ERP é uma sigla para o termo em inglês Enterprise Resource Planning. Trata-se de um software de gestão para empresas que reúne, em um mesmo local, funcionalidades contábeis, de finanças, fiscal, de Recursos Humanos, de fluxo de caixa, entre outros. Também existem ERPs específicos para telefonia, que otimizam essa importante área da comunicação corporativa. Tais sistemas contribuem com a diminuição de custos e o aumento da produtividade das equipes. As empresas são dependentes do telefone e utilizam essa ferramenta durante o processo de comunicação com os clientes, fornecedores e outros públicos. Mas, para tirar mais proveito da funcionalidade, convém conhecer as vantagens de um ERP para telefonia. Portanto, vamos mostrar oito benefícios que uma organização tem ao adotar os ERPs. Saiba mais nos tópicos a seguir! Índice1 1. Padronização na gestão2 2. Redução de falhas3 3. Gestão estratégica de pessoas4 4. Realização de inventário5 5. Auditoria de faturas telefônicas6 6. Cadastro de contatos com as operadoras7 7. Controle de gastos em roaming8 8. Estudo do perfil dos usuários 1. Padronização na gestão Hoje, a mobilidade é algo real quando falamos em telefonia. Com o aumento do uso de smartphones, as pessoas passaram a utilizar essa ferramenta de trabalho em qualquer local — e não apenas na sede da empresa, quando predominavam as linhas fixas. Essa mudança é um desafio para os gestores de TI e Telecom, que muitas vezes têm dificuldade em gerir todas as linhas e aparelhos de celular corporativo dos funcionários da empresa. Um ERP pode ajudar nesse sentido, possibilitando o controle em massa dos dispositivos móveis. Exemplo disso acontece quando determinado aplicativo utilizado nos aparelhos, como o controlador de chamadas, é instalado automaticamente em todos os equipamentos da empresa após um comando do gestor via ERP. 2. Redução de falhas Os processos manuais envolvendo a telefonia, como o controle de ligações realizadas por cada setor, podem ser muito trabalhosos. Verificar e revisar as contas telefônicas individualmente, por exemplo, além de demandarem muito tempo, aumentam as chances de falhas. Nesse caso, o uso do ERP é bem importante. Isso porque tudo é feito de forma automatizada, sem a necessidade de trabalho humano para o controle de tarefas relacionadas à administração dos telefones e seus recursos. 3. Gestão estratégica de pessoas Quantos funcionários da empresa realizam um trabalho dedicado a questões que envolvem telefonia? E quanto tempo cada colaborador, mesmo que não seja da área de TI, leva para configurar seu smartphone e fazer o download de aplicativos ou outras tarefas? Certamente, se tudo isso for colocado na ponta do lápis, há muito dinheiro e tempo perdido. Com um software específico, porém, questões burocráticas são automatizadas, o que permite que os funcionários sejam realocados para funções mais estratégicas e menos operacionais. 4. Realização de inventário A gestão de inventário de TI e Telecom é essencial para as empresas e inclui todo o levantamento dos cadastros que as organizações têm, bem como os recursos que envolvem a telefonia fixa ou móvel, além do tráfego de dados. Com um inventário, é possível analisar cada uma das linhas telefônicas da empresa — assim, aquelas que estão em desuso podem ser desabilitadas. O programa permite uma maior agilidade nas tomadas de decisões para a implementação de políticas de uso de dispositivos móveis na companhia, por exemplo. Isso porque o gestor terá uma visão de tudo o que envolve a telefonia de forma ampla ou de acordo com o setor da organização. Outra vantagem, no que se refere à realização do inventário de TI e Telecom, é que os contratos que a empresa tem com as companhias fornecedoras de serviços telefônicos podem ser revistos. Desse modo, se antigamente eram consumidos mais minutos de ligações telefônicas do que atualmente, há a opção de solicitar a migração de planos. 5. Auditoria de faturas telefônicas Mais um dos benefícios é que os softwares utilizam o próprio sistema para processar os dados que envolvem as faturas telefônicas da empresa. Vale destacar que é possível auditar sistematicamente e de maneira individual as linhas utilizadas pela empresa. Isso é fundamental para que não ocorram cobranças indevidas. 