Guia completo para conduzir e-mail corporativo de forma segura

Hoje em dia, o e-mail corporativo é uma das principais formas de comunicação utilizadas pelas empresas para resolução de negócios e compartilhamento de informações importantes com os públicos interno e externo.

Diante disso, embora a internet tenha se tornado um ambiente propício para as trocas comunicacionais e seja relativamente segura, é importante ter em mente que os riscos não são nulos. É por isso que devem ser tomadas medidas preventivas para que tais perigos não sejam negligenciados e se tornem um problema para as empresas.

Para orientar você sobre como conduzir melhor esses cuidados na sua empresa, desenvolvemos este post. Nosso objetivo é que ele sirva como um guia completo para conduzir o e-mail corporativo de forma segura.

Para isso, vamos abordar temáticas como as maiores ameaças de um e-mail corporativo, backup, cuidados que devem ser tomados, criptografia e malefícios que a falta das devidas precauções traz para as empresas. Acompanhe tudo isso nos tópicos a seguir!

Quais são as maiores ameaças de e-mail corporativo?

Os e-mails corporativos apresentam diversas ameaças para as empresas, sendo necessário se cercar de cuidados para evitá-los. De acordo com dados da empresa de segurança Trend Micro, divulgados no portal UOL, o Brasil está entre os 5 países mais afetados com ameaças de e-mail empresarial.

Além dos nosso país, fazem parte dessa lista os Estados Unidos, o Reino Unido, Hong Kong e o Japão. A seguir, listamos as principais ameaças enfrentadas pelas empresas quando não são tomados os devidos cuidados com os e-mails corporativos. Confira!

Segurança das informações

Um estudo realizado pelo Instituto Ponemon e divulgado em uma matéria feira pelo portal Computer World revelou que 62% dos funcionários das empresas têm acesso a mais dados do que o necessário para realização do seu trabalho nos e-mails da empresa.

Isso não é necessariamente um problema, caso você confie nos funcionários da sua empresa. Porém, é algo que foge do controle quando falamos em uma organização com muitos colaboradores, uma vez que algum deles pode agir de má-fé e vazar informações sigilosas.

É por isso que devem ser tomadas medidas preventivas, como a criação de listas personalizadas, para que cada colaborador receba apenas as informações que são realmente necessárias para a realização do seu trabalho.

Engenharia social

A engenharia social é um golpe em que indivíduos mal-intencionados fazem o uso da persuasão e se aproveitam da ingenuidade ou confiança das pessoas para obtenção de informações sigilosas. Essa prática era muito comum em ligações telefônicas, quando alguém ligava para a empresa se passando pelo gerente do banco e solicitava dados financeiros para aplicar golpes na organização, por exemplo.

Atualmente, a engenharia social ocorre quase sempre por e-mail, quando hackers fraudam e-mails de outras pessoas e enviam mensagens se passando por elas. Utilizando o mesmo exemplo do gerente do banco, alguém pode enviar um e-mail dizendo que é essa pessoa e que há um problema no Internet Banking e que, para corrigi-lo, deve-se clicar em um link.

Ao realizar o procedimento indicado, o colaborador da empresa não estará corrigindo um erro do sistema bancário online, mas sim instalando um vírus no computador, que dê acesso a todos os dados armazenados nas máquinas da empresa, a título de exemplo.

Esses casos citados são apenas alguns exemplos de engenharia social. A prática é muito comum e é preciso estar atento e desconfiar de situações similares às descritas.

Phishing

O phishig é um golpe bem parecido com a engenharia social. Ele também acontece quando e-mails maliciosos são enviados para as empresas, com o objetivo de instalar programas que roubem os dados delas. Os criminosos que praticam o phishing nem sempre têm o objetivo de roubar apenas valores em dinheiro da empresa, invadindo sistemas bancários, afinal, também têm interesse em informações sigilosas.

Um concorrente com poucos princípios éticos pode contratar um hacker para praticar o phishing contra a sua empresa e roubar dados do protótipo de um novo produto que a organização pretende lançar, por exemplo.

Além de os computadores da empresa contarem com bons antivírus, é importante que haja uma conscientização nos funcionários, para que eles aprendam a identificar e não cair nesse tipo de golpe.

Roubos de dados por meio de dispositivos móveis

É bastante comum na atualidade que algumas empresas adotem práticas como o BYOD, em que os colaboradores utilizam seus próprios equipamentos para realização dos trabalhos da empresa. Nesse caso, em vez de celulares corporativos, os colaboradores utilizam os seus próprios smartphones para terem acesso aos e-mails corporativos.

