Algumas dúvidas na gestão de telecom são muito comuns e o entendimento equivocado ou parcial dos processos pode gerar alguma dor de cabeça para o gestor. Listamos 5 dessas principais dúvidas, que às vezes, mais nada são do que mitos. Confira!  1- MDM é igual a segurança – ( MITO ) Um erro comum que encontramos no mercado quando falamos de gerenciamento de smartphones e tablets corporativos é acreditar que MDM é igual à segurança. Porém, segurança e gerenciamento são coisas bem diferentes:  um dispositivo seguro não é necessariamente um dispositivo gerenciado e vice e versa. Um aparelho gerenciado possibilita o controle sobre o comportamento do usuário, o que pode causar a percepção de segurança. Porém, os ataques de malware, os aplicativos de sideloaded e os aplicativos que vazam dados (sem serem maliciosos), por exemplo, são ameaças que não são monitoradas por ferramentas MDM. Para isso, é preciso utilizar ferramentas específicas para segurança da informação. Veja mais detalhes de como obter uma gestão completa para aparelhos mobile no artigo O MDM Morreu? 2- Posso fazer todas as atualizações dos aplicativos corporativos manualmente – (MITO) Dependendo do número de linhas da sua empresa e a localização da sua equipe, a necessidade de realizar atualização de aplicativos ou mesmo de sistemas operacionais pode ser complexa e a atualização remota é fundamental. 3- Os chamados planos fixos para telefonia móvel não têm nenhum tipo de excedente – (DEPENDE) Depende do plano. No Brasil, somente duas operadoras oferecem por enquanto esse tipo de pacote a clientes estratégicos, o que representa de 5 a 10% do mercado interno. Em uma delas, caso a empresa ultrapasse a franquia contratada, é cobrado o MB excedente sem redução de velocidade. Desse modo, pode haver variação mensal no valor da fatura, dependendo da utilização de dados. Na outra, o valor determinado é fixo, porém, com limitação de velocidade caso ultrapasse a franquia. Saiba mais sobre esse modelo de contratação aqui. 4- A gestão profissional de telecom pode reduzir em até 30% o valor da fatura – (VERDADE) Para redução significativa dos custos é necessário ter parceria com uma empresa que seja especialista em soluções de telefonia e que poderá ajudá-lo com o demonstrativo, auditoria, contestação, contratos e, principalmente, com o conhecimento do seu custo. Com base nessas informações, o consultor poderá te mostrar todas as possibilidades de redução próprias para o seu perfil de utilização. Quer saber como economizar na gestão de telefonia da sua empresa? Acesse esse conteúdo 5 – O trabalho à distância permite às empresas reduzirem o custo – (VERDADE) As empresas que adotam o modelo de posto móvel de trabalho podem reduzir despesas com infraestrutura e a criação de ambientes flexíveis em que mobiliário, espaço e telefone ficam disponíveis para qualquer profissional. Estimativas da Global Workplace Analytics, consultoria americana, aponta uma economia de 11 mil dólares nas despesas com aluguel e energia, por ano, por funcionário, nos Estados Unidos, com a adoção do home office. Mas, este não é o único benefício deste formato: aumento de produtividade e retenção de talentos são outros ganhos observados pelas empresas que o adotam. Quer saber como implantar um modelo como este? Acesse o kit completo: Posto de Trabalho Móvel.

Ao criar um projeto de gestão de telefonia móvel, há itens essenciais que não podem faltar no escopo do trabalho. Listamos aqui tudo o que você precisa antes de implementar a gestão: Visibilidade Antes de tudo é importante conhecer o real cenário da sua empresa: números de linhas ativas, perfis de contratos, número de colaboradores que possuem linha corporativa, gastos por tipo de serviço, licenças adquiridas, custos de ferramentas etc. A planilha de controle de inventário pode ser uma boa ferramenta para iniciar essa avaliação. Metas e planejamento O passo seguinte é, com base nas informações levantadas e no objetivo do projeto, traçar o tamanho do desafio a ser alcançado e as metas (com prazos e estratégias) para atingir o resultado. Por exemplo: se sua empresa vai implementar um projeto de home office ou vai aumentar a equipe de campo em outras praças, é necessário avaliar o custo de aquisição de novos aparelhos, das ferramentas e licenças, além da logística e implantação. Elaboramos um kit especial com tudo o que uma empresa precisa para montar um posto móvel de trabalho. Confira! Defina uma política Determinar uma política de uso para os usuários é essencial para tornar claro para os usuários os limites, papéis e acessos das informações corporativas, bem como, a responsabilidade legal da empresa e do usuário sobre uso de aparelhos, licenças e informações corporativas Segurança Tenha uma política clara de segurança e defina o passo-a-passo do que será necessário para impedir perda de dados e ataques cibernéticos. Além disso, é importante investir em ferramentas de MDM (Mobile Device Management) para gerenciar os aparelhos móveis da sua empresa. Listamos neste guia 8 passos fundamentais para as empresas garantirem um processo de segurança e produtividade. Contrate uma empresa especializada Para não ter dor de cabeça e otimizar seu tempo e foco em seu core, o ideal é buscar uma consultoria que o apoie em uma gestão especializada e de resultados. Veja neste material especial, como fazer para contratar o fornecedor ideal para o seu projeto.

