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Como aumentar a vida útil de um celular corporativo?

Os dispositivos móveis tornaram as pessoas ubíquas — ou seja, deu a elas a possibilidade de marcar presença virtual em mais de um local ao mesmo tempo. E o celular corporativo é um dos principais atores nessa frente da comunicação. Isso acontece também no meio empresarial e é comum que os líderes ou gestores de uma organização acompanhem os trabalhos de suas equipes, mesmo que não estejam presentes fisicamente no mesmo local que elas. Tudo isso só é possível graças aos smartphones com acesso à internet e à possibilidade de fazer ligações telefônicas. Essa realidade, porém, fez com que uma nova questão fosse levantada pelas empresas: como aumentar a vida útil de um celular corporativo? Afinal, se esses aparelhos não tiverem um bom tempo de uso, a empresa poderá ter muitos gastos com a compra e a substituição dos equipamentos. Para que você entenda mais sobre o assunto, desenvolvemos este post, que traz informações relevantes sobre a vida útil de um celular. Acompanhe os tópicos a seguir e saiba mais! Entenda o tempo de vida útil de um celular corporativo É preciso compreender, antes de tudo, que um celular corporativo não é diferente de um celular normal, utilizado para fins pessoais. Desse modo, o que determina o tempo de vida útil do dispositivo é a quantidade de ciclos de bateria que ele consome. Isso quer dizer que, quanto mais um smartphone é carregado, mais curta será a sua vida útil. Apesar disso, estima-se que o tempo de vida útil de um celular, nos dias de hoje, é de dois anos, mesmo que a bateria ainda não tenha consumido muitos ciclos. Isso se justifica pelo fato de que novos sistemas operacionais e aplicativos são lançados constantemente e o aparelho deixa de ser compatível com a maioria deles — o que o torna obsoleto. De maneira geral, podemos dizer, portanto, que existem dois fatores que determinam a vida útil de um celular: a deterioração da bateria e também a evolução constante dos sistemas, que fazem com que o aparelho se torne incompatível com a maioria deles. Também é importante destacar que a mudança não precisa ser feita necessariamente a cada dois anos, pois há outras variáveis envolvidas. Existem casos, por exemplo, em que os dispositivos são utilizados para uma única tarefa — como coletar informações para uma pesquisa de opinião ou ler códigos de barra em um centro logístico. Assim, por não exigir muitas cargas de bateria e nem o uso de muitos aplicativos, esse tipo de celular pode mais do que dobrar a sua vida útil — assim, ele poderá ser trocado a cada quatro ou cinco anos. Como mencionamos, o mesmo não ocorre quando o celular corporativo é utilizado para múltiplas funções, como chamar carros por aplicativos em viagens a trabalho, enviar e responder e-mails, trocar mensagens e fazer chamadas de voz. Nesse caso, a vida útil do equipamento será menor. Ao pensar em vida útil também precisamos ver o processo como um todo, o que inclui a compra e a manutenção do equipamento — como acessórios, fones de ouvido e carregadores. Conforme visto no webinar feito pela Navita, um aparelho gera até 11 vezes mais custo para a empresa após o quarto ano de uso. Isso justifica uma troca em períodos inferiores a esse. Saiba como prolongar a vida útil dos dispositivos da empresa É importante destacar a relevância de desenvolver táticas empresariais para prolongar a vida útil dos dispositivos colaborativos. Pense na seguinte situação: sua empresa tem uma equipe de vendedores que faz visitas a clientes e tem uma alta rotatividade. Caso não haja nenhum controle, cada novo equipamento adquirido demandará um gasto de mais de R$ 1 mil. Se a empresa tem 100 funcionários, o investimento a cada dois anos é de R$ 100 mil — número relativamente alto, mas que pode ser ainda maior se não houver um controle prévio. Nesse contexto, para prolongar a vida útil dos dispositivos da empresa convém que sejam adotadas medidas, como uma plataforma de gestão com sistema que permita o monitoramento dos celulares. Isso não quer dizer que a empresa terá acesso aos dados pessoais de seus funcionários, mas que ela fará um controle de inventário, pois o celular é da empresa e deve ser utilizado para fins de trabalho apenas. Se a organização tem um convênio médico que oferece um aplicativo, por exemplo, esse app pode ser oferecido ao colaborador na loja corporativa. A ideia é que a empresa tenha, portanto, um conhecimento prévio do que está sendo baixado no celular. Assim, ela evitará que sejam feitos downloads de aplicações desnecessárias para uso no trabalho, pois elas fazem com que a bateria acabe mais rapidamente e encurtam a vida útil do aparelho. 3 dicas para utilizar o celular corporativo com consciência Para que você saiba como utilizar e orientar os seus colaboradores sobre como utilizar o celular corporativo com consciência, listamos abaixo algumas dicas práticas. Confira! 1. Disponibilize proteção para os dispositivos Muitas vezes, ao receber um celular, as pessoas simplesmente o colocam no bolso sem que seja feita a colocação de uma capa ou película protetora. Desse modo, se o dispositivo sofre um acidente, como uma queda, ele poderá ser irremediavelmente danificado. Por isso, oferecer essa proteção é um diferencial para prolongar o tempo de vida útil do aparelho e mostrar aos colaboradores que eles têm responsabilidade com o cuidado do equipamento. 2. Invista em um sistema de monitoramento Sem informação não há como fazer gestão e é por isso que as empresas devem investir em sistemas de monitoramento dos smartphones corporativos. Um bom exemplo é o MDM. Com o MDM instalado em cada um dos celulares da empresa é feita uma varredura que monitora o dispositivo, evitando que ocorra mau uso dos celulares. 3. Conscientize os colaboradores sobre a importância do uso correto dos smartphones Os funcionários precisam compreender que eles têm responsabilidades com os celulares corporativos e que devem prezar pelo seu bom uso. Se o equipamento é utilizado para receber pagamentos por meio de cartão de crédito, por exemplo, e ficar uma hora sem funcionar, significa que a empresa ficará uma hora sem faturar — ou seja, prejuízo.