Apesar de isso parecer vantajoso em um primeiro momento, pode causar problemas sérios. Isso porque a empresa não tem controle sobre o que o funcionário faz com os seus dispositivos nos momentos de folga.

De tal modo, se o dispositivo de um funcionário for contaminado com um vírus, por exemplo, os dados da empresa que estão no e-mail corporativo podem ser acessados. É por isso que alguns cuidados devem ser tomados, como uso de um gerenciador de dispositivos móveis. Assim, é possível controlar o uso de aplicativos, para que aqueles relacionados à empresa funcionem apenas na rede local utilizada pela organização, por exemplo.

Como o backup pode auxiliar na segurança?

Entre os diversos meios que podem ser utilizados para aumentar a segurança dos e-mails corporativos, está o backup. Essa prática é recomendada para os casos em que há imprevistos, como a perda total das mensagens, que podem ocorrer em exclusões por engano ou formatação das máquinas em que o aplicativo de e-mails está instalado.

Apesar de não ser recomendado que informações importantes sejam guardadas no e-mail, muitas vezes, isso acaba acontecendo, por conta de os colaboradores esquecerem de salvar anexos em outros locais. É por isso que ter um backup completo dos e-mails é muito relevante para que dados e arquivos perdidos possam ser recuperados.

O backup deve ser feito não apenas com os e-mails, mas sim em todas as máquinas da empresa. Desse modo, se acontecer de a organização ser vítima de golpes, como os anteriormente citados, tendo suas informações apagadas, poderá recuperá-las.

Pode-se fazer o backup em locais físicos, como data centers, ou ainda em nuvem, em que as informações ficam armazenadas no ciberespaço. Por uma questão de logística e praticidade, fazer o backup em nuvem é mais interessante para as organizações, pois não exige que se utilize muito espaço físico, como salas exclusivas para os data centers.

Quais os principais cuidados que devem ser tomados para garantir a segurança desses e-mails?

É comum que os colaboradores das empresas fiquem com o e-mail corporativo aberto o dia todo em seus computadores de trabalho, pois esse é um dos canais mais utilizados para a troca de mensagens com clientes, fornecedores e até mesmo colegas de outros setores. Além disso, em muitos casos, os e-mails também são abertos em celulares corporativos ou dispositivos móveis do próprio funcionário.

Por conta dessa realidade, muitos golpes são aplicados nas empresas por meio dos e-mails, como explicamos em tópicos anteriores. Para evitar que essas situações ocorram, há uma série de medidas preventivas que podem ser adotadas. Elencamos as principais delas para que você tenha conhecimento e possa aplicar na sua empresa.

Nos tópicos a seguir, veja os principais cuidados que devem ser tomados para garantir a segurança dos e-mails nas empresas.

Verifique o assunto antes de abrir o e-mail

O assunto do e-mail deve ser analisado antes de a mensagem ser aberta. Isso porque os spams e mensagens enviadas por golpistas de engenharia social têm algumas características que podem ser identificadas no título.

Texto em caixa alta, mensagens em tom imperativo, e promessas ou promoções imperdíveis são exemplos de assuntos que são utilizados nesse tipo de e-mail. Muitas vezes, eles têm o objetivo de despertar um sentimento de urgência no destinatário, para que as pessoas abram os e-mails por ingenuidade.

Tenha muito cuidado com links e anexos

Os links ou arquivos anexados em e-mails corporativos também precisam de uma atenção especial. Isso se justifica porque esses meios são os mais utilizados pelos cibercriminosos para obtenção de acesso a dados sigilosos das empresas ou instalação de vírus que roubam informações confidenciais.

Geralmente, os e-mails enviados pelos criminosos contêm mensagens dizendo que o arquivo em anexo se trata de um formulário para renovar o cadastro com um fornecedor, uma nota fiscal ou extrato bancário que comprova um pagamento etc. Assim, por ingenuidade, os colaboradores abrem o e-mail e acabam comprometendo toda a segurança da empresa.

Bloqueie os e-mails suspeitos

De nada adianta apenas excluir um e-mail suspeito ou spams, pois, com isso, é bem provável que você volte a receber mensagens do mesmo remetente nos dias seguintes.

Isso não é saudável, já que você correrá o risco de clicar nesses e-mails por engano, deixando a segurança digital da empresa vulnerável. Além disso, na correria do dia a dia, pode acabar apagando um e-mail importante por engano, fora o desperdício de tempo que terá para deletar várias mensagens por dia.

O ideal, portanto, é bloquear os endereços que enviarem esse tipo de e-mail. Desse modo, você evitará que eles voltem a mandar mensagens de spam para o seu endereço eletrônico.

