Conheça 5 aspectos relevantes sobre IT Expense management!

Com a adoção de diferentes ferramentas tecnológicas pelas empresas e também devido à importância crescente do setor de TI, a gestão da tecnologia da informação se torna mais relevante no contexto administrativo das corporações. Essa gestão tem como uma de suas finalidades a geração de mais valor ao negócio, fazendo uso adequado de tudo que a tecnologia dispõe, como é o caso da It Expense Management (ITEM).

Nesse sentido, toda empresa reúne dados confidenciais que devem ser tratados com cuidado e protegidos por sistemas seguros. A segurança de dados é uma das principais preocupações da gestão da TI. Por isso, investe-se muito dinheiro para garantir que as informações fiquem bem guardadas e fora do alcance de hackers e vírus.

Siga conosco, pois, neste post, falaremos sobre It Expense Management, uma dessas tecnologias avançadas que têm contribuído no gerenciamento de ativos e custos. Boa leitura!

1. O que é It Expense Management?

It Expense Management é uma solução tecnológica para negócios que contribui para dar insights e facilitar a tomada de decisões, especialmente, no que se refere ao direcionamento de recursos, como investimentos.

Essa solução gerencia custos e compras, analisa com facilidade os dados sobre TI, automatiza processos e realiza inventários. Assim, fornece clareza sobre as despesas com tecnologia, incoerências e potenciais economias de forma contínua.

A Telecom Expense Management (TEM)

A Telecom Expense Management também é uma solução de ITEM. Em português, significa Gestão de Despesas com Telecomunicações. Ela reúne métodos para organizar os serviços de telecomunicações.

A TEM foi desenvolvida na década de 80, representando um inventário dos circuitos, equipamentos, faturas, contas, requerimentos e relatórios. O levantamento desses dados é feito com auxílio de softwares que diminuem as possibilidades de erros.

Toda a gestão é realizada por meio de somente uma plataforma, que agrupa as despesas fixas de telefonia fixa e de telefonia móvel. Com a centralização dos gastos, fica mais fácil controlar os serviços de TI e de telecomunicações contratados, sendo possível identificar desperdícios e oportunidades de diminuir gastos. Também é facilitada a otimização da utilização dos serviços entregues pelo fornecedor.

Os tipos de TEM

A TEM apresenta duas principais subdivisões.

MDM (Mobile Device Management)

Essa categoria visa ao planejamento e ao controle na utilização de dispositivos móveis. É realizada, na maioria das vezes, por meio de um aplicativo especial, o qual permite a gestão de administração dos dados e a segurança dos endpoints, como tablets, smartphones e notebooks.

WEN (Wireless Expense Management)

Essa outra categoria visa ao planejamento e ao controle das atividades de telefonia móvel. Os serviços relacionados à telefonia e internet usados pelos dispositivos móveis são administrados para garantir um melhor controle desses gastos.

2. Qual a sua importância?

É uma tendência atual a substituição de telefones fixos por aparelhos móveis. Isso acontece porque apenas a taxa da telefonia fixa já costuma ser muito alta, fato que não agrada muito aos gestores.

Em empresas grandes, o telefone fixo permanece com seus ramais, mas algumas empresas menores ou empreendedores individuais adotam somente dois ou três aparelhos móveis para sustentarem o negócio, mantendo o relacionamento com clientes e fornecedores por meio de ligações ou aplicativos como o WhatsApp.

Na verdade, a telefonia fixa não pode ser abolida em uma grande empresa. Deve ser bem gerenciada para não representar custos extravagantes. A móvel também precisa ser fiscalizada e seus recursos só devem ser utilizados para resolver negócios da empresa.

Mesmo quando aplicada a técnica BYOD (Bring Your Own Device, ou Traga Seu Próprio Dispositivo, em português), a gestão de telefonia continua sendo necessária. Inclusive, porque o fato de trabalhar com seu próprio celular não dá ao funcionário o direito de fazer uso dele indiscriminadamente durante sua jornada, realizando ligações pessoais que interferem na produtividade da empresa.

Vale a pena considerar alguns dados estatísticos que revelam como a falta de uma comunicação e de um controle eficientes podem se tornar nocivos para qualquer organização:

  • os problemas de comunicação levam de um a três projetos a falir;
  • as pequenas empresas (que têm até 100 funcionários) sofrem prejuízos de até R$ 1,64 milhão por ano em razão de comunicação deficiente;
  • as grandes empresas perdem até R$ 244 milhões ao ano devido às dificuldades de comunicação;
  • 48% dos funcionários não recebem orientações claras para desenvolverem seu trabalho;
  • cada funcionário perde 40 minutos diários de produtividade por causa de falhas na comunicação (isso gera uma perda de mais de três horas semanais e mais de 13 horas mensais);
  • anualmente, há um prejuízo de R$ 102 milhões provocado por problemas de comunicação nas empresas;
  • as organizações com funcionários empenhados oferecem um desempenho 202% superior àquelas em que os colaboradores não estão efetivamente engajados;
  • 67% dos funcionários em todo o mundo não são engajados em seu trabalho.