6. Cadastro de contatos com as operadoras Ainda falando sobre faturas telefônicas e serviços contratados, um ERP possibilita que sejam cadastrados no sistema todos os contratos que a empresa tem com operadoras, bem como os períodos de vigência. Podem ser registrados os contratos de telefonia fixa e móvel, internet, SMS, dados e roaming, entre outros. A ideia é que os comparativos entre o que foi contratado e aquilo que está sendo cobrado sejam feitos automaticamente. Por meio dos relatórios gerados, é possível identificar as melhores oportunidades de planos, SLAs e tarifas, entre outros recursos disponíveis. 7. Controle de gastos em roaming O serviço de roaming internacional costuma resultar em gastos exorbitantes para as empresas que têm negócios com outros países e representantes que viajam ao exterior com frequência. Isso acontece porque as operadoras de telefonia, na maior parte das vezes, cobram até pelas ligações recebidas quando os celulares são utilizados fora do território nacional. O uso de um software pode otimizar esses gastos, indicando as menores tarifas para ligações internacionais, os melhores planos de dados, a auditoria de contas, o envio de mensagens com a tecnologia SMS, entre outros. 8. Estudo do perfil dos usuários Um ERP com foco em telefonia também permite conhecer melhor o perfil dos usuários do serviço. Se for identificada uma quantidade excessiva de ligações telefônicas, capaz de onerar a companhia, podem ser tomadas decisões estratégicas, como o incentivo ao uso de tecnologias Voip. Vale destacar que esse estudo de perfil dos usuários pode ser feito tanto de modo geral, englobando toda a empresa, como de maneira específica, em um único setor. Assim, se for identificado que o setor de marketing gera muito mais gastos em telefonia do que o setor de contabilidade, por exemplo, podem ser tomadas medidas específicas para aquela área da organização. Como você pôde perceber, são diversas as vantagens de um ERP para telefonia. Esses sistemas são recomendados para todas as organizações que desejam otimizar

Nos dias atuais, quando falamos em tecnologia nas empresas, um assunto que sempre vem à tona são as vantagens e desvantagens do BYOD. São muitas as questões que envolvem essa prática, de modo que os empresários frequentemente questionam os gerentes de TI sobre essa prática. BYOD é a sigla em inglês para “Bring Your Own Device”, algo que pode ser traduzido para o português como traga o seu próprio equipamento. Dessa forma, os funcionários podem levar seus dispositivos pessoais como notebooks, smartphones, tablets, entre outros, para utilizar nas atividades de trabalho. Para que você entenda mais sobre o assunto, listamos as principais vantagens e desvantagens do BYOD. A ideia é que você coloque todos os pontos na balança e verifique se esse método de trabalho pode ser eficiente ou não na sua empresa. Confira! Vantagens do BYOD Entre as principais vantagens que o BYOD apresenta para as empresas, destacam-se as listadas na sequência. Redução de custos com equipamentos Obviamente, ao adotar o sistema de trabalho BYOD, haverá uma redução de custos com equipamentos, pois a empresa não precisará fazer investimento em dispositivos. Pode não parecer, mas uma empresa que trabalha com vendedores externos, por exemplo, pode ter muitos gastos se precisar comprar um notebook e um smartphone para cada um deles, por exemplo. Além disso, além da compra dos equipamentos, também há todo um gasto com manutenção, sempre que eles apresentarem algum defeito ou falha que necessitem ser reparados. Tudo isso deixa de ser uma obrigação para a empresa quando se adere ao BYOD. Maior comodidade do funcionário O BYOD também garante mais comodidade para os funcionários, pois eles estarão utilizando equipamentos com os quais já têm intimidade e facilidade de utilizar. Um colaborador que tem um iPhone e gosta muito do sistema operacional iOS pode ter dificuldade para se adaptar a um smartphone empresarial que opere com o sistema Android, por exemplo. Aumento da produtividade Quanto utilizam seus próprios equipamentos para realizar atividades de trabalho, os funcionários se sentem mais motivados para finalizar os trabalhos mais rapidamente. Isso fará com que a produtividade da empresa aumente, com as atividades sendo desenvolvidas em menos tempo e de forma mais rápida. Mobilidade A implantação do BYOD proporciona mais mobilidade para as empresas, uma vez que seus colaboradores podem trabalhar em qualquer local, utilizando o cloud computing, por exemplo. Para isso, basta ter acesso à internet. Esse método, portanto, pode ser útil