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Como e quando realizar a manutenção de telefones móveis corporativos?

O uso da tecnologia no setor de logística e de comunicação tem crescido a passos largos dentro das empresas, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte. Entre esses aparatos, os dispositivos móveis — como o telefone corporativo — ganham relativo destaque, uma vez que exercem inúmeras funções cruciais da rotina da empresa para além das simples ligações telefônicas. Entretanto, com esse uso intenso, novos problemas têm aparecido para gestores em telecom e TI. Como estabelecer rotinas de manutenção de telefone corporativo para evitar danos, perdas e aumento de custos para o negócio? E, ainda, como avaliar e garantir a produtividade da equipe por meio do monitoramento do uso de aplicativos em dispositivos da empresa ou em turnos de trabalho? Identificar os momentos certos para reparo e substituição desses equipamentos exige um planejamento de manutenção preventiva. Por conta disso, criamos este post com informações sobre esse assunto. Para saber mais, continue a leitura e confira! Quais problemas podem surgir com o uso desses dispositivos? São vários os problemas, danos e falhas que os dispositivos móveis podem apresentar. Entre eles, estão os citados abaixo. Veja quais são eles! Softwares e sistema operacional desatualizados As atualizações do sistema operacional e de outros softwares são liberadas com certa periodicidade. Por algum motivo, essas alterações podem não ser feitas, prejudicando o desempenho e deixando o dispositivo lento e incapaz de realizar determinados comandos. Falhas de segurança Equipamentos que não são baseados na identificação biométrica muitas vezes são protegidos com senhas fracas e genéricas. Em casos de perda ou furto, os dados são facilmente acessados. Quando não se instala um bom software de proteção e antivírus o aparelho e os dados também ficam mais vulneráveis. Problemas com a conexão É por via de conexões inseguras que muitas vezes são inseridos no sistema do dispositivo malwares que comprometem o funcionamento do equipamento e colocam a segurança dos dados em risco. Isso acontece por configurações de dispositivo e de redes indevidas. Durabilidade Os equipamentos têm um prazo de vida útil, o que significa que em algum momento eles podem se tornar obsoletos para as funções que precisam ser realizadas. Qual a importância da manutenção? A manutenção preventiva é, como indica o próprio nome, uma forma estratégica de antecipar e prever os problemas técnicos e operacionais que apresentamos. Essa manutenção é importante principalmente em quatro aspectos de TI e Telecom nas empresas: segurança, economia, produtividade e modernização. Isso significa que a manutenção é uma forma de deixar o telefone corporativo menos suscetível a problemas de invasão de vírus, malwares e roubo de informações, que podem gerar um grande transtorno para a empresa. Ao manter os equipamentos atualizados e seguros, você também reduz custos com consertos inesperados e substituições. Com o equipamento em bom funcionamento e atualizado com as tendências e soluções mais recentes, a rotina de trabalho encontra menos empecilhos, principalmente no que diz respeito a redução de imprevistos e pausas que prejudicam a execução das atividades. A produtividade da equipe, portanto, tende a aumentar. Como fazer a manutenção preventiva para telefone corporativo? Agora que você conhece os principais problemas da telefonia corporativa e por que uma manutenção pode resolvê-los, descubra como de fato estabelecer um planejamento de prevenção de danos e prejuízos. Confira! Faça um levantamento de dados É preciso contar com um inventário de telefonia corporativa para que se estabeleça a dimensão e a periodicidade da manutenção. Reúna as informações de quantos telefones existem e são utilizados na empresa, qual a data de aquisição de cada um deles e qual setor ou colaborador é responsável pelo equipamento. Quanto mais informações, mais eficiente é a manutenção. Você pode, por exemplo, identificar as modalidades de usos desses equipamentos para compreender como eles estão sendo utilizados e consequentemente onde se deve investir. O monitoramento do uso dos aplicativos pelos funcionários é uma forma de angariar essas informações. Existem apps que permitem mostram quais aplicações e por quanto tempo elas são utilizadas. Por meio dessa gestão de tempo em aplicativos, é possível melhorar a produtividade da equipe e compreender o perfil dos usuários para implementar a manutenção. Indicar quem os utiliza, identificando, por exemplo, pessoas de cargos de confiança que lidam com informações sigilosas também ajuda na orientação da manutenção e no reforço da segurança. Tenha indicadores Assim como os dados que caracterizam os equipamentos, contar com informações sobre o desempenho dos dispositivos e suas falhas também é importante. Faça um levantamento das queixas, reclamações, tipos de problemas ocorridos, aparelhos danificados e ocorrências que envolvem o sistema de telefonia corporativa. Com esse mapeamento vai ser possível perceber quais são os principais problemas com telefonia na empresa e, a partir daí, planejar estrategicamente como solucioná-los. Elabore uma checklist Faça uma checklist como todos os procedimentos que devem ser feitos com cada um dos equipamentos. Dessa forma, fica mais fácil estabelecer um padrão de prevenção e correção. Nessa lista você pode incluir: atualização do sistema operacional; troca de senhas para desbloqueio do aparelho e de softwares; limpeza de dados inutilizados; realização de backup; update de softwares e aplicativos. Essas são instruções de uma manutenção básica para todos os aparelhos. Você deve adequar esses procedimentos com a realidade e a necessidade do seu empreendimento. Ao final de cada revisão, prepare um relatório, ainda que seja bem breve, sobre as condições do equipamento e quais alterações foram feitas. Prepare um cronograma Para que a manutenção se estabeleça enquanto prática da instituição, é essencial que se crie uma periodicidade para essas atividades. Isso inclui um cronograma, que vai orientar tanto o trabalho do gestor quanto sinalizar para os demais colaboradores quando os aparelhos estarão em revisão. O ritmo do controle também deve ser definido de acordo com o perfil da empresa. Contudo, recomenda-se que o telefone corporativo passe pela manutenção anualmente. Organize os custos Uma realidade das empresas atualmente é o não provisionamento de custos em manutenção. Isso significa a falta ou a inexistência de um bom planejamento de distribuição de recursos para que seja estabelecida uma cultura de manutenção em Telecom. A consequência disso é o aumento dos gastos, com danos inesperados e a falta de contabilização de valores no orçamento geral da empresa, que pode impactar nas receitas, no balanço financeiro e