A telefonia ainda é um dos principais meios de comunicação no mundo dos negócios. Isso significa que uma administração eficiente nessa área resultará em melhorias no nível de comunicabilidade das equipes. Uma boa comunicação garante um fluxo de informações mais rápido e confiável.

É nesse sentido que a It Expense Management se apresenta como uma opção para aprimorar a gestão corporativa, inclusive, na área de telecomunicação com a Telecom Expense Management.

3. Como funciona na prática?

Para implantar essa solução, é preciso a cooperação das equipes de Telecom, jurídica e financeira. Reunir esforços e trabalhar conjuntamente é o primeiro passo, devido à complexidade do processo.

O setor financeiro é importante porque mostra o dinheiro disponível em caixa, enquanto o setor jurídico analisa contratos mais antigos, verificando eventuais abusos, como cobranças erradas e a infração de cláusulas. A equipe jurídica age quando a empresa pretende concluir negociações com fornecedores de fora.

Para funcionar, a It Expense Management precisa contar com os seguintes requisitos.

A assessoria especializada

É recomendado contratar uma consultoria em gerenciamento de Telecom, pois a opinião de pessoas de fora é mais imparcial. Além disso, é importante também acompanhar o trabalho da empresa terceirizada, a fim de ter certeza de que todas as etapas seguintes serão cumpridas.

O inventário de equipamentos

Os equipamentos relacionados às telecomunicações envolvem telefones fixos, computadores desktop, circuitos, celulares, notebooks, softwares, hub, servidores, painéis de fiação, e assim por diante.

O inventário deve conter a data de compra, a quantidade e os tipos de manutenção, se peças foram trocadas, os horários de uso, se existem horas ociosas e outros detalhes relevantes. Os dados devem ser colocados em softwares de gerenciamento, pois isso otimiza tanto a coleta quanto a administração segura e rápida de todas as informações.

O agrupamento de faturas

É comum que as empresas não tenham completo domínio sobre os pagamentos que fazem. Existem despesas que não são computadas como deveriam, assim como é possível que até mesmo sejam pagos valores de faturas que não condizem com a realidade. Por esse motivo, vale a pena reunir as faturas e confirmar se os valores equivalem aos serviços, se existe possibilidade de renegociá-los, e se não estão incidindo taxas e cobranças abusivas.

Se as faturas estiverem corretas, a reunião delas serve para comparar com outros fornecedores. Por exemplo, se a empresa trocar de fornecedor poderá mostrar as faturas para que ele cubra as ofertas.

Mesmo que essa estratégia não dê resultados, ou seja, não haja abatimento nos preços, as faturas reunidas facilitam o controle e evitam atrasos nos pagamentos ou pagamentos em duplicidade.

O relatório do inventário e das faturas

É importante ainda realizar um relatório contendo o inventário dos equipamentos e as faturas. Esse relatório permite concluir quais equipamentos podem ser utilizados de forma sazonal, os pontos fortes e fracos de cada um, quais necessitam ser substituídos etc.

O relatório também permitirá identificar quais os serviços poderão ou deverão permanecer, quais deles podem ser solicitados conforme a demanda e quais devem ser eliminados em definitivo.

A análise da vistoria em gestão TEM

A It Expense Management também requer a avaliação dos serviços. Se essa avaliação for feita de maneira satisfatória, é possível concluir uma parceria com a empresa assessora. Se não for assim, há desperdício de dinheiro e de tempo.

A infraestrutura de TI

Para evitar problemas com a incompatibilidade técnica e dos serviços usados, são fundamentais a padronização e a integração de todos os equipamentos de TI e telecomunicações. Essa medida ajuda a não gastar com compras desnecessárias e também dispensa a necessidade de manutenções e de atualizações para deixar os equipamentos adequados à infraestrutura da empresa.

Não importa se a organização conta com um data center local ou na nuvem, ou se trabalha com um sistema híbrido (físico e online) — a integração é importante para gerenciar os gastos e melhorar a produtividade.

A telefonia

Para a telefonia fixa, é recomendado que a empresa tenha um sistema de tarifação unificado ao PABX, pois, assim, o gestor monitora os serviços de telefonia em cada setor da empresa. Ele poderá mapear todas as chamadas e bloquear ligações inadequadas, como as particulares que são feitas pelos funcionários. Essas ligações devem ser cobradas diretamente deles, na forma de descontos na folha de pagamento.

Para a telefonia móvel, é importante acompanhar as ligações individualmente conforme a operadora. Essa análise possibilita identificar qual operadora está oferecendo os melhores planos, aqueles que realmente são mais vantajosos para o negócio.