para as empresas que trabalham no regime home office, que está cada vez mais popular, tendo sido, inclusive, regulamentado pela recente reforma trabalhista. Desvantagens do BYOD Apesar de existirem pontos positivos para o uso do método BYOD na empresa, também existem algumas desvantagens. A seguir, falaremos sobre elas. Falta de segurança O principal risco que o BYOD traz para as empresas é a falta de segurança. Isso porque, quando são conectados a uma rede de internet, podem ser repassados vírus ou arquivos maliciosos de um dispositivo para outro, por exemplo. Isso acontece porque a empresa fica impossibilitada de ter um controle sobre o que os funcionários acessam em seus equipamentos quando não estão trabalhando. Assim, se apenas um colaborador não tiver um bom antivírus instalado em seu celular e utilizar a rede Wi-Fi da empresa para acessar a internet, pode comprometer todos os outros dispositivos. A falta de segurança também está relacionada com as questões de sigilo, tanto no que envolve a empresa, quanto ao que envolve o colaborador. Por engano, o funcionário poderá deixar vazar informações sigilosas da empresa para os seus contatos pessoais, bem como questões de sua vida pessoal podem ser vazadas por engano para colegas de trabalho e contatos profissionais. Necessidade de aumento da infraestrutura É impossível que a empresa tenha um controle sobre os modelos e sistemas operacionais utilizados pelos funcionários em seus dispositivos. Desse modo, é bem provável que seja necessário investir na infraestrutura da empresa, por conta de questões que envolvem a compatibilidade. Se o colaborador tem um iPhone e precisa compartilhar informações de seu smartphone com um computador com software Windows na empresa, poderá se ver diante de um impasse, uma vez que isso não é possível. Desse modo, para que o BYOD funcione corretamente, a organização teria que se preparar para ter diversos equipamentos, para que não ocorram esses problemas de incompatibilidade. Falta de separação entre vida pessoal e profissional A falta de uma fronteira entre a vida pessoal e profissional pode acarretar problemas para os funcionários e também para a empresa. Ao utilizar um smartphone pessoal no trabalho, o colaborador receberá mensagens particulares em seu WhatsApp, notificações de suas redes sociais etc. Isso pode fazer com que ele tenha perda de produtividade, pois poderá, até mesmo involuntariamente, dispor de tempo ou se distrair com essas intervenções. O contrário também é verdadeiro e o colaborador estará sempre levando para casa os problemas da empresa. Isso pode fazer com que ele trabalhe em seus horários de folga. Além do desgaste físico e emocional, tal fato pode gerar até mesmo processos trabalhistas contra a empresa no futuro. Desigualdade entre os funcionários É preciso levar em consideração que nem todos os funcionários têm as mesmas condições financeiras, nem objetivos pessoais. Alguém que goste muito de tecnologia pode não ver problema em investir o seu dinheiro em dispositivos móveis sofisticados. Por outro lado, uma pessoa que utiliza os smartphones apenas para fazer ligações e trocar mensagens, pode não ver necessidade de ter um dispositivo de potência mais elevada. A empresa não pode obrigar ninguém a comprar algo que não deseja, sendo assim, a desigualdade pode fazer com que um aplicativo funcione bem em alguns dispositivos mais modernos, mas não possa ser executado em outros mais simples. Essas são as principais vantagens e desvantagens do BYOD. Como dissemos, é importante que cada empresa avalie todas elas e assim verifique se é viável ou não adotar esse método de trabalho na empresa. Em todos os casos, vale destacar, deve haver zelo na proteção dos dados da empresa. Gostou do nosso artigo sobre BYOD? Caso opte por esse método de trabalho, é importante investir em segurança da informação. Para  isso, recomendamos a leitura do artigo “Proteção de dados na

