Sua empresa já precisou verificar as atividades relacionadas ao gerenciamento de contratos e teve dificuldades em realizar o processo? Ou mesmo teve problemas em encontrar o documento onde estava tudo detalhado?
Essas situações são muito comuns durante o andamento de um contrato. Uma pesquisa feita pelo The Journal of Contract Management estima que 71% das empresas perdem a localização de 10% de seus contratos.
Devido à crescente competitividade e ao avanço tecnológico, você precisa garantir que tudo o que foi acordado em contrato seja entregue. Afinal, esses recursos são valiosos para a inovação na companhia.
Para te ajudar com isso, vamos abordar nesse post como você pode ter uma gestão de contratos excelente, mitigando as perdas e maximizando os ganhos para sua empresa.
Caso você não esteja familiarizado com o termo gestão de contratos, leia nosso artigo “O que é gestão de contratos” (Gestão de contratos: O que é, importância e como fazer? | Navita).
Índice
Qual o custo de uma gestão de contrato mal-feita
Ao formalizar um contrato, nem sempre você nota os custos envolvidos no processo de gestão. Isso impacta diretamente sua empresa, já que pode gerar prejuízo ou dificultar maiores ganhos.
Um dos grandes problemas envolvidos na falta de um gerenciamento de contratos é a falta de agilidade no processo. De acordo com a Aberdeen Research, o tempo gasto com contratos chega a ser duas vezes maior quando a empresa não possui uma gestão de contratos bem definida.
Isso acaba resultando na falta de eficiência, criando atrasos e perdas não previstas para a organização.
Pode parecer pouco, mas gastar o dobro do tempo significa que você poderia estar fechando dois contratos em vez de apenas um, ou estar faturando dias ou semanas mais cedo, gerando inclusive lucro.
Outro ponto relevante é o custo administrativo, que é 25 a 30% maior de acordo com a mesma pesquisa. Isso poderia estar sendo convertido em lucro para seu negócio ao invés de perda.
Por que ter uma gestão de contratos?
Além de evitar as perdas citadas anteriormente, o seu negócio tem muito a ganhar, inclusive aumentando o potencial de lucratividade.
Um recurso muito importante que as empresas envolvidas no contrato tendem a ganhar é o tempo. Ele está presente em todas as etapas de gestão do documento, desde sua elaboração até o encerramento.
Outro fator relevante é a redução considerável de custo e ganho de capital. De acordo com pesquisa da KPMG, as empresas podem ganhar mais de 40% do valor do contrato com uma gestão adequada.
Isso demonstra o porquê ter uma gestão de contratos é necessária, afinal, seu objetivo principal é aumentar os lucros e melhorar o tempo envolvido no processo de contrato.
Relações comerciais
Com uma gestão de contratos eficiente, as relações comerciais tendem a ser melhoradas, já que existe uma maior segurança jurídica e também ajuda a construir parcerias.
Durante o processo de gestão, todos os recursos ficam transparentes para os profissionais, aumentando a confiança no serviço contratado/prestado.
Essa melhora é verdade tanto para relações com clientes, quanto fornecedores, pois, muitas vezes você pode precisar contratar serviços complementares ao seu para cumprir todas as responsabilidades do contrato.
Satisfação
Por ser criar processos mais transparentes, a gestão de contratos bem feita aumenta a satisfação do cliente, pois não onera nenhum dos lados e garante a apresentação de todas as informações detalhadas.
Uma vez satisfeito, um cliente pode continuar na carteira, indicar outros e aumentar os lucros para sua empresa.
Essa percepção do consumidor também está ligada com a maior eficiência operacional que uma boa gestão de contratos cria.
Segurança jurídica
Uma boa gestão de contrato é feita para que não existam problemas legais na execução de nenhuma das atividades e recursos incluídos no contrato.
Essa segurança ajuda na melhoria da relação fornecedor/comprador, já que ambos têm seus direitos e deveres bem estabelecidos no contrato, com toda a segurança jurídica em primeiro plano.
Organização
Quando a gestão de contrato é feita de forma adequada, o tempo é economizado e a empresa ganha eficiência na execução de várias atividades.
Como se tem um caminho determinado e linear bem claro, fica mais fácil manter e aumentar a organização dos recursos envolvidos. Tudo isso acaba o refletindo na qualidade do serviço prestado.
Métricas e insights
Com uma gestão de contrato bem executada, você terá dados melhores, colhidos nos departamentos corretos e no tempo certo.
Esses dados, além de trazer informações mais assertivas sobre as tarefas realizadas e sobre o ciclo de vida de cada atividade, ajudam a gerar insights que podem incrementar os lucros.