Tais procedimentos contribuirão para que os funcionários não utilizem os telefones móveis e/ou fixos de maneira indevida, dando suporte para identificar e questionar cobranças a mais lançadas nas faturas das operadoras.

Os serviços de internet

Outro ponto importante na It Expense Management é a escolha de um plano dedicado para a empresa, e não o uso convencional da banda larga. Assim, a internet oferece canais especiais para os dados trafegarem e as operações de envio e recebimento de informações ficam mais ágeis, o que, certamente, é melhor para a empresa.

Nesse âmbito, a segurança é outro aspecto a se considerar. O Wi-Fi que é disponibilizado aos visitantes poderá ser separado da rede lógica interna, diminuindo os custos com sistemas de segurança da informação.

A avaliação dos resultados

No momento em que o sistema estiver efetuando a metodologia, os dados armazenados serão submetidos a uma análise automática. A partir daí, serão produzidas informações fáceis de serem lidas e interpretadas. A TEM também detecta falhas, fornece detalhes sobre incoerências e faz o envio de relatórios sobre os setores que necessitam de correção. Mais uma vez, o gestor pode planejar e traçar procedimentos estratégicos.

4. Quais os seus benefícios?

Consideraremos agora os benefícios oferecidos pela It Expense Management, especialmente, pela TEM. Em um primeiro momento, essa gestão melhora a segurança e a conformidade da organização no que se refere às suas obrigações. A construção de um banco de dados único contribui para otimizar a visão sistêmica e a administração dos serviços e dos estoques.

O controle dos equipamentos

A gestão adequada permite que a equipe que atua com telecomunicações identifique com agilidade quaisquer defeitos e quedas na produtividade dos equipamentos. O controle possibilita que as manutenções e substituições sejam prontamente efetuadas.

A automação dos processos

A TEM apresenta como característica mais importante: a automação dos equipamentos, tornando a gestão de processos e faturas menos complexa. Usando softwares, é possível diminuir muitos erros na coleta e na comparação de informações. A avaliação de desempenho também é aprimorada, pois os indicadores de TI ficam mais acessíveis e fáceis de serem manipulados.

A melhoria no sistema de telecomunicações

A TEM se propõe a construir um sistema bem ajustado ao perfil da organização. Dessa maneira, as redes de telefonia fixa e móvel, bem como os pacotes de dados, passam por uma integração, que, por sua vez, otimiza a análise das ferramentas, a identificação e a correção de erros.

A facilidade na realização de auditorias

Com a It Expense Management, a auditoria de contratos e faturas torna-se menos difícil. Dessa maneira, os setores de Telecom e de finanças reúnem dados que favorecem relatórios mais minuciosos.

A economia e a previsão de gastos

A gestão de Telecom permite que a organização tenha conhecimentos sobre tudo que possui em caixa e, consequentemente, o que pode gastar. Com isso, a compra de produtos e a contratação de serviços ficam mais fáceis de efetivar.

A visualização realista do cenário financeiro favorece o desenvolvimento de um cronograma que atualiza os produtos, incluindo os softwares e os serviços. Além disso, a organização consegue a redução do custo com gestão em TI por meio do maior controle sobre os ativos:

  • há dispensa ou a realocação de softwares que não são muito usados na empresa;
  • há redução dos gastos com programações não planejadas;
  • há limitação da sobrecarga referente à administração e ao suporte de sistemas;
  • não ocorrem pagamentos relacionados a indenizações e multas.

Entre as práticas que podem ser adotadas para diminuir gastos no setor de TI, destacamos estas 10:

  1. A adoção do ITIL, um framework que permite serviços de Tecnologia da Informação mais enxutos;
  2. A contratação de empresas terceirizadas para realização de algumas atividades;
  3. A utilização da nuvem, que oferece soluções mais econômicas e escaláveis;
  4. O consumo menor de energia elétrica com a ajuda de estratégias de racionamento;
  5. A reavaliação das licenças de softwares, dispensando os que não são mais úteis;
  6. A modernização do hardware, que deve ser mais eficiente e menos propenso a problemas (o que resulta em gastos menores com manutenções);
  7. Os treinamentos que capacitam a equipe, evitando custos com uma aprendizagem mais morosa;
  8. A automação, pois efetua atividades repetitivas e mais burocráticas, liberando os funcionários para atividades mais produtivas;
  9. As manutenções preventivas, que tendem a diminuir a necessidade de consertos de última hora, que acabam saindo mais caros;
  10. A análise das despesas para identificar precisamente como os recursos do setor estão sendo alocados.

A redução de riscos

Os documentos e a gestão apropriada das licenças de software impedem que os contratos sejam descumpridos, diminuindo a necessidade de arcar com multas. Também cai consideravelmente a possibilidade de a equipe fazer uso de sistemas ilegais.