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Impactos do cel no trabalho

Quais são os impactos do celular no ambiente de trabalho?

Não dá para negar: a inclusão da tecnologia dentro do escritório vem revolucionando a produtividade e a busca por novas oportunidades de negócios em empresas de todos os setores. Em alguns casos, no entanto, essa transformação digital prejudica mais do que ajuda — o uso de celular no ambiente de trabalho é um bom exemplo disso. Neste post, vamos mostrar o impacto e as consequências do uso do aparelho durante o expediente e explicaremos como um gestor de TI pode equilibrar praticidade com eficiência. Vamos lá? Como o celular no ambiente de trabalho afeta a empresa? Os smartphones já se tornaram o dispositivo mais comum do brasileiro para uso pessoal e acesso à internet — eles estão deixando os desktops e os notebooks cada vez mais em segundo plano. Ou seja, o dispositivo móvel faz parte da vida de cada um dos funcionários e, por isso, é impossível bani-lo do ambiente de trabalho. Graças à sua popularidade, também é muito difícil controlar o seu uso. Depois do barateamento dos pacotes de dados, a utilização dos aparelhos celulares dentro do ambiente de trabalho é virtualmente impossível de ser monitorada. Só é possível fazer isso com a ajuda de câmeras, fiscais e observadores. No entanto, essa prática pode gerar um mal estar desnecessário entre os trabalhadores e a empresa. O tempo que os celulares gastam e outras questões O impacto do uso não gerenciado dos dispositivos pode significar um prejuízo significativo para as empresas. Em primeiro lugar, ocorre um grande desperdício de tempo: pessoas que utilizam celulares para uso pessoal dentro do escritório estão usando tempo de trabalho em atividades não relacionadas às suas funções. É claro que o trabalhador precisa ter alguma liberdade para descansar e aliviar a mente do trabalho, mas existe uma linha muito tênue entre um intervalo necessário e a procrastinação. Além disso, existem perdas maiores para a empresa em alguns casos. A perda de foco, por exemplo, é uma questão séria. Muitas funções exigem atenção plena para serem realizadas e o funcionário não consegue atingir o ápice de seu rendimento quando varia o tempo todo entre seu trabalho e a distração proporcionada pelos celulares. Isso acontece principalmente com o uso das redes sociais e dos apps de mensagens — os aplicativos mais comuns para uso pessoal dentro das empresas. Conversas paralelas distraem tanto que nem mesmo o funcionário percebe que não está 100% focado em seu trabalho. Por fim, vale mencionar que o compartilhamento de fotos e de outros tipos de mídia dentro do ambiente de trabalho pode aumentar a toxicidade do relacionamento entre colegas e, em alguns momentos, até aumentar os riscos de vazamento de informações sigilosas sobre a empresa. O que a lei diz sobre o uso de celulares no trabalho? O governo tem corrido atrás nos últimos anos para adaptar as leis a essa nova realidade. Por isso, o gestor de TI precisa conhecer bem essas determinações para agir de acordo com a legislação. Uma questão importante é a corresponsabilidade no caso de mau uso dos dispositivos por um trabalhador dentro do ambiente de trabalho — em casos de injúria e crimes virtuais, por exemplo. Se não há um controle da organização e essa infração é feita em horário útil por meio da rede da empresa, ela é vista pela justiça como uma cúmplice ou facilitadora. No entanto, é bom prestar atenção às ferramentas jurídicas disponíveis para controlar e até agir com relação a funcionários que prejudicam a empresa por ficar muito no celular. Quando essa regra é pública e bem veiculada no ambiente de trabalho, o uso excessivo do dispositivo para uso pessoal pode se enquadrar como ato de indisciplina ou de insubordinação, como descrito no art. 482 da CLT. Nesse caso, o funcionário pode até ser demitido por justa causa. Como conscientizar, educar e gerenciar o uso do celular na empresa? Mesmo que esse seja um problema real e muito frequente nos últimos anos, ele pode ser contornado com diálogo, regras bem estabelecidas e uma atuação inteligente do gestor de TI. Para ajudá-lo a começar essa transformação em prol da produtividade, terminaremos este post listando algumas dicas que contribuem para esse controle. Acompanhe! Defina regras claras para o uso de celulares O principal para essa estratégia é colocar todo mundo na mesma página — TI, departamentos, diretoria e colaboradores. Quanto mais claras e objetivas forem as regras para o uso do celular, mais fácil será o entendimento dos funcionários sobre o que podem e não podem fazer no ambiente de trabalho. Existe um tempo limite para o uso? O celular é liberado em alguns horários? Esse uso será monitorado por sistema? Existem sites e aplicativos bloqueados dentro do escritório? Responder a perguntas como essas deixará pouca margem para interpretações e servirá para melhorar o seu relacionamento com os colaboradores. Combata o Shadow IT e o uso de VPNs O uso dos celulares no ambiente de trabalho é ainda mais perigoso quando os dispositivos estão conectados ao sistema da empresa. Um exemplo recente foi o bloqueio do WhatsApp no Brasil, que fez com que muitos trabalhadores recorressem ao uso de VPNs para acessar o aplicativo — serviços de baixa qualidade ou pouco confiáveis geralmente deixam dados sensíveis muito expostos a ataques. Por isso, é importante combater o Shadow IT, uso de aplicativos não monitorados ou certificados que podem interagir com o banco de dados da empresa. Uma lista de apps permitidos e bloqueados é um bom início para essa estratégia. Invista em endomarketing e comunicação interna Como dissemos, é impossível retirar o celular da vida das pessoas e, no ambiente de trabalho, ainda existem muitos desafios no monitoramento do uso desse equipamento. Por isso, a solução mais eficiente ainda é investir no relacionamento entre a TI e os outros departamentos. Reúna a diretoria e coloque esse assunto na mesa. Trabalhem juntos para elaborar uma estratégia de comunicação e treinamentos internos para conscientizar cada funcionário do seu papel na garantia da segurança e da produtividade do negócio. Quando a empresa cresce, todos crescem junto.