A gestão de custos é uma necessidade que a empresa precisa suprir com eficácia para se manter competitiva e atuante no mercado. Diante de cenários incertos em relação à economia e à política, é muito importante para o gestor manter sob controle as despesas e outros gastos da empresa, o que inclui reduzir custos com uma gestão de TI moderna e eficiente. Afinal, o setor de TI pode ser bastante estratégico quando se fala em reduzir custos. Não que seja fácil alcançar economia no setor, mas é sim algo possível e pode beneficiar toda a organização. Neste post, vamos mostrar como reduzir custos com uma gestão de TI apropriada. Acompanhe! Índice1 O que é a gestão de custos em TI2 A importância do setor de TI3 Os desafios da gestão de custos em TI4 Como reduzir custos com uma gestão de TI eficiente5 15 dicas para otimizar processos em TI O que é a gestão de custos em TI A gestão de custos em TI é um processo que trabalha a administração de custos como uma verdadeira estratégia de negócio. Todos os setores de uma organização devem aprender a aplicar a gestão de custos, interpretando-a como uma disciplina empresarial, que deve ser institucionalizada e monitorada de maneira formal. Para o monitoramento, podem ser usadas ferramentas como Balanced Scorecard (Indicadores Balanceados de Desempenho) de Norton & Kaplan. A gestão de custos de TI consiste, portanto, em um processo contínuo e multidisciplinar de governança de TI, objetivando integrar despesas de processos, projetos, produtos e serviços de suporte aos objetivos estratégicos da organização. Dessa forma, é possível proporcionar maior valor agregado aos negócios e às soluções para seu público, pois a TI é, modernamente, uma unidade estratégica efetiva de negócios. A importância do setor de TI O departamento de TI apresenta um grande potencial de agregar valor à operação da empresa, sendo mais do que um mero setor de suporte. Por meio das licenças de softwares e de ferramentas cloud computing, é possível transformar o fluxo de trabalho, tornando-o mais eficiente e móvel. Com a TI, é possível gerenciar as informações da empresa com eficácia, organizando e centralizando tudo. O departamento de TI se responsabiliza por manter a infraestrutura tecnológica da empresa funcionando com eficiência. Se o departamento não é gerenciado corretamente, todos os processos que são dependentes de TI podem ficar comprometidos, e apresentar desempenho abaixo do esperado. Tanto nos aspectos operacionais quanto na definição de estratégias, o setor de TI é importante para implantar serviços e produtos, adotar instrumentos e até oferecer um atendimento melhor ao público. Isso porque o setor de TI assegura que as tecnologias desenvolvidas e mantidas nesse processo agreguem valor aos fluxos de trabalho, sugerindo a adoção de outros hardwares e softwares com potencial para melhorar os resultados dos negócios da empresa. O setor de TI serve para fundamentar o processo de decisões, ao criar diferenciais, tornar a empresa ainda mais competitiva e estimular a redução de gastos. Os desafios da gestão de custos em TI Um dos grandes desafios da TI é reduzir custos sem afetar a qualidade. Essa tarefa pode ser muito difícil, requerendo que os gestores desenvolvam um esforço muito grande para reduzir custos com uma gestão de TI. Para alguns, reduzir custos e melhorar (ou manter) a qualidade dos serviços e produtos são objetivos tratados de maneira isolada. Acredita-se que, para atingir um objetivo, é necessário abrir mão do outro — ou seja, acredita-se na incompatibilidade entre alcançar a redução dos custos e, ao mesmo tempo, manter serviços e produtos de boa qualidade. Mas, na verdade, não é preciso que seja assim. Atualmente, existem metodologias que permitem a combinação de estratégias para se alcançar boa produtividade, reduzindo despesas. Geralmente, os gastos com TI são altos, o que exige que os gestores reduzam despesas nesse setor ou que os tornem mais precisos e mais bem direcionados. Como reduzir custos com uma gestão de TI eficiente Para reduzir custos com uma gestão de TI, pode ser necessário reestruturar os processos da empresa. Em um primeiro momento, o processo implica gastos mais altos com tecnologia. Com o passar do tempo, esse investimento oferecerá redução de custos com processos pouco ou nada eficientes, ou que, mesmo tendo sido eficientes, já não apresentam as mesmas vantagens. Um dos métodos usados para gerenciar custos de TI é o TCO (Total Cost of Ownership, ou Custo Total de Propriedade). O TCO é um método de gestão financeira que analisa os gastos relacionados à aquisição, ao uso e à manutenção dos ativos de TI. ITIL é a sigla para Information Technology Infrastructure Library, expressão que, traduzida para o português, significa Biblioteca de Infraestrutura de Tecnologia da Informação, um ambicioso projeto iniciado em 1980 na Grã-Bretanha. Trata-se de um padrão de boas práticas para administração dos serviços