Pelo menos 60% das empresas brasileiras não fazem orçamento anual de telecom, de acordo com um levantamento feito pela Navita com gestores do setor. Onde está o problema nessa frase?  Se reduzir custos é algo cada vez mais complexo nas empresas, imagina para quem não tem visibilidade e metas claras dos seus gastos. Mais do que definir o budget da área de telecom, o orçamento é fundamental para trazer visibilidade e controle dos gastos. Além de ser uma ferramenta importante para um planejamento estratégico. Durante o curso “Planejando o Orçamento Anual de Telefonia”, o diretor de Serviços da Navita e o coordenador de Telecom, Daniel Oliveira, apresentaram em detalhes como criar um orçamento bem estruturado, além dos passos para acompanhar se o que foi projetado, está sendo cumprido. Outro ponto apontado abordado pelos gestores é a ausência do uso de um sistema especializado que mostra os gastos mês a mês e as oportunidades de redução; 66% dos entrevistados afirmaram usar uma planilha para monitorar os custos. O desafio deste modelo é obter dados confiáveis e agilidade para a tomada de decisão. Como lembra Maurício Yamamura, a simples elaboração do orçamento não garante o sucesso da concretização do seu objetivo. “Apesar de todo o esforço que despendemos no processo de elaboração do orçamento, o mesmo acaba sendo uma previsão de um comportamento futuro, que pode ser alterado conforme situações de momento e, que obviamente, não temos como dimensionar com antecipação. Por isto, se faz necessário um acompanhamento constante da evolução dos números durante o ano, para caso ocorra algum desvio de rota, os gestores já possuam alternativas para retomar o planejado. ” Todo o conteúdo do curso pode ser visto, acessando este link. Além disso, neste material, você encontra as diretrizes para a elaboração do orçamento anual. Clique aqui para fazer o download.

Você sabe quantas linhas de telefonia móvel e fixa estão ativas em sua empresa? Ou quantas estão de fato sendo utilizadas? E, ainda mais:  das linhas que estão sendo utilizadas, quantas são realmente necessárias? Parece bobeira, mas linhas ativas não usadas podem representar até 10% dos gastos com telefonia em uma empresa. E cá entre nós, em tempos de redução de custos, qualquer despesa desnecessária, deve ser evitada. Este desperdício acontece porque 92% dos gestores não tem um inventário atualizado de seus aparelhos, linhas, pacotes corporativos e outros recursos, o que impede uma visibilidade real do que acontece na empresa e o que pode ser feito para otimizar esses recursos. Quer mudar esse cenário na sua empresa? Baixe a planilha de controle de inventário da Navita. Esta é uma ferramenta que vai te ajudar a organizar os dados e fazer uma gestão de telefonia ainda mais eficiente. Baixe agora! Veja também: Curso gratuito Implementando Projeto de Gestão de Telefonia