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Relatórios de trabalho externo: por que automatizar esse processo?

O uso da tecnologia nos ambientes corporativos já é mais que uma realidade. A automação dos processos organizacionais tem sido cada vez mais uma aposta das empresas, que estendem essa possibilidade para diversos setores e tarefas da rotina corporativa. Dessa forma, as tecnologias de automação também estão sendo usadas para elaboração e armazenamento de relatórios de trabalho externo. Automatizar esses relatórios gerenciais é uma forma de manter a competitividade da organização e ganhar algumas boas horas de trabalho, fazendo com que os gestores tenham mais tempo para dedicar às atividades estratégicas, e os demais funcionários, ao trabalho que demanda mais habilidade. Quer saber como fazer isso e qual o impacto da automação dos relatórios na empresa? Continue a leitura do post! O que é e como funciona a automação de relatório de trabalho externo? A automação se refere ao processo em que se diminui a presença do trabalho humano na realização de determinada atividade. No caso dos relatórios gerenciais, fica a cargo da tecnologia elaborar, arquivar, integrar e oferecer modos de visualização de dados mais claros e diretos. Normalmente, são usados softwares de gestão para confecção e armazenamento desses relatórios, que são agrupados e acessados de qualquer dispositivo móvel quando hospedados na nuvem. Além disso, esses relatórios ficam visíveis de forma mais organizada e gráfica, facilitando a leitura das informações para tomada de decisões mais estratégicas. Como elaborar o relatório de trabalho externo? No processo de automação, é importante contar com um software de gestão que possa gerar os relatórios a partir de informações fornecidas pelos funcionários que realizam o trabalho externo. É preciso deixar claro quem elaborou o relatório, qual atividade externa foi realizada, seu objetivo, tempo de duração e demais informações que caracterizam o trabalho. Uma vez lançadas as informações, o software as organiza de forma padronizada, para facilitar no processo de gestão. Qual o real impacto da automação para esse tipo de relatório? Maior integração e unificação A automação de relatórios gerenciais auxilia na coleta e análise de dados sobre a rotina e atividades da empresa. Isso ocorre porque o acesso remoto permite que as informações sejam lançadas e acessadas por aqueles que têm acesso ao software e ao banco de dados. É sinônimo de mobilidade e flexibilidade para esses relatórios. Uma vez arquivados e agrupados na nuvem, os relatórios são disponibilizados em formatos padronizados, com a possibilidade de cruzamento de dados para melhor avaliação das atividades empresariais. Os benefícios da integração dos dados são a diminuição de erros humanos e a redução de problemas gerados pela dupla entrada de dados, que causam distorções na avaliação da empresa. Além de integrar informações, o sistema automatizado também ajuda na integração de setores. Isso se dá porque diferentes funcionários podem acessar as informações a qualquer momento e facilitar a rotina corporativa. Redução de gastos Existem duas formas de reduzir gastos com a automação. A primeira vem como consequência do aumento da produtividade e da melhor otimização do tempo de trabalho. A outra forma de economia ocorre porque os relatórios ajudam a diminuir problemas de administração que saem onerosos para a empresa. Incompatibilidade na folha de pagamento de funcionários que realizam horas extras em trabalhos externos, dificuldades recorrentes na realização desses trabalhos, inadequação da prestação de contas e balanço fiscal são exemplos de problemas gerados por uma administração que peca por falta de organização. Eficiência operacional Um dos obstáculos das empresas é o excesso de burocracia, problema que atinge a cultura organizacional. Embora seja necessária para uma boa administração, a burocracia excessiva compromete a fluidez das operações empresariais. A automação dos relatórios atua exatamente na redução dessa burocracia. Os lançamentos de dados são rápidos e práticos, sem obstáculos no processo. Além disso, a padronização da informação facilita a obtenção e análise de informações: troca-se a pilha de relatórios por gráficos, tabelas e textos concisos e objetivos. O resultado é um aumento da eficiência operacional. Ganha-se em tempo e recursos antes despendidos em tarefas burocráticas, aplicando-os na realização de tarefas que realmente são decisivas para o crescimento da empresa e que envolvem trabalhos mais criativos e importantes. Como o setor de TI ajuda na automação dos relatórios? Pensar em soluções tecnológicas para fomentar o crescimento e aperfeiçoamento da organização empresarial só faz sentido quando pensado junto a um setor de TI. Essa área é responsável por planejar, elaborar e implementar mudanças e inovações tecnológicas que vão facilitar o dia a dia dos funcionários e melhorar os processos internos e externos da empresa. Quando o assunto é elaboração de relatórios de trabalho externo, o setor de TI atua no planejamento que mapeia os processos na empresa voltados para essa atividade e que, posteriormente, serão modificados. O primeiro passo é, portanto, a identificação das atividades que são realizadas e o modo como são feitas. Na sequência, desenha-se um projeto de implementação de soluções automatizadas para as tarefas de acordo com o perfil, necessidade e limitações da organização. Os próximos passos são o auxílio dos funcionários com a nova tecnologia e manutenção dos softwares e hardwares envolvidos no processo automatizado. A ajuda de especialistas em TI para implementação de relatórios de trabalho externo automatizados também ajuda com: maior controle e confiabilidade nas técnicas e tecnologias envolvidas no processo; aumento da segurança para execução dessas tarefas e arquivamento de dados; auxílio no momento de implementação das novas tecnologias e adesão por parte dos funcionários. Como você pode ver, as soluções em TI, quando aplicadas junto a um setor estruturado na empresa, conduzem de forma eficaz a automação e otimização dos processos corporativos. É importante pensar em TI como uma área estratégica que vai incidir diretamente na melhoria do trabalho interno, na segurança, na modernização e na construção de soluções criativas para o negócio. O aumento da competitividade e do valor de marca são consequências dessas atitudes. E os relatórios de trabalho externo não devem ficar de fora de modernização: a automatização dessa operações traz maior eficiência operacional, produtividade e praticidade para a empresa. Se você gostou deste conteúdo e quer continuar recebendo informações sobre