de TI. Sendo o mais aplicado no mundo todo, deve ser considerado quando se fala em redução de custos com TI. A ITIL está organizada em: estratégia de serviço; projeto de serviço; transição de serviço; operação de serviço; melhoria constante de serviço. Tal como a ITIL, o COBIT trabalha com o intuito de conciliar as práticas de TI com os objetivos estratégicos da empresa, oferecendo indicadores que permitirão ao gestor gozar de maior lucidez sobre os ambientes externos e internos da organização. A palavra COBIT é acrônimo para Control Objectives for Information and Related Technology. Trata-se de um conjunto de práticas de consenso entre profissionais especializados, centralizado mais no controle do que na execução. O COBIT é formado por um modelo de princípios e operações que transformam o setor de TI em uma estrutura passível de gestão para que seja alcançada a governança. 15 dicas para otimizar processos em TI Vamos analisar algumas formas de otimizar processos em TI visando à redução de custos sem que a qualidade dos serviços/produtos seja comprometida. 1. Consolide fornecedores, serviços e plataformas Boa parte das empresas conta com uma ampla variedade de fornecedores e plataformas que servem como canais de entrega dos serviços. Para diminuir despesas e, ao mesmo tempo, contar com

A gestão de ERP é um assunto que está sempre em actividade nas empresas. This is just ifament for such its type of system have been found on fundamental, as being behaviour them having active, planning and prospered the market at activee. For the own list of the subject, listam and respondemos the questionamentos mais common. Acompanhe nos tópicos a seguir! Índice1 O que é que e por que vale a pena fazer ERP?2 Quais são os principais tipos de licença?3 Quais são os principais serviços que podem ser contratados? O que é que e por que vale a pena fazer ERP? A gestão de ERP é essencial para que o software seja mantido funcionando sem problemas. Por isso, é importante que o setor de tecnologia da informação adote métodos para fazer o controle das licenças utilizadas. O que é necessário para obter informações sobre os tipos de dados que podem ser consultados e os dados que podem ser úteis para obter o conhecimento necessário? Quais são os principais tipos de licença? Ímã de tipos de licenças de ERP que podem ser adotadas pelas empresas. Assim, é importante que os gestores tenham uma análise criteriosa cada um deles, para definir qual é a melhor opção para o seu negócio. A seguir, listamos os principais como principais letras existentes. Confira! Licença por usuário Licença de EULA, em inglês, “Contrato de Licença de Usuário Final”, é uma das mais comuns do mercado atualmente. Em nosso idioma, esse tipo de licença pode ser chamado de licença por usuário. Nesse caso, o acordo tem o objetivo de limitar e redistribuir as regras aplicadas no sistema de gestão de usuários do sistema de gestão de recursos e de implementação do sistema ERP para o exercício de suas atividades. . Para usar um ERP com licença por usuário, é comum que seja solicitado, no momento da instalação do programa, os termos de aceite do software. Assim, são incluídos textos com normas, regras e responsabilidades, que precisam ser lidas e aceitas pelos colaboradores. A licença por usuário também promove uma delimitação de punições e ações para os usuários que desrespeitarem qualquer um dos termos que se encontram nos textos do contrato de trabalho. Licença por CPU A licença por CPU permite a utilização de um software específico ou o ERP por apenas um dispositivo ou dispositivo de empresa e são incluídos nas suas atualizações. Nesse caso, também não há muito direito à manutenção. Esse tipo de licença pode ser adquirido em conjunto ou de forma isolada, sendo que as taxas de administração variam de acordo com uma plataforma que foi adquirida. Licença por faturamento da empresa A licença por faturamento da empresa é cobrada de acordo com os valores que uma empresa pode pagar por um ERP. Desse modo, uma empresa que detém os direitos de um software pode ser capaz de se adaptar aos sistemas e as bibliotecas mais amplas ou mais restritas, variando de acordo com uma possibilidade da organização. Licença por métrica sensorial Existe, também, uma possibilidade de ser diferente da métrica sensorial, ou seja, com o pagamento de acordo com o faturamento ou o índice setorial da organização. Esse método pode ser aplicado em