Mais do que isso, eles também auxiliam no aumento da eficiência global de toda empresa, já que permitem mostrar de forma precisa como um contrato está funcionando e os desvios que ocorreram.
Expansão
Um objetivo de grande parte das empresas – se não for de todas – é a expansão dos negócios.
Com esse crescimento, a complexidade dos processos tende a aumentar exponencialmente, podendo deixar a empresa lenta com processos manuais e que levam muito tempo para serem operacionalizados.
Quando se deseja expandir é essencial que se tenha uma gestão de contratos forte e bem-feita. Além de permitir expansão planejada, pode auxiliar no aumento da expansão dos negócios em áreas antes ofuscadas pela inércia dos processos manuais.
Como fazer uma gestão de contratos
Uma gestão de contratos não deve ser feita de qualquer maneira. Ela vai muito além de apenas digitar um contrato, assinar e arquivar.
O primeiro passo é levantar todas as etapas e recursos necessários aos serviços que se deseja prestar via contrato. Tendo esses dados em mãos, é necessário criar processos lineares, que possam ser seguidos por todos os envolvidos.
Para que a gestão seja eficiente, o ideal é contratar uma solução CLM (Contract Lifecycle Management), isto é, um software para auxiliar na gestão de contratos.
Em grande parte dos CLMs são necessárias algumas integrações, para obter os melhores resultados e poupar tempo, alavancando recursos nas áreas necessárias e gerando lucro.
Além de um CLM, também é indicado possuir um software para assinatura digital ou eletrônica de contratos. A solução aumenta a transparência e reduz o tempo de processo de fechamento do contrato.
O que não pode faltar?
Um dos princípios de gerenciar contratos corretamente é a segurança jurídica. Assim sendo, é indicado que se obtenha uma consultoria jurídica completa sobre a legalidade dos contratos que sua empresa deseja fazer.
A falta de uma consultoria pode gerar problemas sérios, colocando em xeque a legalidade do contrato e de todas as atividades feitas para atender o cliente.
Além disso, é importante que o contrato trate de forma explícita e clara os valores referentes à ocorrência de desvios de finalidade do contrato ou atividades que não estejam no escopo acordado.
A Navita possui soluções pensadas para que sua empresa esteja em ressonância com o mercado, facilitando o processo de gestão na área de TI.
Para dar foco em um bom gerenciamento de recursos de TI, a Navita criou o ITEM (IT Expense Management).
Afinal, o que é o ITEM?
O ITEM é uma solução tecnológica para os negócios que precisam de serviços de TI e necessitam de um gerenciamento preciso. Ele facilita as tomadas de decisões, visualização de custos e investimentos.
O foco principal é auxiliar nas definições relacionadas ao departamento de TI, automatizando processos e gerando insights para maximizar os investimentos e reduzir custos.
Análise de dados
Com o ITEM você tem um ganho na análise de dados de custo e investimentos, tendo informações mais precisas sobre cada setor integrado ao TI da empresa.
Dessa forma o gestor tem uma maior visibilidade dos seus recursos, gerando ideias para utilizá-los de maneira mais eficaz e diminuindo gastos.
Tomada de decisão
Como o sistema traz dados com maior precisão, fica mais fácil tomar decisões, inclusive de recursos de outros setores que estejam interligados.
O ITEM ajuda a direcionar a tomada de decisão, já que gera relatórios adequados aos custos, investimentos e segurança dos recursos envolvidos em cada processo e departamento.
Otimização operacional
Uma das diversas vantagens do ITEM é a otimização das operações. Com ele você pode automatizar processos e, assim, melhorar os resultados.
Isso deixa seu profissional de TI com maior liberdade para melhorar os ciclos de atividades mais administrativas e importantes para alavancagem da sua empresa.
Gestão de uso e recomendações
Você pode gerir o uso de licenças e contratos com validade mensal ou anual. O sistema identifica os padrões de utilização para fornecer as melhores recomendações para economia de recursos.
Nesse contexto, o gerenciamento de contratos e a apresentação de relatórios com eficiência também são facilitados.
Conclusão
A necessidade crescente de melhorar processos e a produtividade faz com que a gestão de contrato seja um ponto fundamental para o crescimento das empresas.
A importância é tamanha que os dados mostram que não ter gestão de contratos pode acabar gerando prejuízos para todos os segmentos de empresas, sem exceção.
A ausência de uma gestão de contratos ou uma abordagem mal feita pode impedir a expansão de seus negócios e, em cenários não favoráveis, levar ao encerramento de atividades.
Nós, da Navita, podemos te ajudar a gerir seus contratos de forma ágil e eficaz. Entre em contato com nossos especialistas e descubra como.