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Inventario TI

Tudo o que você precisa saber sobre o inventário de TI

Toda empresa, independentemente de seu porte ou área de atuação, conta com uma grande variedade de equipamentos, ferramentas, sistemas, softwares e outros itens de tecnologia da informação que são fundamentais para o desenvolvimento de suas atividades. Nesse cenário, o papel do gestor de TI é fundamental para garantir que tudo funcione da melhor forma para atender os diferentes setores. Por esse motivo, tomar decisões estratégicas para reduzir custos, aumentar a produtividade e garantir a segurança das informações são algumas das principais atividades desse profissional. O inventário de TI é uma das ferramentas que podem auxiliar o gestor a lidar com a grande quantidade de sistemas, dispositivos e dados necessários para tomar decisões corretas para lidar com a infraestrutura de tecnologia da informação. Neste guia, você vai ficar por dentro de tudo o que você precisa saber sobre o assunto para aproveitar os benefícios que essa ferramenta pode oferecer. Acompanhe o texto e saiba o que é o inventário de TI, porque é importante fazê-lo, como implementá-lo e muito mais! O que é o inventário de TI? O inventário de TI é uma lista detalhada de informações sobre todos os recursos tecnológicos de uma empresa. Tendo como primordial o cadastro. Com isso, fundamentando as decisões importantes, relacionada à infraestrutura e tecnologia da informação da organização. Para ser realmente eficiente, devem ser incluídas nessa lista todas as ferramentas, equipamentos, objetos, programas, entre outros itens de TI que a empresa tem. Ao utilizar esse guia, é preciso registrar todos os hardwares e softwares presentes na organização. assim, obter um inventário completo, detalhado e aproveitar de seus benefícios. Quais informações devem ser incluídas no inventário de TI? É importante registrar no inventário a quantidade de equipamentos e sistemas, as datas de compra, os dados técnicos, os números de série, os locais nos quais estão instalados, as datas das últimas manutenções e atualizações, entre outros dados. Cada item de tecnologia da informação da empresa deve ter esses registros relacionados separadamente no inventário. Para ter um inventário de TI organizado e eficiente, é essencial que seja feita a divisão dos ativos em categorias e subcategorias — vamos explicar melhor sobre esse assunto no próximo tópico. Por enquanto, vamos usar como exemplo as categorias software, hardware e usuários. Logicamente, cada uma delas tem ativos específicos. Dentro da categoria hardware estão os dispositivos físicos, entre eles: computadores; notebooks; impressoras; relógios de ponto; câmeras; equipamentos de biometria; roteadores; modens; servidores, entre outros. Na categoria software, estarão os recursos intangíveis de tecnologia. Como exemplo, podemos destacar os aplicativos, licenças e serviços em nuvem. Por outro lado, a categoria usuários corresponde a todos os perfis que usam a infraestrutura de TI, e deve conter informações como senhas, horários de login e logoff, sistemas utilizados, entre outros dados. Mas, afinal, por que fazer o inventário de TI? Agora que você sabe o que é esse tipo de registro, vamos apresentar os motivos pelos quais é tão importante fazer e manter o inventário de TI atualizado. Detecção de problemas e eficácia na tomada de decisão Uma das razões mais mais importantes é a capacidade de antecipar problemas e tomar decisões estratégicas. Com o controle completo dos ativos, você poderá identificar pontos da infraestrutura de tecnologia da informação que precisam de correção antes que os problemas, tão comuns na área de TI, surjam. Dessa maneira, será possível agir com antecedência para evitar a indisponibilidade dos serviços que sempre resulta em perda de produtividade e, consequentemente, de lucro. O controle dos ativos de TI por meio do inventário também permite a identificação dos melhores momentos para realizar revisões preventivas — ou, ainda, manutenções corretivas no estágio inicial dos problemas, antes que consequências mais graves aconteçam. Essas medidas impactam direta e positivamente no aumento da vida útil dos equipamentos, evitando gastos extras com a compra de novos equipamentos antes do momento ideal. Facilidade no gerenciamento de prazos e garantias Da mesma forma, com o inventário fica muito mais fácil gerenciar os prazos de suporte e a garantia de cada software e hardware da empresa, assim como o controle do uso dos ativos por parte dos funcionários. No caso do primeiro, a empresa deixa de correr o risco de perder seus direitos junto aos fornecedores e pode negociar termos de garantia ou atualizar os ativos antes do fim do prazo de cobertura. Em relação ao controle de uso, o gerente de TI poderá identificar as situações nas quais o usuário causa problemas ao usar os ativos de maneira incorreta e tomar medidas adequadas para evitar que o evento se repita, como realização de treinamentos ou adoção de novas ferramentas. Segurança dos dados corporativos Fazer um inventário de tecnologia da informação também é importante para a segurança dos dados da empresa, item tão importante, quanto ataques cibernéticos se tornam cada vez mais frequentes. É possível identificar facilmente os sistemas que não devem ser instalados, desde que o controle esteja atualizado. Exemplo: softwares maliciosos que podem capturar senhas ou roubar dados. Sendo assim, a remoção deles, pode ser feita antes que a infraestrutura seja afetada. Monitoramento das necessidades de TI da empresa O inventário permite, ainda, identificar se a infraestrutura de TI atende às necessidades da empresa. Se sua organização não sabe, por exemplo, se existem ativos insuficientes ou em excesso para a execução das atividades, o inventário é uma excelente ferramenta para compreender essa dimensão e evitar perda de dinheiro ou produtividade. Com um inventário de TI, o gestor pode responder a questões como “quantos desktops e notebook existem na empresa?”, “todos os computadores e servidores têm antivírus?”, “há quanto tempo esses hardwares têm sido utilizados?”, entre outras. As respostas para perguntas como essas são fundamentais para embasar decisões que fazem parte da gestão de TI, a exemplo de saber se é possível atualizar os sistemas operacionais, se a quantidade de IPs da rede é suficiente ou precisa e pode ser expandida, entre outras. Nem seria preciso destacar, mas ressaltamos que esses benefícios se relacionam diretamente com a redução de custos, um dos maiores objetivos dos gestores em momentos de instabilidade econômica. Além disso, os funcionários poderão contar com