Utilize filtros antispam

Algumas plataformas de e-mail oferecem recursos para filtrar spams e separá-los de mensagens que realmente são relevantes para os destinatários. Porém, também podem ser desenvolvidos ou adquiridos filtros antispam pela equipe de tecnologia da informação.

O custo-benefício desse tipo de software é bastante válido, uma vez que protege a empresa de diversas situações que poderiam ser verdadeiramente desastrosas. Afinal, eles podem bloquear quase 100% das mensagens maliciosas, evitando que os colaboradores abram arquivos indesejados por ignorância ou inocência.

Evite a troca de informações confidenciais por e-mail

Muitos profissionais utilizam o e-mail corporativo para trocar informações que são estritamente confidenciais, como contratos, dados de clientes, transações financeiras etc. Esses itens são enviados tanto em forma de anexo quanto descritos no corpo das mensagens.

Essa é uma prática que deve ser evitada, uma vez que os golpistas podem utilizar um recurso chamado de “man-in-the-middle. Trata-se de um dispositivo que é configurado para parecer como um equipamento conectado a uma rede pública, mas que serve para processar tráfegos e roubar dados de outros dispositivos conectados.

Por mais que você tome medidas para que a rede de sua empresa seja segura, os seus funcionários podem não ficar apenas na organização e fazer trabalho externo, respondendo a e-mails por meio de dispositivos móveis. Nesses casos, eles podem se conectar a redes disponibilizadas em hotéis, restaurantes, aeroportos etc.

Como é impossível que a empresa tenha controle sobre as redes de terceiros, convém evitar essa prática e investir em soluções mais seguras para o envio desse tipo de mensagem, como softwares exclusivos para essas trocas.

Incentive a adoção de senhas complexas

É preciso que os gestores de TI incentivem e destaquem para os colaboradores da empresa a importância da adoção de senhas complexas. Jamais devem ser utilizadas senhas muito óbvias e fáceis de serem descobertas, como a data de nascimento, nome da mãe, nome do cachorro etc.

É preciso que sejam escolhidas senhas que realmente protejam o e-mail, ou seja, complexas. Assim, se dificulta a quebra de algoritmos e o acesso de pessoas não autorizadas às mensagens corporativas.

Uma senha ideal é aquela que tem combinações de letras maiúsculas e minúsculas, algarismos numéricos, símbolos e caracteres especiais. Além do mais, elas devem ter, pelo menos, 8 caracteres, e deve ser evitada a repetição das mesmas letras e números, para que as sequências não sejam adivinhadas por dedução.

Outro erro que deve ser evitado é utilizar senhas padrão, em que a mesma sequência é utilizada por vários colaboradores para acessar a rede de internet, softwares de gestão, ERPs e outros programas. Caso isso aconteça, algum colaborador pode agir de má-fé e acessar informações que não são de sua competência.

Adote a autenticação de dois passos

A autenticação de dois passos é um método bastante eficiente para evitar o acesso não autorizado às contas de e-mail corporativo e outros sistemas da empresa. Nesse caso, sempre que um login for realizado em um dispositivo que é desconhecido, é acionada uma camada extra de segurança do programa.

Desse modo, para autenticar e liberar o acesso, é preciso que haja uma verificação, que pode ser feita via SMS, por exemplo. Assim, para liberar o software de e-mails, o funcionário deverá inserir um código que foi enviado por mensagem para o seu celular.

Utilize as técnicas de DLP

Data Loss Prevention (DLP), ou Prevenção de Perda de Dados, em português, é um complemento muito útil para melhorar a segurança nos e-mails empresariais. Essas técnicas podem ser desenvolvidas pela equipe de TI e utilizadas juntamente com os antispams.

Trata-se de uma camada de proteção que pode ser desenvolvida nos softwares de e-mail. Assim, conteúdos sensíveis que existem nos e-mails podem ser mais facilmente identificados, evitando que arquivos de origem duvidosa e que possam roubar informações da empresa cheguem até os funcionários.

Acompanhe as atualizações de mercado

É importante que a sua empresa esteja sempre um passo à frente dos hackers ou cibercriminosos, ou seja, deve ter mais inteligência e expertise do que eles para não ser alvo fácil de golpes pela internet. O setor de TI tem um papel muito importante nesse sentido, uma vez que é de sua responsabilidade pensar em medidas protetivas para as organizações.

Acompanhar as atualizações de mercado é um meio para isso. Deve-se estar sempre atento para novas versões dos aplicativos de e-mail, bem como identificar falhas que podem ser uma brecha para o trabalho dos invasores. Desse modo, se algo de errado ou inseguro for identificado, pode prontamente ser corrigido.