O aumento da produtividade

A ITEM proporciona controle otimizado dos manuais, confere o suporte dos sistemas e os materiais de referência. Tais materiais aumentam a produtividade, evitando falhas e otimizando o tempo. O uso de uma mesma versão de software impede os problemas de compartilhamento e os transtornos com arquivos. Como resultado, o fluxo de comunicação melhora, bem como o desenvolvimento das tarefas mais operacionais.

A redução na dependência do suporte

Com as licenças e softwares atualizados, os problemas de natureza técnica diminuem. Consequentemente, são reduzidas também as solicitações de socorro ao suporte dos produtos, e os profissionais de TI ganham mais tempo para atuar de forma estratégica.

A melhoria na governança

Outra vantagem da It Expense Management é que, administrando corretamente os ativos, o time de TI trabalha sempre em conformidade com os órgãos públicos. Manter um relacionamento saudável com as entidades do governo é fundamental para toda empresa que deseja se manter competitiva.

5. Como essa metodologia impacta positivamente os negócios?

A gestão de Telecom pretende que o setor de TI forneça mais sugestões para melhorar o andamento dos processos, implantando um eficaz sistema de gestão corporativa. Os sistemas de gestão integram as tendências atuais na área de TI.

Melhor análise de dados

Gartner, empresa de consultoria norte-americana, afirma que a busca pelo gerenciamento inteligente (infonomia) será cada vez maior para avaliar financeiramente os ativos e os passivos dos dados, pois, assim, as organizações obterão informações valiosas para traçar seus planos de negócios.

A It Expense Management tem potencial para analisar os dados de uma empresa e comparar os custos que a segurança deles envolve. De acordo com a mesma consultoria, mais de 20% dos planos de negócios farão uso da infonomia até o ano de 2020.

Otimização dos gastos com segurança

A inteligência na gestão dos dados se desenvolve crescentemente, ajudando a concluir se o custo-benefício para proteger os dados realmente compensa, ou se eles não são tão importantes assim. É preciso separar os que são efetivamente fundamentais daqueles de menor importância.

Gastar com segurança é fundamental, mas não convém aplicar dinheiro sem critérios, sem calcular as despesas e priorizar o que é mais importante. Deixar de lado certos dados é muito mais viável do que gastar com uma infraestrutura mais cara para garantir sua proteção.

Melhor comunicação e integração entre setores

A capacidade que a TEM apresenta para integrar setores, reunindo informações, permite que a comunicação transite dentro da empresa com mais fluidez. Por outro lado, a precariedade no fluxo de informações e na qualidade da comunicação pode causar elevados prejuízos financeiros para a empresa.

A comunicação é, portanto, um elemento-chave nas organizações e existem algumas razões para que ela seja deficiente, como a ausência de oportunidades para transmitir e receber informações. Com a implantação de um sistema de gerenciamento eficaz, como a Telecom Expense Management, os resultados são transformados. Além de contar com um time de funcionários mais engajados, a empresa tem chances de evitar os prejuízos citados.

Enorme quantidade de vantagens sobre os processos empresariais

O impacto positivo da gestão de Telecom sobre os processos empresariais é evidente ainda:

  • na precisão das faturas;
  • na visão analítica acerca dos serviços prestados pelas operadoras de telefonia;
  • na centralização de todos os dados realmente importantes;
  • na conexão eletrônica com os provedores de serviços;
  • na possibilidade de obter um maior ROI (Retorno Sobre o Investimento) na área de telecomunicações;
  • na fácil aplicabilidade de tecnologias como PABX;
  • no controle otimizado sobre o ciclo de vida dos ativos, e assim por diante.

O ROI é um importante indicador financeiro. Ele calcula qual foi o percentual de retorno sobre o dinheiro aplicado em determinado investimento. Digamos que, com a TEM, seja obtida uma redução de custos de 15% no período de seis meses. Esse percentual pode ser considerado um retorno satisfatório. É como se a empresa tivesse aumentado sua lucratividade em 15%.

A It Expense Management é uma solução para controlar despesas dentro de uma empresa e otimizar todos os seus processos de uma forma geral. Destaca-se nesse modelo de gestão a Telecom Expense Management, voltada especificamente para os gastos com telefonia fixa e móvel.

As despesas com telecomunicações precisam ser bem administradas, pois podem representar uma “gorda fatia” nos custos mensais de uma organização. A falta de conhecimento sobre como realmente funcionam os planos das operadoras costuma levar muitos funcionários e até gestores ao uso indiscriminado dos celulares da empresa.

A gestão de telecomunicação (TEM) permite que o gestor tenha sob controle todas as operações relacionadas a ligações dadas e recebidas, fiscalizando o uso adequado dos telefones fixos e dos dispositivos móveis.

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