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Os benefícios da gestão de ativos de software (SAM) para SAP

É comum vermos organizações no mundo inteiro gastarem milhões com seu licenciamento em SAP. Com opções complexas, diversos tipos de licença de softwares e a falta de compreensão em seus modelos, otimizar seus custos com licenciamento acaba sendo trabalhoso, demorado e sujeito a erros. Em abril de 2018 a SAP anunciou o seu novo modelo de licenciamento, por isso, é importante ter total entendimento de como essa mudança pode impactar diretamente nas organizações. O Novo Modelo de licenciamento SAP O novo modelo de licenciamento da SAP tem como base o acesso Direto e Indireto. O uso direto é quando o acesso é feito por pessoas físicas e o acesso indireto por outros sistemas, processos automatizados, bots e objetos conectados. Entretanto, a forma como estas aplicações interagem com os sistemas e os dados da SAP podem causar um grande impacto nas necessidades dos tipos de licenças e SIGNIFICAR CUSTOS adicionais no momento da AUDITORIA ANUAL DE LICENÇAS. Se qualquer usuário acessar dados do SAP através de softwares de terceiros (como APIs e integrações com outras ferramentas corporativas), a organização deve garantir a conformidade da licença de usuário, de acordo com o tipo correto provisionado para ele. Muitas vezes isto não acontece e softwares de terceiros ou integrações customizadas acessam os dados do SAP usando uma licença única, ou uma licença não adequada, essa ação com frequência faz com que as empresas tenham custos elevados no momento da auditoria anual SAP (LAW). É importante que a sua organização esteja preparada com dados concretos para minimizar os riscos financeiros e evitar custos desnecessários! 5 erros comuns que aumentam os custos com SAP Agora que você já conhece um pouco melhor o novo modelo de licenças da SAP, fornecemos um guia com os 5 erros mais comuns que aumentam os custos com SAP.  1 – Named Users A SAP tem mais de 40 tipos de categorias de licenciamento de usuários nomeados em suas definições padrão, variando de preços de $60 a $ 7.000 dólares por licença. Esses tipos de licença determinam quais transações os usuários têm permissão para executar no ambiente. Caso as licenças de usuário utilizadas não estejam em conformidade com a auditoria da SAP, elas serão reavaliadas de acordo com os seus papeis dentro do ambiente, e encargos adicionais serão cobrados da organização. Sem os dados iniciais certos, a única maneira de fazer isso, é generalizar os papeis atribuídos, fazendo com que os gastos em licenças sejam consideravelmente altos. As atividades que os usuários exercem dentro do ambiente SAP podem mudar de ano para ano. Isso significa, que um tipo de licença antes bem ajustada, pode não ser compatível com a nova função desse usuário. As organizações normalmente acabam gastando demais porque cometem um ou ambos erros: – Adquirem tipos de licença excessivamente caros para garantir a total cobertura de seus usuários no ambiente, mesmo que não utilizem determinadas funcionalidades; – Mantém atribuições de licenciamento estáticas até a próxima auditoria SAP, pagando taxas adicionais apresentadas pela SAP por falta de conformidade. 2 – Usuários Inativos O número de usuários que precisam acessar o ambiente SAP, pode variar consideravelmente ao longo do tempo. Por exemplo, pessoas contratadas para implementar um novo sistema SAP, precisam apenas de uma licença durante o período que estão trabalhando dentro da organização. Existem outros casos em que as licenças podem se tornar redundantes, quando usuários/colaboradores deixam de trabalhar em uma organização ou quando não tem mais a necessidade de acessar o SAP após uma mudança de cargo. Embora esses exemplos pareçam óbvios, o processo manual do controle de licenças é trabalhoso e sujeito a erros. 3 – Usuários Duplicados Com ambientes cada vez mais complexos e o crescimento das organizações, é comum ter inúmeros sistemas ou grupo de sistemas, e diferentes administradores para cada um deles. Por falta de comunicação ou complexidade no ambiente, usuários licenciados podem ter mais de uma conta, utilizando contas diferentes entre sistemas, resultando no consumo de mais de uma licença e gastos adicionais para a organização. 4 – Uso indireto O uso indireto é quando o SAP é acessado por softwares de terceiros (como APIs e integrações com outras ferramentas corporativas). A maneira como esse software interage com o sistema SAP e os dados subjacentes, podem significar custos adicionais no momento da auditoria anual de licenças. Com o novo modelo de licenciamento, a SAP está focada na análise de uso indireto da aplicação. É importante que a sua organização esteja preparada para minimizar possíveis riscos financeiros evitando desperdícios. 5 – Engines O licenciamento SAP não tem como base apenas contas e métricas por usuários, também inclui engines de software. As engines SAP (também são conhecidas como pacotes, módulos e complementos) são aplicações opcionais para as quais o licenciamento adicional deve ser adquirido. As métricas utilizadas para o licenciamento variam de acordo com o tipo de engine e objetos que existem dentro dessa aplicação ou no seu total de consumo de CPU. É comum que organizações tenham vivenciado esse dilema do aumento de custos com SAP, por isso é necessário estar preparado para minimizar os riscos financeiros, evitando encargos desnecessários. A Navita pode ajudar sua organização através de uma solução solida de SAM, focada na otimização de produtos SAP. Conheça os principais benefícios que um projeto SAM pode proporcionar para sua organização. Benefícios de um projeto SAM (Software Asset Management) Seja por falta de controle, conhecimento ou conformidade, a maioria das organizações atualmente tem gastos excessivos no licenciamento de softwares. Um projeto em SAM permite que à organização utilize da melhor forma todas as funcionalidades de seus ativos de software, otimizando sua infraestrutura, organizando suas ferramentas e melhorando seus processos, tudo isso de forma integrada. Indo muito além de uma revisão básica de compliance. Em um modelo ideal de um projeto em SAM, são criados processos de gerenciamento e otimização das aplicações de software de uma organização, reduzindo os custos de TI e limitando os riscos associados à propriedades e uso desses softwares. Em uma pesquisa Global de despesas com TI foi detectado

