um dos maiores desafios das empresas na era digital. Por um lado, as corporações enfrentam problemas que, frequentemente, resultam em perdas financeiras e improdutividade. Por outro, boas estratégias estão aí para promover a eficiência dos projetos, inclusive, para trazer oportunidades de redução de custos. Mas, por onde o gestor deve começar para garantir melhorias em seus projetos e gerar mais resultados para o negócio? A falta de visibilidade e controle dos custos, o impacto negativo na produtividade pelo atendimento ineficiente e a baixa segurança da informação, são alguns dos principais desafios relatados pelos líderes em sua gestão. Uma coisa é certa: a eficiência da área de telefonia vai passar tanto pela sua estrutura, baseada nas melhores práticas, como pela implementação de ações que tragam os resultados esperados. Tendo em vista esse cenário, convidamos o nosso time de especialistas, antenados às principais necessidades do mercado quando o assunto é mobilidade corporativa e Telecom, para trazer estratégias eficazes para sua gestão. Conheça abaixo, alguns dos estudos e materiais recomendados pelo nosso time para uma gestão de sucesso: Estudo sobre SMS: sua empresa ainda precisa de SMS? O gestor deve analisar o perfil dos usuários que utilizam este tipo de serviço, a média de gastos e o uso inadequado do serviço que oneram o orçamento desnecessariamente. BYOD: você conhece as implicações jurídicas, financeiras, de segurança e de RH para o uso de smartphones e tablets pessoais no trabalho? Em uma política BYOD, existem inúmeros benefícios a serem considerados, assim como também alguns riscos e despesas para as empresas. Estudo de Pacote de Dados: como obter o melhor contrato com as operadoras de telefonia? Esse estudo apresenta os principais limitadores das empresas na hora da contratação dos serviços, onde há mais desperdício e o que normalmente não é considerado na hora da contratação. Créditos em tributo de telefonia: quer aprender como resgatar créditos com impostos ganhando mais eficiência na gestão? Existem linhas de entendimento de que os impostos incidentes sobre os serviços de telefonia e energia seriam passíveis de creditamento tributário no que se refere ao PIS, COFINS e ICMS. Saiba quando é possível requerer estes valores e como proceder. Quer se aprofundar mais a respeito de cada um desses assuntos? Você pode acessar o material completo, contendo os principais artigos, estudos e análises realizados pelos nossos especialistas. Faça o download dos nossos papers de sucesso e torne sua gestão mais estratégica.

Para que possa se desenvolver com saúde e solidez, toda empresa precisa de uma gestão consistente e eficiente, capaz de fornecer o direcionamento adequado para se atingir aos resultados esperados. A análise de resultados em Telecom deve ser constantemente acompanhada com o objetivo de fornecer apoio aos objetivos estratégicos da área. Dessa forma, os relatórios gerenciais acabam se tornando instrumentos indispensáveis à boa gestão de telefonia de uma empresa, uma vez que fornecem subsídios confiáveis para sustentar a tomada de decisões. Por meio deles, é possível acompanhar os custos, incluindo a evolução das principais despesas mensais. Ao compreender e extrair dos dados os insights necessários, é possível definir ajustes, cortes ou prever investimentos, conferindo mais segurança ao gestor em seus processos. Contar com a ajuda de gráficos, ilustrações, fotos, tabelas e outros recursos visuais, por exemplo, facilita o entendimento das informações ali contidas. No mais, o controle dos dados é uma ferramenta eficaz para mensurar, monitorar e planejar os próximos passos dos seus projetos. Veja a seguir alguns pontos fundamentais para que você obtenha um relatório eficiente em telefonia: – Tenha clareza das metas e objetivos do seu processo: isso ajudará a manter o projeto objetivo e completo, além de alinhado com as necessidades da empresa. Para isso, estabeleça os seus principais indicadores, levando em consideração o que vai entrar na relação de custos do seu planejamento. – Baseie o relatório em dados: esses são os ativos mais importantes em qualquer processo de tomada de decisões. Para elaborar um relatório gerencial de qualidade, portanto, é essencial contar com um método de análise de dados que traz mais precisão e agilidade ao processo, entregando respostas confiáveis. Mas atenção: não basta apenas ter bons instrumentos. Também é fundamental contar com indicadores corretos para ajudar a filtrar só aquilo que é importante, mantendo o documento resumido e preciso. – Detalhes técnicos: é importante checar se todos os aspectos técnicos foram devidamente atendidos por ele. O primeiro passo é adequar a linguagem ao setor que será diretamente impactado. Com essa informação em mãos, você já pode relacionar os objetivos, descrevendo-os para que os profissionais que farão a leitura sejam contextualizados sobre o que os espera. Aliás, todo o conteúdo do relatório precisa ser interligado e explicativo. – Compile as informações mais relevantes: umas das premissas básicas para é fazer um compilado com as principais informações contidas no relatório gerencial, para que a leitura seja clara, otimizada e traga os insights corretos para a tomada de decisões assertivas. São os números que farão toda a diferença, eles vão indicar o cenário da área e servir de base para embasar os seus projetos. É preciso contextualizar seu papel ali e a melhor forma de fazer isso, é apresentando dados qualificados e precisos. E agora você quer fazer um relatório mensal eficiente? Faça o download do nosso modelo e obtenha um guia completo para apresentar os resultados da sua gestão de telefonia.