hospitais, por exemplo, com o valor de cobrado de acordo com a quantidade de dados de uma clínica médica. Licença de uso geral Em inglês, esse tipo de licença é conhecido como GNU (General Public License). Trata-se do modelo de licença de ERP cujo código é aberto. Tem que dizer que o usuário tem liberdade total para rodar o programa em todas as máquinas que deseja, bem como sua fonte de código. Às rodadas segregado Quaisquer que pudessem ser, mais fáceis ou incorretas do que você faria? Licenças Existem também alguns outros ERPS que têm licença livre, os chamados freewares. No entanto, os softwares não têm contrato de licenciamento para que possam ser utilizados. Da mesma forma que as licenças, o fazer o uso de um ERP, o usuário também deve concordar com uma série de termos e um contrato de licenciamento. Você pode usar o tipo de sistema para restringir o uso de um determinado tipo de instituição, como os que estão governando o governo, por exemplo. Quais são os principais serviços que podem ser contratados? A Navita é uma empresa que possui softwares e serviços de gestão, bem como com a ajuda de todos os que podem ser implantados para melhorar os processos em sua empresa. Dessa forma, uma organização especialista em tecnologia pode ajudá-lo a obter uma melhor gestão como fornecedor de sua organização, por meio de uma série de serviços que são oferecidos. Por exemplo, um modelo de utilização de indicadores de atividade que analisam os acessos que as empresas têm ao sistema SAP para o meio de aplicações de terceiros. Isso faz com que sejam inventados riscos e custos com maior precisão. Também é possível detectar os usuários que são inativos, bem como aqueles que estão duplicados no sistema. Para obter essa escolha, com base em dados, o ideal de licenciamento para cada usuário da organização. De maneira geral, é possível que as opções de acesso à Internet sejam consideradas como certas, enquanto outros podem ser relevantes para a escolha de licenças de ERP. Compreender a importância de fazer uma licença de ERP é algo que deve ser feito para facilitar a escolha de um gerente de TI. Escolher o tipo de licença ideal também parece que estão otimizados para os gastos no setor. Gostou do seu artigo e quer receber mais informações valiosas como essas em suas redes sociais? Então, siga as páginas nas redes sociais. Estamos no Facebook , no Linkedin , no Twitter e no YouTube .

Um dos principais patrimônios de uma empresa são as informações por ela produzidas. Por isso, a segurança da informação deve ser um assunto prioritário e estratégico da gestão de qualquer negócio. Apesar de não ser do conhecimento de muitos gestores, existe um fenômeno dentro das organizações que representa um risco muito grande para a segurança dos seus dados: é o chamado shadow it. Por isso, é importante que você saiba exatamente o que é e como pode ser evitado para não gerar prejuízos irreversíveis. Acompanhe a leitura e confira! Índice1 O que é shadow it?2 Quais são os riscos do shadow it para as empresas?3 Quais são os princípios da segurança das informações?4 Como evitar o fenômeno shadow it? O que é shadow it? Em tradução livre para o português, esse termo em inglês significa “sombras na TI”, mas no Brasil é mais conhecido como TI invisível. Trata-se de um fenômeno cada vez mais comum que acontece na maior parte das empresas. Consiste no consumo de aplicações e recursos tecnológicos realizado por iniciativa dos próprios usuários ou departamentos, sem conhecimento ou análise e controle da área de TI. Em outras palavras, os colaboradores instalam e utilizam seus próprios softwares e aplicativos sem aprovação e autorização formal das companhias. O shadow it acontece em razão de diversos motivos, como: o departamento de TI pode estar muito ocupado mantendo os sistemas em funcionamento; a equipe também pode estar muito engessada e despreparada para responder às requisições rapidamente; contar com um ambiente onde a adoção de novos serviços e instalação de novos servidores é extremamente demorado; os profissionais não estão satisfeitos com as soluções utilizadas pela organização; os profissionais não conhecem as funcionalidades do sistema utilizado; a companhia não possui uma solução que atenda a uma tarefa específica; o funcionário gosta de usar um aplicativo com o qual está acostumado etc. Essas são as principais justificativas pelas quais os usuários costumam buscar por si só outras