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Gerenciamento de TI: você sabe como fazer o controle orçamentário?

Quando falamos em gerenciamento de TI, as pessoas logo o associam ao profissional responsável pela execução prática das atividades que envolvem a tecnologia da informação nas empresas. De fato, essa é a principal atribuição do profissional de TI, mas outras ações também precisam ser feitas pelo gestor da área. É de responsabilidade do gerente de TI, por exemplo, desenvolver o controle orçamentário do setor. Sendo assim, ter conhecimentos em finanças é essencial para a rotina desse profissional, afinal, otimizar os recursos para as atividades da área pode ser um grande desafio. Para ajudar você a entender um pouco mais sobre o assunto, preparamos este artigo. Aqui, você verá o que é um controle orçamentário e qual é a sua relevância não apenas para a TI, mas para a empresa como um todo. Ao longo do texto, vamos apresentar também uma série de dicas práticas para que você possa fazer um bom controle financeiro no gerenciamento de TI da sua empresa. Acompanhe! O que é o controle orçamentário? O controle orçamentário é feito pelas empresas para mapear custos e, posteriormente, utilizar os recursos da melhor forma possível, destinando uma quantidade ideal de verba para cada atividade do negócio. Em muitas organizações, cada setor ou área deve ter um orçamento próprio, e é de responsabilidade do gestor de cada departamento fazer esse controle orçamentário. É isso que geralmente acontece na área de TI, pois, como os diretores das organizações costumam não ter conhecimento técnico, repassam essa atividade para o responsável direto pelo setor. O que é necessário para fazer um controle orçamentário na área de TI? Uma pesquisa realizada pela Universidade de Oxford revelou que metade dos maiores orçamentos de TI ultrapassam muito o valor do budget. Isso quer dizer que os recursos não estão sendo bem aplicados e planejados. Para manter um controle orçamentário na área de TI, a primeira coisa que deve ser feita é a previsão de gastos para o período. Se o orçamento for de um ano, por exemplo, devem ser previstos os valores que serão necessários nesses doze meses. Tendo a previsão dos gastos, basta distribuí-los da forma correta. Se você ainda tem dúvidas sobre como fazer isso, continue a leitura e confira nossas dicas. Quais são as melhores práticas para o controle de orçamentos no gerenciamento de TI? O controle orçamentário na área de TI só é conquistado com sucesso se algumas boas práticas forem colocadas em prática. A seguir, elencamos as mais importantes para você conquistar ótimos resultados. Acompanhe! Realize um planejamento detalhado É preciso ter um planejamento detalhado para compreender em quais atividades do setor de TI serão aplicadas as verbas. O gerente do setor deve prever no seu orçamento o salário dos colaboradores, os gastos com a manutenção dos equipamentos, as licenças para uso de hardwares e softwares, os recursos para a aquisição de novas tecnologias, além de um capital reserva para gastos imprevistos. Toda essa distribuição deve ser feita com cautela e apresentada com frequência à direção da empresa, que acompanhará todo o processo. De modo geral, o setor de TI não pode gastar mais do que arrecada — e isso é avaliado pelos diretores das organizações. Faça uma projeção de cenários Para realizar o controle orçamentário da área de TI, também é importante que o gestor faça uma projeção de cenários, afinal, somente assim os recursos poderão ser aplicados corretamente e sem achismos. Qual é a realidade da empresa? Como tem se comportado a economia do nosso país? Todos esses fatores devem ser analisados pelo gerente de TI para que o orçamento proposto à direção da empresa esteja adequado ao atual cenário corporativo. Use as ferramentas adequadas Para otimizar o trabalho de controle orçamentário, o gestor de TI deve usar as ferramentas certas. Uma simples planilha no Excel, por exemplo, pode não ser a solução ideal para desenvolver esse trabalho, que exige um conhecimento mais aprofundado. Atualmente, já existem programas e softwares voltados exclusivamente para a mobilidade corporativa e de gastos de TI para as empresas. Esses programas são muito completos e considerados por muitos a melhor opção para as empresas. Faça o controle por avaliação de desempenho O controle orçamentário do setor de TI só obterá êxito se todo o planejamento desenvolvido for seguido à risca. Por isso, é preciso fazer avaliações de desempenho periódicas. Por meio de relatórios e ferramentas que auxiliam nos processos de gestão, é possível fazer esse acompanhamento e garantir que o orçamento está sendo gasto conforme o previsto. Corte os gastos desnecessários Como você estará sempre monitorando os gastos de TI da sua empresa, será mais fácil reconhecer quais são os gastos desnecessários no setor e investir naquilo que será mais estratégico para a área. As licenças de softwares, por exemplo, podem não ser tão necessárias quanto se imagina em um primeiro momento. É preciso fazer um acompanhamento para compreender quais das licenças são realmente úteis e quais são supérfluas para o trabalho realizado na empresa. Faça a manutenção das redes com frequência As falhas nas redes geram muito retrabalho e perda de tempo para os profissionais de TI, o que acarreta em gastos e afeta o orçamento da área. Por isso, atuar de forma preventiva é algo que deve ser feito diariamente, evitando os investimentos desnecessários. Fazer a manutenção das redes com frequência é a melhor maneira de garantir a diminuição e até mesmo a extinção da perda de tempo com a correção de falhas. De tal modo, cabe ao gestor de TI programar backups frequentes para arquivar os dados corporativos com segurança e diminuir os recursos investidos nesses gaps. Conseguiu compreender um pouco mais sobre a relação entre gerenciamento de TI e controle orçamentário? Então, agora é só colocar tudo isso em prática para obter muito mais sucesso no setor que você gerencia. Assim como este artigo foi útil para você, ele também pode ser interessante para outros gerentes da área e até mesmo para seus colegas de trabalho. Agora, o que acha de compartilhar este artigo nas redes sociais? É uma