Para que uma boa prática de telecom dê certo, é essencial a participação das áreas da empresa e, especialmente, dos profissionais que estão na ponta utilizando os recursos disponibilizados. De nada adianta estruturar uma política bem planejada se o time não estiver engajado.  Algumas ações contribuem para ajudar os colaboradores a vestirem a camisa do desperdício zero em telecom: – Dê ferramentas de comunicação e de trabalho remoto adequadas para seu trabalho. Se ele precisar trabalhar à distância é fundamental que ele tenha acesso às ferramentas para desenvolvimento de planilhas, apresentações, edição de documentos e envio e recebimento de e-mails. – Conheça as necessidades de uso dos seus colaboradores e customize soluções para atendê-las. Se ele utiliza mais dados do que voz, é fundamental avaliar um pacote que dê acesso à Internet segura. Se há aplicativos específicos para que ele desenvolva seu trabalho, garanta a ele o acesso. Além de equipar o seu time com os recursos necessários, entender o perfil de uso. – Comunique toda a empresa da importância de seguir as boas práticas de gestão de telefonia. Uma vez conscientizado, o profissional pode se tornar seu maior aliado na execução de uma rotina eficiente em telecom. – Tenha uma política claras de boas práticas. Há uma série de ações simples que podem ser implementadas de forma fácil, diretamente de com ferramentas de gestão e outras ações que o seu próprio colaborador pode adotar. Neste guia, você encontra as boas práticas para telefonia fixa  e neste outro para telefonia móvel. – Divida com os gestores de cada área as despesas de cada time e de cada profissional. Mostre também a cada colaborador o custo das faturas telefônicas sob sua responsabilidade. – Avalie os benefícios de implantar um programa de BYOD (Bryng Your Own Device ou uso do telefone pessoal no trabalho) em sua empresa. Essa prática já bem difundida no mercado pode melhorar a relação funcionário x empresa já que o uso do aparelho que ele mesmo escolheu costuma ser bem recebido pelos usuários. Leia os prós e contras dessa prática. – No caso de BYOD, quando possível estenda a negociação do pacote corporativo também para o número pessoal do colaborador. Ele pode economizar na sua conta pessoal e, de quebra, contribuir com a redução dos custos da empresa. – Tenha um suporte técnico estruturado, conforme a necessidade do time. Assim, com orientação e apoio técnico, as dificuldades podem ser minimizados e os riscos também.. – Adote, quando possível, um sistema flexível de trabalho. Conheça neste material os benefícios e como implementar um posto móvel de trabalho. – Utilize ferramentas que garantam a segurança e a gestão especializada em tempo real. Dessa forma, suas informações estarão cobertas e o time terá a confiança de trabalhar sem risco. O Navita Connect permite esse gerenciamento de forma simples e muito ágil.

Em 2018 eu vou… Quantas vezes, você como gestor ou profissional já estabeleceu no final ou início do ano uma lista de metas para melhorar o desempenho e alcançar o sucesso? E quantas efetivamente você conseguiu cumprir? Para te ajudar nesta tarefa, propomos uma wish list da área de telecom. Veja se você se identifica com alguma delas: – Cortar as despesas com telefonia em 20% – Trazer mais produtividade e otimização de recursos com telefonia – Reduzir custos com contratações avulsas e usar 100% dos pacotes contratados; – Melhorar o relacionamento com a operadora e os contratos em 10%; – Cortar as despesas com roaming internacional pela metade; – Trocar o parque de aparelhos móveis da equipe de campo; – Atingir 100% do inventário de telecom; – Implantar política e ferramentas de segurança para aparelhos móveis; – Aplicar os processos desenhados no dia a dia da gestão; – Criar um programa de trabalho móvel; – Implantar um programa de BYOD estruturado; – Adquirir uma ferramenta de gestão especializada; E a lista não para por aí … Estes são apenas alguns exemplos dos planos que os gestores incluem no planejamento anual. A sua própria listinha vai depender do nível de maturidade em que sua empresa se encontra e também os objetivos estratégicos do seu negócio. Mas, independe de qual for o seu foco para o próximo ano, a Navita equipe da Navita pode te ajudar a atingir os resultados esperados. Conte com a gente!