Exclua ou mude as senhas de e-mails de funcionários desligados da empresa

É normal que funcionários entrem e saiam do quadro de colaboradores das empresas. Nesses casos, alguns cuidados com os e-mails também são necessários, principalmente, quando o empregado é demitido da organização, em vez de sair por vontade própria.

Se tiver um sentimento de vingança, por exemplo, o colaborador demitido e que ainda tem acesso ao seu e-mail corporativo pode usar essa informação para prejudicar a empresa de alguma forma.

É por isso que as contas de e-mail devem ser excluídas e as mensagens direcionadas para um outro endereço, nos casos de demissão. Essa ação deve ser feita, especialmente, quando o e-mail tiver o nome da empresa, como “joao@nomedaempresa.com.br”.

Já nos casos em que o e-mail leva o nome de um setor, como “marketing@nomedaempresa.com.br”, pode ser feita a mudança de senha, para que o antigo responsável não tenha mais acesso. Se você seguir todas essas dicas, temos a certeza de que terá muito mais segurança com os e-mails corporativos na sua empresa.

Como otimizar a segurança do e-mail corporativo?

Quando falamos em segurança das informações, os e-mails são as alternativas mais vulneráveis para as organizações. É por esse motivo que otimizar a segurança do e-mail corporativo é tão importante.

A melhor maneira de otimizar a segurança é seguir todas as dicas que listamos anteriormente, mas, sobretudo, gerar uma conscientização dos colaboradores. A ideia é que as pessoas compreendam o seu papel e a relevância que têm para proteger a empresa contra a ação de criminosos.

Por isso, programas de comunicação interna podem ser feitos em parceria entre os setores de TI, endomarketing e RH, para que sejam levantados meios para que todos na empresa sejam conscientizados. Somente assim, será possível otimizar a segurança do e-mail corporativo, que é uma responsabilidade da área de TI, mas cujas ações dependem muito do trabalho coletivo.

Uma ideia interessante é criar políticas de uso de dispositivos móveis e também do uso correto dos e-mails, bem como desenvolver treinamentos ou workshops que façam com que os colaboradores sejam orientados sobre como devem proceder com os e-mails que recebem e enviam nas contas da empresa.

A criptografia é necessária? Por quê?

Criptografia é uma palavra de origem grega, que une dois termos do idioma: “kryptós”, que significa oculto e “gráphein”, que significa escrever. Logo, criptografia significa escrever de forma oculta.

O conceito reúne uma série de regras e conjuntos que buscam codificar as informações, para que apenas os emissores e receptores possam ter acesso às trocas realizadas por e-mail, aplicativos mensageiros, chats etc.

A criptografia, portanto, é muito indicada, pois, com o uso desse tipo de tecnologia, é possível proteger o conteúdo das mensagens de e-mail. Entre as principais ações que podem ser realizadas com um sistema de criptografia, temos as seguintes:

  • gerar a proteção de dados que são sigilosos nos computadores da empresa, como os arquivos de senhas;
  • promover a criação de áreas específicas das máquinas da organização;
  • proteger todos os backups é importante para que não se percam as informações enviadas e recebidas por e-mail. A criptografia possibilita que isso seja realizado;
  • garantir o sigilo das informações trocadas por e-mail e de transações comerciais ou bancárias também faz parte das atribuições da criptografia.

Desse modo, podemos garantir que sim, a criptografia é necessária não apenas para proteger as mensagens enviadas e recebidas por e-mail nas empresas, mas também para diversas outras situações. O ideal é que, caso ainda não tenha sido implementada, essa tecnologia seja avaliada e colocada em funcionamento na sua empresa o quanto antes.

Como a falta de segurança nos e-mails corporativos pode prejudicar a empresa?

A falta de segurança nos e-mails pode ser muito prejudicial para as empresas, conforme explicamos no decorrer deste post. Tendo isso em vista, é preciso seguir todas as orientações que apresentamos, para evitar essas vulnerabilidades.

De maneira geral, a falta de segurança de dados nos e-mails corporativos pode causar danos como o vazamento de informações, bem como a instalação de vírus e objetos maliciosos nos computadores e dispositivos da organização.

No decorrer deste post, apresentamos um guia completo para conduzir o e-mail corporativo de forma segura. Esperamos que as informações que trouxemos tenham sido úteis para você e que seja possível colocar todo esse aprendizado em prática na sua empresa, para que as trocas de e-mails sejam feitas sempre da forma mais segura possível.

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