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Faça Mais Com Menos

Você sabia que o planejamento orçamentário da área de telecom, juntamente com a segurança da informação móvel, tem sido alguns dos principais desafios das empresas? Então, imagina se você puder reduzir seus custos com despesas apenas analisando esses dados e considerando essas despesas em seu budget! Quer saber como? Dê uma lida neste material que separei especialmente para você!

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Três tendências de Telecomunicações para 2018

Fonte: Raquel Xavier, para o Khomp. Se analisarmos a evolução tecnológica nos últimos anos, percebemos que o setor de telecomunicações é um dos mercados com saltos evolutivos mais constantes. Considerando desde a popularização do celular e a introdução da internet nos computadores pessoais, e posteriormente a criação dos smartphone e wearables, temos um cenário de mudanças expressivas. Por esse motivo, manter-se atualizado é importante para qualquer pessoa ligada à área. LTE para banda larga fixa A tecnologia Long Term Evolution (LTE) esteve em alta em 2017. Com a regulamentação do fornecimento de banda larga fixa, prevista para 2018, a projeção é que em locais onde o acesso à internet de alta velocidade é restrito, esse tema ganhe ainda mais força. O LTE é reconhecido como a quarta geração de telefonia móvel e amplia as possibilidades de conexões com a transmissão de dados, ultrapassando a casa dos gigabits por segundo. Por isso, o serviço de banda larga está crescendo e pequenas operadoras estão se destacando nesse setor. Segundo dados da Anatel, os acessos a essa modalidade cresceram 5,5% nos últimos 12 meses, e os pequenos provedores representaram cerca de 70% desse montante entre janeiro e abril desse ano. Falando especificamente sobre LTE, o acesso por meio dessa tecnologia chegou a 1,33%, ultrapassando as conexões por satélite. Esses dados ajudam a entender o que esperar do serviço de banda larga no próximo ano. IoT A Internet das Coisas (IoT, sigla em inglês) também tende a crescer em 2018. Isso porque o mercado nacional começa a abrir os olhos para essa tecnologia e expandir esse conceito, apresentando ao grande público soluções implementadas na indústria, construção civil e outros usos profissionais. A IoT está possibilitando a criação de smart cities, cidades inteligentes nas quais os serviços são conectados, inovadores e sustentáveis. Segundo dados do IDC Brasil o IoT já representa 5% do investimento em algumas empresas. A projeção é que o até 2020 o conceito atinja 13 bilhões de dólares no Brasil. A Khomp já está inserida nesse contexto com o Mobile Intercom, e mais recentemente com o gateway ITG 200 – uma plataforma para integração de soluções de telemetria, que pode ser aplicada nos setores de Saúde, Alimentação, Agrícola e qualquer outro que necessite de monitoramento de temperatura para a manutenção de seus insumos. Telefonia em Nuvem A possibilidade de contratar tecnologia em nuvem revolucionou os métodos de trabalho por sua praticidade e qualidade de comunicação. Um serviço em nuvem em telecomunicações que promete expandir em 2018 é a telefonia. A telefonia em nuvem flexibiliza ambientes corporativos por permitir a redução e expansão de operações, e a transferência de localidades, de forma mais fácil que o modelo tradicional. A gravação de chamadas também é facilitada. Segundo dados da Synergy, desde 2015 o serviço de telefonia em nuvem ultrapassou o PABX tradicional e a previsão é de crescimento de 9,2% nos próximos três anos. “Novas tecnologias de processamento em rede aliado a links de dados mais estáveis e mais baratos fomentarão sistemas de telefonia distribuídos em nuvem e com maior integração de serviços”, explica Giancarlo Macedo, CEO da Khomp. Isso significa mais segurança e possibilidades quando o assunto é telefonia em nuvem.

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