Algumas empresas optam por contratar equipes terceirizadas para o campo. Estes profissionais, apesar de não compor a equipe interna, também precisam de equipamentos, suporte técnico, acesso a aplicativos corporativos, controle da informação, ou seja, uma estrutura que permita que o trabalho seja realizado atendendo às políticas de qualidade e segurança da empresa em tempo real. Mas, será que vale o investimento da empresa em investir no time terceirizado? Além da agilidade e a garantia de que os profissionais estarão tão engajados e integrados como se fosse times internos, é preciso lembrar que a equipe externa, muitas vezes, é uma extensão da empresa, e quem o representa junto a clientes, o que por si só já é uma grande responsabilidade. Por isso, dar atenção a esse time é mais do que estratégico. Outro aspecto importante é que ao incluí-los em um projeto de gestão de telecom da sua empresa, o controle de custos, aparelhos e toda a logística é facilitada, já que os processos já estão mapeados e o gerenciamento pode ser realizado em um único software, facilitando as análises e relatórios mensais. Assim, é possível acompanhar a produtividade do time e analisar junto com o fornecedor alternativas para ganhar mais eficiência, avaliar possibilidades de redução de custos, sem comprometer a entrega e o desempenho. Quer saber o custo para implantar um posto de trabalho móvel? Acesse o kit posto de trabalho móvel e veja tudo o que é preciso para que todas as informações da sua empresa possam ser acessadas de qualquer lugar. Veja também como implementar um projeto de Telecom com o Manual Navita.

Algumas dúvidas na gestão de telecom são muito comuns e o entendimento equivocado ou parcial dos processos pode gerar alguma dor de cabeça para o gestor. Listamos 5 dessas principais dúvidas, que às vezes, mais nada são do que mitos. Confira!  1- MDM é igual a segurança – ( MITO ) Um erro comum que encontramos no mercado quando falamos de gerenciamento de smartphones e tablets corporativos é acreditar que MDM é igual à segurança. Porém, segurança e gerenciamento são coisas bem diferentes:  um dispositivo seguro não é necessariamente um dispositivo gerenciado e vice e versa. Um aparelho gerenciado possibilita o controle sobre o comportamento do usuário, o que pode causar a percepção de segurança. Porém, os ataques de malware, os aplicativos de sideloaded e os aplicativos que vazam dados (sem serem maliciosos), por exemplo, são ameaças que não são monitoradas por ferramentas MDM. Para isso, é preciso utilizar ferramentas específicas para segurança da informação. Veja mais detalhes de como obter uma gestão completa para aparelhos mobile no artigo O MDM Morreu? 2- Posso fazer todas as atualizações dos aplicativos corporativos manualmente – (MITO) Dependendo do número de linhas da sua empresa e a localização da sua equipe, a necessidade de realizar atualização de aplicativos ou mesmo de sistemas operacionais pode ser complexa e a atualização remota é fundamental. 3- Os chamados planos fixos para telefonia móvel não têm nenhum tipo de excedente – (DEPENDE) Depende do plano. No Brasil, somente duas operadoras oferecem por enquanto esse tipo de pacote a clientes estratégicos, o que representa de 5 a 10% do mercado interno. Em uma delas, caso a empresa ultrapasse a franquia contratada, é cobrado o MB excedente sem redução de velocidade. Desse modo, pode haver variação mensal no valor da fatura, dependendo da utilização de dados. Na outra, o valor determinado é fixo, porém, com limitação de velocidade caso ultrapasse a franquia. Saiba mais sobre esse modelo de contratação aqui. 4- A gestão profissional de telecom pode reduzir em até 30% o valor da fatura – (VERDADE) Para redução significativa dos custos é necessário ter parceria com uma empresa que seja especialista em soluções de telefonia e que poderá ajudá-lo com o demonstrativo, auditoria, contestação, contratos e, principalmente, com o conhecimento do seu custo. Com base nessas informações, o consultor poderá te mostrar todas as possibilidades de redução próprias para o seu perfil de utilização. Quer saber como economizar na gestão de telefonia da sua empresa? Acesse esse conteúdo 5 – O trabalho à distância permite às empresas reduzirem o custo – (VERDADE) As empresas que adotam o modelo de posto móvel de trabalho podem reduzir despesas com infraestrutura e a criação de ambientes flexíveis em que mobiliário, espaço e telefone ficam disponíveis para qualquer profissional. Estimativas da Global Workplace Analytics, consultoria americana, aponta uma economia de 11 mil dólares nas despesas com aluguel e energia, por ano, por funcionário, nos Estados Unidos, com a adoção do home office. Mas, este não é o único benefício deste formato: aumento de produtividade e retenção de talentos são outros ganhos observados pelas empresas que o adotam. Quer saber como implantar um modelo como este? Acesse o kit completo: Posto de Trabalho Móvel.