Projetos, projetos, projetos. Quantas vezes você já desenhou um projeto de telefonia que não saiu do papel ou que no meio do caminho mostrou diversas fragilidades? Esse é um risco que pode acontecer com frequência se, ao iniciar a gestão de telecom, o time responsável não der um passo atrás para analisar e planejar o escopo de cada trabalho, afinal, apesar de haver uma diretriz para a realização de projetos, cada job tem suas especificidades e requer um olhar específico. Por isso, a gerente de Projetos da Navita, Elaine Oliveira partilhou sua experiência de 5 anos à frente da área de projetos da Navita e o que é imprescindível para implementar um projeto de gestão de telecom que funcione em todas as etapas da operação. Confira a seguir: Por onde começar? Analise as necessidades e expectativas Antes de tudo, para iniciar um projeto de gestão de telecom é necessário saber qual a expectativa da empresa, entender qual é o nível de maturidade da empresa para começar (se possui inventário atualizado, acesso às faturas eletrônicas, contratos com as operadoras atualizados e vigentes etc). Com essas informações em mãos, é possível medir o tempo e o esforço do projeto e dar um direcionamento mais assertivo para a implantação. Defina os processos Em uma segunda etapa o ideal é mapear os processos existentes e os ajustes necessários para obter processos mais efetivos. Importante: processos claros e bem definidos reduzem o tempo das atividades operacionais e evita retrabalhos. Próximos passos Faça o controle das atividades Centralizar todas as atividades em uma planilha facilita o controle e a gestão do projeto. Com ela, é possível ter, de forma rápida, clara e fácil, uma visão das atividades a serem realizadas, com os respectivos responsáveis e prazos de entrega. Manter a planilha atualizada e tomar as ações em tempo hábil reduz o risco de atraso no cronograma. No final do projeto é importante gerar algumas documentações que serão disponibilizadas para o time operacional com as informações mapeadas, definidas e implementadas pelo tempo do projeto, bem como, as atividades que serão direcionadas a eles. Cuidado, isso pode ser um problema! A gerente da Navita chama a atenção para fatores que podem representar pontos críticos para o sucesso de um projeto. A carência de informações é, sem dúvida, um deles. Quando o gestor não possui todas as informações para o início do projeto (inventário de usuários x linhas, faturas eletrônicas, contratos e tarifas vigentes das operadoras) vários problemas podem ocorrer no decorrer do projeto, como: O inventário não atualizado impacta no rateio dos custos entre os usuários, já que os custos das linhas não cadastradas serão rateadas para as que possuem atualizações; A falta de acesso às faturas eletrônicas impacta na execução das auditorias, contestações e rateio. É possível apenas controlar os custos das faturas e aplicar um rateio especifico no valor total da conta; A não entrega dos contratos e tarifas vigentes impacta na entrega das auditorias e configuração do tarifador para telefonia fixa. Outro ponto crítico é não seguir os processos Acompanhar os processos definidos em tempo de projeto pode evitar problemas no resultado da operação, pois são eles que contribuem para definir as atividades e entregáveis: atualização recorrente do inventário, entrega do relatório de auditoria, abertura do chamado de contestação na operadora e disponibilização do relatório de rateio. E, por fim, parte primordial para o sucesso do projeto é entregar um relatório final de resultados e seguir, já em operação as recomendações do relatório mensal. Com essas informações em mãos, basta aplicar essas dicas para os projetos de sua empresa e obter os resultados esperados. Complemente seu conhecimento com mais este material: MANUAL NAVITA- Implementando um projeto de gestão de telecom Te desejamos sucesso!

Jogue a primeira pedra aquele que nunca pecou em processo! Apesar de ser a espinha dorsal de qualquer projeto, as empresas nem sempre dão a devida importância a ele. E o resultado pode vir acompanhado de metas não alcançadas, falta de visibilidade e gastos desnecessários. Quer um exemplo? Uma grande empresa multinacional quando iniciou a gestão de telefonia apresentava uma falha importante. Os processos até existiam na teoria, mas na prática não eram realizados. Após a primeira auditoria das contas telefônicas, foram identificadas 250 linhas ativas guardadas literalmente na gaveta. Ao fazer a troca de aparelhos, o responsável não checava se o profissional já possuía uma linha ativa e chips extras eram comprados. Os antigos eram deixados em qualquer lugar, consumindo um valor mensal da linha de forma desnecessária. A atualização do inventário é uns principais problemas enfrentados quando há falha de processo e com ele toda a gestão fica comprometida: realocação de custos, bloqueio de linhas, quantidade de aparelhos em backup. Muito comum ainda são as multas por atrasos ou falta de pagamento de faturas também decorrentes de uma operação sem processos bem definidos. Outro desafio comum partilhado por muitos gestores é a criação de processos relacionados à logística dos aparelhos, especialmente quando envolve variáveis como:  manutenção ou entrega em diferentes cidades, atualizações de aplicativos recorrentes, centros de custos distintos para alocação dos custos etc. Vale fazer o bom e velho desenho de fluxos e apresentar para todos os envolvidos, certamente as falhas de processos serão minimizadas. Você quer evitar estes e outros erros? Dá uma olhada no material que preparamos com os 10 principais erros que as empresas cometem em gestão de telefonia e não sabem.