soluções para resolver seus problemas corporativos. Quais são os riscos do shadow it para as empresas? Essa tendência que, a princípio parece inofensiva, pode causar problemas graves e invisíveis para a corporação até que os prejuízos sejam demasiadamente grandes para serem ignorados. Os riscos mais críticos são os seguintes: Vazamento de informações confidenciais As soluções implementadas pela área de TI são escolhidas para atender as especificidades da organização. O sistema operacional, o software de gestão, o editor de documentos, tudo é controlado pela área técnica para o funcionamento seguro do negócio. Quando um funcionário começa a utilizar alguma tecnologia por conta própria, as informações da organização estão em perigo. Em um mercado altamente competitivo, garantir a segurança dos dados é fundamental para conseguir vantagens. Esse cuidado precisa ser ainda maior caso o profissional atue com dados estratégicos da corporação ou responda por eles. Perda de dados Em muitos serviços de tecnologia na nuvem, o backup pode ser contratado à parte e o funcionário pode não ter esse conhecimento e gerar conteúdo importante que não será salvo por esse procedimento. Além disso, acessar e transmitir dados de maneira inadequada deixa-os expostos a acessos indevidos. Falta ou nenhum de controle das atividades A equipe de TI realiza manutenção e melhorias contínuas daquilo que é determinado como norma de conduta tecnológica da companhia. Quando algum colaborador usa um software fora dessa regra, a área técnica não tem como manter o controle do que está acontecendo naquele departamento. Essa falta de controle pode tanto complicar e atrasar a solução de falhas quanto criar pontos cegos na gestão das informações. Dispersão e falta de organização Se, por exemplo, a plataforma de armazenamento padrão da instituição é o Google Drive, imagine o tamanho do problema, se um colaborador salva e organiza todos os seus arquivos no Dropbox. E se por acaso esse colaborador faltar em um dia de trabalho e o gestor precisar de um relatório feito por ele para tomar uma decisão muito importante? Como a equipe de TI poderá ajudar a encontrar esse documento se só a própria pessoa sabe onde o arquivou? Se esse trabalhador se desligar da companhia, toda a gestão de conhecimento do seu setor será prejudicada por falta de organização e controle. Falha na comunicação interna A utilização de múltiplos canais de comunicação gera falta de padrão, o que pode ser fatal. Cada usuário pode querer enviar os relatórios mensais por um canal diferente, como e-mail, WhatsApp, Facebook e Slack, quando deveriam ser arquivados em uma pasta compartilhada. Nesse caso, os maiores interessados correm o risco de demorarem a receber essas informações ou de nem recebê-las. E tudo isso pode vir à tona tarde demais. Aumento de erros e prejuízo financeiro O uso de tecnologias não autorizadas aumenta a vulnerabilidade e os riscos nos processos da organização, que por sua vez acabam retardando a identificação dos problemas e dos aplicativos paralelos. Além disso, o vazamento de informações causado pela prática do shadow it pode ser extremamente nocivo, gerando um enorme prejuízo financeiro. Quebra do compliance Sem o devido controle das atividades dos usuários e das transferências de dados, a instituição fica fragilizada em relação às obrigações legais. Dessa forma, ela fica exposta a equívocos e ao descumprimento de normas e legislações que podem acarretar multas e restrições pelo governo e órgãos reguladores. Desperdício de recursos A contratação de diversos aplicativos paralelos têm altos custos e desperdício de recursos. Quando se contrata um único fornecedor a empresa tem ganhos de escala, além de ser possível elaborar um planejamento para as integrações e para o uso de links. Quais são os princípios da segurança das informações? Para compreender de forma mais aprofundada o que representa a segurança da informação para a gestão de um negócio e por que a organização deve se preocupar com shadow it é necessário conhecer os alguns princípios básicos. Confidencialidade Toda informação só pode ser acessada e atualizada por profissionais autorizados e devidamente licenciados. Por isso, é fundamental contar com mecanismos de segurança da informação capazes de impedir que pessoas não autorizadas tenham acesso a dados confidenciais. Confiabilidade É a característica que dá credibilidade à informação. A corporação deve